年末調整業務は、人事労務の担当者にとって一年の中で最も工数がかかってしまう業務といっても過言ではありません。なぜなら、対象の従業員に対して抜け漏れなくきちんと対応することはもちろん、必要書類のやり取りや、税金の納付など業務負担が大きいからです。
今回は、年末調整の概要や年末調整業務を効率的に行うためのシステム、また導入する際のポイントなどについて解説します。
年末調整業務とは
年末調整とは、企業が従業員の給与から毎月天引きした所得税と、本来支払うべき所得税の金額を調整し、確定させる業務のことです。
従業員の毎月の給与からは所得税が天引きされており、源泉徴収と呼ばれています。この源泉徴収で天引きされる金額は、確定したものではなく、仮の金額となっています。
なぜなら、所得税は1年間の所得によって決められるものであるため、従業員の給与が変動したり扶養家族が増えたりすると、所得税の金額が変動するからです。こうした変動する金額に対応して、過不足を調整する業務が「年末調整業務」です。
年末調整業務の対象となる従業員は、次の条件に当てはまる人です。
- 1年を通じて会社に勤務している人
- 中途で就職し、年末まで勤務している人
- 死亡したことで退職扱いになった人
- 著しい心身の障害のために退職した人
- 再就職して給与を受け取る見込みのない人
- 12月に支給されるべき給与等の支払を受けた後に退職した人
- 年間の給与総額が103万円以下の人
上記の対象となっている従業員に対して、年末調整業務は次のような流れで進めていきます。
- 年末調整の金額を算出する
- 毎月の源泉徴収額を集計する
- 所得控除を集計する
- 給与所得金額の計算する
- 所得税の年税額の計算する
- 年税額と源泉徴収額を比較し、年税額が少ない場合は差額分の所得税を還付する
- 年税額が多い場合は、所得税を追加徴収する
年末調整は所得税に関わり、期限が定められています。きちんとした計算を行うために、従業員から書類を提出してもらうことが必要です。そのため、対象の従業員が多ければ多いほど、年末調整業務の担当者の負担は大きくなります。
年末調整業務で従業員の提出が必要な書類
年末調整業務で従業員の提出が必要な書類は、主に次の4つが挙げられます。
- 扶養控除等（異動）申告書
- 保険料控除申告書
- 基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
- 住宅借入金等特別控除申告書
それぞれの書類について解説しましょう。
扶養控除等（異動）申告書
扶養控除等（異動）申告書とは、従業員が扶養を行っている配偶者、または親族について申告を行う書類です。
扶養控除等（異動）申告書が必要な理由は、扶養している人数と年齢によって、年末調整の控除額が変わってくるからです。たとえば、対象の従業員に子どもがおり、年齢が16歳未満の場合、扶養控除の対象にはなりません。
しかし、扶養している人数には加算をされるため、対象の従業員の所得金額の条件によっては、住民税の非課税が適用されるケースがあります。
保険料控除申告書
保険料控除申告書とは、従業員が加入している生命保険や地震保険などに対して、月々支払った金額に伴い控除が受けられるものです。
多くの人が生命保険には加入しているでしょう。秋頃になると、生命保険会社からはがきが手元に届きます。このはがきが控除証明書類となり、保険料控除申告書と併せて提出することで、保険料控除を受けることが可能になります。
基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
年末調整業務では、「基礎控除」「配偶者控除および配偶者特別控除」「所得金額調整控除」という3つの控除を受けることができます。基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書は、これらの控除額がいくらになるのかを確認するために必要な書類です。
たとえば、基礎控除は、給与所得者であれば無条件で受けることができます。しかし、控除額は合計の所得金額によって異なります。
こうした控除額を確認するために、基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書を用いることになります。
住宅借入金等特別控除申告書
住宅借入金等特別控除申告書とは、従業員が住宅ローンを利用して住宅を購入、あるいはリフォームや増改築した際に控除を受けられるようにするための書類です。一般的には住宅ローン控除とも呼ばれています。
控除を受ける1年目は、必要書類を用意して確定申告を行う必要があります。2年目以降は、年末調整業務での対応が可能です。
なお、年末調整業務で住宅ローン控除を適用させる場合には、税務署から送付される「給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書」と「年末調整のための（特定増改築等）住宅借入金等特別控除証明書」に加えて、住宅ローンで利用している金融機関から発行される「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」と併せて提出する必要があります。
年末調整業務で税務署への提出が必要な書類
年末調整業務において、税務署へ提出する必要がある書類は次の3点です。それぞれの書類について解説していきましょう。
- 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
- 支払調書
- 源泉徴収票
給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表とは、企業が従業員に対して支払った給与および賞与の合計額や源泉徴収額、他の業者に支払った合計金額などを申告する書類のことです。
給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表では、1月1日から12月31日までに支払った該当の金額を申告することが求められています。源泉徴収票や支払調書とともに税務署へ提出します。
支払調書
支払調書とは、企業が支払った報酬や手数料、源泉徴収学などを記載したものです。支払調書は支払先に送付する必要がありますが、義務ではなく任意となっています。
また、税務署への提出は、給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表と併せて、翌年の1月31日までが期限になっています。
源泉徴収票
源泉徴収票とは、1年間で支払った給与総額および収めた所得金額を記載したものです。源泉徴収票は、税務署への提出用と従業員への提出用の2枚を作成する必要があり、従業員へは12月までに提出し、税務署へは翌年の1月31日までに提出します。
源泉徴収票には、1年を通じて企業に勤めていた従業員向けの「給与所得の源泉徴収票」と年の途中で退職した従業員向けの「退職所得の源泉徴収票」があります。
年末調整システムとは
年末調整システムとは、年末調整に関わる業務をシステム上で完結できるものです。従業員からの申告や年末調整の計算、各種必要書類の作成および提出までをシステム上で行うことができます。
システムを導入することで、従業員とのやり取りがスムーズになる、テレワークなどにも対応できるようになるなど、担当者の業務効率化に貢献ができます。
クラウドシステムが良い理由
年末調整システムの導入を検討する際には、クラウドシステムでの導入がおすすめです。なぜなら、クラウドシステムを導入することで、業務負担を軽減することができ、業務効率化につながるからです。
たとえば、年末調整に必要な書類を入手する際、システムを導入していなければ国税庁のホームページなどからダウンロードし、対象の従業員数分の印刷を行うなどの手間が発生します。しかし、クラウドシステムでは最新の情報が反映された申告書を自動的に入手してくれることに加え、訂正などもシステム上で行うことができるため、改めて紙の書類を書き直すなどが発生しません。
こういった最新の情報が反映された申告書等をシステムが自動的に取り込んでくれるため、担当者の業務負担は大きく軽減されます。また、ネットワーク上で業務ができるため、テレワークなどの新しい働き方にも十分な対応が可能です。
年末調整システムの導入で得られるメリット
では、年末調整システムを導入するでメリットにはどのようなものがあるでしょうか？主なメリットは次の3点です。それぞれについて解説していきましょう。
- 入力業務の負担軽減
- 計算ミスの削減や防止
- 必要書類の回収業務の効率化
入力業務の負担軽減
年末調整システムには、自動入力機能が備わっていることがほとんどです。そのため、必要項目が自動的に入力されることによって、担当者が入力すべき項目が大きく削減されます。
たとえば、給与管理システムと連携することで、紐付けされた従業員のマイナンバーや住所、氏名など、年末調整において必要となる情報が自動的に取り込まれます。こういった自動入力機能が備わっているため、申告書を見ながら入力するなどの作業がなくなり、負担軽減につながります。
計算ミスの削減や防止
年末調整業務で多いのが所得税の計算ミスです。計算ミスをしてしまうと、対象の従業員はもちろん、税務署等にも誤った申告をしてしまうことになります。
年末調整システムでは、給与データを基にして、対象となる従業員の所得税の過不足を自動的に計算してくれます。そのため、計算ミスの防止に大きく貢献してくれるでしょう。
複雑な計算が多い年末調整業務では、システムを導入することで計算が簡略化され、業務効率化にもつながります。
必要書類の回収業務の効率化
年末調整システムでは、必要書類の提出状況や申請状況について、システム上で簡単に確認することが可能です。そのため、提出期限が差し迫ってしまう前に、未提出の従業員に対して催促メールを送ったり、記入漏れなどがあった従業員に対して差し戻しを行ったりするなど、円滑に行えます。
年末調整業務では、書類のやり取りに多くの工数を割かれます。システム上で管理することで、担当者の業務負担は大きく軽減されるでしょう。
年末調整システムを導入する際のポイント
実際に自社で年末調整システムを導入する際には、次の4つのポイントを押さえて選択することが大切です。それぞれのポイントについて具体的に解説していきましょう。
- 使いやすい
- 進捗状況の確認がしやすい
- 外部システムとの連携ができる
- 費用対効果に優れている
使いやすい
年末調整システムを導入したとしても、入力方法がわかりにくかったり、入力画面がわかりづらかったりする場合、紙で行うよりも業務効率が下がってしまう可能性があります。そのため、担当者にとっても、入力を行う従業員にとっても、使いやすいシステムであるかどうか確認することが大切です。
たとえば、アンケート形式で申告書を作成できるタイプの年末調整システムであれば、誰にとってもわかりやすく、入力項目も選択式のため迷うことなくスムーズに進めることが可能です。また、入力サポート機能が備わっていれば、手が止まってもすぐに解決することができるでしょう。
このように、使いやすい工夫がされているシステムであるかを確認しましょう。
進捗状況の確認がしやすい
年末調整業務に必要な書類は、提出期限等が決まっているため、決して遅れることは許されません。そのため、書類の提出状況などの進捗状況の確認がしやすいかどうかは、業務を行っていくうえで非常に重要です。
必要書類を提出していない従業員がいれば催促メールを送ることができたり、入力ミスがあった従業員に対してはシステム上で修正依頼をすることができたり、業務の効率化につながります。
外部システムとの連携ができる
年末調整システムは、給与計算システムや勤怠管理システム、労務管理システムなどと連携を行うことで、より業務効率を高めることができます。既に自社で導入している給与計算システムや勤怠管理システムなどがあれば、連携が可能か確認すると良いでしょう。
システムの連携には、API連携やCSVファイルでのデータ連携など、さまざまな方法があります。また、連携ができるかどうかに加え、連携にどれくらいの手間がかかるのか、どのような調整が必要なのかも併せて確認しておきましょう。
費用対効果に優れている
システムを導入しても、コストが効率性を上回ってしまっては、導入する意味がありません。そのため、必要な機能が備わっており、コストも適正であることが大切です。
年末調整システムは、大企業向けや中小企業向けに特化したものなど、さまざまな種類があります。また、必要ではないオプション等をつけてしまうと、コストが嵩んでしまいます。
システムの導入・運用にかかる費用を確認し、費用対効果が合うのか確認するようにしてください。
年末調整でおすすめのクラウドシステム
最後に、年末調整業務でおすすめのクラウドシステムを5つ紹介します。自社に適しているかどうかを確認してみてください。
- マネーフォワード クラウド年末調整
- 奉行Edge 年末調整申告書クラウド
- ジョブカン労務HR
- freee人事労務
- SmartHR
マネーフォワード クラウド年末調整
マネーフォワード クラウド年末調整は、株式会社マネーフォワードが提供している年末調整システムです。
さまざまな給与計算システムとの連携が可能で、クラウド上で進捗状況の確認や訂正、修正のやり取り、アンケート形式での入力対応などができる機能が備わっています。e-Tax連携等を行えば、電子申告にも対応をしています。
料金プラン
- スモールビジネス：2,980円/月（年額プラン）
- ビジネス：4,980円/月（年額プラン）
公式サイト
奉行Edge 年末調整申告書クラウド
奉行Edge 年末調整申告書クラウドは、勘定奉行などで知られているOBC（株式会社オービックビジネスコンサルタント）が提供している年末調整システムです。
Web上からの申告書の作成や控除証明書の提出などが可能なことに加え、CSVデータを活用した給与システム連携も簡単に行うことができます。給与奉行などのシリーズを活用している場合は、最初に検討してみると良いでしょう。
料金プラン
- 900円/月（1名）
公式サイト
ジョブカン労務HR
ジョブカン労務HRは、株式会社 DONUTSが提供している労務システムです。
ジョブカン労務HRには、年末調整システムに加えて労務管理システムが搭載されているため、労務管理業務も効率化したい場合は、一気に行うことが可能です。既にジョブカンシリーズを利用していれば連携は簡単で、リーズナブルな金額で利用ができます。
料金プラン
- 400円/月（1名）
公式サイト
freee人事労務
freee人事労務は、freee株式会社が提供している労務管理システムです。
年末調整業務や入社手続きや勤怠管理まで、幅広い業務に対応しています。freeeでは勤怠のAPIを公開しているため、他社のシステムであっても連携が容易であることも魅力的なポイントです。
料金プラン
- ミニマムプラン：1,980円/月
- ベーシックプラン：3,980円/月
- プロフェッショナルプラン：8,080円/月
- エンタープライズプラン：要問合せ
公式サイト
SmartHR
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する導入企業50,000社以上を誇る労務管理クラウドサービスです。
誰でも簡単に入力ができる操作や画面が魅力的なシステムで、抜け漏れなく書類の対応等が行えます。年末調整の依頼は全従業員一斉に行えるだけではなく、部署単位などに分けて依頼することが可能です。
従業員30名までであれば無料プランでも対応しているため、まずはお試しで利用してみても良いでしょう。
料金プラン
- 要問い合わせ
公式サイト
まとめ
年末調整業務は、クラウドシステムを導入することで業務効率化を行えたり、作業負担を軽減できたりするなど、多くのメリットがあります。人事業務の中でも、特に手間がかかる業務であるため、いまだに紙での対応を行なっている場合は、早めにクラウドシステムを導入すると良いでしょう。
その際は、導入することが目的にならないよう、自社の課題や導入の目的を明確化し、自社に適したシステムを導入することが大切です。
なお、当社ディップ株式会社では、入社手続きがスマホで完結できる「人事労務コボット」を提供しています。手間がかかる入社業務をスマホで完結できるため、業務の効率化に大きく貢献するとともに、ペーパーレス化も行えます。
業務時間が約85%削減された導入実績もあります。そのため、年末調整システムの導入の際には、「人事労務コボット」も検討してみてください。少しでもご興味をお持ちの方は、お気軽に当社ディップ株式会社までお問い合わせください。