【比較】年末調整をクラウド化するには?主要システム10選

2021/12/14 コボットコラム
年末調整のクラウド化

年末調整をクラウド化できるシステムを10種類紹介し、比較しながらそれぞれのツールをわかりやすく解説します。システムの選び方のポイントも紹介。

年末調整の手続きをクラウドシステムで遂行することで、業務効率化やコスト削減などの恩恵を受けることができます。ただ、導入前にはあらかじめ適切なサービス選びを心がけておかなければ、クラウドシステム導入の効果を最大限発揮することができません。

今回は、そんな年末調整対応のクラウドシステム導入の際、気をつけておきたい選び方のポイントについて解説していきます。

年末調整で発生する業務とクラウド化で効率化できること

そもそも、年末調整においてはどのような業務が発生するのでしょうか?クラウドシステム導入によって、どれだけ業務を解消できるのか確認しておきましょう。

控除証明書を書面で受領

まず必要となるのが、控除証明書の受領です。企業で働く従業員は、保険会社などから控除証明を受け取ることで、年末調整の申請手続きを進めることができます。

ただ、こういった証明書の発行は紙媒体で受け取るとなると、到着までに時間がかるだけでなく、紛失してしまうと、再発行までまた時間を必要としてしまうため効率的ではありません。

クラウドシステムによって年末調整を行えるようになれば、こういった従業員の受け取り手続きを電子化し、オンラインで簡単に受領できるようになります。紛失の恐れもなくなるため、身の回りをスマートにしたい会社には嬉しい機能です。

書面内容を手書きで転記して控除額を計算・記入

証明書を受領した後は、手書きで書面内容に記載された控除額を申請書に転記し、記入しなければなりません。場合によっては手動で計算も行わなければならず、計算ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすく、修正対応が何度も起きてしまう場合もあります。

こういった事態を回避できるのが、クラウドシステムです。申請内容はそのままあらかじめ用意されたフォーマットへ自動で転記、あるいはちょっとした入力作業で記入できるため非常に便利です。

何度も同じ計算をする必要もなく、申請書の確認も瞬く間に終えられるため、忙しいタイミングでもスムーズに業務を遂行できます。

年末調整対応のクラウドシステムの選び方

近年年末調整対応のクラウドシステムは数多く登場しています。多くのサービスの中から、どのサービスを選べば良いのでしょうか?ここでは、システム選びのポイントに関して、特に重要性の高い2点について解説します

既存の年末調整における課題を解消できるシステムを選ぶ

一つ目のポイントは、既存の年末調整における課題を解消できることです。

新しいシステムを導入する際には、その導入目的として、優先度の高い課題を解消できるかどうかが重要です。クラウドシステムを導入する前には、自社で真っ先に解決すべき年末調整の課題を明らかにしておくことが大切です。

従業員のユーザビリティに配慮したシステム導入を進める

初めてクラウドサービスを利用する場合には、従業員のユーザビリティにも入念に配慮する必要があります。

これまでICTを活用してこなかった会社の場合、従業員がクラウドの扱いに慣れておらず、導入後にトラブルが頻発する可能性もあります。こういった事態を回避するためにも、システム導入前に、その製品が初心者向けであるかどうか確認しておいた方が良いでしょう。

既存システムとの互換性を確認する

クラウドシステムには、他の業務領域のシステムともデータベースで連携し、さらなる効率化が望めるというメリットもあります。システムの導入前には、自社ですでに運用しているクラウドサービスとこれから導入予定のサービスが連携可能かどうかをチェックしておくと良いでしょう。

【比較】クラウド型の年末調整システムまとめ

年末調整のクラウドシステム

ここからは、主要なクラウド型の年末調整システムを比較していきます。どのような機能の違いがあるのか確認してください。

奉行年末調整申告書クラウド

奉行年末調整申告書クラウドは、株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供する年末調整業務の効率化や自動化に特化したサービスです。

従業員にWebで年末調整資料を提出してもらうことで、申告書の配付や回収作業、給与計算システムへのデータ入力を自動化できるため、年末調整における負担の大きい業務はすべて解消することができます。

7,000社の導入実績を誇るため、そこから得たノウハウを活かし、最適なソリューション活用のサポートにも対応できることが強みです。

料金プラン:

  • ・年間利用料:8,000円
  • ・月額33円/人

公式サイト:

オフィスステーション年末調整

オフィスステーション年末調整は、株式会社エフアンドエムが提供する、従業員の年末調整における負担軽減を第一に考えるクラウドシステムです。

年末調整のペーパーレスを実現するだけでなく、従業員がPCやスマホから簡単に申請できる仕組みを実装可能であるため、最短3分という驚きのスピードで申請を完了可能です。

従来の方法に比べて100時間以上も短縮できる可能性を秘めており、業務改善を検討している場合には積極的に活用したいサービスといえます。

料金プラン:

  • ・製品登録料:11万円
  • ・月額利用料:550円/人〜

公式サイト:

マネーフォワード クラウド年末調整

マネーフォワード クラウド年末調整は、株式会社マネーフォワードが提供する、年末調整における書類配布から入力、回収、提出に至るまでをワンストップでクラウド対応可能にするサービスです。

従来では不可欠だった紙の書類もこちらのサービスを利用すれば簡単に行えるため、迅速なペーパーレス化を実現します。税額の自動計算はもちろん、行政機関への電子申請手続きもシームレスに行えるため、担当者の負担軽減に役立ちます。

料金プラン:

  • ・2,980円/月〜

公式サイト:

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、株式会社 DONUTSが提供する、従業員情報をデータベースで一元管理し、あらゆる労務業務をクラウドでワンストップ対応できる環境を実現するクラウドシステムです。

従業員情報をただ記録しておくだけでなく、入退社や扶養・氏名変更手続きなどを含むあらゆる手続きをサポートしてくれるため、従業員の入社・退職やお金の流れを正確かつ迅速に把握できます。

料金プラン:

  • ・無料プランあり(一部機能制限)
  • ・月額400円/人〜

公式サイト:

SmartHR

大量の書類印刷や封入、配送といった雑多の業務も発生する年末調整ですが、これらすべての無駄と時間を解消するために登場したのが、株式会社SmartHRが提供するSmartHRです。

従業員情報はスマホやPCから簡単に登録することができ、収集情報は給与計算ソフトと連携して運用もできます。源泉徴収票もウェブで確認できるため、紙媒体を増やしてしまう心配もありません。

料金プランが豊富に用意されており、ニーズや会社の規模に合わせてプランを選択し、機能をカスタマイズできることもポイントです。

料金プラン:

  • ・スモールプラン:要問い合わせ
  • ・スタンダードプラン:要問い合わせ
  • ・プロフェッショナルプラン:要問い合わせ

公式サイト:

Edge Tracker

PCやスマートフォンを利用し、年末調整における各種申告書を作成できるのが、株式会社ミロク情報サービスが提供するEdge Tracker(エッジトラッカー)です。

扶養控除等異動申告書や保険料控除申告書など、年末調整に必要な各種申告書を使い慣れたスマホから行うことができ、ユーザビリティに優れています。慣れないシステムや紙の申告書を使うよりも馴染み深いため、ヒューマンエラーのリスクを小さくできることが強みです。

また、障害者手帳など紙の書類を活用したい場合には、画像スキャン機能を使って、電子データとして簡単に保存ができます。紙とデジタルを分ける必要がないため、管理が簡単です。

2年目からは、前年の申告書データをボタン一つで流用することが可能です。保険料控除のような申告内容が変化しない項目の記入に活躍します。

料金プラン:

  • ・要問い合わせ

公式サイト:

年調ヘルパー

年調ヘルパーは、株式会社クリックスが提供するサービスで、主管部門と申告者双方で発生する年末調整における負担に注目し、両方の課題解決に対応することができます。

項目一つひとつをわかりやすく入力できるユーザーインターフェースを導入し、初めてのクラウド利用であっても混乱を最小限に抑えて運用が可能です。従業員がいつでもどこでも申告できる仕組みを備え、業務時間の圧迫を最小限に抑えているため、組織の業務効率化にもつながります。

自動計算機能を使えば、深刻そのものの手作業も減り、業務を自動化できるため、繁忙期でもミスなくスピーディに申告と計算を完了可能です。

料金プラン:

  • ・初期費用:5万5,000円
  • ・年額:330円/人〜

公式サイト:

さくら情報システム「年末調整Web申告」

さくら情報システム株式会社が提供するさくら情報システムの「年末調整Web申告」は、年末調整業務の効率化はもちろん、品質向上も目指せるシステムです。

ヒューマンエラーによる修正作業を作成自動化によって減らし、人手不足を解消できる効率化を実現することで、従業員と担当者を合わせて40%もの業務削減が可能です。申告状況はリアルタイムで管理できるため、回収状況を速やかに把握したい場合にも便利です。

料金プラン:

  • ・初期費用:20万円
  • ・年額利用料:500円/人〜

公式サイト:

WiMS/SaaS

株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジーが提供するクラウドSaaS型年末調整申告システムであるWiMSは、申告書の配布・収集におけるシステム化へ注力し、送受信のコスト削減、及び紛失や流出のリスク削減に貢献します。クラウド経由の自動計算・自動入力機能によって、紙媒体を必要としない業務フローを実現可能です。

申告書を記入する際の補足や注意事項などは画面上へリアルタイムで表示されるため、一人でオンラインで申告する場合も、不明瞭なまま申告してしまう心配はありません。システム連携については専任のコンサルタントに相談し、社内システムとの連携が可能かどうかを確認もできます。

料金プラン:

  • ・要問い合わせ

公式サイト:

e-navi年末調整

株式会社イー・クリエーションが提供するe-navi年末調整は、初期費用無料で利用できるサービスでありながらスマホからの申請に対応し、電子化による時間削減効果を最大限得られることが特徴です。

従業員向けに申請機能をスマホ・PCとマルチデバイスで提供しているため、彼らの働き方に合わせた申告を促します。従業員と管理者の、あらゆる工程をワンストップで電子化できるため、他に導入すべきシステムもないのが便利なところです。

入力時にはヒントでサポートをしてくれるため、複雑な研修やマニュアルの読み込みも必要ありません。源泉徴収票のWeb公開や、eLTAX対応CSVデータの作成などもオプションで利用できるため、業務に合わせたカスタマイズを実現できます。

料金プラン:

  • ・初期費用無料
  • ・300円/人〜
  • ・源泉徴収票Web公開(オプション):100円/人〜
  • ・eLTAX対応CSVデータの作成(オプション):30円/人〜

公式サイト:

まとめ

クラウドシステムを使って年末調整を実施することで、書面手続きの際には得られなかったさまざまな恩恵を受けることができます。

クラウド型はパッケージ版に比べ、導入費用やハードルも高くないため、気軽に利用できるサービスです。自社のニーズにあったサービス選びを進め、導入効果を最大限高めましょう。

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