- 目的
各店舗の店長の業務負担を軽減させたい。
人事労務の書類をデジタル化することで、紛失リスク、管理業務の負担を無くしたい。
本社と店舗で人事労務データを共有したい。
- 課題
入社手続き、契約更新の書類を各店舗でプリントアウトしていた。
入社書類を、伝票など他の書類と同封して本社へ郵送していた。
入社書類の送付漏れで、本社と現場で採用のタイムラグが生まれていた。
店舗側で従業員の契約書など、人事書類の管理できていなかった。
- 結果
現場で雇用契約書のプリントアウトや、各種書類の回収作業が無くなり、採用業務の効率化が実現できた。
書類不備や、契約更新月の確認漏れが無くなった。
データ化したことで、本社と店舗で人事労務データを共有することができるようになった。
3人しかいない本社の人事担当者でも、全店舗の従業員の労務管理が可能になった。
大阪府、京都府、奈良県、和歌山県で、びっくりドンキー・ミスタードーナツ・ふかもと 博多串焼卸 ウマカーよかばいの、フランチャイズ店舗を展開するフカモトグループ様。びっくりドンキーは、各店舗50名のパート・アルバイトスタッフ、ミスタードーナツでは各店舗20名のパート・アルバイトスタッフを抱え、年間約170名の採用をおこなっています。この人数を、本社3名の人事担当者で対応していたため、アナログでの管理に限界と、危機感を持たれていた、営業部 労務・人事担当 部長 奥田俊也様に、人事労務コボット導入で、どのように課題を解決したのか、お話を伺いました。
| 社名 | フカモトグループ |
|---|---|
| 事業内容 | 飲食事業（フランチャイズ店舗の運営） |
| 資本金 | 3,800万円（深本興産株式会社）/1,000万円（フカモト食品株式会社） |
| 設立 | 昭和36年6月（深本興産株式会社）/昭和31年10月（フカモト食品株式会社） |
| 従業員数 | 400名（グループ全体、パート・アルバイト含む） |
| URL | https://fukamoto-group.com/ |
事業について
フカモトグループの事業について教えてください。
奥田様：弊社は、大阪、京都、奈良、和歌山で飲食業のフランチャイズを展開しています。深本興産で、びっくりドンキーを４店舗と、博多串焼卸 ウマカーよかばいを１店舗。フカモト食品で、ミスタードーナツを９店舗展開しています。グループ全体として、パート・アルバイトを含め400名の従業員が働いています。内訳は、びっくりドンキーで各店舗50名の従業員、ミスタードーナツでは、各店舗20名の従業員さんに働いてもらっています。
また、社長と、社員やパート・アルバイトスタッフさんとの距離がとても近い風土の会社で、必ず毎月1度、社長が各店舗を訪店します。社員はもちろんですが、パート・アルバイトスタッフさんも、その時に社長に直接意見をしたり、自己アピールをして、時給UPを獲得される方もいらっしゃるんですよ。
グループ全体の年間採用人数を教えてください
奥田様：月によって採用人数の差はあるのですが、びっくりドンキーは、各店舗20〜30名近い採用をしているので、年間約120名の採用をおこなっています。ミスタードーナツでは、各店舗3〜5名の採用をしているので、年間約45〜50名の採用をおこなっています。ただ、ミスタードーナツは採用数に対して、応募者数が多く、現場の店長は、その応募対応に多くの時間を割かれてしまっています。
採用の際に大切にしていることを教えてください
奥田様：アルバイトスタッフの採用に関しては、面接の際に、ちゃんと受け答えができるかを見ています。私たちの仕事は、サービス業なので、「笑顔でちゃんと相手の顔を見て話ができる人」、というのを1番の条件としています。
そこから先は、各店舗が店長を筆頭に店作りをしているので、その店舗に合った人材を、各店舗の店長が見極めています。働き始めると、家族や友人と過ごすより、多くの時間を一緒にいることになるので、店長が一見て、今日は体調が悪そうとか、元気がないなどを判断できるように、お店に馴染める人材を率先して採用しています。
少ない人数で素早く正確にためにデジタル化は必須だった
人事労務コボット導入の目的を教えてください
奥田様：私が2020年10月にフカモトグループへ転職をして来たのですが、その当時、本社の人事担当は2名しかいませんでした。私を含めても3名、その人数で、全店舗の従業員の、人事労務データの管理や、新しく採用されるスタッフの入社手続きを対応しなければいけませんでした。
その当時の課題を教えてください
奥田様：書類不備の見落としや、契約更新月の見落としなどは、日々の課題としてありました。また、労基の問題で、本社と店舗で従業員の書類を保管しないといけないのですが、紙の書類だと難しかったですね。店舗で紙の書類を保管すれば、紛失などのリスクもありますし、本社でも保管場所や、管理に手間やコストが掛かっていました。
それを解決するために、以前よりデジタル化は検討されていたのでしょうか？
奥田様：はい。漠然とは考えていました。前職は大手のホテル業界で、中小企業のフカモトグループへ転職した際に、一人ひとりの業務負荷が大きく、デジタル化することで、業務の効率化は必要だと考えていました。
ただ、人事労務をデジタル化しようと、ピンポイントで考えていたわけではありませんでした。
では、なぜ人事労務コボットを導入されたのでしょうか？
奥田様：ディップの求人掲載で担当いただいている営業の方に、「人事労務コボット」のお話を聞いたのが、最初でした。
中小企業向けのクラウド労務管理システム
導入の決め手はなんだったのでしょうか？
奥田様：他社で出されているサービスと、費用対効果について比較をさせていただきました。その中で、「人事労務コボット」は圧倒的に使いやすく、コストも安いので、導入の決定をいたしました。コストが高いサービスは、それなりに機能も充実していますが、弊社のような中小企業では、使わない機能もあるんです。その点、「人事労務コボット」は、必要最低限の機能が揃っていて、シンプルで使いやすいので、まさしく、私たちのような、中小企業向けのサービスだと思います。
それに、サポート体制がすばらしく、安心できたのも理由の一つです。こんなにサポートしてもらっていいのかな？ってぐらいでした（笑）
「月一でいいですよ」って断るぐらい、こまめにお電話いただいていました。
人事労務コボット導入前の入社手続きについて教えてください。
奥田様：各店舗で店長が面接を実施し、採用も店長が判断します。ここまでは、導入前も導入後も変わりはありません。その後、採用者に通知を送り、勤務初日に必要書類の提出や、雇用契約書の確認と、記載をお願いしています。入社手続き書類は、伝票などと同封して、本社へ郵送という流れになります。
この書類が郵送されてこないと、本社では採用の事実がわからないので、書類の送付が漏れていると、その店舗で新しいスタッフを採用した事実がわからず、給料日前日に、慌てて対応することもありました。
では、人事労務コボットを導入されていかがでしょうか？
奥田様：実はまだ試験段階で、いまはびっくりドンキーだけの導入なんですが、現場では書類をプリントアウトしたり、必要書類を回収する必要がなくなったので、とても便利になりました。また、弊社は半年に1度、契約の更新があるのですが、以前は、店舗で書類をプリントアウトして、店長が、従業員へ手配をし、回収して郵送をしていました。遅いと1ヶ月半かかるケースもあったのですが、いまは、「人事労務コボット」に登録されているメールアドレスに、送付するだけなので、そこに掛かる時間は大幅に減りました。
いまは試験段階なので、この作業を本社でやっていますが、今後は、店舗でも作業ができるようにしていくつもりです。
従業員との信頼関係を気づくうえでも役立つシステム
社内での評判はいかがでしょうか？
奥田様：給料の振込口座などの個人情報を、確実に受け取ることができるようになりました。以前は、FAXで口座情報を送ってもらったのですが、印字が擦れていて、口座番号が判別できないなどもありました。
従業員の立場としたら、給料が振り込まれないというのは、会社に対して不信感に繋がってしまうので、以前はそういうミスがないように、努力をしていました。
いまは、従業員側で入力して、写真も添付してもらうので、ミスもなくなり、従業員との信頼関係構築にも役立ってくれています。
口座情報以外にも改善された点はございますか？
奥田様：導入前は、親御さんの連絡先や、緊急連絡先などを紙に書いて提出してもらっていたのですが、たまにクレームがありました。「なんで書く必要があるんですか？」「親の情報も必要ですか？」などですね。「人事労務コボット」を導入してからは、WEB上で入力してもらうので、そういうクレームが減ったと思います。
詳しくは分かりませんが、普段から入力に慣れているので、紙に書いて提出するよりは抵抗がないのかもしれませんね。
導入はサポートに任せっぱなしでした
奥田様：導入時に苦労した点などあれば教えてください
ほとんどなかったです。初期の設定などは、ほぼサポートの方に、やってもらいましたし、「人事労務コボット」に載せる契約書のデータも、既存の契約書をお渡しして、そこからデータ化していただきました。
少し困ったのは、「人事労務コボット」に登録する、従業員のメールアドレスを取得する際に、送っていただいたアドレスが間違っていたケースがあり、その方へはメールが届かないなどがありましたので、都度連絡をする必要がありました。でも、それだけですね。
操作に関しては、単純で簡単ですし、セキュリティもしっかりしているので、安心して活用できました。
最後に、これから導入を検討する企業へアドバイスをお願いいたします。
奥田様：システム化することで、人事が管理業務だけに時間を割くのではなく、人事の評価制度に力を入れることで、人材の成長と確保に繋がると思います。
もちろん、新しく入社する従業員の対応も大切ですが、在籍している人材の評価にも時間を割いて、その人材が成長していかないと、企業は大きくならないと思います。
「人事労務コボット」は、操作が単純明快で使いやすく、サポートがしっかりしているのに、圧倒的にコストが安いんです。私たちのような中小企業では、人事に人を雇うより、安く、効果的なシステムだと思います。
ぜひ、このシステムを導入し、業務を効率化させ、できた時間で人材の評価と育成に役立ててみてください。