社内のリソース不足や業務効率化などといった課題を解決するにあたり、業務を外部委託する企業が増えています。中でも、アウトソーシングの一種であるBPOは、自社のリソースをコア業務に集中させられる有効な経営戦略として注目を集めています。
実際に導入するにあたっては、BPOとアウトソーシングの違いやメリット・デメリットなどをしっかり把握しておきたいところです。そこで今回は、BPOの定義や導入メリット・デメリット、実際の導入手順などについて解説していきます。
BPOとは？
そもそもBPOとは、「Business Process Outsourcing」の略で、業務活動のプロセスを外部の専門業者に委託する経営手法のことです。業務代行や人材派遣などといった限定的なアウトソーシングとは異なり、人事や経理、コールセンターといった業務を丸ごと外部委託することが特徴です。
具体的には、業務を担当する人材の教育・配置から、業務効率化やコスト削減などの経営上の課題解決も視野に入れて業務を代行してもらえます。「特定の業務を任せるだけでなく、業務の改や見直しなども柔軟に取り組んで欲しい」という場合は、BPOの導入が最適です。
アウトソーシングとの違い
BPOと混同されがちな経営手法の一つに「アウトソーシング」があります。アウトソーシングとは、契約を結ぶことで仕事に必要なリソースを外部から調達することで、「外注」や「外部委託」などとも呼ばれます。
アウトソーシングは、特定の業務だけを担ってもらうという点においてBPOと異なります。また、一般的にBPOよりも対象業務の幅が広く、より広義な意味で用いられます。
アウトソーシングの一種として、BPOという経営手法があるとイメージするとわかりやすいでしょう。
人材派遣との違い
人材派遣も、BPOと似ている経営手法の一つです。
人材派遣とは、人材派遣会社を通して自社業務を遂行するための人材を調達することです。人材派遣で調達した人材は、自社従業員の指示のもと自社オフィスにて業務を行います。
「外部で調達した人材が社内で業務を遂行する」「自社で派遣社員を育成する必要がある」という点において、人材派遣はBPOと大きく異なります。
BPOの主な対象業務
続いて、BPOでどのような業務を委託できるのかについて解説していきましょう。まず、業務は、成果や利益に直接的に結びつく「コア業務」と、コア業務をサポートするための「ノンコア業務」の2つに大別されます。
BPOの対象となるのは、基本的に成果や利益を直接生み出すことがないノンコア業務です。ノンコア業務は、業務の難易度や専門性が低く、再現・定型化しやすいという特性から、BPOに向いています。
ノンコア業務をBPOして、営業や経営企画などといったコア業務に自社の従業員が注力できる環境を整えることが理想的です。
以上を踏まえた上で、BPOの主な対象業務例は次のとおりです。
総務のBPO対象業務例
- ・受付業務
- ・備品管理
- ・文書管理 など
人事のBPO対象業務例
- ・給与管理
- ・年末調整
- ・勤怠管理
- ・採用管理 など
マーケティングのBPO対象業務例
- ・顧客管理
- ・市場動向調査
- ・キャンペーン管理 など
コールセンターのBPO対象業務例
- ・受注・予約受付
- ・アポイント獲得
- ・お客様相談 など
BPOは、この他にもバックオフィス業務やコールセンター業務、オフィス移転などさまざまな業務に対応しています。ただし、BPOサービスによって対象としている業務は大きく異なるため注意が必要です。
BPO導入の目的・メリット
続いて、BPOを導入する主な目的やメリットについて紹介します。
生産性の向上
BPOの導入目的・メリットの一つ目は、生産性の向上です。業務プロセスの一部を外部委託することで、企業は限られた労働力や労働時間といったリソースをコア業務へ集中させられるようになります。
たとえば、人事の業務を丸ごとBPOすれば、人事担当者のリソースをより利益に直結するコア業務に充てられるようになります。その結果、企業が保持するリソースはそのままで、成果・利益を最大化させることができるようになるため、生産性が大幅に向上します。
労働人口の減少や、国際的な競争優位性の低減などといった課題が浮き彫りになっている昨今、限りあるリソースで成果を最大化できることが企業にとって大きなメリットであることは言うまでもないでしょう。
コストの削減
コストの削減もBPO導入により期待できるメリットの一つです。特定の業務を丸ごと委託できるBPOでは、人件費はもちろんのこと、オフィス賃料やシステム利用料といったコストの大幅削減が見込めます。
また、人件費やオフィス賃料などの固定費を、企業の繁忙期と閑散期に合わせて調整できるようになることもBPO導入の大きなメリットの一つでしょう。必要に応じて「変動費」としてコストを発生させることができるため、固定費を抱える負担を低減させることができます。
専門業者のノウハウ活用
BPOの導入メリットの三つ目は、専門業者のノウハウを活用できることです。BPOサービスは特定分野の業務に関する高いノウハウやスキルを保持しています。このようなスペシャリストに業務を委託することで、自社にはないノウハウを業務に取り入れられるようになります。
BPO導入のデメリット
メリットの多いBPOですが、導入するにあたっては知っておきたいデメリットも存在します。ここでは、BPO導入の主なデメリットを2つ紹介します。
移行コストがかかる
人件費などのコストを削減できることはBPO導入のメリットの一つです。しかし、BPOを導入するにあたっては移行コストや初期費用が発生します。
また、当然ながらこれまで自社で行っていた業務を外部に委託するのには、一定のランニングコストがかかります。
そのため、BPO導入に必要な移行コストとランニングコストをあらかじめ算出した上で、BPO導入が自社にとって有益な手法か、費用対効果が高いかどうかなどをじっくりと検討することが重要です。
自社でノウハウを蓄積できない
BPO導入のデメリットの二つ目は、外部に委託した業務に関するノウハウを自社で蓄積できないことです。
BPOでは、業務の遂行はもちろん、人材の採用・育成から経営における課題の解決まですべて任せることが一般的です。特定業務をすべて外部企業に丸投げすることになるため、業務に関するノウハウや経験を自社で得ることはできません。
業務プロセスを丸ごと委託できることはBPOのメリットである反面、一度BPOした業務を後から自社対応に戻すことのハードルは高まります。定期的にアドバイスを提供してくれるサービスや、業務に関する情報を自社でも把握できる体制が整ったサービスを選ぶと安心です。
BPOの導入手順
ここまでで、BPOを導入するメリットとデメリットについて理解していただけたと思います。そこで次に、BPOを導入するまでの具体的な手順を解説していきます。
現状の把握
BPOを導入するにあたってまずすべきことは、「現状を把握すること」です。業務プロセスや業務内容を可視化したり、対象の従業員にヒアリングを行ったりすると良いでしょう。
この際、ノンコア業務における「時間がかかりすぎている」「リソースが不足している」などの課題も洗い出し、明確化しておくことがポイントです。
業務内容の選定
現状を把握した後は、BPOすべき業務内容の選定を行います。従業員がコア業務に集中できる環境を整えるために、どのノンコア業務を外部企業に任せるべきかをじっくり検討しましょう。
業務範囲の調整
委託する業務が定まったら、次に委託する範囲を明確に決めていきます。業務の抜け漏れや、自社とBPOサービスの認識のズレがないよう、できるだけ具体的な切り分けが必要です。
BPOサービスの選定
外部に委託する業務内容と範囲が決まったら、次にBPOサービスの比較・選定を行います。一口に「BPOサービス」と言っても、サービスごとに対応している業務内容や専門性、費用などは大きく異なるため、自社に合ったサービスを選定することが重要です。
BPOサービスを選定する際のポイントとしては、次のような点が挙げられます。
- ・委託したい業務に対応しているか
- ・導入実績は豊富か
- ・初期費用・ランニング費用は適正か
- ・セキュリティ体制は整っているか
自社が委託したい業務に関する専門知識や高いスキルを持ち合わせているかどうかはもちろん、実績やセキュリティ対策など、安心して自社業務を丸ごと委託できるかどうかをじっくりと検討しましょう。また、費用が安いほどコストパフォーマンスが良いとは限らない点にも注意しましょう。
テスト運用〜運用開始
自社に合ったBPOサービスを選定したら、テスト運用を経てから本格導入を行いましょう。テスト運用を行い、段階的に導入を進めることで、スムーズかつ継続したBPO運用ができるようになります。
まとめ
今回は、BPOの定義や導入メリット・デメリット、実際の導入手順について解説しました。
BPOは、猫の手を借りたいほど忙しい企業や、リソースが不足している企業が固定費を抱えることなく業務を外部に委託できるのが特徴の経営手法です。メリット・デメリットをしっかりと把握した上で、委託する業務内容や自社に合ったBPOサービスを選定することで、高い効果が見込めます。
リソース不足の解消や生産性向上を実現し、利益を最大化していくためにもぜひBPOの導入を検討してみてください。