「新しい人材を採用することになったけれど、雇用契約書は準備する必要ある？」「雇用契約書に書かなくてはならない内容がわからない」こんな悩みを抱えていませんか？
雇用契約書は雇用者と労働者間で労働条件を確認するための書面です。今回は、雇用契約書で記載すべき項目や雇用形態別に注意すべき点について解説します。お伝えする内容を参考に、ぜひ雇用契約書を作成してみてください。
雇用契約書とは
雇用契約書とは、労働者（働く人）と事業主（会社側）の両者間で労働条件を明示するためにかわす契約書を指します。双方が内容を確認、同意した上で署名または押印が必要です。
具体的には、以下のような労働条件について書かれています。
- ・業務内容
- ・勤務場所
- ・勤務時間
- ・休日、休暇
- ・給与
- ・契約期間
雇用契約書が必要である理由
雇用契約書が必要である理由は「言った」「言っていない」のトラブルを引き起こさないためです。
実は雇用契約書の締結は義務ではありません。法的には、できる限り書面にて確認をすることが求められていますが、口約束でも契約は成立するものとされています。
しかし、口約束では「あのときこう言った」「言わなかった」というトラブルが起きやすいことも事実です。このような将来的な労使トラブルを避けるために雇用契約書として形に残します。
労働条件通知書との違い
雇用契約書と似たものに「労働条件通知書」というものがあります。労働条件通知書とは、雇用契約を結ぶ際に交付することが義務付けられている労働条件にかかる事項を記載した書類です。
雇用契約書は双方が内容を確認して署名や押印をするのに対し、労働条件通知書は双方の合意は必要ありません。
雇用契約書と労働条件通知書の違いは次の表のとおりです。
| 雇用契約書 | 労働条件通知書 | |
|---|---|---|
| 目的 | 労働条件を明示するためにかわす契約書 | 労働条件を明示するために通知する書類 |
| 記載する事項 | 法令で定められていない | 労働基準法と同法施行規則により定められている |
| 署名押印 | 必要 | 必要ではない |
| 法律上の扱い | 義務付けされていない | 労働基準法で書面交付が義務付けられている |
| 適用される法律 | 民法 | ・労働基準法 ・パートタイム労働法 ・労働者派遣法 |
| 罰則 | なし | あり |
書面の内容はほとんど一緒です。一般的には「雇用契約書兼労働条件通知書」としてまとめて交付する場合が多いでしょう。
雇用契約書に書くべき内容と書き方・作成方法
雇用契約書を作成する際に書くべき内容や書き方の例を解説します。
記載する内容には、次の2種類があります。
- ・絶対的明示事項
- ・相対的明示事項
絶対的明示事項は必ず記載が義務付けられている項目のため、作成の際は抜けや漏れがないかを確認しましょう。相対的明示事項は企業のルールや就業規則に沿って明示する項目です。
それぞれの内容は以下の表のとおりです。
| 絶対的明示事項 | 相対的明示事項 |
|---|---|
| ・労働契約期間 ・就業場所 ・従事する業務内容 ・就業時間（始業時間と就業時間） ・残業（所定外労働時間）の有無 ・休憩 ・交代制勤務の有無 ・休日、休暇 ・賃金や手当、支払日 ・退職に関連する事項 | ・退職手当の定めが適用される労働者の範囲 ・退職手当の計算や支払い方法 ・退職手当の支払い時期 ・安全衛生に関する事項 ・職業訓練制度 ・表彰や制裁の制度 ・休職に関する事項 ・最低賃金額 ・臨時に支払われる賃金、賞与、手当 |
それぞれの内容について詳しく解説していきます。
①労働契約期間
労働契約期間では、労働期間の定めや契約後の更新の有無、期間満了時期などを明示します。正社員の場合は「なし」と記載し、パートタイムや契約社員、派遣社員などは期間が定められている場合があるため、契約期間を記載します。
試用期間を設けている場合は、正式採用となるのはいつからなのかも併せて記載しましょう。労働者の不安を取り除くためのエビデンスとなります。
契約期間の更新がある場合は、仕事の進捗状況や能力、本人の裁量といった更新の条件や基準なども明記しておくことを忘れないようにしてください。記載が曖昧だとのちのちのトラブルを引き起こす原因になります。
②就業場所
業務をおこなう場所について明示します。もし、勤務地が変わる可能性があればその旨も記載する必要があるでしょう。
③業務内容
業務内容では、実際にどのような内容の業務をおこなうのかを具体的に記入します。業務範囲が幅広い場合はそれぞれの詳細を記載しましょう。
④就業時間（始業時間と終業時間）
始業時間と終業時間を明記します。シフト制やパートタイムなど、勤務のパターンがいくつもある場合はすべて記載します。
会社独自のシフト上のルールなどがあれば、その内容についても書きましょう。
⑤残業（所定時間外労働）の有無
時間外労働が発生する場合はその旨を記載します。所定時間外労働をした場合の賃金割増率や、何時間までが上限なのかも併せて書いておきましょう。
⑥休憩
勤務時間に対しての休憩時間も明記する必要があります。就業時間と同様に、シフト制やパートタイムなど勤務のパターンがいくつもある場合はそれぞれの休憩時間を全て記載します。
労働基準法により、休憩は下記のように定められています。
- ・所定労働時間が6時間以上8時間以下の場合：休憩45分
- ・所定労働時間が8時間を超える場合：休憩1時間
法令に則って明記されているかチェックしておきましょう。
⑦交代制勤務の有無
交代制勤務が発生する場合はその旨を記載します。交代の順序や交代の期日といった交代の規則や社内ルールがあれば併せて記載します。
⑧休日・休暇
労働基準法により、労働者に対しては1週間に1日以上の休日を与えることと定められています。ここでは、毎週の休日や祝日の扱いについて記載します。
就業規則にしたがって、年次有給休暇や育児休暇、介護休暇、リフレッシュ休暇など会社が定める休暇も書きましょう。年間休日日数も明記しておくと良いでしょう。
⑨賃金や手当、支払日
月給や日給、時間給、手当が発生する場合はその旨も記載します。支払い方法や、給与の締め日と支払日についても記載します。
⑩退職に関連する事項
退職手続きに関連する事項はすべて記載します。以下を参考にして明記してください。
- ・定年退職の年齢
- ・定年後の雇用継続制度の有無
- ・自己都合退職の場合、退職する何日前に届け出る必要があるのか
- ・解雇になる事由 など
その他に記載しておくべき内容
その他に記載すべき内容として、下記のようなものがあります。
- ・社内での人事異動による転勤の可能性や社外への出向について
- ・社員の過失または故意により会社に大きな損失が発生した場合の対応事項
- ・経営不振などで会社都合の休業をせざるを得なくなった場合について
上記を記載していなかった場合、会社都合での異動を命じることができなくなります。
【雇用形態別】雇用契約書で注意すべきポイント
雇用形態によって明記しなくてはいけない内容が異なります。ここでは、雇用契約書を作成する際に、雇用形態別で注意すべきポイントについて解説します。
正社員の場合
正社員の場合、人事異動による職種変更や転勤などが発生します。その際に、「聞いていた話と違う」ということにならないよう、必ず事前に明記しましょう。
転勤を命じたものの雇用契約書にはその旨を書いていなかった場合、転勤には応じてもらえません。想定よりも多くの人件費がかかったり、人事計画が予定通りにならなかったりと会社全体の経営にも影響します。
転勤の可能性がある場合は「全国あるいは海外視点への転勤を命ずる場合がある」と明記しておきます。のちのちのトラブルを回避するためには「配置転換によりその他の業務を命ずる場合がある」と追記しておくのもよいでしょう。
また、正社員の場合はどの労働時間制を採用しているのかも明記します。
8時間を超えると残業代が発生する一般的な労働時間は、原則的制度といわれています。その他に、変則的な労働時間制として下記のようなものがあります。
- ・みなし労働時間制
- ・管理監督者制度
- ・裁量労働制
- ・フレックスタイム制
- ・変形労働時間制
役職や職種ごとに異なる場合があるため、会社としてどの労働時間制を採用しているのかを確認して雇用契約書を作成しましょう。
パート・アルバイト社員の場合
パートタイムやアルバイト社員を採用する場合は、以下の3つのポイントが記載できているか確認します。
- 1. 法令上義務付けられている労働条件をすべて明示する
- 2. 契約期間に応じて「有期雇用契約」と「無期雇用契約」を選択する
- 3. 勤務時間を細かく記載する
先述した絶対的明示事項に加え、下記項目がパートタイム労働法施行規則により記載が義務付けられているため、抜け漏れなく記載します。
- ・退職に関する事項
- ・昇給の有無
- ・賞与の有無
- ・退職手当の有無
また、正社員とは違い、シフト制なども多いパート・アルバイト勤務では、想定される主な勤務パターンをいくつか記載する必要があります。下記例を参考にしてください。
＜例＞
| シフトパターン①：始業時刻10:00/就業時刻16:00 休憩12:00〜13:00までの1時間 シフトパターン②：始業時刻9:00/就業時刻18:00 休憩13:00〜14:00までの1時間 シフトパターン③：始業時刻12:00/就業時刻20:00 休憩16:00〜17:00までの1時間 |
派遣社員の場合
派遣社員が働く際には、次のような2種類の契約書を結びます。
- 1. 基本契約書：派遣する企業先と派遣会社が派遣する前に取り交わす契約。企業間取引における基本的な事項について定めている。責任の所在や法令遵守に関する事項について明示した書面。
- 2. 個別契約書：派遣元企業と派遣社員が取り交わす、派遣契約について定めている契約。契約期間や業務内容を定めている書面。
派遣会社は、派遣社員と個別契約書を取り交わし、直接契約をします。その際に、雇用契約書を締結します。
また、労働派遣法により、派遣料金や社会保険の適用の有無などを就業条件明示書として文書で提示するよう定められています。終業条件明示書と労働条件通知書は内容がほぼ同一のため、一般的には「労働条件通知書兼就業条件明示書」として一枚にまとめられるケースが多いでしょう。
契約社員の場合
契約社員は、あらかじめ雇用される期間に定めがあります。契約期間は最長で3年と法律で決められており、定年後の継続雇用などイレギュラーな場合は5年となっています。そのため雇用契約書に記載する契約期間は上記を超えないように注意が必要です。
また、契約社員には、雇用期間が通算5年を経過したタイミングで無期雇用へ転換希望を出せる「5年ルール」が存在します。企業は雇用期間が通算5年を超えないように管理をするか、無期契約に転換される契約社員が出てくることを想定した上で労働条件を定めておく必要があります。
雇用契約書の作成をする際に知っておくべきこと
雇用契約書を作成する際に知っておくべきポイントを3つ解説します。
雇用契約書はデータでも保存しておく
雇用契約書はデータでも保存をしておきましょう。雇用契約書はトラブルに発展した際のエビデンスにもなるため、書面とデータで二重管理をしておくことが望ましいです。
また、電子帳簿保存法により、会社側は領収書など取引に発生した証憑などは一定期間保存しておくことが義務付けられました。雇用契約書も対象となります。
そのため、データを保存する際は、タイムスタンプの付与や社内規定を定めて真実性の確保をすることはもちろん、見読性、検索性を満たした上で保存しておくことが大切です。
どの雇用形態でも雇用契約書は作成する
人を雇うことになったら、どの雇用形態でも雇用契約書を作成する社内フローを構築しましょう。
雇用契約書を作成しないと「言った」「言っていない」という労働者と会社側のトラブルを招きかねません。後々のトラブルを避けるために、雇用契約書の締結を必ずするようにします。
雇用形態によって明示すべき項目が異なるケースが多いので、違う内容を記載しないように注意しましょう。
内容に誤りがないか複数人でチェックする
雇用契約書が完成したら、内容にミスがないかを複数人でチェックするようにします。「いつも作っているから大丈夫」とあぐらをかいたときに限ってミスは紛れているものです。
異なる点があると法的に罰せられる可能性もあります。自社の就業規則とも照らし合わせながら記載内容に不備がないか確認しましょう。
まとめ
雇用契約書の書き方や記載する項目、雇用形態別に注意すべき点について解説しました。後々のトラブルを防ぐために、雇用契約書は必ず作成しましょう。
当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」は、雇用契約書の作成や送付、締結がオンライン上で完結し、作業時間を85％も削減できる人事労務システムです。
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