年末調整業務のクラウド化とは、過不足額の計算や各種控除申告書の作成など、業務全般をオンライン上で処理することです。書類作成〜役所への提出まで、一括で処理する体制を整えるには、クラウド型年末調整システムの導入が不可欠です。
クラウド型年末調整システムの導入によって、煩雑な計算業務や書類作成を自動化できます。今回は、年末調整業務をクラウド化するメリットやおすすめのシステムなどについて解説します。
年末調整業務のクラウド化とは
年末調整業務のクラウド化とは、各種控除申告書の作成〜役所への提出まで、オンライン上で完結できる体制を整えることです。手続きをオンライン上で済ませるには、年末調整システムの導入が必要です。
年末調整システムは、従業員の情報管理や過不足額の計算、各種帳票作成など、さまざまな機能を搭載したシステムです。年末調整システムの導入によって、人事労務担当者の業務負担を大幅に軽減できます。
工数の掛かる書類作成や計算業務はシステムへ一任できるため、人事労務担当者は別の作業に労力を割けます。また、控除証明書データの取得や控除申告書作成は従業員へ依頼する形になるため、人事労務担当者が作業を行う必要はありません。
修正作業や差し戻しのやり取りもシステム上で行えるため、従業員へ個別で対応する機会を大幅に減らせます。そして、クラウド型年末調整システムの導入は、ランニングコストを削減できる点も魅力の一つです。
システムのアップデートやメンテナンスはベンダーが行うため、自社で対応する必要はありません。法改正が起きてもスムーズに対応できます。
クラウド型年末調整システムの種類
クラウド型年末調整システムは、次の3種類に分類できます。自社の状況に応じてシステムの種類を選択しましょう。
- 年末調整特化型
- 給与計算システム付随型
- 労務管理システム付随型
年末調整特化型
年末調整特化型は、過不足額計算や各控除申告書作成、対象者判定など、年末調整業務に関連する機能のみに特化したタイプです。既存の給与計算システムを活かしつつ、業務効率化とコスト削減を図れる点がメリットです。
既存の給与システムを買い替える予定がない場合、年末調整特化型を選択します。
給与計算システム付随型
給与計算システム付随型は、給与計算と年末調整業務に関する機能を両方搭載しているタイプのシステムです。既存システムからの乗り換えや新規導入を検討している場合、取るべき選択肢になります。
給与計算システム付随型は、工数の掛かる業務全般を効率化できる点が特徴です。雇用保険料や社会保険料、所得税の算出といった煩雑な計算業務をシステムに一任できます。
税率や保険料率が改定されても、ベンダーが自動アップデートで対応するため、コンプライアンス違反が起きる心配は要りません。また、賃金台帳や算定基礎届、源泉徴収票など、各種帳票作成を自動化できます。
作成した書類は電子データとしてシステムに保存できるため、オフィスに保管スペースを用意する必要はありません。
労務管理システム付随型
労務管理システム付随型は、労務管理と年末調整に関連する機能を搭載したシステムです。給与計算システム付随型と同様、既存システムからの乗り換えや新規導入を検討している場合、導入をご検討ください。
労務管理システム付随型は、各種手続きをオンライン上で完結できる点が特徴です。雇用契約書や雇用保険被保険者資格取得届、退職証明書など、入退社に関する手続きに必要な書類を自動で作成できます。
給与の振込先やマイナンバーなど、従業員の個人情報はWebフォームへから収集する形になるため、書類を作成する必要はありません。また、業務全般で利用する文書の作成〜データ管理まで、一括管理できるシステムを選択すれば、ペーパーレス化を促進できます。
紙書類と異なり、保管スペースの確保や整理整頓をする必要もありません。必要なデータはシステム上で検索すればすぐに見つかるため、無駄な時間の発生も防げます。
クラウド型年末調整システムを導入するメリット
クラウド型年末調整システムの導入によって得られるメリットは、次の4点です。
- 人事労務担当者の業務負担軽減
- コミュニケーションコスト削減
- ペーパーレス促進
- バックオフィス業務全般を効率化
人事労務担当者の業務負担軽減
クラウド型年末調整システムを導入するメリットは、人事労務担当者の業務負担を軽減できる点です。扶養控除等申告書や保険料控除申告書、源泉徴収票など、各種帳票を自動で作成できます。
従業員が答えたアンケート内容と登録情報を基にシステムが控除申告書作成を進めていくため、担当者は作業を行う必要がありません。過不足額の計算〜反映もシステムに任せられるため、業務の正確性とスピードを高いレベルで両立できます。
人的リソースに制限のある企業の場合、1人の担当者が人事と労務管理を兼任しているケースが珍しくありません。2つの仕事を兼任していると業務過多に陥り、ケアレスミスや従業員の健康リスクが増大します。
年末調整システムの導入によって、業務効率化とワークライフバランス改善を図れます。
コミュニケーションコスト削減
従業員同士のコミュニケーションコストを削減できる点も、年末調整システムを導入するメリットの一つです。従業員が提出した控除申告書に記入ミスがあった場合、修正依頼の連絡や差し戻し、再回収をシステム上で行えます。
提出状況もシステム上ですぐに把握できるため、従業員と個別に何度もやり取りを重ねる必要はありません。作業を止められる機会が減り、人事労務担当者は担当業務に集中して取り組めます。
また、年末調整システムの導入は、従業員にとっても大きなメリットをもたらします。アンケートに答えていけば回答内容が反映されるため、紙書類のように記入事項をすべて埋めていく必要はありません。
仮に疑問点が生じてもヘルプガイド機能を活用すれば、丁寧なサポートによって早期解決が望めます。疑問点が生じるたびに、人事労務担当者に確認の連絡を入れる必要はありません。スピーディーに作業を進められ、申告書作成に掛かる時間とストレスを削減できます。
ペーパーレス促進
書類作成〜役所への提出まで、年末調整システムで一括処理できる体制が整うと、ペーパーレス化を促進できます。消耗品購入費やOA機器のリース代などを削減できます。作成した過去のデータはシステムに保存できるため、保管スペースの確保や整理整頓をする必要もありません。
また、生命保険や住宅ローンなどの控除証明書も電子データとして取得します。紙書類と異なり、紛失する心配がありません。仮にデータ保存を忘れたとしても、保険会社のホームページから再度入手ができます。
バックオフィス業務全般を効率化
連携性に優れたシステムを選択すると、バックオフィス業務全般の効率化が望めます。市場に出ているシステムの多くは、CSVやAPI連携に対応しており、他システムとの連携が可能です。
勤怠管理や経費精算、採用管理システムなどと連携すると、多くの業務を効率化できます。
クラウド型年末調整システムの選び方のポイント
ミスマッチを避けるためにも次の3点を意識して、クラウド型年末調整システムを選択してください。
- 控除申告書を作成しやすいか
- 他システムとの連携に優れているか
- 使いやすいシステムかどうか
控除申告書を作成しやすいか
年末調整システムを選択するポイントの一つは、控除申告書を作成しやすいかどうかです。アンケートに回答した内容が画面に自動反映されると、従業員は戸惑わずに控除申告書の作成を進められます。
仮に疑問点が発生してもヘルプガイド機能が充実していれば、トラブルを早期に解決できます。人事労務担当者に口頭やメールで何度も確認する必要はありません。
ベンダーのホームページや無料トライアルを活用し、控除申告書の作成がどのような流れで進むかを確認しましょう。
他システムとの連携に優れているか
既存システムを含め、他システムとのスムーズな連携が望めるかも重要なポイントです。年末調整システムは単体使用よりも、複数のシステムと連携した方が多くの業務を効率化できます。
バックオフィス業務に関するシステム全般を提供するベンダーも存在します。年末調整業務だけではなく、別の業務も効率化できるかといった点も選定時に確認しましょう。
使いやすいシステムかどうか
ユーザーインタフェースやユーザビリティに優れたシステムを選択しましょう。従業員が使いづらいと感じるシステムを導入しても、かえって業務効率が悪化します。投資に見合った効果が得られず、無駄な費用の発生を招きます。
ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。無料トライアルは、年末調整システムを無料で利用できる期間です。大体1ヶ月前後利用できます。無料トライアルを活用し、機能性や操作性を確認してください。
仮に自社との相性が合わなかったとしても、コストは掛かっておらず、自社にダメージは残りません。
おすすめのクラウド型年末調整システム6選
ユーザーからの評価が高いクラウド型年末調整システムを6つ紹介します。選定作業の参考にご覧ください。
- マネーフォワード クラウド年末調整
- オフィスステーション 年末調整
- ジョブカン年末調整
- フリーウェイ給与計算
- SmartHR
- freee人事労務
マネーフォワード クラウド年末調整
マネーフォワード クラウド年末調整は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型年末調整システムです。過不足額計算や各種帳票作成、控除判定など、工数の掛かる業務を自動化できます。
また、マネーフォワードの各シリーズと連携すれば、バックオフィス業務全般の効率化が望めます。人事管理や勤怠管理、社会保険など、自社の状況に応じて必要なサービスを組み合わせてください。
料金プラン
- スモールビジネス：月額2,980円
- ビジネス：月額4,980円
公式サイト
オフィスステーション 年末調整
オフィスステーション 年末調整は、株式会社エフアンドエムが提供するクラウド型年末調整システムです。ユーザーからの評価が高く、リピート率は99.3%を誇り、導入社数は20,000社を突破しました。
オフィスステーション 年末調整の特徴は、利便性とセキュリティレベルが優れている点です。従業員は一問一答形式のアンケートに答えていけば、控除申告書を作成できます。申請や修正作業はシステム上で行えるため、紙書類を配布する必要はありません。
給与計算や勤怠管理、人事システムなど、外部システムとの連携性にも優れ、バックオフィス業務全般の効率化が望めます。また、機密情報の暗号化やWAFの搭載、脆弱性診断などを行い、金融機関と同等のセキュリティレベルを実現しています。
仮にサイバー攻撃や自然災害によるダメージを受けても、バックアップデータを自動保存しており、最短での事業復旧が可能です。
料金プラン
- 従業員数5,000人まで：月額550円/ユーザー＋初期費用110,000円
- 従業員数5,001人～：問合せ＋初期費用110,000円
公式サイト
ジョブカン年末調整
ジョブカン年末調整は、株式会社Donutsが提供する給与計算付随型の年末調整システムです。特徴は汎用性の高さです。扶養控除等申告書や保険料控除申告書、源泉徴収票など、年末調整の手続きに必要な各種帳票を自動で作成できます。
算出した過不足額はワンクリックで給与に反映でき、業務のスピードと正確性を高いレベルで保てます。また、給与計算業務では、工数の掛かる計算業務と書類作成を効率化できる点が魅力です。
所得税や社会保険料、雇用保険料を自動で算出し、税率や保険料率が改定された場合は、自動アップデートで対応します。法改正が起きるたびに設定内容を変更する必要はありません。
賃金台帳や算定基礎届など、各種帳票のテンプレートが搭載されており、スムーズに作成を進められます。そして、ジョブカンシリーズと連携すれば、労務管理や勤怠管理、採用管理など、多くの業務を効率化できます。
料金プラン
- 無料プラン
- 有料プラン：月額料金400円/1ユーザー
公式サイト
フリーウェイ給与計算
フリーウェイ給与計算は、株式会社フリーウェイジャパンが提供するクラウド型年末調整システムです。特徴は、優れたコストパフォーマンスです。ユーザー数が5人以下の場合、半永久的に無料で利用できます。
機能の制限もなく、給与計算や年末調整に関する業務を自由に使えます。無料トライアルのように期間も設定されていないため、時間を掛けて自社との相性を確認できるでしょう。
また、有料プランの場合はユーザー数が6人以上であれば、何人で利用しても料金は月額1,980円です。予算に制限がある企業でも導入を検討できます。
料金プラン
- 無料プラン：0円（5人まで）
- 有料プラン：月額1,980円（6人～）
公式サイト
SmartHR
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する労務管理付随型の年末調整システムです。ユーザーからの評価が高く、導入企業数は50,000社を超えました。SmartHRは、ユーザーインタフェースに優れたシステムです。
シンプルで情報が整理された画面に設計されており、ITリテラシーの有無を問わず直感的な操作を実現します。アンケートに回答していけば内容が自動的に反映されるため、複雑な書式の住宅ローン控除申告書もスムーズに作成可能です。
また、個人情報収集や雇用契約書作成、社会保険の手続きをオンライン上で完結でき、業務効率を大幅に改善できます。業務で利用する文書の作成〜管理まで、システム上で一括処理できる体制が整い、ペーパーレスを促進できます。
料金プラン
- HRストラテジープラン：問合せ
- 人事・労務エッセンシャルプラン：問合せ
- 人材マネジメントプラン：問合せ
公式サイト
freee人事労務
freee人事労務は、freee株式会社が提供するクラウド型年末調整システムです。1台導入すれば、多くの業務を効率化できる点が特徴です。労務管理や給与計算、勤怠管理など、バックオフィス業務全般の効率化が望めます。
外部サービスとの連携にも優れ、他社サービスからのデータ取込にも対応しています。
料金プラン
- ミニマムプラン：月額1,980円
- ベーシックプラン：月額3,980円
- プロフェッショナルプラン：月額8,080円
- エンタープライズプラン：問合せ
公式サイト
まとめ
年末調整システムを導入すると、人事労務担当者の業務負担を大幅に削減できます。過不足額の計算や各帳票作成など、工数の掛かる業務をシステムへ任せられます。控除申告書作成は従業員へ依頼できるため、人事労務担当者は作業を行う必要はありません。
また、年末調整システムは単体使用よりも、労務管理システムや給与計算システムと連動した方が、より多くのメリットをもたらします。ディップ株式会社の提供する「人事労務コボット」を導入すると、入退社の手続きに掛かる工数を大幅に削減できます。
雇用契約書や身元保証書、誓約書など、従業員からの署名が必要な書類の作成〜締結まで、一連の作業をオンライン上で完結可能です。給与の振込先や免許証コピーなど、個人情報はWebフォームから収集するため、書類を作成する必要はありません。
一方、従業員もスマートフォン上で書類への署名や必要事項の入力が行えるため、スムーズに作業を進められます。年末調整業務のクラウド化を検討している方は、ディップ株式会社の提供する「人事労務コボット」導入を併せてご検討ください。