労働時間の管理とは、従業員一人ひとりの労働時間や時間外労働、休日労働の時間数を正確に把握することです。近年は労働基準法や労働安全衛生法など、労働関係の法改正が相次いでおり、コンプライアンス遵守の徹底が求められています。
では、他にはどのような理由があるのでしょうか？今回は、労働時間の管理が重要な理由や注意点、効率化の方法などについて解説します。
労働時間の管理の義務化とは
労働時間管理の義務化とは、従業員の労働時間を客観的な方法で管理するよう、国側が各企業へ義務付けたことを指します。2019年の労働安全衛生法改正に伴い、労働時間の管理が義務化されました。
労働時間を正確に管理する目的は、従業員の健康保護や過重労働防止、コンプライアンス遵守など、さまざまな理由が挙げられます。
また、厚生労働省はPCログや勤怠管理システムなど、客観的な方法で出退勤時刻を記録するよう求めています。タイムカードやExcel（エクセル）の場合、記録したデータを修正できるため、不正打刻や改ざんが発生するリスクが高いためです。
労働時間を正確に管理しなければならない理由
企業が従業員の労働時間を正確に管理しなければならない理由は、主に次の6つです。
- 厚生労働省が労働時間の正確な管理を求めているため
- 残業時間の上限が罰則付きで明確化されたため
- 60時間を超える時間外労働の割増率が引き上げられるため
- 従業員の健康を守るため
- ワークライフバランスを改善するため
- 自社のイメージダウンを避けるため
厚生労働省が労働時間の正確な管理を求めているため
厚生労働省は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を2017年に発表しました。ガイドラインを発表した目的は、従業員の労働時間を正確に管理しなければならないと各企業に伝えるためです。
ガイドラインには、始業終業時刻を記録する方法や労働に関する書類の保存期間など、企業が取り組むべき内容が記載されています。
残業時間の上限が罰則付きで明確化されたため
2019年に労働基準法が改正されたのに伴い、時間外労働の上限が罰則付きで明確化されました。36協定を締結している場合は月45時間、年360時間まで時間外労働を命じられます。上記の上限時間を遵守するのが、基本的なルールです。
36協定の上限を超える労働を命じるためには、特別条項を締結しなければなりません。特別条項を締結せずに36協定の上限を超える労働を命じた場合、30万円以下の罰金または6ヶ月以下の懲役が科せられます。
特別条項を締結すると、年720時間まで時間外労働を命じられます。ただし、複数の規定を全て満たさなければなりません。また、特別条項を適用できるケースは、臨時的な特別な事情を抱えているケースのみです。
臨時的な特別な事情とは、大規模なクレーム対応や決算業務など、通常予見できない業務量の大幅な増加が見込まれるケースを指します。慢性的な人手不足や業務上の都合など、曖昧な理由では適用できません。
特別条項の規定
- 上限回数は年6回
- 臨時的な特別な事情を抱えているケースのみ適用
- 時間外労働の上限は年720時間
- 時間外労働＋休日労働の合計時間は月100時間未満
- 2～6ヶ月平均の時間外労働＋休日労働の合計時間は平均80時間以内
60時間を超える時間外労働の割増率が引き上げられるため
2023年4月から1ヶ月の時間外労働が60時間を超えた場合、割増率の引き上げが中小企業にも適用されます。60時間を超過した分の割増賃金は、基礎賃金×50%で計算しなければなりません。従来は、60時間を超えても基礎賃金×25%で算出できていました。
すでに、大企業では割増率の引き上げが適用されています。資金や人的リソースに制限がある点を考慮し、中小企業に対しては猶予処置が設けられていました。しかし、長時間労働による労働者の過労死が後を絶たないため、事態を重く見た政府が引き上げを決断しました。
これまでと同じように時間外労働を命じていると人件費が高騰し、企業経営を圧迫します。正確な勤怠管理や業務体制の見直しなど、残業時間削減に向けての取り組みが求められています。
従業員の健康を守るため
過重労働を防ぎ従業員の健康を守ることも、労働時間を正確に管理しなければならない理由の一つです。長時間労働が慢性化すると睡眠不足によって、病気を発症するリスクが高まるとの研究結果が発表されています。
労働時間が週55時間、月の時間外労働が60時間を超えた場合、脳と心臓疾患のリスクが通常の2〜3倍高まります。上記の時間は過労死ラインと呼ばれており、過労死ラインを超えないよう、労働時間を正確に管理しなければなりません。
また、頭痛や吐き気、めまいなど、体調不良に苦しむ従業員を見つけたら、すぐに休暇の取得をすすめてください。すぐに異変を感じられるよう、従業員同士がコミュニケーションを普段から取ることも重要です。
ワークライフバランスを改善するため
労働時間を正確に管理するのは、働きやすい職場環境を整備する意味合いでもあります。価値観の多様化によって、就職先に働きやすさを求める学生やビジネスマンは少なくありません。
しかし、長時間労働を強いられる職場では、仕事とプライベートの両立は困難です。人手不足解消や組織の若返りに向け、求人を掲載しても応募は集まらないでしょう。
採用力強化や従業員の業務負担軽減を図るためにも、ワークライフバランス改善に向けた取り組みが必要です。業務効率化ツールの導入や無駄な会議の廃止など、残業時間削減に向けての取り組みを実施しましょう。
自社のイメージダウンを避けるため
長時間労働が慢性化している職場は、「仕事量が多い」「働きにくい」などのネガティブな印象を求職者に与えます。「従業員を大切にしないブラック企業」のイメージが定着すると、取引先や顧客からも悪印象を持たれる可能性があります。
企業経営への影響を回避するためにも、労働時間を正確に管理し、過重労働を防ぎましょう。
労働時間を管理する上での注意点
労働時間を管理する上では、次の4点を意識して従業員の労働時間を管理するように注意してください。
- 自己申告制での始業終業時刻の記録は原則的にNG
- 賃金台帳には各労働の時間数を正確に記載
- 法定三帳簿は5年間の保存が必要
- 管理監督者は一般従業員と異なる対応が必要
自己申告制での始業終業時刻の記録は原則的にNG
手書きの出勤簿やExcel（エクセル）など、自己申告制で始業終業時刻を記録することは、原則的として認められていません。正確性や客観性を担保できず、不正打刻の発生リスクが高まるためです。厚生労働省はICカードやPCログなど、客観的な方法での記録を推奨しています。
ただし、企業側の都合によって、自己申告制にせざるを得ないケースもあるでしょう。厚生労働省が発表したガイドラインの説明、適正な自己申告を妨げる障害の排除など、不正打刻の発生を防ぐ体制の確立が必要です。
賃金台帳には各労働の時間数を正確に記載
賃金台帳には時間外労働や深夜残業、休日労働の時間数など、勤怠データを正確に記載しなければなりません。法定労働時間を超える労働を従業員に命じた場合、企業側は必ず割増賃金を支払わなければなりません。
割増賃金は、次の計算式で算出します。
- 割増賃金＝基礎賃金×割増率×時間数
割増率は労働の種類によって異なります。
表：割増率
| 労働の種類 | 労働時間 | 割増率 |
|---|---|---|
| 時間外労働（法定内残業） | 所定労働時間を1日8時間以内に設定。残業しても労働時間は週40時間以内 | 0% |
| 時間外労働（法定外残業） | 1日8時間、週40時間を超える労働 | 25% |
| 60時間を超える時間外労働 | 1ヶ月に60時間を超える時間外労働 | 50% （中小企業は2023年3月まで25%） |
| 法定休日労働 | 法定休日に出勤を命じた場合の労働 | 35% |
| 深夜労働 | 22時～5時での労働 | 25% |
| 時間外労働＋深夜労働 | 時間外労働＋深夜労働の時間数 | 50% |
| 休日労働＋深夜労働 | 休日労働+深夜労働の時間数 | 60% |
計算ミスや支払い漏れが起きると、従業員との信頼関係が悪化するため、正確な時間数を記載しましょう。また、賃金台帳に記入していない場合や虚偽の申告をすると、労働基準法違反に該当し、30万円以下の罰金が科せられます。
法定三帳簿は5年間の保存が必要
賃金台帳や労働者名簿、出勤簿は、起算日から5年間保存しなければなりません。労働基準法にも保存が義務付けられています。
また、労働基準監督署や年金事務所の調査で、法定三帳簿の提出が求められる場合もあります。提出を求められた際は、すぐに提示できるよう、整理整頓を定期的にしておきましょう。
管理監督者は一般従業員と異なる対応が必要
一般従業員と異なり、管理監督者は労働時間や休憩時間、休日に関する労働基準法の規定は適用されません。管理監督者は労務管理において、経営者と一体的な立場にある者を指します。つまり、自ら労働時間や休日を決められる立場にいます。
時間外労働や休日労働をこなした場合でも、割増賃金は支払われません。ただし、深夜労働をこなした場合は、割増賃金の支払いが必要になります。混同しないよう注意してください。
また、2019年4月から管理監督者の労働時間管理も義務化されました。一般従業員と同様に労働時間を正確に管理し、過重労働を防ぎます。
労働時間の管理にはクラウド型勤怠管理システムの導入が有効
タイムカードやExcel（エクセル）での勤怠管理は、正確性や客観性を担保できません。また、事業場で働く全従業員の勤怠データを月末に一気に集計するため、人事労務担当者に多大な負担が掛かります。
労働時間の管理を効率化するためには、クラウド型勤怠管理システムの導入が有効です。勤怠データの集計〜反映まで、一連の業務を自動化できます。常に最新の勤怠データがシステムに反映されるため、管理職は部下の勤怠状況に関して一目で把握できます。
クラウド型勤怠管理システムの主な機能を下の表にまとめました。
表：勤怠管理システムの主な機能
| 機能 | 主な内容や管理項目 |
|---|---|
| 打刻方法 | ・Webブラウザ ・スマートフォンアプリ ・GPS ・ICカード ・生体認証 ・チャット |
| 集計 | ・労働時間の自動集計 ・時間外労働、深夜残業、休日労働の抽出 ・所定労働時間の設定 |
| 休暇管理 | ・有給休暇の取得状況管理 ・有給休暇の自動付与 ・代休や振替休日の設定 ・特別休暇の設定 |
| 各種申請 | ・残業 ・休日出勤 ・休暇取得 ・スケジュール ・打刻時間修正 ・ワークフロー |
| 勤務形態対応 | ・在宅勤務 ・フレックス制 ・裁量労働制 ・変形労働時間制 ・シフト制 |
また、クラウド型は導入〜運用まで、全体的にコストを抑えられることも魅力です。初期費用を無料と設定しているベンダーも多く、ソフトのインストールやインフラ環境の構築も必要ありません。
アップデートやメンテナンス作業も依頼できるため、ランニングコストも大幅に削減できます。
クラウド型勤怠管理システムを導入するメリット
クラウド型の勤怠管理システム導入によって得られるメリットは、主に次の5点です。
- 正確な勤怠データを集計できる
- 人事労務担当者の負担を減らせる
- 法改正へのスムーズな対応が望める
- ペーパーレス化を促進できる
- テレワーク移行に向けた準備を進められる
正確な勤怠データを集計できる
クラウド型の勤怠管理システムを導入するメリットは、正確な勤怠データを素早く集計できる点です。GPSやスマートフォンアプリ、ICカードなど、データ改ざんが困難な打刻方法を多数搭載しており、不正打刻が起きるリスクを最小限に抑えられます。
生体認証を活用すれば、盗難や紛失が起きる心配も要りません。また、労働時間や時間外労働、休日労働の時間数など、各種項目の集計〜反映まで、システムへ一任できます。煩雑な計算業務を自動化でき、ミスの削減と業務効率化を両立できます。
人事労務担当者の負担を減らせる
人事労務担当者の負担を軽減できる点も、クラウド型の勤怠管理システム導入で得られるメリットの一つです。勤怠データの集計〜反映まで、一連の作業を自動化できるため、人事労務担当者は別の作業にリソースを割けます。
人的リソースに制限がある企業の場合、1人の担当者が人事と労務の仕事を兼任していても、不思議ではないでしょう。ただし、2つの仕事を兼任している状態は、好ましい状況とはいえません。
限られた時間で多くの仕事をこなさないといけず、業務の正確性が低下します。また、慢性的に長時間労働を強いられるため、体調不良を招くリスクが高まります。体調が万全でない状況で仕事を続けていると、休職や離職を招く可能性も高まるでしょう。
クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、業務の正確性と効率性を高いレベルで両立でき、人事労務担当者の負担を軽減できます。
法改正へのスムーズな対応が望める
クラウド型の勤怠管理システムを導入すると、法改正が起きてもスムーズに対応できます。ベンダー側が法改正の内容に応じて、自動アップデートを行うためです。常に最新の状態でシステムを利用できるため、コンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えられます。
ペーパーレス化を促進できる
各種申請手続きや書類データの保存をシステム上で行えるため、ペーパーレス化を促進できます。残業や休日出勤、有給休暇の申請〜承認は、システム上で完結できます。書類を印刷する必要はありません。
また、法定三帳簿をはじめとする労働関係の書類もシステムへ保存できます。保管スペースの確保や定期的に整理整頓をする必要はありません。印刷機会の減少によって、消耗品購入費や印刷代も削減できます。
テレワーク移行に向けた準備を進められる
クラウド型の勤怠管理システム導入によって、テレワーク移行に向けた準備を進められます。インターネット環境さえ整っていれば、オフィス外からでも勤怠管理システムへアクセスできます。
テレワークはコスト削減や生産性向上など、従業員と企業側双方にとってメリットの多い働き方です。Web会議ツールやオンラインストレージ、グループウェアなどを導入し、オンラインで業務を進められる体制を確立しましょう。
表：テレワーク導入によるメリット
| 従業員 | 企業 |
|---|---|
| ・通勤に伴う心身の消耗を回避 ・プライベートな時間の増加 ・職場の人間関係によるストレス軽減 ・就業時間中の集中力向上 ・育児や介護との両立 | ・交通費や印刷代削減 ・ワークライフバランス改善 ・働き方の多様化を実現 ・優秀な人材の流出防止 ・自社のイメージアップ |
おすすめのクラウド型勤怠管理システム
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まとめ
労働時間の管理は、従業員の健康保護やコンプライアンス遵守のために必要です。長時間労働が慢性化すると疲労回復の時間を十分に確保できず、体調不良を招く可能性が高まります。
また、36協定や特別条項の規定を超える時間外労働を命じた場合、労働基準法違反となります。コンプライアンス違反を犯した企業に対する視線は年々厳しくなっているのが現状です。社会的信用やブランドイメージが低下し、莫大な利益損失につながるでしょう。
従業員一人ひとりの労働時間を正確に管理するためにも、クラウド型勤怠管理システムの導入を検討しましょう。勤怠管理システムは、労働時間や時間外労働、休日労働の時間数算出～反映まで、一連の作業を自動化できます。
業務のスピードと正確性を両立できるため、人事労務担当者の負担を軽減できます。クラウド型は初期費用や月額費用も安く、新たに人を雇うよりコストを抑えられる点もメリットです。
そして、勤怠管理システムは単体使用よりも、複数のシステムと連動した方がより多くの業務を効率化できます。当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」を導入すると、入社手続きにかかる時間を大幅に削減できます。
雇用契約書や内定承諾書、誓約書など、従業員からの承諾が必要な書類の作成〜締結まで、オンライン上で完結できます。給与の振込先や緊急連絡先など、個人情報はWebフォームから収集するため、書類を用意する必要はありません。
一方、従業員もスマートフォン上で書類の署名や必要事項の記入ができるため、スムーズに作業を進められます。 人事労務担当者の工数増大にお悩みの方は、ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」の導入もご検討ください。