「情報系システム」とは、企業が有する情報システムのうち、社内コミュニケーションやバックオフィス業務の効率化など担うシステムのことです。その一方で、企業活動の基盤となる重要システムのことを「基幹系システム」といいます。
これらのシステムを適切に使い分け、業務を効率良く進めるためには、それぞれのシステムの違いや特徴を理解することが大切です。そこで今回は、情報系システムと基幹系システムの違いや特徴、システムの具体例を解説していきます。
情報系システムとは？
情報系システムとは、社内コミュニケーションやバックオフィス業務の効率化などに利用されているシステムのことです。具体的には、メールシステムやグループウェア、スケジュール管理ツール、社内SNS、ナレッジマネジメントシステム、顧客管理システムなどが該当します。
情報系システムの特徴は、万が一システムに不具合が生じても、業務が完全にストップしてしまうリスクがほとんどないことです。もちろん、システムが停止すればそれなりの不便は生じますが、業務に与える影響は小規模で済みます。
このことから、システムの移行や定期的なアップデートがしやすいというのも情報系システムの特徴の一つです。
ちなみに、情報系システムとよく似た用語に「情報システム」がありますが、情報化システムとは別ものです。
情報システムは、「コンピューターやネットワークを利用してさまざまな情報を処理するシステム全般」を指しています。すなわち、「情報系システム」と「基幹系システム」は、どちらも情報システムの一種です。
基幹系システムとは？
基幹系システムとは、事業活動の中核にかかわる重要なシステムのことです。
具体的には、生産・販売管理システムや、財務会計システム、勤怠管理システム、人事給与システムなどヒト・モノ・カネを管理するシステムが該当します。業態や業務内容によっては、配送管理システムや勘定系システムなども基幹系システムとして利用されています。
業態などにより該当するシステムは異なるものの、企業活動の基盤である基幹系システムは不具合が生じたり停止したりすると、事業活動や業務に致命的な支障を与えます。たとえば、生産・販売システムが停止すれば、受発注業務や在庫管理、販売業務などの業務を遂行することができず、業務が止まってしまいます。
このことから、システムダウンや不正アクセスなどを避けるため、基幹系システムを導入・運用するにあたって、非常に高いセキュリティレベルやリスクヘッジが求められます。
情報系システムと基幹系システムの違い
情報系システムと基幹系システムのそれぞれの特徴がわかったところで、次にそれぞれのシステムの違いについて解説していきます。
まず、情報系システムと基幹系システムでは、システムの目的・役割が異なります。情報系システムは、社内コミュニケーションや通常業務・バックオフィス業務の効率化を実現するためのものです。一方、基幹系システムは、ヒト・モノ・カネなど、企業活動の中核を管理し、支えることを目的としたシステムです。
また、何らかの理由でシステムが正常に作動しなくなった際、業務へどれほどの支障をきたすかも情報系システムと基幹系システムの大きな違いの一つです。情報系システムは、仮にシステムが止まっても業務に致命的な影響を与えることはほとんどありません。一方で、基幹系システムがダウンすれば、業務全体に大きな支障を及ぼし、仕事がストップしてしまいます。
これらの違いをまとめると、次の比較表のようになります。
| 項目 | 情報系システム | 基幹系システム |
|---|---|---|
| 目的 | 社内コミュニケーションや業務の効率化 | 企業活動の中核（ヒト・モノ・カネ）の管理 |
| 特徴 | システムが止まっても基本的に業務を続行可 | システムが止まると企業活動に大きな支障をもたらす |
| システムの具体例 | ・メールシステム ・グループウェア ・スケジュール管理ツール など | ・生産・販売管理システム ・財務会計システム ・勤怠管理システム など |
| 導入のハードル | 比較的低い | 高い |
この比較表からもわかるように、基幹系システムの方が企業活動に欠かせないシステムである分、導入ハードルや求められるセキュリティ性、運用に伴うリスクなども高い傾向があります。情報系システムと基幹系システムを適切に使い分けるためにも、双方の特徴や違いを理解しておくことが大切です。
情報系システムの主な種類
次に、情報系システムの具体例を紹介しましょう。一般的に、情報系に分類されるシステムは次のとおりです。
メールシステム
メールシステム、いわゆる電子メールは、代表的な情報系システムの一つです。
昨今、クラウド上のサーバーを利用するクラウドメールを活用する企業が増えています。また、より効率的なコミュニケーションが可能なビジネスチャットツールの普及が広まっていることから、メールシステムからチャットツールへと移行する企業も増えています。
グループウェア
メッセージのやり取りに加え、共用設備の予約や、通達事項の掲載、タスク・スケジュール管理など、あらゆる機能が備わったグループウェアも、情報系システムの一つです。
グループウェアは、基幹系システムとは異なるものの、業務に関する情報の共有がうまくできないと企業に支障をきたしかねないことから、とても重要な情報系システムです。メールシステムと同様に、クラウド型のサービスの普及が広まっています。
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スケジュール管理ツール
情報系システムの具体例の三つ目は、スケジュール管理ツールです。
スケジュール管理ツールとは、従業員単位はもちろん、企業やチームなど、あらゆる規模でのスケジュール一元管理を可能にするツールのことです。基本的なスケジュール管理は、グループウェアやチャットツールなどでも行うことができますが、スケジュール管理に特化したシステムを使うことで、より緻密な管理が可能になります。
社内SNS
情報系システムの具体例の四つ目は、社内SNSです。
社内SNSとは、FacebookやLINEのようにメッセージ・データの送受信やタイムライン投稿を通してコミュニケーションを取れる社内専用のSNSのことです。
社内SNSは、コミュニケーションの円滑化による人間関係の改善や離職率低下、アイデア創出の促進などを目的としています。情報系システムの定義の通り、システムがダウンしても事業活動に大きな支障はないものの、業務効率化や競争性の向上に大いに役立っています。
その他情報系システム例
上で紹介したシステム以外に、以下のようなツール・システムも情報系システムに含まれます。
- ・Web会議システム
- ・チャットツール
- ・顧客管理システム（CRM）
- ・営業支援ツール（SFA）
- ・マーケティングオートメーション（MA）
- ・オンラインストレージ
基幹系システムの主な種類
続いて、基幹系システムの具体例を紹介します。企業や業態などによって、基幹系システムに該当するシステムに差がありますので、ここでは一般的に基幹系システムとして利用されているものを紹介していきます。
生産・販売管理システム
基幹系システムの一つ目は、生産・販売管理システムです。生産・販売管理システムは、幅広い業種の企業で導入されており、企業活動の中核にかかわっていることはいうまでもありません。
なお、在庫管理や仕入れなど個々の業務に特化した管理システムも、生産・販売管理と並んで重要な基幹系システムとして利用されています。業態に合わせて、必要な機能が備わった生産管理システムや販売管理システムが導入されることが一般的です。
財務会計システム
業種を問わず幅広く導入されている基幹系システムの二つ目は、財務会計システムです。
財務会計システムは、伝票・帳票の作成や会計処理、税務申告などの業務を担います。従来では、個別に作成・管理する必要がありましたが、財務会計システムを利用すれば一元管理が可能です。財務会計システムは、迅速かつ正確な経営状況の把握に役立っています。
人事給与システム
人事給与システムも、あらゆる企業の基盤を支える基幹系システムの一つです。
人事給与システムは、その名の通り「人事管理」と「給与計算」を担っており、採用活動から従業員の情報管理、給与計算まで幅広い業務を行います。中には、人事評価や勤怠管理まで横断的に管理が可能なシステムも珍しくありません。
勤怠管理システム
人事業務の中でも特に「勤怠管理」に特化したシステムも、基幹系に含まれます。出勤・退勤時間や残業時間などを正確に記録・管理し、従業員の労働時間を適切にマネジメントできるサービスです。
情報系と基幹系のシステム導入・運用ポイント
ここまでで、情報系と基本系システムの違いと特徴を理解していただけたと思います。続いて、情報系と基幹系システムを導入・運用するにあたって押さえておきたい2つのポイントを紹介します。
情報系と基幹系のシステムを分離させる
一つ目の導入・運用ポイントは、情報系システムと基幹系システムを分離して導入・運用することです。というのも、情報系と基幹系のシステムは目的や役割が異なるのはもちろん、不具合が生じた際の支障レベルや、求められるセキュリティ性、リスクヘッジが大きく異なるからです。
情報系と基幹系のシステムを一元管理してしまうと、システムに不具合が生じたり、情報漏洩や不正アクセスなどのトラブルに見舞われたりした際のリスクが大きすぎるといえます。
それぞれを切り分けて導入・運用しておけば、もし情報系システムが停止してしまっても、基幹系システムは問題なく稼働することができるため、企業活動支障をきたす心配はありません。それぞれのシステムの違いを理解した上で、切り分けて運用していきましょう。
ERPを導入する
二つ目の導入・運用アイデアは、ERPを活用する方法です。ERPは、“Enterprise Resource Planning”の略で、日本語では「企業資源計画」といいます。
ERPは、わかりやすく言えば、本記事で紹介したような基幹系システムを統合し、一元管理を可能にするITシステムのことです。ちなみに、中には、スケジュール管理やメールシステムなど、一部の情報系システムと連携できるERPも存在します。
これまで別で管理していた情報を一元管理することで、企業活動に関するあらゆる情報が可視化され、経営戦略に大いに役立てられる、意思決定がしやすくなるなどといったメリットが生まれます。
ただし、ERPを導入して基幹系システムを一元化するにあたっては、導入・移行のリスクと負担が伴います。先ほどもお伝えしたように、基幹系システムは停止すると企業活動に支障をきたすことから、移行のハードルも必然的に高くなるためリスクヘッジが必要です。
まとめ
今回は、情報系システムと基幹系システムの違いや特徴、システムの具体例などについてお伝えしました。
情報系システムは、業務の遂行に不可欠とまでは言えないものの、業務の効率化や生産性の向上につながる大切なシステムです。基幹系システムとの違いを理解して、それぞれを分離して効果的に運用していきましょう。