【2022】採用管理システムの選び方は?おすすめツール15選&導入メリット

採用管理

採用管理は、応募者情報管理や求人掲載、面接の日程調整など、新たに人材を獲得する上で発生するプロセス全般を管理することです。一人の人材を獲得するためには、多くの業務が発生します。

人的リソースが限られている企業は多く、採用業務の効率化が求められています。今回は、採用管理の課題や採用管理システムを導入するメリット、おすすめのシステムなどについて解説します。

採用管理とは

採用管理とは、学生やビジネスマンを新たに採用するために発生する業務プロセス全般を管理することです。一人の求職者を採用するためには、求人掲載や書類選考、面接など、多くの工程を踏まなければなりません。

求職者に内定を出した後も研修内容の企画や人員配置など、組織力強化に向けた業務が発生します。また、選考を開始する前にどのようにして採用活動を進めていくのか、採用計画を立案しなければなりません。

採用計画には採用人数や募集職種、選考スケジュールなど、採用活動に必要な内容全般を盛り込みます。各プロセスを計画通りかつ効率的に進めていくためには、採用管理が重要です。

採用業務での課題

採用業務で抱えている課題は、主に次の5点です。

  • 担当者が労務管理も兼任している
  • 情報共有に時間が掛かる
  • 日程調整に工数が掛かる
  • 求人情報や自社の魅力を効果的に発信できていない
  • ミスマッチが発生する

担当者が労務管理も兼任している

採用業務での課題の一つは、担当者の業務過多です。人的リソースに制限のある企業の場合、一人の従業員が人事と労務管理を兼任しているケースは珍しくありません。ですが、2つの仕事を兼任している状態は、多数の悪影響を及ぼします。

まずは、担当者の健康状態が悪化する点です。こなさなければならない仕事が多いと、残業時間が増えます。長時間労働が続き、ストレス発散の時間を確保できなくなります。ストレスが溜まると、自律神経のバランスが乱れ、頭痛や吐き気に悩まされます。

また、慢性的な長時間労働によって仕事へのモチベーションも低下します。業務の効率性と正確性が伸び悩み、目の前の仕事をこなすだけで精一杯の状況になります。余裕がないため、一つひとつの業務に十分な時間を掛けられません。

学生の傾向や求める人物像、求人媒体の特徴把握など、長い時間を掛けて分析が必要な業務が後回しになります。準備不足の影響で、人材のミスマッチや求人に応募が集まらない確率が高くなります。

情報共有に時間が掛かる

一度に多くの人数を採用する新卒採用の場合、複数名で構成した採用チームで業務を進めるのが一般的です。ですが、書類選考や会社紹介の資料作成、求人掲載など、さまざまな業務を期限までに進めなければなりません。

メンバー全員が多忙になるため、他の業務を担当しているメンバーとの情報共有が困難になります。互いの業務状況を把握できていないと、タスク漏れが起きやすくなり、選考スケジュールにも影響が生じます。

また、面接での評価をスムーズに共有する体制ができていないと、応募者への連絡も遅れ、他社に流出する可能性が高くなります。

日程調整に工数が掛かる

応募者との面接日や説明会開催日など、日程調整に多くのリソースが掛かります。応募者は複数企業との選考を同時並行しながら進める形が一般的で、タイムリーに連絡が来るとは限りません。

特に、中途採用の場合は、応募者が仕事と転職活動を両立しながら進めていくため、連絡が来るタイミングの予測が困難です。結果として、連絡が取れた応募者から日程を埋めていく形になり、ミスマッチを招く可能性が高まります。

また、日程調整に多くの時間と労力を費やすことになるので、他の業務へ支障が及びます。

求人情報や自社の魅力を効果的に発信できていない

人手不足解消に向けて採用活動を実施しても、情報発信が不十分だと、求人への応募が集まりません。国内経済の伸び悩みや不安定な社会情勢によって、応募者の安定志向が高まっています。

労働条件が良く知名度が高い大企業に応募が集中している状況です。中小企業は大企業とは違う方法で、求人への応募を集めなければなりません。たとえば、社員のインタビュー動画やオフィスの様子などを採用サイトに掲載すると、求職者の関心を高められます。

リアルな情報を多く発信することで他社との差別化につながり、入社意欲の高い人材を獲得できます。求職者にとって採用サイトは、職場の雰囲気や業務内容を把握できる貴重なツールです。採用サイトにはできるだけ多くの情報を掲載するようにしましょう。

ミスマッチが発生する

求める人物像が明確化されていないと、ミスマッチが起きる可能性が高くなります。新卒採用と中卒採用、どちらを選んだとしても、一人の人材を獲得するために最低数十万円は発生します。

早期離職を招いた場合、採用コストを回収できないだけでなく、従業員の高齢化や人手不足が再び課題となります。応募条件や求めるスキルなど、評価基準を明確化しておくことが重要です。

また、自社で活躍している従業員の行動特性を調査し、応募者と共通点があるかを見出すことも一つの選択肢です。

採用管理システムの機能

採用業務に多くの工数が掛かると他の業務にも支障が生じるため、早急な改善が求められます。日程調整の工数削減やスムーズな情報共有の実現など、採用業務の課題を解決するためには、採用管理システムを導入するのが有効です。

採用管理システムは、情報の一元管理と進捗状況を可視化できるシステムです。採用管理システムに搭載されている主な機能を以下の表にまとめました。近年は、低コストで導入可能なクラウド型の採用管理システムも多数登場しています。

クラウド型は、ランニングコストを大幅に削減できる点が魅力です。ベンダー側にアップデートやメンテナンス作業を一任できます。インターネット環境さえ整っていれば、システムにアクセスできるため、テレワークへの移行もスムーズに進められます。

表:採用管理システムの主な機能

機能管理項目や機能期待される効果
応募者情報管理・履歴書 ・ES(エントリーシート)
・職務経歴書
・保有資格やスキル
・これまで残してきた実績
・情報の一元管理
・情報の紛失リスク軽減
求人管理・求人作成
・掲載中の求人情報
・採用予定人数
・応募を募集中の部署
・掲載しているメディア
・求める人物像
・複数の求人広告を管理
・管理負担の軽減
・情報の可視化
選考状況管理・応募者別の選考状況
・書類評価
・面接日程の自動調整
・面接評価
・採用業務の効率化
・スムーズな情報共有
内定者管理・内定通知
・内定者フォロー
・内定辞退防止
・優秀な人材の確保

採用管理システムを導入するメリット

採用管理システムの導入によって得られるメリットは、主に次の4点です。

  • 採用に関する情報を一元管理できる
  • 業務を効率化できる
  • タスク漏れや情報漏洩を回避できる
  • 採用力を高められる

採用に関する情報を一元管理できる

採用管理システムを導入するメリットは、採用に関する情報をまとめて管理できる点です。応募者の履歴書やES(エントリーシート)、職務経歴書など、個人情報が多く含まれた書類を安全に管理できます。紛失や盗難のリスクを最小化し、人事担当者に安心感を与えられます。

また、情報共有や意見交換をスムーズに進められる点も、採用管理システム導入によるメリットです。応募者ごとの選考状況や面接での評価などをシステム上で把握できるため、複数人が絡む業務も効率化できます。

業務を効率化できる

採用業務に掛かる工数を大幅に削減できる点も、採用管理システムの導入によって得られるメリットです。応募書類の受付や書類選考、面接の日程調整など、工数の掛かる業務をシステムへ一任できます。業務の自動化によって、担当者は別の作業にリソースを割けます。

業務に必要な情報はシステムに保存されており、特定の担当者とやり取りを重ねる必要もありません。また、業務の効率化=応募者への素早い対応の意味合いも持つため、入社意欲を高められます。

タスク漏れや情報漏洩を回避できる

情報の一元化によってタスク漏れや情報漏洩のリスクを抑えられる点も、採用管理システム導入によって得られるメリットです。応募者別に採用の進捗状況を確認でき、期限までに処理しておくべき業務をすぐに把握できます。

システムによってはアラートを発する機能も搭載しており、対応漏れに伴う応募者の他社流出を防げます。また、個人情報漏洩のリスクを過度に心配する必要はありません。

業務で必要な情報は採用管理システムに保存するため、紙書類で発生していた紛失や盗難のリスクを抑えられます。アクセス制限を設定しておけば、業務関係者以外のデータファイル閲覧を禁止できます。

採用力を高められる

採用業務を効率化できると、応募者一人ひとりに向き合える時間を多く確保できます。求める人物像に合致した人材や即戦力の活躍が望める人材に対して、素早く丁寧な対応が取れます。

自社の姿勢を応募者にアピールでき、入社意欲向上やイメージアップが望めるでしょう。また、求人媒体別の応募率や書類通過率など、データ分析で得た結果によって、自社の強みと改善点を可視化できます。課題を採用戦略に反映すると、採用力強化につなげられます。

採用管理システムを選ぶポイント

採用管理システム

以下の5点を意識して採用管理システムの選定に臨んでください。

  • 新卒採用or中途採用のどちらを行うのか
  • 採用業務のどの部分を効率化したいか
  • 自社が利用している求人媒体と連携しているか
  • サポート体制が充実しているか
  • 将来的な内製化が見込めるか

新卒採用or中途採用のどちらを行うのか

新卒採用と中途採用、どちらの採用形態で人材を獲得するかによって、採用管理システムの選び方も変わります。新卒採用の場合は一般的に中途採用よりも採用人数が多いため、多くの学生と接点を持つことが重要です。

応募者とスムーズなやり取りを重ねるためにも、応募者管理や選考状況管理機能が優れたシステムを選びましょう。LINEやビジネスチャットに対応していると、スピーディーなやり取りが望めます。

一方、中途採用は、豊富な実務経験や優れたスキルを持つ人材を獲得することが目的です。ただし、どの企業も若くて優秀な人材を狙っており、競争率が高いのが現状です。

即戦力の働きが望める人材を獲得できるよう、求人管理やエージェント管理に優れたシステムを選択しましょう。従業員の知人や取引先からの紹介による採用も検討している場合は、リファラル採用に対応しているシステムを選んでください。

リファラル採用は採用コストを削減しつつ、人材のマッチング精度を高められる点がメリットです。

採用業務のどの部分を効率化したいか

応募者情報管理や求人管理、選考状況管理のどの部分を効率化したいか、社内で共有しておくことが重要です。採用管理システムによって得意分野が異なるため、自社の課題に応じてシステムを選ぶ必要があります。

たとえば、応募者との面接日程に多数の工数が掛かっている場合、選考状況管理に強みを持つシステムを選択してください。提出書類の受付〜面接の日程調整まで、システムに業務を一任できます。

採用業務のどの部分で工数が多く掛かっているか、自社の課題を把握してからシステムの選定作業に臨んでください。

自社が利用している求人媒体と連携しているか

自社が求人を掲載している媒体との連携性も重要なチェックポイントです。採用管理システムは、求人媒体から応募者情報を自動で収集できます。連携している求人媒体が多ければ、応募者情報を効率的に集められます。

自社に合った人材を獲得できる確率を高めるためにも、求人媒体との連携性を確認してください。

サポート体制が充実しているか

ベンダーからの手厚いサポートが期待できるかも重要なポイントです。特に、採用管理システムを初めて利用する場合、課題や疑問点が導入後に可視化されるケースもあるでしょう。ベンダーからの丁寧なサポートが望めると、トラブルも早期に解決できます。

電話やチャット、オンライン会議など、スムーズにベンダー側とコミュニケーションが取れるかを確認してください。システム導入時に運用計画や設定方法、データ活用などに関して専任担当者から指導を受けられると、システムへの理解力も高まります。

将来的な内製化が見込めるか

求人媒体や人材紹介会社への依存から脱却するのも、採用管理システムを導入する目的の一つです。外部サービスからの求職者紹介に依存している状況は、好ましいとはいえません。採用コストが継続的に発生するだけでなく、社内にノウハウも蓄積されません。

近年は、採用ページの作成〜公開までをシステム上で完結できる場合も多く、採用活動を内製化しやすい環境にあります。将来的に自社で採用活動を内製化する場合、採用ページ作成や検索エンジンへの掲載可否などを確認してください。

ユーザーからの評価が高い採用管理システム15選

多くのユーザーから支持を集める採用管理システムを15個紹介します。選定作業の参考にご活用ください。

  • HRMOS採用
  • sonar ATS
  • HITO-Link リクルーティング
  • e2R PRO
  • ジョブカン採用管理
  • HERP Hire
  • ジョブスイートキャリア
  • MOCHICA
  • クラウドハウス採用
  • 採用一括かんりくん
  • web
  • HR PRIME
  • RPM
  • HITO-Manager
  • 採用係長

HRMOS採用

HRMOS採用

HRMOS採用は、株式会社ビズリーチが提供する採用管理システムです。新卒採用と中途採用、どちらにも対応しています。HRMOS採用の特徴は、汎用性の高さです。

求人の作成〜公開までシステム上で完結でき、求人掲載に掛かる工数を大幅に削減可能です。ビズリーチやリクナビNEXT、dodaなど、複数の求人媒体と連携しており、求職者情報を効率的に収集できます。

また、エージェントの紹介依頼や招待機能も搭載しているため、募集職種に応じた求職者の推薦が期待できます。さらに、ZoomやGoogle Meet、Microsoft teamsとも連携しており、オンラインでの説明会や面接にも対応可能です。

そして、Google アナリティクスを活用すると、求人掲載の効果や流入経路などのデータを収集でき、今後の採用戦略に活かせます。

料金プラン

  • 問合せ

公式サイト

sonar ATS

sonarATS

sonar ATSは、Thinkings株式会社が提供する採用管理システムです。1台導入すれば新卒採用と中途採用、どちらにも対応できます。sonar ATSは、多くの業務を効率化できる点が特徴です。

用意されたフォーマットに必要事項を記入すれば、簡単に募集要項を作成できます。作成した求人は、ワンクリックで複数のエージェントや求人媒体へ依頼できるため、個別に対応する必要はありません。

エントリーフォームと連携すれば、すぐに応募の受付を開始できます。また、画面上に採用フローを再現できるため、現在の進捗状況を一目で把握できます。適性検査や筆記試験が途中で入るなど、長期化しやすい新卒採用の選考フローも簡単に作成可能です。

企業説明会や集団面接など、選考の日程は一元管理できるため、情報共有をスムーズに進められます。ドロップ&ドラッグで面接官の割り当てもでき、面接の日程調整に掛かる工数を大幅に削減可能です。

また、人事労務管理システムやタレントマネジメントとも連携しており、バックオフィス業務全般を効率化する目的にも活用できます。

料金プラン

  • 問合せ

公式サイト

HITO-Link リクルーティング

HITO-Link リクルーティングは、パーソルプロセス&テクノロジー株式会社が提供する採用管理システムです。ユーザーからの評価が高く、リピート率は99.2%を誇ります。HITO-Link リクルーティングの特徴は、優れた連携性です。

40種類以上の求人媒体と連携しており、卒採用や中途採用、アルバイト採用など、あらゆる採用形態に対応できます。複数のカレンダーやグループウェアとも連携し、面接の日程調整をスムーズに進められます。

また、ベンダーからの手厚いサポートが期待できるため、操作性や設定方法に悩まされる心配は要りません。

料金プラン

  • 月額50,000円~

公式サイト

e2R PRO

e2R PRO

e2R PROは、株式会社ワークス・ジャパンが提供する採用管理システムです。e2R PROは、新卒採用に特化した採用管理システムです。就職情報サイトへのエントリーやイベントの参加情報、合同説明会への参加履歴など、データに基づいて学生を絞り込めます。

システム上で自社の魅力やオフィスの様子などをまとめたコンテンツも作成でき、応募者の関心を高められます。説明会への案内をメールで自動配信すれば、応募者別に対応する必要もありません。

気になる学生にはメールやLINEで個別案内を送り、他社への流出を未然に防げます。また、採用に関する業務全般をシステム上で完結できるため、ペーパーレスを促進できます。

料金プラン

  • 問合せ

公式サイト

ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理は、株式会社Donutsが提供する採用管理システムです。システム上で採用サイトを簡単に作成できるため、求職者に自社の魅力を効果的に発信できます。完成した求人情報は、IndeedやGoogleしごと検索に掲載できます。

掲載した求人媒体から応募があった場合は、候補者の情報をシステムが自動で入力するため、担当者は入力作業を行う必要はありません。10種類以上の求人媒体と連携しており、求職者の情報を効率的に収集できます。

また、限定公開求人の作成機能も搭載しており、リファラル採用の実施も可能です。

料金プラン

  • 無料プラン(候補者30名まで)
  • ライトプラン:月額8,500円(候補者31~50名まで)
  • ライトプラン:月額30,000円(候補者51~150名まで)
  • スタンダードプラン:月額30,000円(候補者31~150名まで)
  • 候補者151~300名:月額70,000円
  • 候補者301~1,000名:月額120,000円

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HERP Hire

HERP Hireは、株式会社HERPが提供する採用管理システムです。現場で働く従業員が採用業務に携わるスクラム採用を推進するシステムとして注目されています。

スクラム採用は多様な採用手法を使い分け、マッチング精度や従業員のエンゲージメントを高められる点がメリットです。HERP Hireには、求人ページ作成や応募者情報管理、求人媒体との自動連携など、採用業務に必要な機能が標準装備されています。

労務管理システムやタレントマネジメントとも連携しており、入社後の手続きを効率化できる点も魅力です。また、FindyやWorkship、agent bankなどと連携しており、優れたスキルを持つデジタル人材の獲得が期待できます。

料金プラン

  • 問合せ

公式サイト

ジョブスイートキャリア

ジョブスイートキャリア

ジョブスイートキャリアは、株式会社ステラスが提供する採用管理システムです。中途採用を行う企業に多数導入されており、リピート率は95%以上を誇ります。60種類以上の求人媒体と連携しており、多様な人材の獲得が可能です。

オンラインエントリーを活用すると、個人情報をWebフォームから回収でき、受付業務を効率的に進められます。面接の日程調整も希望日のマッチング〜リスケジュールまでシステムへ一任できるため、工数を大幅に削減可能です。

また、TeamsやZoomと連携しており、オンラインでの選考にもスムーズに対応できます。

料金プラン

  • 月額50,000円(ジョブスイートキャリアのみ)
  • 月額70,000円(ジョブスイートフレッシャーズも利用)

公式サイト

MOCHICA

MOCHICA

MOCHICAは、株式会社ネオキャリアが提供する採用管理システムです。LINEとの連携性に優れたシステムです。説明会や面接の日程を事前に設定しておけば、求職者のLINE上で日程調整が自動で行えます。

選考結果の通知や次回選考の案内もLINE上で行えるため、応募者と何度もやり取りを重ねる必要はありません。また、応募者の個人情報や提出書類、選考の進捗状況管理など、採用業務に関する機能は標準装備されています。

料金プラン

  • ライトプラン:月額25,000円
  • スタンダードプラン:月額65,000円

公式サイト

クラウドハウス採用

クラウドハウス採用

クラウドハウス採用は、株式会社Techouseが提供する採用管理システムです。採用サイトのデザインテンプレートが豊富に搭載されており、求職者にインパクトを与えられます。

作成した採用サイトは、IndeedやGoogleしごと検索、スタンバイなど、大手求人検索エンジンに掲載できます。同社はSEO対策のノウハウを豊富に蓄積しており、検索上位の実現を望める点も魅力です。

また、専任チームからの丁寧なサポートが望めるため、採用業務における課題解決も期待できます。

料金プラン

  • 問合せ

公式サイト

採用一括かんりくん

採用一括かんりくん

採用一括かんりくんは、HRクラウド株式会が提供する採用管理システムです。ユーザビリティに優れており、新卒採用と中途採用、どちらにも対応可能です。

応募者とのやり取りや面接の日程調整はLINEで行い、コミュニケーションコストを大幅に削減できます。社内連携用にはChatworkを利用し、スムーズな情報共有を実現します。Zoomとも連携しており、状況に応じてオンラインでの選考にも対応可能です。

料金プラン

  • ライトプラン:問合せ
  • スタンダードプラン:問合せ
  • プレミアムプラン:問合せ

公式サイト

i-web

i-web

i-webは、株式会社ヒューマネージが提供する採用管理システムです。i-webは採用形態に応じて個別のモデルを選択できるシステムです。中途採用やグローバル採用、グループ採用モデルなどが用意されており、状況に応じて質の高い採用支援が期待できます。

特に新卒採用モデルは評価が高く、市場シェアNo.1を誇ります。リクナビやキャリタス就活、OfferBoxとリアルタイムで連動している点が、ユーザーから支持を集める理由です。i-webの導入によって、優秀な学生を獲得できる確率が大幅に高まります。

また、適性検査やSPIとも連携しているため、業務効率改善効果も期待できます。

料金プラン

  • 問合せ

公式サイト

HR PRIME

HR PRIME

HR PRIMEは、Micoworks株式会社が提供する採用管理システムです。LINEを積極的に活用しており、応募者とのコミュニケーションコストを削減できる点が魅力です。面接の日程調整やリマインドメールを自動化できるので、担当者は別の作業に工数を割けます。

また、学生の属性や選考状況に合わせた個別メッセージを配信し、自社への入社意欲を高めます。

料金プラン

  • LINEプラン:月額20,000円~
  • ATSプラン:月額26,500円~

公式サイト

RPM

RPM

RPMは、株式会社ZEKUが提供する採用管理システムです。派遣やコールセンター業界でシェアNo.1を誇るシステムです。応募者数や面接設定者数、採用数など、営業担当者別に案件情報を管理できます。

面接の日程調整は自動化できるため、個別対応を行う必要はありません。また、求人広告の出稿期間や掲載料金、応募人数など、各種データから求人広告の効果測定を行えます。

料金プラン

  • 問合せ

公式サイト

HITO-Manager

HITO Manager

HITO-Managerは、パーソルプロセス&テクノロジー株式会社が提供する採用管理システムです。アルバイトやパートの採用に特化したシステムです。採用サイトのデザインテンプレートはデザイナーが作成しており、オリジナリティを応募者に印象付けられます。

作成した求人は、IndeedやGoogleしごと検索、Yahoo!しごと検索など、大手検索エンジンへ掲載できます。Indeedとの強力な連携やSEO対策も期待できるため、検索上位に伴う露出量増加を実現可能です。

また、タウンワークやマイナビバイト、バイトルなど、大手主要媒体から求職者情報を自動で収集でき、管理工数を大幅に削減できます。

料金プラン

  • 問合せ

公式サイト

採用係長

採用係長

採用係長は、株式会社ネットオンが提供する採用管理システムです。52,000以上の事業所に採用されています。採用係長は、採用サイト作成〜応募者募集までを一括化できるシステムです。

会社の強みや特徴を記載したテキストは自動で作成できます。従業員が働いている様子やオフィスの画像をアップロードすると、リアルな情報を応募者へ発信できます。

作成した求人は、Indeedやキャリアジェット、スタンバイなど、合計6つの大手検索エンジンへ掲載可能です。1つの求人票を作成すればワンクリックで連携できるため、求人

票を何度も作成する必要はありません。

料金プラン

  • トライアル:無料
  • ライト:月額19,800円~
  • ベーシック:月額29,800円~
  • プロ:月額39,800円~
  • エンタープライズ:月額59,800円~

公式サイト

まとめ

担当者の業務過多や人材のミスマッチなど、採用業務では多くの課題を抱えています。採用管理システムを導入すると、応募者や求人、選考の進捗状況など、採用業務に関する情報を一括で管理できます。

担当者の業務負担を軽減できるだけでなく、スムーズな情報共有を実現可能です。ですが、初めて採用管理システムを導入する場合、自社に合ったシステムがわからない方も多いでしょう。

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