1人当たり10枚だった契約書類はデジタルに移行！約300人の雇用契約書更新もオンライン完結で圧倒的な時間の節約に

「人事労務コボット」を導入したきっかけや当時の課題を教えてください。

増田様：dipさんとは以前から求人媒体でお世話になっており、求人媒体の担当者経由で「人事労務コボット」をご紹介いただきました。当社はアルバイトの採用は店舗主導で進めるのですが、採用後の時給や交通費、報奨金、各種手当などが店舗から本社に共有されないケースが散見されていたんです。店舗から手書きの契約書や履歴書がFAXで送られ、本社で別のシステムに転記するわけですが、元の情報が間違っていたり更新されていなかったりすると、従業員への支給額にミスが起きてしまいます。「人事労務コボット」を導入することで、常に最新情報を確認できる点を魅力に感じ導入を決めました。

導入時に苦労した点があれば教えてください。

増田様：導入にあたるハードルは二つありました。一つは社内稟議。人事領域はいままで紙ベースで業務をしていましたので、決済者に「導入することでどれだけ楽になるのか」をプレゼンする必要があり、そのための情報収集ではdipさんにもご協力いただきましたね。もう一つのハードル、というかいまもなお課題なのですが、現場の店長に使い方を理解してもらうことです。店長にとって「人事労務コボット」を操作することは毎日のルーティンではないため、使い慣れていない店長もまだいます。このような人でも使いやすいようにカスタマイズを続けているところで、dipさんに日々相談させていただいています。

導入後、具体的にどのような効果がありましたか。

増田様：まず日々扱う紙の量が圧倒的に減りましたね。これまでは諸々の書類を含めると1人当たり10枚ほどを管理していたのですが、導入後はそれが全くなくなりました。また、特に時間の節約になったのが年に1回おこなう雇用契約書の更新です。アルバイトは300人弱いるため、その全員から紙で送られてきてチェックするのは店長も本社も本当に大変でした。それがオンラインで簡単にできるようになったのでかなりの時間が節約されましたね。

「人事労務コボット」で気に入っている機能はありますか。

増田様：データがCSV形式でダウンロードできる点がうれしいですね。また、導入当初よりもバージョンアップしていただき絞り込み機能も充実したので、特定の従業員の情報だけを出力できるのでとても気に入っています。

改めて「人事労務コボット」を導入してどう感じますか。

増田様：もう手放せないですよね（笑）。いまさら「人事労務コボット」やめるなんて、僕の中では信じられないです。いままで書類がたまっていく一方でしたから、「また紙でやります」なんていう事態、想像するだけで正直ぞっとしますよ。

dipからの支援で「助かった」と感じる点はありますか。

増田様：導入当初はもちろんやり方がわからず何度も電話して疑問をぶつけて解決してきましたので、非常によく対応していただいたと思います。dipさんからは「たくさんの意見がこれからの改善に繋がるので、ぜひお願いします」と言ってもらえるので、こちらとしても意見を言いやすいですよね。

最後に、昭和礦油様の今後の展望を教えてください。

増田様：私の担当である人事領域でいえば、「人事労務コボット」をはじめとした自動化ツールを導入して、できるだけ業務を軽くすることを継続していきます。採用領域では人手不足なのは間違いありませんので、外国人の紹介や整備士の紹介制度などに取り組みながら人材を確保していきたいところです。dipさんとは求人媒体でもお世話になっていますし、コボットもさまざまな種類があると聞いていますので、当社にフィットするものがあれば積極的に活用していきたいですね。

※取材内容は、2023年7月取材当時のものになります。