- 目的
- 入社手続きを効率化したい。
- 課題
- 紙ベースだったため時間がかかるうえ記入漏れが多発していた。
- 結果
- ほぼ100％ペーパーレスとなり大幅な効率化に成功し、スタッフ教育にも時間を割けるようになった。
株式会社髙松フード・クリエイト様は本社を京都市に置き、同市内でラーメン店「麺匠たか松」を4店舗運営しています。アルバイト採用は4店舗合計で毎月10名ほどで、入社手続きを紙でおこなっていました。
dipの「人事労務コボット」は2023年2月の導入。
今回は管理本部課長の中畑涼太様に、導入の背景や決め手、導入後の効果などを伺いました。
| 社名 | 株式会社髙松フード・クリエイト |
|---|---|
| 事業内容 | 飲食店の経営 |
| 資本金 | 9,000万円 |
| 設立 | 2005年12月26日 |
| 従業員数 | 130名 |
| URL | https://www.tkfood.co.jp/ |
決め手は費用と使いやすさ 機能を絞ったシンプルさがマッチ
「人事労務コボット」を導入したきっかけを教えてください。
中畑様：これまで入社書類は紙でやり取りしていたのですが、何といっても時間がかかること、そして記入漏れの多さが大きな課題でした。
4店舗合計で毎月10人ほど新規採用しているので、それぞれのスタッフに対して入社書類を5枚作成し記入してもらうわけです。とにかく必要な紙の枚数が多く、書類がそろうまでに時間がかかっていました。
また、店舗に進捗を確認するとき、本部から店舗への連絡は早いのですが、店舗がスタッフに確認する段階で止まってしまうことがよくありましたね。
「人事労務コボット」導入の決め手は何ですか。
中畑様：1番の決め手は費用ですね。正社員向けのサービスが多いなか、アルバイトにも活用でき他社と比べても安くおさえることができました。
また、入社手続きに特化した機能に絞られているため、本部にとっても店舗スタッフにとっても使いやすいですね。
他社では多機能を売りにしている製品もありますが、当社にとってはそのシンプルさをとても魅力に感じました。
導入時の懸念点や苦労した点はありますか。
中畑様：初期設定は少し大変でしたね。
ただ、入力項目を自社で使いやすいような項目や並びにすることで、スタッフへの展開後はとても使いやすいものになりました。実際に手を動かしたのはdipさんですが…（笑）。
また、導入にあたり一部の店長からは「紙のほうが良いんじゃないか」といった意見があったのですが、dipさんが説明会を開いてくれたほか、私からは「こういう部分が楽になる」と導入のメリットをしっかり説明しながらスタッフの理解を得ていきました。
入社書類はほぼ100％ペーパーレスに 業務の引き継ぎも容易
「人事労務コボット」によって、入社手続き業務はどれほど効率化されたでしょうか。
中畑様：本部の業務でいうと、紙の情報をもとにしたスタッフ登録の手間がなくなりましたね。入社書類に関してはほぼ100％ペーパーレスになりました。
本部と店舗で同じ画面を閲覧できるので、店舗に連絡せずとも画面を通して常に最新の状態を確認できるのもありがたいです。
店舗でいうと書類の説明に1人30分ほどかかっていましたが、「人事労務コボット」によってその時間が丸ごと削減されましたし、入社手続き準備のために紙を印刷する手間も省けています。
効率化のほかにはどのような効果がありましたか。
中畑様：本社における入社手続き業務は私が担当していたのですが、今では業務が非常に簡単になったため、経験が浅い人でも担当できるようになりました。
また、ペーパーレスになったことで書類の紛失リスクもなくなりましたね。
今までは分厚いクリアファイルをいくつも保管していたのですが、それがほとんどなくなり、情報の閲覧もとても簡単になっています。
さらに、店舗では入社書類の説明を省けるようになったぶん、お店のことや接客の心構えなど営業に関わるアルバイト教育に時間を使えるようになったのも大きな効果です。
事前説明会で店長から「めっちゃ楽やん」 納得感がスムーズな導入のカギ
dipの支援で「助かった」と感じる点はありますか。
中畑様：わからないことや気になったことを質問するとすぐ返信が来るので助かっています。
これがたとえば2日後だったら、その間仕事が進まないですからね。返信がとても早くてありがたいです。
また、「人事労務コボット」の説明会をしてくれたおかげで、店長たちに「めっちゃ楽やん」と感じてもらえたことがスムーズに導入できた要因だと思います。
最後に、髙松フード・クリエイト様の人事領域における今後の展望をお聞かせください。
中畑様：入社書類の回収はずっと課題に感じていたので、それが解消されたのは大きなことです。
今後は利用している人事系ソフトの連携なども簡単にできるとより良いなと思っています。小規模ながらもデジタル化は推し進めていきたいですね。
※取材内容は、2023年11月取材当時のものになります。