- 目的
- 契約書、年末調整書類のデジタル化
- 店舗での書類保管の廃止
- 課題
- 店長が採用手続きに関する事務作業に時間を取られてしまっていた。
- 契約書などの個人情報が記載されている書類が、店舗保管だったので保管リスクがあった。
- 年末調整で1,000枚以上の用紙の配布と回収、記載内容のチェックに時間がかかっていた。
- 結果
- 契約書の説明にかかっていた時間が半減された。
埼玉、千葉、東京、茨城でサーティワンアイスクリーム・シュークリーム専門店ビアードパパのフランチャイズ事業を展開している、有限会社ヒロシマ様。各店舗の店長が、面接から入社手続きの書類回収までを担当している状況で、もっとお店の売上に繋がる仕事に専念させたい、という考えから、労務のデジタル化を決意。複数のサービスを検討した結果、もっとも使いやすく、導入コストも安価な「人事労務コボット」を選択。今回は、総務責任者として本社で労務管理をされている、取締役総務部長佐々木征一様に、お話を伺いました。
| 社名 | 有限会社ヒロシマ |
|---|---|
| 事業内容 | サーティワンアイスクリーム・シュークリーム専門店ビアードパパのフランチャイズ事業 |
| 資本金 | 750万円 |
| 設立 | 平成元年4月 |
| 従業員数 | 270名（アルバイト含む） |
| URL | https://6aqk3uvo.jbplt.jp/ |
事業について
ヒロシマ様の事業について教えてください
佐々木様：弊社は、サーティワンアイスクリーム・シュークリーム専門店ビアードパパのフランチャイズ事業を展開しています。現在は、サーティワンの店舗を、千葉で10店舗、埼玉で8店舗、東京で1店舗運営しており、ビアードパパは、埼玉1店舗、千葉2店舗、茨城1店舗で、合計23店舗を運営しています。スタッフは全23店舗と、この本社をあわせて社員40名、アルバイトスタッフ230名が働いています。
毎月の採用人数について教えてください。
佐々木様：時期によって変わるのですが、毎月10名程度を採用したいと思っています。ただ、店舗によって募集人数はマチマチなんです。駅に近い店舗だと、それなりに募集もあって、毎月合計で20件ぐらいは応募があるんですが、駅から遠くて、車で通うような店舗は、募集を出しても、なかなか応募いただけないことがあるんです。
導入の決め手は“使いやすさ”と“サポート”
労務のデジタル化に取り組まれたきっかけを教えてください。
佐々木様：実は労務のデジタル化については、特にしなければならないという事ではなかったんです。でも、時代的にデジタル化が必要だなと、漠然と考えていたときに、たまたまディップさんではない会社から、営業の電話をもらったのが、導入のきっかけなんです。
その会社のサービスを確認しているタイミングで、ディップさんからもメールが来たんです。普段なら、そんな営業メールはほとんど見る事ないんですけどね。
なぜ人事労務コボットを選ばれたのでしょうか？
佐々木様：まず、操作がしやすいという点です。私が機械音痴なので。。。「人事労務コボット」は、直感的に操作ができるので、PCが苦手な私でも、簡単に操作ができました。それと、サポートですね。もちろん、価格が安いというのもメリットですが、導入時の設定など、私ができない所は、ディップのご担当者さんには色々とやっていただきました。ほとんど丸投げですね（笑）
それは、どのような作業ですか？
佐々木様：弊社の場合、契約書が店舗ごとに違うんです。また、店舗でもアルバイトスタッフごとに、契約書の内容が違う場合があるので、1店舗で２、３種類の契約書が存在します。それを、全店舗分「人事労務コボット」に登録するのが大変で、その作業に関しては、ディップさんに丸投げさせていただきました。
まずは年末調整から活用をした
人事労務コボット導入前の採用手順を教えてください。
佐々木様：面接は、店舗で店長が担当します。採用が決まると、LINEで連絡が来ます。その後、契約内容の説明で、採用者の方には店舗へ来てもらっています。その時の契約書は店舗でプリントアウトしていました。説明しながら、その場で書けるところは、書いていただき、持ち帰って捺印したものを、最初の出勤日に持ってきてもらいます。
入社手続きの書類は、店舗でスキャンして、本社に送ってもらいます。書類の原本は、各店舗保管でした。
年末調整に関しても、1人4枚の用紙を人数分用意するので、1,000枚以上を用意していました。それを、店長がスタッフに配布して、回収。回収した書類は、エリアマネージャーが引き取りに行くか、郵送で本社へ送っていました。
人事労務コボットの導入はスムーズに行きましたか？
佐々木様：導入は、入社手続きからではなく、時期的に年末調整からのスタートでした。導入前は、年末調整の原本をプリントアウトして、会社名などを記載し、書き方見本を用意してなどなど、準備に時間が掛かっていました。その後も1,000枚以上の用紙を回収し、記入漏れ、添付書類の不備などを確認があるので、大変でした。
「人事労務コボット」導入後は、確認作業は無くならないけど、PCでチェックできるので、大量の用紙は見なくて良くなったし、それを税理士の先生に送る手間も無くなりましたね。税理士の先生も、「便利になった」と言っていましたよ。
その後に入社手続きの対応もしたのでしょうか？
佐々木様：はい。契約書類の設定とかは、同時に進めていましたが、年末調整での導入後に、全社員の契約書デジタル化と、新しいスタッフの入社手続きに「人事労務コボット」を活用しています。
店長には事務作業より店舗の仕事に集中してもらいたい
導入後の採用手順は変わりましたか？
佐々木様：採用後に1度来店してもらい、契約書の説明を対面でするのは、会社の方針で変えていないんです。ただ、その時間も、導入前は2時間以上かかっていたのが、いまは、その場で書いてもらう事がなくなったので、半分の1時間程度になりました。また、個人情報が記載されている書類が、店舗保管というのも心配ではあったので、そういうリスクも軽減されたと思いますね。
あとは、マイナンバーのやり取りですが、これは、店舗で回収するのではなく、採用した方から直接本社へ送ってもらっていました。ただ、マイナンバーカードの表面だけのコピーだったり、レアケースですがマイナンバーカード原本が送られてきてしまって、それを返却したり、裏面のコピーを再取得する連絡をしたりと、手間も郵送コストもかかっていました。
それがいまは、WEB上で完結するので、郵送の費用も、保管リスクも無くなりましたね。
既存スタッフの契約書のデジタル化は一斉におこないましたか？
佐々木様：はい一斉に切り替えました。もともとWEBの給料明細を採用しているので、スタッフのメールアドレスは取得していました。あとはコボットから一斉メールして、スタッフがスマホで入力をしてもらうだけだったので、全体的には問題なく進みましたが、コボットの仕様上できない事や、入力ミスを修正したい、などの問い合わせがありましたね。
人事労務コボット導入で店長の事務作業は軽減されましたか？
佐々木様：プリントして、配布して、回収して、回収が遅れれば催促して。そういった事務作業は軽減されたと思います。また、店舗で個人情報を保管しているので、そのストレスとか、退職者の書類を、別ファイルにまとめて保管しておくなど、大変だったと思います。いまは、それがなくなったので、事務作業も、ストレスも軽減されました。
採用したスタッフさんの反応はいかがでしょうか？
佐々木様：以前は、身分証明証、マイナンバーや、車で通勤するスタッフには、自賠責保険などもコピーして提出してもらっていました。コピーを取りに行くのも大変でしょうし、全ての書類を揃えるのも大変ですよね。それが、いまはスマホで撮って、「人事労務コボット」に上げるだけだから、便利になったと思いますよ。
最後に、導入を検討される企業へアドバイスをお願いします。
佐々木様：最適な社員数がよくわからないのですが、弊社のように他店舗で距離が離れていて、働くスタッフの数が多い会社には、最適なシステムだと思います。
これから、色々な物がシステム化、デジタル化されていくと思うので、「まずははじめてみよう！」と考えているご担当者様には、使ってみるのがいいと思いますよ。