年末調整と聞くと、総務などの担当部署以外の従業員であれば「毎年、保険関連や手書き書類を提出する面倒な作業」という印象があるかと思います。従業員の年末調整書類の取りまとめ担当する部署の方は、かなりの大仕事という認識である方が少なくないのではないでしょうか。
年末調整は、従業員の給与支払いの過不足を調整するための重要な手続きです。ただ、年末調整には担当者の負担はもちろん、従業員も申告の負担が大きいため、できるだけ効率化を図りたいところです。
そんな中で近年、年末調整の電子化が進んでいます。年末調整の作業負担が軽くなるツールが普及すると共に、国税庁も年末調整の電子化を行うなど、今後のスタンダードとなる可能性が高い取り組みです。
今回は、年末調整を電子化することでどのような恩恵を受けられるのか、従業員と会社の両方の視点から解説します。
年末調整とは
1年間の間に会社から支払われた給与や差し引かれた所得税などを年末に見直し、払い過ぎた、差し引き過ぎた税金を調整することで、過不足をゼロにする作業です。
流れは、従業員が控除関連の書類を提出して申告し、会社が清算して従業員に払い過ぎであれば還付、足りなければ徴収をして、正しい納税額に調整します。税務署側には全従業員の内容をまとめて納税申告します。
年末調整手続の電子化とは
年末調整手続き電子化とは、デジタルデータを活用して申請や承認作業を行うものです。これまで、年末調整は紙媒体で行うことが一般的でしたが、多くの企業で電子化されています。データでの処理が可能になったことで、紙の申請書類を保管しておく必要もありません。そのため、年末調整に関する手続きはすべて電子媒体で実施可能です。
実際に、年末調整を含む労務管理ツールの導入は、DXツールの中で最も進んでいます。以下は、2021年に大企業500名・中小企業500名の合計1000名を対象にしたDXツールの導入状況についてヒアリングしたデータです。年末調整の機能もある労務管理ツールは6割以上が導入済みという結果が出ていて、電子化が広く普及しています。
年末調整の電子化は義務？
「年末調整の電子化は義務？」については、半分YESで、半分NOといえます。
電子化が義務化されているのは、会社から税務署への「納税申告」です。こちらは2021年1月から「当該法定調書の提出枚数が「100枚以上」であるものについては、e-Tax又はCD・DVDなどの光ディスク等による提出が必要」と記載されています。
参照：e-TAX 「法定調書のe-Tax等による提出義務化の概要について」
法定調書は、「源泉徴収票」と諸々の「支払調書」などがあります。源泉徴収票も転職した方であれば前職分の源泉徴収票もありますし、支払調書も会社の形態によって枚数が変わるので、対象かどうかは従業員数では判断がつきません。会社規模では、資本金1億円以上の企業は電子申告が義務となっています。対象であるにも関わらず、電子申告でなく紙書類で申告すると申告書は無効扱いとされてしまい、無申告と同じ扱いになります。
従業員と企業間の年末調整手続きの電子化については、義務ではありません。
しかし、国税庁から従業員と企業間の手続きについても電子化も推奨されています。従業員の情報から電子化することで、企業は効率的に年末調整を完了することができます。
年末調整の電子化のやり方・備えるべきこと
年末調整を電子化するためには、備えておくべきこともあります。ここでは実施しておくべ2つの準備を紹介します。
年末調整の電子化に対応するシステムを導入する
年末調整の電子化を実現するためには、ただエクセルで表を作成すれば良いというわけではありません。適切なフォーマットを自動で用意できたり、データ共有をオンラインで実施できるクラウドツールを提供するサービスの利用が求められます。なので、それに対応したシステムの導入が必要です。
年末調整向けのサービスを活用することで、迅速な年末調整環境の整備に役立つのはもちろん、導入前後のサポート対応も整っているため、自社に必要な機能や運用環境整備を確実に実現できます。
電子署名が行える環境を整える
電子署名が可能な環境を整備が必要です。メール等を使って申告書を提出する場合、それらには電子署名を付与したり、パスワードをかけたりする必要があるため、手軽に付与できる環境を用意する必要があります。年末調整システムによっては、電子署名機能を搭載しているサービスもあるため、必要となる場合は確認しておくと良いでしょう。
年末調整の電子化で得られるメリット
控除計算が不要になる
従業員が電子申請によって作成した年末調整申告書データをそのまま利用できるようになります。そのため、会社側で計算を行わなくともそのまま手続きを進めることができるようになり、控除額計算が不要になります。
確認作業が簡素化される
電子化によってヒューマンエラーのリスクが小さくなるため、確認や修正の負担も大幅に軽減されます。
ペーパーレス化によるコストパフォーマンス改善が期待できる
ペーパーレス化することで、書類を保管するためのスペースやファイルの用意に伴う費用を軽減し、オフィスの縮小によって賃貸費用を抑えることも可能です。
クラウド人事労務サービスを導入した企業の事例
年末調整の電子化をするには
年末調整の電子化を進める上で知っておきたい電子化の方法や具体的なメリットについて解説しました。
年末調整システムを導入すると、人事担当者と従業員の作業負担を削減できる点がメリットです。年末調整額の計算や各種帳票作成、作業の進捗状況管理など、年末調整に関する多くの業務をシステムへ任せられるため、人事担当者は別の作業に時間を割けます。
一方、従業員にとっても質問内容に答えていけば申告書を自然と作成できるため、人事担当者とやりとりをする機会を大幅に削減できます。
当社ディップ株式会社は、人事労務部門を効率化するサービス「人事労務コボット」を提供しています。年末調整の電子化だけではなく、入社手続きや雇用契約はスマホで行え、最短当日に手続きを完了できるという、スピーディな業務の実現をサポートします。
提供するDXソリューションは、バックオフィスとセールスの双方に適用可能です。DX推進を検討の際には、お気軽にご相談ください。