【2022】アポ取りメールの作成方法は?文例とともに効果的な作り方を解説

営業のみなさんはアポをどのように獲得していますか?もしも電話がメインになっているのであれば、ぜひメールも同時に活用してみてください。

効率が良く、双方にとってノーストレスでスムーズに商談まで持ち込める可能性があります。また、営業を管理する管理職の方にとっても、メンバーにメールでアポを獲得してもらう方が、行動管理をしやすくなります。

「これからメールでもアポを取りたい」と思っている方や、「メールでアポを取る必要性が知りたい」と思っている方、「なかなかメールの文章がうまく作れない」とお悩みの方に向けて、最後まで読めばさっそくアポ取りのメールを送りたくなるような内容をお届けします。

メールでアポを取る重要性

営業がアポイントを取得する方法としては、電話とメールの2つが主な手法になります。なぜメールでアポを取ることが重要かというと、主に次の3つのメリットがあるためです。

  • 多忙な担当者でも対応しやすい
  • スムーズに日程調整がしやすい
  • 履歴が残るため認識違いが起きにくくなる

新規営業の際、電話をかけてアポを取る方が熱意は伝えやすくなりますが、先方がスケジュールを把握していなければもう一度かけなおす必要があります。

営業電話をかけて、顧客が「会ってみようかな」と思ってくれたとしても、日程を確認して再度電話で会話する頃には温度感が下がってしまう可能性があります。

また、口頭でスケジュールを確認するため、「言った・言わない」という認識違いのリスクもあります。

メールでアポを打診する場合、候補日をいくつか用意しておけば向こうの都合が良いタイミングで返信をもらうことができます。忘れてしまったときも見返すことができるので、電話よりもおすすめの獲得手法です。

メールでアポを取る際のポイント

アポ取りメール

いきなりメールを作成しようとしても、イメージがつかないことでしょう。メールでアポを取るときは、これから紹介する5つのポイントをおさえましょう。

要点をまとめる

顧客のところに訪問する理由について、要点を簡潔にまとめましょう。メールは電話よりも多くの情報を伝えることができる分、長文になると読みにくくなるため文章を短くまとめることが重要です。

新規営業をかける際は特に、「売り込み要素を減らしたい」「アポを取るために会うまでのハードルを下げたい」という営業の心理が働いて、遠回りの文章になることがあります。

「何をしたいのか?」「どのくらい時間が欲しいのか?」「何者なのか?」こういった情報をわかりやすく端的にまとめてメールを作成しましょう。

流れとしては、次のような順番で作成すると整理され、読みやすくなります。

  • 顧客の宛先
  • 自己紹介
  • 訪問目的
  • 候補日
  • 締めの言葉
  • 自分の会社や連絡先を記した署名

一度文章を最後まで書いてから読み直して、余計な部分を削除していく方法がおすすめです。

候補日時を伝える

候補日を送るだけで返信率は上がります。そのため、顧客の予定に合わせようとして「ご都合はいつ頃が良いでしょうか?」と聞くのはおすすめしません。

理由は2つあります。

1つは、人は選択する方が楽だからです。「いつが良いか?」と質問された場合、自分のスケジュールを確認して予定が少ない日を探す必要があります。空いている日を複数探して候補日を送る作業は手間がかかります。

逆に、営業から候補日を提案されると、顧客は「〇か×か」の2択で答えることができます。どれも空いていない場合のみ、自分のスケジュールで空いている日を探すことになるので顧客の作業時間を短縮することができます。

2つ目は営業の価値を下げることになるからです。

多忙な営業といつでも予定が空いている営業では、多忙な営業の方が顧客から信頼を得ているという印象になりやすいです。あえて電話にいつでも出ない、アポは1時間単位で細かく打診するなど、売れている営業は顧客に振り回されない工夫をしています。

また、相手の時間を頂戴するという姿勢ではなく、時間を軽視していると捉えられる可能性もあります。

以上の理由から候補日・時間を営業から提案する方が顧客から返信をもらえる確率が高くなるのです。

メリットを伝える

新規の顧客にアポの打診を行うときは、自分に会うことで顧客が得られるメリットが重要です。メリットと利益をセットで記載するよう意識しましょう。

たとえば、「弊社の商品についてご案内したい」という依頼では取得率は上がりません。本当に商品の説明を聞きたい顧客であれば満足してくれるかもしれませんが、顧客にとって「商品の説明を聞くこと」は利益に直結しないからです。

メリットはあくまでも事象なので、その先に得られる利益を考えて見ましょう。忙しい担当者に向けて、この話なら聞く価値があるかもしれないと思わせることが重要です。

「弊社の商品を利用して売上が10%上がった同業他社の事例を伝えたい」「人件費を2割削減させることができるシステムと割引キャンペーンについて案内したい」こうした内容であれば、企業にとってメリットだけではなく具体的な利益を感じさせることができます。

相手の立場に立って、ベネフィットを伝えられる文章を作成しましょう。

返信期限を設ける

返信率を上げたいのなら、返信期限も設けてください。〇日までに返信が欲しいとあらかじめ伝えておくことで返信の優先度を上げられます。緊急度が低いと判断されると返信率はぐっと下がってしまいます。

また、営業としても期限までに返信がなければ、次のアクションを起こすことができます。「お手すきの際に~」と書くと無期限でダラダラと待つことになり、営業と顧客、双方の時間が無駄になります。

期限は3日から長くても1週間程度にとどめましょう。1週間返信がないメールが返ってくる可能性は非常に低くなります。

期限までに返信がなければリマインドメールを送ったり、電話をしてメールに気がついているか確認したりしてみましょう。

送信タイミングを計る

メールを送信するタイミングは、顧客が一番メールを見そうな時間に設定することも重要です。顧客から返信をもらうまでには、次の3ステップをクリアする必要があります。

  1. メールに気付かれる
  2. 開封される
  3. スケジュールを確認して返信してもらう

送信タイミングは、気づいてもらうために行う工夫です。土日休みの企業であれば、月曜の朝は集中してメールを確認するケースが多いです。

サービス業などシフト制の顧客であれば開店前や閉店後がねらい目です。日中の多忙な時間は開封しても流し読みされる可能性もあるため、朝か終業近くに設定すると開封率が上がります。

メールには予約送信という機能がついているので、日中にメールを作成しておいて時間設定をしておけば手間をかけずに時間をコントロールすることができます。

【シーン別】アポ取りメールの文例

新規開拓や謝罪などシーンに分けてメールの文例を4つ紹介します。すぐにメールを送れるようにテンプレート登録をしておき、いつでも短時間で送付できるようにしておきましょう。

新規営業の場合

新規営業の場合、相手が自分のことを認識していないため自己紹介から始めると良いです。あまり長文になると最後まで読んでくれなくなるため、短く要点をおさえた文章を作りましょう。

株式会社〇〇 〇〇様突然のご連絡失礼致します。私、△△株式会社で、~というサービスを取り扱っている〇〇と申します。この度、~~業界のお客様向けにご活用いただける「~(製品名・サービス名)」というサービスをリリースいたしました。~を通して同業様でもよくある〇〇という課題の解決についてお手伝いできると考えています。実際、~というサービスは、〇〇件の導入実績があり、お使いいただいているお客様の〇割で〇%のコスト削減に成功しております。30分~1時間ほどで〇〇様に有益な情報をお伝えできるかと思うのですが、お話させていただくお時間をいただけないでしょうか?私の日程で恐縮ですが下記日時であればご訪問が可能でございます。<候補日程>・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○いずれの時間帯も都合が悪い場合は、再度調整しますので今週末までに遠慮なくお申し付けくださいませ。ご多忙の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

既存顧客の場合

既存顧客の場合は自分のこと、会社のことを把握しているので、なぜ訪問したいのかという理由を明確なメリットと共に打診しましょう。取引先とはいえ、毎回時間をもらえるわけではないので、相手の日程も考慮しながら文書を考えると良いでしょう。

株式会社〇〇 〇〇様いつもお世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。この度、日頃の感謝の意を込めて貴社限定のキャンペーンをご案内したくご連絡させていただきました。詳細についてご説明するべく、ご訪問させていただければ幸いです。<候補日程>・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○上記日程のご都合はいかがでしょうか?いずれの時間帯も都合が悪い場合は、再度調整しますので今週末までに遠慮なくお申し付けくださいませ。ご多忙の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

謝罪の場合

謝罪の場合は、候補日程はこちらから提示するのではなく、先方の都合に合わせましょう。こちらが謝罪の申し入れをしているので、なるべく早急に向かいたいこと、直接会って謝罪をしたいことを順序良く構成すると良いです。

言い訳のような内容にならないよう、事象についての謝罪に留めて詳細は会ったときに説明するようにしましょう。

株式会社〇〇 〇〇様いつもお世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。この度は、弊社サービスのトラブルにより、多大なるご迷惑をお掛けいたしまして大変申し訳ございません。ただ今社内で原因追及に努めている最中でございます。まずはお問い合わせいただいた件の原因についてご説明と、謝罪の場を頂戴したくご連絡させていただきました。ご多忙の折大変恐縮ではございますが、ご都合の良いお時間をいただけないでしょうか。本日・明日であればいつでも対応可能でございますので、ご確認の程よろしくお願い致します。

日程調整の場合

日程の再調整の場合も、自分の都合に合わせてもらうため、候補日はなるべく広めに提示しましょう。時間を多めに確保したり、候補日を増やしたりすることで先方の都合に沿う意思を見せる重要です。

株式会社〇〇 〇〇様いつもお世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。先日頂戴した明日のアポイントの件でご連絡させていただきました。こちらの都合で誠に恐縮ですが、ここ数日体調が優れないため別の日程を頂戴できないでしょうか?こちらから打診したにも関わらず大変申し訳ございません。<候補日程>・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○上記以外でも、○○様のご都合のよい日程をご提示いただければ幸いです。ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。

アポを取った後のフォロー

アポを獲得した後も、フォローの連絡を欠かさないようにするのが重要です。特に商談後のお礼メールは営業としての人柄が良く出ます。

「神は細部に宿る」と言うように、売れている営業はこうした細かな配慮を欠かしません。マメに連絡を入れることで誠実な印象を与えることにもなるので丁寧に対応しましょう。

アポ前日にリマインドメール

1つ目はアポイントの前日です。

特にアポを取得した日が訪問日と離れている場合、顧客のスケジュールが変化している可能性もあります。必ず前日に連絡を入れましょう。内容は短くシンプルなもので構いません。

アポイントを取得したメールの返信機能を使って、次の3点を伝えるようにしましょう。

  • 日時の再掲
  • 訪問先の住所
  • 訪問目的の再掲

リマインドをしておかないと、訪問先でキャンセルになったり、長時間待つことになったりと業務効率が落ちる可能性があります。リマインドメールについてもアポを取得したタイミングで作成しておき、予約送信をセットしておくと忘れずに済みます。

商談のお礼メール

2つ目はアポイントが終了したあとのお礼メールです。お礼メールは営業の世界では基本のマナーですが、ポイントが3つあります。

  • 訪問時に会話した内容の再掲
  • 訪問時に提出した資料の共有
  • 再クロージング

単なるお礼の文章だけを送る営業が多い中で、丁寧に当日の訪問内容を振り返って資料を共有しておくだけで差別化することができます。

さらに大切なのは、再クロージングです。クロージングとは、顧客に案内したサービスや製品を契約までつなげる結びのフローです。顧客から「申し込みます」と言われるのを待つのではなく、営業が「契約しませんか?」と言葉に出して伝えることが重要です。

口頭でクロージングを済ませている場合、お礼メールでも再度柔らかくクロージングをするのが効果的です。

「~日までにお申込みいただければ〇%割引も適用可能となりますので、どうぞご検討の程よろしくお願いいたします。」こういった形で文章に残しておくことで次のアプローチもかけやすくなります。

3つのポイントを押さえて、当日もしくは翌日午前中にはお礼メールを送っておきましょう。

まとめ

メールでアポを取る方法について解説しました。メールテンプレートを用意したので保存して今日から使っていってみてください。

基本的に決裁を持っている担当者は多忙なケースが多いです。お互いが気持よく日程を調整できるよう、メールを上手に活用していきましょう。

また、当社ディップ株式会社が提供する「HRコボット」(セールスパック)は新規の営業活動を手厚く支援してくれます。HRコボットを活用して新規営業を推進していきながら、アポの取得はメールを使えば業務効率は一気に上がります。

セールスパック

テレアポ代行サービスなどもセットになっているので、新規営業に苦戦している企業にもぴったりです。まずはお気軽にお問い合わせください。

>DX推進にお悩みをお持ちの方はお気軽にご相談ください。

DX推進にお悩みをお持ちの方はお気軽にご相談ください。

ディップ株式会社は自社で培った営業ノウハウと、多様なデジタルツールを組み合わせ、お客様の収益向上に関わるあらゆることを専門担当制でのサポートを提案します。
人材の確保やデジタルツールの選定・導入、その他企業収益向上に関してお悩みをお持ちの方は、お気軽にディップ株式会社へお問い合わせください。