年末調整システムは、各種申告書の作成や保険料計算、役所への提出などの機能を搭載したシステムです。年末調整システムの導入によって手続きをオンライン上で完結でき、人事労務担当者の業務負担を大幅に削減できます。
ですが、今まで紙書類で年末調整の手続きを行ってきた場合、システムの種類や具体的に得られるメリットなど、わからない点も多いでしょう。今回は、年末調整システムを導入するメリットやおすすめのシステムなどについて解説します。
年末調整システムとは
年末調整システムは、所得税の過不足額計算や各種帳票作成、控除判定など、年末調整の必要な手続きに関連する機能を搭載したシステムです。工数の掛かる計算や書類作成業務をシステムへ一任できるため、正確性を保ちつつ業務のスピードアップを図れます。
また、従業員の提出状況もシステム上ですぐに把握できるので、必要以上に細かく管理をする必要はありません。多くの業務を自動化でき、人事労務担当者は別の作業にリソースを割けます。
人的リソースに制限のある中小企業は、一人の従業員が人事と労務管理の仕事を検討しているケースが少なくありません。年末調整システムの導入によって、従業員の業務負担や残業時間を削減できます。
近年、ハイスペックな機能を搭載するクラウド型の年末調整システムが多数登場しています。クラウド型の場合、ソフトのインストールやインフラ環境を構築する必要はありません。メンテナンスやアップデートもベンダーに任せられます。
全体的にコストを抑えられるため、クラウド型の年末調整システムを導入する企業が増えているのです。
年末調整システムの種類
年末調整システムは、主に次の3種類に分けられます。
- 年末調整特化型
- 給与計算システム付随型
- 労務管理システム付随型
年末調整特化型は、扶養控除等申告書や源泉徴収票の作成など、年末調整の手続きに必要な機能しか搭載していません。既存の給与計算システムや労務管理システムと連携しながら、使う形になります。
一方、給与計算システムや労務管理システムの導入を検討している場合、年末調整機能を搭載したシステムを選ぶと、多くの業務を効率化できます。
年末調整特化型
年末調整特化型は、控除申告書作成や過不足額の計算、役所への提出など、年末調整の手続きに必要な機能のみを搭載したシステムです。導入コストを抑えつつ、業務効率化を図れることがメリットです。
既存のシステムと併用したい場合、年末調整特化型を選択する形になります。
給与計算システム付随型
給与計算システム付随型は、給与計算や帳票作成を行う機能に加え、年末調整の手続きに必要な機能が搭載されているシステムです。所得税や社会保険料、健康保険料など、煩雑な計算業務をシステムへ一任できます。
税率や保険料率が改定されたとしても、ベンダーが自動アップデートを行うことが一般的です。計算ミスやコンプライアンス違反が起きる心配は要りません。また、賃金台帳や賞与支払届、月額変更届など、各種帳票作成もシステムへ任せられます。
さらに、源泉徴収票や保険料控除申告書など、年末調整の手続きに必要な書類のテンプレートも搭載されています。そのため、書類を一から作成する必要はありません。工数の掛かる給与計算や帳票作成を自動化できるため、ミスの削減と業務効率化の両立が望めます。
給与計算システム付随型は、給与計算システムの新規導入や乗り換えを検討している場合に選択肢となります。給与計算システム付随型の選択によって、追加費用の発生を避けられます。
労務管理システム付随型
労務管理システム付随型とは、雇用契約書作成や社会保険の加入手続きなどに加え、年末調整の手続きに必要な機能を搭載したシステムです。雇用契約書の作成〜契約締結まで、オンラインで完結できます。
また、従業員の個人情報収集や社会保険の加入手続きもシステム上で行えるため、ペーパーレスを促進できます。さらに、アンケートに答えていくと、回答内容がシステムに自動反映されるため、各種控除申告書作成を効率的に進められます。
労務管理システム付随型は、給与計算システムと同様、システムの新規導入や乗り換えを検討している場合に選択肢となります。
年末調整システムを導入することで得られるメリット
年末調整システムの導入によって得られるメリットは、主に次の4点です。
- 業務効率化と計算ミスの削減
- 人事労務担当者の負担を軽減
- ペーパーレスの促進
- 入力作業の簡略化
手間が掛かる申告書作成や過不足税額計算の自動化によって、業務の正確性とスピードを高いレベルで両立できます。提出状況の可視化や差し戻しもシステム上で行えるため、人事労務担当者の業務負担を軽減できます。
また、申告書作成〜役所への提出まで、オンライン上で一連の業務が完結するため、従業員に紙を配布する必要はありません。ペーパーレス促進によって、保管スペースや管理コスト削減を図れます。
業務効率化と計算ミスの削減
年末調整システムの導入によって、年末調整に関する業務全般を効率化できます。
源泉徴収票や保険料控除申告書など、工数の掛かる帳票作成はシステムへ任せられます。過不足税額計算も自動化できるため、計算ミスが起きる心配もいりません。
また、提出状況はシステム上で可視化でき、手続きが遅れている従業員に対しては、アラートを発して催促できます。帳票作成〜役所への提出まで、スピーディーに完結する体制が整い、年末調整に掛かる工数を大幅に削減できます。
人事労務担当者の負担を軽減
人事労務担当者の業務負担を軽減できることも、年末調整システムの導入によって得られるメリットの一つです。帳票作成や過不足税額計算、控除判定など、多くの業務をシステムへ任せられます。
煩雑な作業を自動化でき、コア業務へ割くリソースを確保できます。また、提出された申告書に記載ミスがあったとしても、修正依頼の連絡や差し戻し、再回収はシステム上で行えます。従業員と口頭で何度もやり取りを重ねる必要はありません。
年末調整システムの導入で作業の手を止められる機会が減り、業務効率改善と正確性向上につなげられるでしょう。
ペーパーレスの促進
年末調整システムを導入すると、ペーパーレスを促進できます。
申告書の作成〜提出まで、システム上で行えるため、従業員に紙を配布する必要はありません。印刷代や紙の購入費、OA機器のメンテナンス代など、コスト削減を図れます。
また、過去に提出したデータも含め、手続きに使用した書類はシステムに保存できるため、保管スペースを確保する必要もありません。管理コストや整理整頓の手間を削減できます。
入力作業の簡略化
年末調整システムの導入によって従業員側が得られるメリットは、入力作業の負担が減ることです。アンケートに回答した内容がシステム上に自動反映されるため、申告書作成に掛かる時間を大幅に短縮できます。
住宅ローンや生命保険など、前年から契約内容に変更点がない場合は、改めて入力する手間を省けます。紙書類のように、手作業で必要事項を全て埋めていく必要はありません。
また、システムにはヘルプ機能が搭載されており、疑問点が発生しても素早く解決できます。人事労務担当者と口頭やメールでのやり取りを何度も重ねる必要はありません。
年末調整システムの選び方のポイント
システムのミスマッチを避けるためにも、年末調整システムを選ぶ上で、次の3点を意識してください。それぞれについて解説しましょう。
- 既存システムの機能性にどの程度満足しているか
- 外部システムと連動しているか
- 無料トライアルを積極的に活用する
既存システムの機能性にどの程度満足しているか
既存システムの機能性や操作性にどの程度満足しているかが、年末調整システムを選ぶ一つのポイントになります。
給与計算システムや労務管理システムに満足している場合、システム付随型を選ぶ必要はありません。年末調整特化型タイプから、自社に合った年末調整システムを選択してください。
一方、既存システムの乗り換えを検討している場合、システム付随型の導入も検討してください。追加費用の発生や選定作業の手間を回避できるためです。
既存システムを活用するかどうかで、年末調整システムの選び方は変わってきます。
外部システムと連動しているか
外部システムとの連動性が優れているかも、年末調整システムを見極める重要なポイントの一つです。
年末調整システムは、単体で使用するよりも、複数のシステムと連動して使用した方が、多くの業務を効率化できます。給与計算システムや勤怠管理システムなど、他システムのデータと連携できると、バックオフィス業務全般をスピーディーに処理できます。
システム選定時に、API連携やCSVファイルの出力など、データ連携機能の搭載有無を確認してください。
無料トライアルを積極的に活用する
年末調整システムを選定する際、無料トライアルを積極的に活用してください。
無料トライアルは2週間〜1ヶ月間、システムを無料で利用できる制度です。無料トライアルの利用によって、コストを掛けずに機能性や操作性を確認できます。
仮に選定したシステムの品質に満足できなかったとしても、コストは掛かっておらず、自社にダメージは残りません。ミスマッチや無駄な費用の発生を避けるためにも、無料トライアルを活用してください。
おすすめの年末調整システム
最後に、主な年末調整システムを10種類紹介しましょう。システム選定を行う上での、参考情報としてご活用ください。
- マネーフォワード クラウド年末調整
- オフィスステーション 年末調整
- ジョブカン給与計算
- jinjer給与
- SmartHR
- クラウドハウス労務
- フリーウェイ給与計算
- freee人事労務
- 年調ヘルパー
- 簡単年調
マネーフォワード クラウド年末調整
マネーフォワード クラウド年末調整は、株式会社マネーフォワードが提供する年末調整システムです。
マネーフォワード クラウド年末調整の特徴は、汎用性の高さです。各種帳票作成や過不足額計算、控除判定など、多くの業務を自動化できます。
従業員の個人情報や提出状況もシステム上で管理できるため、従業員と何度もやり取りを重ねる必要はありません。業務負担を軽減でき、人事担当者は別の作業に時間と労力を割けます。
また、マネーフォワードシリーズと連動して利用すると、給与計算や勤怠管理、人事管理など、多くの業務を効率化できます。
料金プラン
- スモールビジネス：月額2,980円
- ビジネス：月額4,980円
公式サイト
オフィスステーション 年末調整
オフィスステーション 年末調整は、株式会社エフアンドエムが提供する年末調整システムです。ユーザーからの評価が高く、リピート率は99.3%を誇り、導入企業数は2万社を突破しています。
オフィスステーション 年末調整の特徴は、ユーザビリティの高さです。従業員ごとにマイページを開設し、申告書の配布やタスク管理を行います。提出状況は数値で表示されるため、管理コストの大幅な削減が可能です。
一方、従業員側も質問に「はい」か「いいえ」で答えるだけで、回答内容がシステムに自動反映されます。登録情報から変更点がない場合、改めて入力を行う必要性はありません。
また、スマートフォンからも申告書を作れるので、隙間時間を有効に活用できます。多くの業務を効率化できるため、導入前と比較して年末調整業務に割く時間を大幅に削減できます。
料金プラン
- 従業員数20人以下：年間11,000円＋初期費用110,000円
- 従業員数21～5,000人：月額550円/1ユーザー＋初期費用110,000円
公式サイト
ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は、株式会社Donutsが提供する給与計算システム付随型の年末調整システムです。
ジョブカン給与計算の特徴は、多機能性です。扶養控除等申告書や保険料控除申告書、法定調書合計表など、手続きに必要な帳票を自動で作成できます。
また、社会保険料や所得税、雇用保険料の算出など、工数の掛かる計算業務も自動化できます。税率や保険料率が改定された場合でも、ベンダーが自動アップデートで対応するため、計算ミスの起きる心配は要りません。
さらに、ジョブカンシリーズと連携すると、勤怠管理や採用管理、労務管理など、バックオフィス業務全般の自動化を図れます。
料金プラン
- 無料プラン
- 有料プラン：月額400円/1ユーザー
公式サイト
jinjer給与
jinjer給与は、jinjer株式会社が提供する給与計算システム付随型の年末調整システムです。
1年間従業員に支払った給与情報を基に、年末調整の額を自動で算出します。また、健康保険料や雇用保険料、所得税など、煩雑な計算業務もシステムに一任でき、給与計算や年末調整業務に掛かる時間を大幅に短縮できます。
そして、jinjer給与は、余計な情報を省いたシンプルな画面設計が特徴のシステムです。初めて利用する方も戸惑わずに操作が行えます。
料金プラン
- 月額400円/1ユーザー
公式サイト
SmartHR
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する労務管理システム付随型の年末調整システムです。SmartHRはユーザーからの評価が高く、労務管理クラウド部門で4年連続No.1に輝いています。導入企業数は5万社を突破しています。
SmartHRは、ユーザーインターフェースに優れている点が特徴です。シンプルで整理された画面は直感的な操作を実現し、初めて使う場合も戸惑わずに操作が可能です。保険料の計算や住宅ローン控除申告書の作成など、工数の掛かる業務も効率的に進められます。
また、チャット＆オンライン相談機能を活用すると、リアルタイムで疑問点を解決できます。手厚いサポートが期待できるので、従業員は人事労務担当者と何度もやり取りを重ねる必要はありません。
そして、雇用契約締結や入社手続き、文書配布など、多くの業務をシステム上で行えるため、ペーパーレスを促進できます。
料金プラン
- HRストラテジープラン：問合せ
- 人事・労務エッセンシャルプラン：問合せ
- 人材マネジメントプラン：問合せ
公式サイト
クラウドハウス労務
クラウドハウス労務は、株式会社Techouseが提供する労務管理システム付随型の年末調整システムです。飲食や介護、教育など、幅広い業界の企業が導入しているシステムです。
クラウドハウス労務の導入によって、入社手続きをオンライン上で完結できます。雇用契約書の作成〜締結まで、一連の手続きをシステム上で行えます。
従業員はスマートフォンから書類の内容確認や署名ができ、スムーズな契約締結が可能です。また、年末調整の手続きもスマートフォンから行えるため、ペーパーレスを促進できます。
料金プラン
- ・月額数万円～
公式サイト
フリーウェイ給与計算
株式会社フリーウェイジャパンが提供するフリーウェイ給与計算は、コストパフォーマンスが高いことが特徴的です。社会保険料や所得税、残業代は自動計算されるため、正確な給与計算を実現できます。
雇用保険料率や健康保険料が改定されても、ワンタッチで更新できます。最小限の負担で計算ミスを避けられるメリットは大きいでしょう。
また、法定調書合計表や給与支払報告書、保険料控除申告書など、各種帳票を自動で作成できるため、コア業務にリソースを集中できます。そして、従業員が6人以上の場合は、ユーザーが途中で増えたとしても、月額1,980円で利用できます。
料金プラン
- 無料プラン（従業員数5人以下）
- 有料プラン：月額1,980円/1ユーザー（従業員数6人以上）
公式サイト
freee人事労務
freee株式会社が提供するfreee人事労務は、1台で多くの業務に対応している点が特徴です。年末調整や給与計算、労務管理などに対応し、バックオフィス業務全般を効率的に進められます。
システム上で多くの業務を行えるため、ペーパーレスとテレワークへの移行を促進できます。
料金プラン
- ベーシック：月額3,980円
- プロフェッショナル：月額8,080円
- エンタープライズ：問合せ
公式サイト
年調ヘルパー
株式会社クリックスが提供する年調ヘルパーは、使いやすい点が特徴です。一つひとつの質問に答えていくと、回答内容が自動的にシステムへ反映されます。システムにはヘルプ機能が搭載されており、従業員は人事労務担当者に何度も問合せをする必要はありません。
また、集めた申告書を既存の給与計算システムへインポートすれば、過不足額計算を自動化できます。年調ヘルパーの導入前と比較すると、年末調整業務に割く時間の8割を削減できたとの結果も出ています。
料金プラン
- 有料プラン：月額330円/1ユーザー＋初期費用55,000円
公式サイト
簡単年調
株式会社エコミックが提供する簡単年調は、作業量を削減できることが特徴的です。
従業員が行う作業は、申請に必要な書類をスマートフォンからアップロードするだけです。必要事項の記入はベンダーが対応するので、従業員が作業をする必要はありません。
扶養情報に関しても、入力内容が自動反映されるため、必要最低限の質問だけで作業を進められます。また、簡単な質問に答えるだけで、正しい内容を申告できるヘルパー機能も搭載されています。
疑問点があったとしても、チャット機能を活用すれば迷わず作業を進めることが可能です。そして、データセンターが北海道と九州に設置されており、データ消失のリスクを回避できます。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
まとめ
年末調整システムは、業務効率化と人事労務担当者の業務負担軽減を実現できるシステムです。
帳票作成や過不足額計算、控除判定など、年末調整に関する多くの業務を自動化できます。提出状況も可視化できるので、必要以上にリソースを割く必要はありません。また、給与計算システムや労務管理システム付随型を選択すると、バックオフィス業務全般の効率化が望めます。
ただ、既にどちらかのシステムを導入している場合が、多いでしょう。年末調整システムを単体で使用する場合、システム付随型ほどの業務効率改善は、期待できません。
ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」を併せて導入すると、入社手続きの工数を大幅削減できます。
雇用契約書や内定承諾書、誓約書など、従業員からの承認が必要な書類の作成〜締結まで、オンライン上で完結できます。手続きに必要な書類はテンプレートが用意されているので、一から書類を作成する必要はありません。
また、従業員もスマートフォンから書類の確認や署名ができるので、最短即日で手続きを終えられます。年末調整システムの導入を検討している方は、ディップ株式会社の人事労務コボットの導入も併せてご検討ください。
ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。
DXの実践においては、人材確保や教育の壁、DXを前提とした組織改革の壁、そして予算の壁と、さまざまな課題が立ちはだかります。ディップが提案する「one-stop DX.」は、これらの問題を専属のカスタマーサクセスが並走しながら導入と運用をサポートいたします。DXに伴う現場の混乱やシステムの複雑化を回避可能です。
また、ディップではソリューションの提供にあたって、すべて自社のスタッフが顧客対応を行うダイレクトセールスを採用しています。営業とカスタマーサクセス、開発チームが密に連携を取っている営業スタッフが、顧客の潜在ニーズまでを丁寧に把握し、満足度の高いサービスの提供に努めます。 提供するDXソリューションは、バックオフィスとセールスの双方に適用可能です。DX推進を検討の際には、お気軽にご相談ください。