【比較】勤怠管理システムとは?導入のメリット・選び方・おすすめシステム10選

2022/07/21 コボットコラム
勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻や適切な労務管理を行うためのシステムです。「業務効率化」「コスト削減」「ペーパーレス化」「リモートワークや新しい働き方への対応」など、さまざまなメリットが期待できます。

しかし、自社の勤怠ルールに最適なシステムを選択しないと、業務量やコストの増大となる可能性もあります。今回は、勤怠管理システムの選び方、そして導入前に経営者層や人事担当者が知っておくべき注意点についても解説します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻の管理や、休暇遅刻残業の申請など、勤怠管理に必要な業務を行うためのシステムです。

従来は、紙カード方式のタイムカードや紙の申請書類を活用して勤怠管理を行うことが一般的でした。しかし、勤怠管理システムの導入によって、集計管理のための時間と手間を省き、業務効率化や人手不足解消、人件費削減などの効果が期待されています。

また、近年では、より厳しい労務管理が求められる一方で、リモートワーク等の新しい働き方にも柔軟に対応することも求められており、組織における勤怠管理の重要性はますます高まっています。

そのため、勤怠管理システム導入は、より複雑化・高度化する勤怠管理の悩みを解決するためのツールとしても大きな注目を集めています。

勤怠管理システムの種類

現在、勤怠管理システムは多くのベンダーから販売されていますが、分類すると大きく3つのタイプに分けることができます。どのタイプを選ぶべきかは、現在自社がどのような勤怠管理を行っているか、もしくはこれからどのように勤怠管理を行っていきたいかによって判断する必要があります。

基本機能活用型

勤怠管理システムの基本的な機能をそのまま利用するタイプが「基本機能活用型」です。基本的な機能をそのまま利用すれば、オプション機能を追加したり、カスタマイズしたりする必要がないため、その分コストを抑えることができます。

勤怠管理システムの基本機能の一例

  • ・打刻管理(出勤/退勤)
  • ・各種申請の管理(休暇/遅刻/残業等)
  • ・シフト管理
  • ・アラート

複数機能型

勤怠管理システムを提供しているシステム会社は、他にも給与システムや経費精算システム、人事管理システムなど、同時にさまざまなサービスを提供している場合があります。

これら勤怠管理以外の複数のバックオフィス機能を持ったシステムを導入することで、人事担当者の業務に必要なシステムの一元化を行い、さらなる業務効率化やコスト削減を期待できます。

勤怠管理システム以外の複数機能の一例

  • ・人事管理(入社処理・雇用契約・年末調整・スキル管理)
  • ・給与管理
  • ・経費精算
  • ・請求書作成
  • ・会計ソフト
  • ・電子契約(契約業務のオンライン化) など

カスタマイズ型

勤怠管理システムの基本機能や追加機能だけでは、人事担当者の業務効率化を図れないケースもあります。その場合には、自社の就業規則や勤務形態に合わせたカスタマイズを依頼することで、より理想的なシステムに近づけることが可能です。

当然のことながら、カスタマイズには追加費用やシステム改修のための工期が必要となります。そのため、改修期間やテスト期間、サービスイン時期、予算感など、より計画的な導入検討を行う必要があります。

勤怠管理システム導入で得られるメリット

では、勤怠管理システムを導入することによるメリットにはどのようなものがあるでしょうか?ここでは、勤怠管理システムを導入することで得られるメリットについて解説します。

人事担当者と現場社員の業務効率化

勤怠管理システムを導入することによる大きなメリットは、これまで人事担当者が手作業で入力・修正を行っていた労働時間の集計作業が自動化されることです。

また、日常的な申請・承認作業がシステム化されることにより、現場社員とその上司の負担が減ることになり、組織全体の業務効率化が期待できます。

労務管理の強化

働き方改革の推進により、企業の人事担当者は、これまで以上に適切な労務管理が求められています。

勤怠管理システムは、出退勤状況や労働時間をリアルタイムで把握することができます。また、法定労働時間を超える可能性がある場合には、事前に人事担当者に通知をするアラート機能を兼ね備えたシステムも多くあります。

そのため、“気づいた時には、すでに法定労働時間を超えていた”といったトラブルを未然防止することができます。

人件費やシステム費用のコスト削減

これまで人事担当者が手作業で行っていた集計作業の負担が減り、人事担当者の労働時間を削減することができます。また、労働時間をリアルタイムで把握することができれば、残業時間の多い社員の業務量の調整を行うことで残業時間の削減にもつながります。

その結果、組織全体の人件費コストを削減することができます。

さらに、企業によっては従業員の雇用形態ごとに勤怠管理方法や打刻システムが異なるケースもあります。さまざまな雇用形態も一元管理できる勤怠管理システムを導入することにより、システム費用のコスト削減も期待できます。

ヒューマンエラー防止で、正確な情報管理

紙カード方式のタイムカードや紙の申請書類は、データ集計をする際、パソコンで手入力を行うため、誤入力や記載漏れなどが起こりやすくなります。また、紙による管理は、紛失リスクもあります。

システムによる勤怠管理を行うことで、ヒューマンエラーを防ぎ、人事や給与支払に関わる大切な情報を安全・正確に管理することができます。

ぺ-パーレスによるサスティナビリティへの貢献

勤怠管理システムを導入することにより、紙による各種申請書類を廃止することができます。ペーパーレス化は、紙の経費削減はもちろん、書類を管理するスペースの削減、エコへの貢献も可能です。つまり、組織としてのSDGs活動のアピールにもつながります。

リモートワーク等、新しい働き方の推進

多様な働き方の代表例には、テレワーク・フレックスタイム制・時短勤務などがあります。働き方改革の推進により、これらの制度がさらに普及すれば、人事担当者の業務は、今後、さらに高度化・複雑化していきます。

勤怠管理システムには、このような多様な働き方への対応に役立つ機能を兼ね備えたものも多くあり、人事担当者の業務の負担減・効率化が期待されています。その結果、新しい働き方への対応もスムーズに進み、組織としての積極的な推進にもつながるというわけです。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの選び方

それでは、実際に勤怠管理システムを導入する際、人事担当者はどのようなポイントでシステム選定を行うべきでしょうか?現在、勤怠管理システムは、数多くの会社からリリースされていますので、自社の勤怠ルールに適したものを選ぶ上でのポイントを紹介しましょう。

基本的な機能のみを利用するか、カスタマイズが必要か

勤怠管理システムは、従業員1人あたり月200円や300円など、安価な金額から利用できるものもあります。まだ従業員数も少なく、勤怠ルールも比較的シンプルな組織であれば、市販の勤怠管理システムの機能・仕様をそのまま活用することで、大きな導入メリットを得られる可能性が高いといえます。

しかし、数百名以上の大きな人数規模の組織、正社員・派遣社員・契約社員などさまざまな雇用形態の従業員を抱える組織、他にも時短社員・リモートワークなど新しい働き方への対応を開始している組織は、勤怠ルールが複雑になりがちです。

勤怠ルールが複雑であればあるほど、また、従来の勤怠ルールをそのまま活かそうとすればするほど、新たな勤怠管理システムに求められる複雑性は高まり、カスタマイズが必要となります。

カスタマイズには追加費用がかかりますが、どれくらいかかるかはシステム会社による個別ヒアリングが必要となります。まずは、できるだけ理想イメージに近い勤怠管理システムを提供しているサービスを見つけ、問い合わせを行いましょう。

勤怠管理以外の機能で業務メリットがあるか

勤怠管理システムは数多くのシステム会社からリリースされていますが、その機能は少しずつ異なります。基本的な勤怠管理システム以外の機能を活用することで、自社の業務にどのようなメリットがあるか、またその効果はどれほどのものかといったポイントに着目し、システム会社を選ぶという方法もあります。

ただし、勤怠管理以外の複数の機能を利用する場合には、より高位のプランを選択したり、追加オプションを支払ったりする必要があります。

システムの一元化を目指すあまりコストが膨大となったり、勤怠管理以外の機能ばかりにこだわることでシステム導入プロジェクトが円滑に進まない事態に陥ってしまったりしてしまっては本末転倒です。

スマホなど社外からアクセス利用する必要があるか

勤怠管理システムには、主に社内サーバー内のみアクセスが可能な「オンプレミス型」と呼ばれるものと、ネット環境問わず社外からでもアクセスが可能な「クラウド型」と呼ばれるものがあります。

社外環境での業務(出張・営業など)やリモートワークをはじめ、社外からシステムにアクセスする従業員が多い組織は、社外からカンタンにアクセスできる「クラウド型」の勤怠管理システムが向いています。「クラウド型」は、「オンプレミス型」に比べてセキュリティリスクが高いというデメリットはあるものの、費用の面では「クラウド型」のほうが安価に導入することが可能です。

ちなみに、現在リモートワークを積極的に推進していない組織であっても、社会の変化スピードは著しく、少し先を見据えて検討を行いましょう。

主な勤怠管理システム

ここからは、特に多くの企業で導入されている代表的な勤怠管理システムを紹介します。

バイバイタイムカード

バイバイタイムカード

株式会社ネオレックスが提供する「バイバイタイムカード」は、タイムカードやタイムレコーダーを利用した出退勤時刻の管理と、その集計作業を自動化するクラウド型の勤怠管理システムです。

専任のコンサルティングチームが企業ごとに異なる就業規則や集計方法のヒアリングを行い、最適なシステム設定を行います。

料金プラン

  • ・要問い合わせ

公式サイト

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、出勤管理・シフト管理・有休管理・残業管理など、勤怠管理業務に必要な全ての機能を備えたクラウド型の勤怠管理システムです。ICカード打刻・指静脈認証打刻・LINE打刻・Slack打刻などさまざまな打刻方法に対応しており、職場環境や働き方に合わせた管理が可能です。

30日間の無料お試しサービスや充実したサポート体制も支持され、これまでに7,0000社以上の導入実績があります。

料金プラン

  • ・1人200~500円/月

公式サイト

Touch on Time

Touch-On-Time

株式会社デジジャパンが提供する「Touch on Time」は、勤怠管理に特化した機能でさまざまな就業ルールへの対応が可能なクラウド勤怠管理システムです。導入企業の多くが利用している独自の打刻専用タイムレコーダーだけでなく、指静脈認証やICカード認証のタイムレコーダーなどにも対応しています。

また、給与管理システムとの連携にも力を入れており、マネーフォーワードクラウド給与や給与奉行クラウドなどさまざま給与関連システムとのデータ連携も可能です。

料金プラン

  • ・初期費用無料、1人300円~/月

公式サイト

jinger勤怠

jinjer勤怠

「jinger勤怠」は、jinjer株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。法改正の内容を自動でアップデートする機能を有しており、導入によって労務管理リスクの低減が可能となります。

また、「jinger給与」や「jinger人事」など、追加オプションを支払うことで給与計算・入退社手続き・年末調整など勤怠管理以外の機能も充実させることができます。

料金プラン

  • ・1人400円~/月

公式サイト

KING OF TIME

KING OF TIME

「KING OF TIME」は、株式会社doubLeが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。月額1人300円という低価格な金額ながら、充実した勤怠管理機能と、多様な打刻方法に対応したシステムが特徴です。

また、初期にかかる契約費用は無く、導入時にかかる費用は必要となる打刻機の台数分のみ(PCやスマホ打刻であれば無料)。ランニングコストの計算方法は、打刻人数×300円/月(税別)=月額ランニングコストとなり、登録人数分が課金されないという点も特徴です。

料金プラン

  • ・1人300円/月

公式サイト

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠

株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワードクラウド勤怠」は、シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、さまざまな就業ルールにも対応可能なクラウド型の勤怠管理システムです。

Money Forwardシリーズは、このクラウド勤怠以外にも、給与計算・経費精算・請求書作成・人事管理・会計ソフトなど多様なサービスがリリースされています。これらのシステムとの連携が可能であるため、すでにMoney Forwardシリーズを利用している企業や、勤怠管理以外のサービス導入も同時に検討している企業におすすめです。

特に、「Money Forward 給与」は、「Money Forward クラウド勤怠」で集計を行った勤怠情報をワンクリックでデータ連携できるので、大幅な業務効率化が期待できます。

料金プラン

【基本料金】

  • ・スモールビジネス(小規模事業者向け):2,980円/月(年額プラン)
  • ・ビジネス(中小企業向け):4,980円/月(年額プラン)
  • ・従業員数51名以上の企業:要見積

【人数課金】

  • ・1人300円/月

公式サイト

リシテア/就業管理クラウドサービス

リシテア就業管理クラウドサービス

「リシテア/就業管理クラウドサービス」は、株式会社日立ソリューションズが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。勤務状況・残業時間をリアルタイムに把握できるだけでなく、組織内の職種や個人ごとにアラートが出る数値を設定することができるため、フォローが必要な従業員を直感的に把握することが可能となります。

このリシテアシリーズは、勤怠管理以外の人事系システムも充実しており、オプションを追加することで給与管理・人事管理・スキル管理など人事関連業務をワンストップで行うことができます。

料金プラン

  • ・1人350円~/月

公式サイト

TeamSpirit

TeamSpirit

「TeamSpirit」は、株式会社チームスピリットが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。高いセキュリティ認証システムとして高い評価を得ているTrust(Salesforce Platformセキュリティ認証)を採用しており、オフィスでもテレワークでも安心して利用することができます。

また、複雑な働き方にも対応し、フレックスタイム制・固定労働時間制・変形労働時間制など、さまざまな勤務体系の労働時間の自動計算も可能です。さらに、費用はそのままで、勤怠管理以外にも、工数管理や経費精算、電子稟議、社内SNSなどの機能も利用できるのは嬉しいポイントです。

料金プラン

  • ・TeamSpirit:初期費用:150,000円、月額費用:従業員1人600円
  • ・TeamSpirit HR:初期費用:250,000円、月額費用:従業員1人900円+人事担当者1人900円
  • ・TeamSpirit Leaders:初期費用:200,000円、月額費用:従業員1人600円+リーダ1人6,000円
  • ・TeamSpirit EX:要見積

公式サイト

スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカード

株式会社スマレジが提供する「スマレジ・タイムカード」は、“0円で始める”ことができるクラウド型の勤怠管理システムです。

シンプルに勤怠管理の機能のみ利用する場合、従業員30名までの組織であれば無料で利用することが可能です。また、無料のスタンダードプラン以外であれば、勤怠管理以外にも、シフト管理・給与計算・年末調整などの機能も利用することができます。

プレミアムプラス、エンタープライズのプランには、事業所ごとの“離職率”を確認する機能もあります。

料金プラン

  • ・スタンダード/月額0円(30名まで。31名以上は、+1名につき110円)
  • ・プレミアム/月額2,200円(10名まで。11名以上は、+1名につき330円)
  • ・プレミアムプラス/月額4,400円(10名まで。11名以上は、+1名につき440円)
  • ・エンタープライズ/月額6,600円(10名まで。11名以上は、+1名につき660円)

公式サイト

kincone(キンコン)

kincone

株式会社ソウルウェアが提供する「kincone(キンコン)」は、低価格で利用することができるクラウド型の勤怠管理システムです。基本的な勤怠管理機能以外にも、他社サービスとの連携も充実している点や、交通費の自動計算機能も利用できる点も大きな特徴です。

交通費精算機能は、交通系ICカード・モバイルSuicaで利用した公共交通機関の区間・料金を自動計算し、現金支払いの場合はデータ入力によって管理を行います。

料金プラン

  • ・初期費用無料、1人200円/月、

公式サイト

勤怠管理システム導入前に知っておくべき注意点

ここまで、勤怠管理システム導入によるメリットを中心に解説をしてきました。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、必ず業務効率化やコスト削減が達成できるというわけではありません。むしろ、システム導入によって業務量の増大・コスト増大となってしまう可能性も。

最後に、勤怠管理システムを導入する前に、人事担当者が知っておくべき注意点を確認しておきましょう。

勤怠ルールに合ったシステムを選ばないとコストが増大する

たとえば、自社の勤怠ルールを正確に把握しないままシステム導入をしてしまうと、後になって「これができない」「あれができない」といったことが発覚するケースも珍しくありません。また、勤怠管理システムを提供する側のコンサルティング担当者が、正確に自社の勤怠ルールを把握せずに導入を推し進めるケースも同様です。

このような場合は、追加でカスタマイズ費用を支払うことでシステム課題を解決する方法もありますが、当然ながら工期も費用も増大する一方です。システム導入は決定したものの、カスタマイズ費用だけが積み重なり、一向にサービスの利用開始ができないという負のスパイラルに陥らないよう注意が必要です。

人事担当者は、システムに詳しいわけではありません。新たなシステムを導入する際は、必ずシステムや社内業務フローに詳しいメンバーも含めてプロジェクトチームを組むことが大切です。

導入前後に現場への負担・混乱が生じることも覚悟しておく

新たな勤怠管理システムを導入する際は、現行の勤怠管理システムと並行する期間が発生するものです。並行期間においては、現行システムと新たなシステムでの管理作業が重複するため、一時的ではあるものの、人事担当者の事務作業量が膨大になることが想定されます。

また、新たなシステム導入直後には、ユーザーとなる従業員からのさまざまな問い合わせやシステム不具合への対処が迫られるケースもあります。

勤怠情報は、給与支払に直結する大切なものです。トラブルを最小限に抑えるために、事前テストを繰り返し行う期間を設ける必要があります。

システムに合わせた勤怠ルールの検討も必要となる

従業員の規模が数百名以上となると、勤怠ルールも複雑化していきます。細かな現行の勤怠ルールをすべて新たに導入する勤怠管理システムで再現できるに越したことはありません。

しかし、完璧を目指せば目指すほど、カスタマイズのための工期・テスト期間が長くなり、コストも増え、さらには導入時期も先延ばしとなってしまう可能性もあります。そのため、新システム導入の際は、割り切ってシステムに合わせた新たな勤怠ルールを検討するなど柔軟な発想を持つことが求められます。

また、勤怠管理システムの導入にはさまざまなメリットがありますが、導入によって何を一番に実現したいのか、組織としてのプライオリティを決めて機能の取捨選択をしていく考えも必要となります。

まとめ

勤怠管理システムの種類やメリットについて解説しました。

勤怠管理システムの導入は、業務効率化やコスト削減、労務管理、新しい働き方への対応、DX推進、SDGs推進など、多くのメリットを期待できます。しかし、「どの勤怠管理システムでも、だいたい一緒だろう」という軽い気持ちでシステム選定を行うと、後から取り返しのつかないことになるケースもあるため注意が必要です。

最新の勤怠管理システムには、無料のお試し期間を設けているもの、導入時に丁寧なヒアリングを行い、導入後も手厚いフォロー体制を提供してくれるシステムもあります。自社の勤怠ルールに最適な勤怠管理システムを選択するために、積極的な比較検討を行いましょう。

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