給与明細は、給与支給額や税金の控除額など、賃金に関する明細が記載された書類です。給与や賞与の支払いが発生するたびに発行します。
給与明細自体に保管義務はありませんが、給与計算や賃金に関する書類は基本的に5年間の保管が義務付けられており、給与明細も同様の対応が推奨されています。
しかし、紙での発行は保管コストの発生や人事業務の業務負担増加など、課題も少なくありません。今回は、給与明細をWebするメリットやシステムの選び方、おすすめのシステムなどについて解説します。
給与明細とは
給与明細は、給与の支払い額や社会保険料の控除額など、賃金や勤怠に関する内容が記載された書類です。企業側は毎月の給与支給日に合わせて、給与明細を発行することが所得税法によって義務付けられています。
従来、給与明細は紙で発行する形が主流でしたが、ペーパーレス化促進や人事担当者の業務負担軽減に向け、電子データへ移行する企業が増加しています。
給与明細の記載項目
給与明細に記載されている内容は、以下の3項目に分類されます。一つひとつ解説していきましょう。
- 支給額
- 控除額
- 勤怠
支給額
支給額は、基本給や各種手当など、企業から従業員へ支払われる賃金についての詳細が記載されています。主な支給項目は、以下の表のとおりです。残業代は時間外労働や深夜残業、休日出勤によって割増率が異なるため、注意してください。 また、労働者都合による遅刻や早退、欠勤が発生した場合、ノーワーク・ノーペイの原則が適用されるため、労働が提供されなかった時間数を賃金から減額しても、法的に問題ありません。
表：支給額の主な内訳
| 項目 | 内容や特徴 |
|---|---|
| 基本給 | ・年齢や勤続年数によって変動 ・ボーナスの基準 |
| 残業代 | ・時間外労働手当 ・深夜残業手当 ・休日出勤手当 |
| 手当 | ・通勤手当 ・住宅手当 ・役職手当 ・扶養手当 ・家族手当 |
控除
控除とは、給与から差し引かれる社会保険料や税金のことです。会社員の場合、企業側が健康保険料や住民税の支払いを代わりに行うため、控除された金額が従業員の手取り額になります。
控除される内容は次のとおりです。
控除される項目
- 健康保険料
- 介護保険料
- 雇用保険料
- 厚生年金保険料
- 所得税
- 住民税
健康保険料は、全国健康保険協会が設定した都道府県ごとの保険料額表に基づいて算出します。また、雇用保険料は厚生労働省から従業員と企業側が負担する割合が発表されますが、年度によって変更する可能性があるため、必ずチェックしてください。
勤怠
勤怠は、出勤日数や残業時間など、従業員の勤怠データを記載しています。みなし労働時間制や裁量労働制を導入していない限り、毎月の残業時間に応じて残業代の支払い金額が変動するため、従業員一人ひとりの残業時間を正確に記録してください。
また、遅刻や早退、欠勤があった従業員の場合、労働していなかった時間分の賃金が差し引かれているか、給与明細の発行前にチェックしてください
勤怠の項目
- 出勤日数
- 欠勤日数
- 労働時間
- 残業時間
- 有給消化日数
- 有給残日数
給与明細の保管期間と再発行について
給与明細の保管期間や再発行に関しては、次の3点に注意してください。
- 給与明細は5年分の保管が推奨される
- 給与明細発行関連書類も保管が必要とされる
- 給与明細の再発行義務は発生しない
給与明細の保管を義務付ける法律はありません。しかし、賃金台帳や労働者名簿、タイムカードなど、給与計算に関する書類は5年分保管するよう労働基準法に規定されています。トラブルを回避するためにも、必ず保管をしてください。
また、給与明細は一度発行すれば、企業側に再発行義務は生じません。ただし、従業員との関係悪化を避けるため、再発行の申請があった場合は、可能な限り対応してください。
給与明細は5年分の保管が推奨される
法律的には、給与明細を保管しておくよう直接的には規定されていません。しかし、2020年4月1日から賃金請求権が従来の2年から5年に延長された影響に伴い、給与明細も5年分保管しておくことが推奨されます。
賃金請求権は割増賃金や有給休暇中の賃金、休業手当など、通常支払われるべき賃金や手当が未払いだった場合、企業側に支払いを求める従業員側の権利です。
仮に支払い要求を従業員から請求されて裁判に発展した場合、給与明細を保管していれば、正当な対応を実施していたと証明する一つの証拠として提示できます。トラブルを回避するためにも、給与明細は5年分保管してください。
給与明細発行関連書類も保管が必要とされる
賃金請求権延長に伴い、賃金計算や給与明細に関連する書類も5年分の保管が必要です。労働基準法109条に、書類を5年分保管するよう明記されています。下記の表に該当書類をまとめました。
表：企業が5年分保管すべき書類
| 書類の種類 | 具体的な書類 |
|---|---|
| 雇い入れ関連の書類 | ・雇用契約書 ・労働条件通知書 ・履歴書 ・雇用者名簿 |
| 解雇関連の種類 | ・解雇決定関係書類 ・解雇予告 ・退職手当の領収書 |
| 災害補償関連の書類 | ・診断書 ・支払いの領収書 |
| 賃金関連の書類 | ・賃金台帳 ・賃金決定関係書類 ・昇給減給関係書類 |
| 労働関連の書類 | ・タイムカード ・出勤簿 ・労使協定の協定書 ・退職関連書類 |
参照元：厚生労働省
仮に5年分の保管が難しい場合、経過措置として3年分の保管への短縮が認められているので、少なくとも3年分は補完しましょう。ただし、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書や源泉徴収簿など、税関係の書類は国税通則法に基づき、7年間の保存が求められています。
給与明細の再発行義務は発生しない
毎月従業員へ一度給与明細を発行すれば、再発行の義務は発生しません。ただし、従業員から不信感を持たれないよう、申請要請があれば可能な限り対応する姿勢が望ましいです。
近年、印刷コストや紛失リスクを削減するため、給与明細をPDF送付や電子データで保管する企業が増えています。
給与明細を紙で保管する場合の課題
給与明細を紙で発行や保管をしている場合、主に次の3点が課題となります。
- 印刷費や保管コストが発生する
- 人事担当者への業務負担が増える
- 従業員が紛失する可能性がある
毎月の給与支給日に合わせて給与明細を発行する必要があるため、印刷費や業務負担が増します。また、従業員が紛失した場合、個人情報を悪用される可能性があるため、セキュリティ対策にも気を配らなければなりません。
印刷費や保管コストが発生する
給与明細を紙で発行していた場合、印刷費や紙代が発生します。給与明細は、毎月一度は発行するため、従業員数が多いほど印刷コストは高騰します。また、賃金請求権延長によって給与計算に関連する書類の保管期間も伸びたため、書類の保管スペースも多く必要です。
人事担当者への業務負担が増える
給与明細の作成後、発行した給与明細を従業員に配布しなければなりません。また、データに誤りがあった状態で給与明細を発行した場合、修正して再発行しなければならず、業務負担と印刷コストが共に増大します。
配布や修正作業に多くの工数が掛かると、他の業務での業務効率や成果物の品質に悪影響をもたらします。
従業員が紛失する可能性がある
給与明細を受け取った後、従業員が帰宅途中や外出先で紛失する可能性があります。給与明細を紛失した場合、第三者に個人情報を悪用される可能性があるため、従業員に細心の注意を払うよう周知してください。
給与明細のWeb化で得られるメリット
給与明細を電子データに移行することで得られるメリットは、主に次の4点です。
- ペーパーレス化促進
- 業務効率改善
- 管理負担軽減
- 場所を問わず閲覧できる
給与明細の電子データ化によって印刷や配布を行う必要がなくなり、人事担当者の業務負担を軽減できます。また、スマートフォンやノートPCで閲覧できる環境が整い、ペーパーレス化促進や情報漏洩のリスク最小化を期待できます。
ペーパーレス化促進
給与明細の作成や保管を電子データで行うと、ペーパーレス化促進を図ることができます。そのため、印刷費やOA機器のメンテナンス代、消耗品の購入費など、さまざまなコストを削減できます。
関連書類をファイリングする必要もなくなるため、保管スペースを確保しておく必要もありません。スペースを有効的に活用でき、オフィス縮小に伴う賃料削減も期待できます。
業務効率改善
給与明細の電子データ化によって、給与明細の印刷や従業員へ配布を行う必要がなくなり、業務負担を軽減できます。印刷して発行する業務が不要となるため、印刷機の不具合や故障に伴う業務遅延に悩まされる心配も要りません。
仮に作成したデータに誤りがあった場合でも素早く修正できるため、修正作業の工数増大を避けられます。また、給与計算機能と一体型のシステムを導入すると、給与計算や源泉徴収、年末調整など、多くの業務を効率化できます。
管理負担軽減
給与明細を電子データで保管すると、ファイリングする必要がなくなり、管理負担を大幅に軽減できます。過去の給与明細データを検索したい場合は、システム上で簡単に探し出せるため、該当データの捜索に時間を取られる心配も要りません。
時間を有効に活用でき、コア業務へのリソース集中や残業時間削減が期待できます。
場所を問わず閲覧できる
システムへの保存やPDF添付など、給与明細の電子データ化によって、時間や場所を問わず給与明細を閲覧できます。スマートフォンやノートPC、タブレット端末から閲覧できるマルチデバイス対応のシステムも多く、外出先や移動中でもデータを確認できます。
紙で印刷しなくても手軽に給与明細を確認できる環境が整い、紛失に伴う情報漏洩を過度に心配する必要はありません。
給与明細システムの選び方のポイント
ミスマッチを避けるためにも、給与明細システムを選ぶ上で次の3点に気を配ることが重要です。
- 給与明細発行以外の機能が必要か確認する
- 給与明細の出力機能を搭載しているか確認する
- データの保管期間を確認する
給与明細発行以外の機能が必要か確認する
給与明細システムは、給与明細発行業務に特化した専用型だけでなく、給与計算や労務管理システムとの一体型からも選択できます。給与計算一体型は、社会保険料や税金の計算に加え、各帳票作成も自動化できる点がメリットです。
一方、労務管理システムとの一体型を導入した場合、入社手続きや年末調整など、労務管理全般の手続きを効率化できます。ただし、すでに別のシステムを導入していた場合、新たにシステムを購入しなければなりません。
システムを選定する前に、自社で既存システムの機能性に満足しているかどうかを確認してください。仮に不満がある場合は、給与計算と労務管理、どちらの業務を効率化していくかを明確化し、選定作業を進めてください。
既存システムの機能性に満足している場合は、給与明細に特化したシステムを選ぶ形になるでしょう。
給与明細の出力機能を搭載しているか確認する
給与明細の電子データ化は、コスト削減や業務負担軽減を望める点がメリットです。ただし、従来通り紙での配布を望む従業員も存在します。
給与システムに給与明細の出力機能が搭載されていれば、仮に従業員から紙での配布を希望された場合でも、スムーズな対応が可能です。トラブルを回避するためにも、選定作業時に出力機能を搭載しているかを確認しましょう。
データの保管期間を確認する
利用期間中のデータをすべて保管できるタイプ、過去3年分を保管しておけるタイプなど、システムによってデータの保管期間は異なります。労働基準法や賃金請求権への対応を考慮すると、5年分のデータを保管ができるシステムが一つの選定基準となります。
また、仮に3年分のデータしか保管できない場合でも、オプションによって保管期間を延長できれば問題ありません。
おすすめのWeb給与明細システム
ユーザーから高い評価を集めるWeb給与明細システムを6つ紹介します。Web給与明細システムの導入を検討している方は、選定作業の参考情報として活用してみてください。
- オフィスステーション給与明細
- HRMOS給与明細
- S-PAYCIAL
- SmartHR
- マネーフォワード クラウド給与
- ジョブカン給与計算
オフィスステーション給与明細
オフィスステーション給与明細は、株式会社エフアンドエムが提供するWeb給与明細システムです。顧客満足度とセキュリティ充実度でNo.1を誇り、導入企業数は2万社を突破しました。
オフィスステーション給与明細の特徴は、優れたユーザビリティとセキュリティレベルの高さです。シンプルで整理された画面は直感的な操作を実現し、操作性に戸惑う心配は要りません。
また、給与明細システムを導入した後、労務管理や年末調整、有給休暇管理など、自社の状況に応じて必要なシステムを追加することが可能です。
一方、セキュリティ対策に関しては、二段階認証やWAFの標準搭載によって、不正アクセスのリスクを最小限に抑えられます。24時間365日体制でシステムの状況監視や脆弱性診断を行っており、金融機関と同じくらい高いレベルでのセキュリティ対策が望めます。
料金プラン
- 登録料：110,000円（税込）
- 従業員数20名まで：月額一律1,100円
- 従業員数21～499名まで：月額55円/1ユーザー
- 従業員数500～600名まで：月額44円/1ユーザー
- 従業員数601～800名まで：月額38.5円/1ユーザー
- 従業員数801～5000名まで：月額33円/1ユーザー
公式サイト
HRMOS給与明細
HRMOS給与明細は、株式会社ビズリーチが提供するWeb給与明細システムです。HRMOS給与明細の特徴は、無料で給与明細のWeb化を図れる点です。
HRMOS給与明細は給与計算一体型システムで、給与や賞与に関する各種データをスムーズに取り込めます。マルチデバイス対応で、従業員はスマートフォンやタブレット端末から給与明細のデータを手軽に閲覧することが可能です。
また、勤怠管理システムとも連携しており、出退勤時刻打刻や勤怠データ集計、シフト管理など、勤怠管理に必要な機能が無料プランを選択しても搭載されています。
料金プラン
- 無料プラン
- ベーシックS：税込4,180円/月額（従業員39名まで）
- ベーシックM：税込10,780円/月額（従業員149名まで）
- エンタープライズS：税込32,780円/月額（従業員499名まで）
- エンタープライズM：税込65,780円/月額（従業員999名まで）
公式サイト
S-PAYCIAL
S-PAYCIALは、鈴与シンワート株式会社が提供している給与計算一体型のWeb給与明細システムです。給与や賞与、平均賃金の算出に加え、勤怠データ集計や従業員の情報管理を自動化できる点が、S-PAYCIALの特徴です。
給与計算の際に変動要素がある場合はプロセス変更を行うと、手当の追加や支給額を反映して給与を算出でき、業務のスピードアップと正確性向上を両立できます。また、メール配信や英語対応、アンケート調査など、業務効率改善に向けた機能を無料で追加できます。
料金プラン
- 月額1,650円～（税込)
公式サイト
SmartHR
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する労務管理一体型のWeb給与明細システムです。ユーザーからの評価が高く、労務管理クラウド部門で4年シェア連続No.1を誇り、導入企業は5万社を突破しています。
SmartHRは、給与明細や源泉徴収票のペーパーレス化を促進するだけでなく、労務管理の業務を大幅に効率化できる点が特徴です。社会保険の手続きや雇用契約書作成、年末調整など、各種手続きや書類作成をシステム上で完結できます。
また、給与計算システムや採用管理サービスなど、外部システムとも豊富に連携しており、バックオフィス業務全般の効率化やテレワークへのスムーズな移行を実現できます。
料金プラン
- HRストラテジープラン：問い合わせ
- 人事・労務エッセンシャルプラン：問い合わせ
- 人材マネジメントプラン：問い合わせ
公式サイト
マネーフォワード クラウド給与
マネーフォワード クラウド給与は、株式会社マネーフォワードが提供する給与計算一体型のWeb給与明細システムです。マネーフォワード クラウド給与の特徴は、優れたユーザビリティです。
5つ設定項目を入力すれば、給与や所得税、雇用保険料の計算を自動化できるため、初めて給与計算システムを利用する方も戸惑わずに利用できます。また、勤怠管理や社会保険手続き、人事管理など、マネーフォワードの各シリーズと連携を図ると、バックオフィス業務の自動化やコア業務へのリソース集中を図れます。
料金プラン
- スモールビジネス：税込3,278円/月額
- ビジネス：税込5,478円/月額
公式サイト
ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は、株式会社DONUTSが提供する給与計算一体型のWeb給与明細システムです。シリーズ累計実績は15万社を突破しており、ユーザーからの厚い支持を集めています。
ジョブカン給与計算の特徴は、多くの業務を自動化できる点です。社会保険料や雇用保険料、所得税など、煩雑な計算業務を自動化し、業務のスピードアップとミスの削減を図れます。
税率や保険料率の自動アップデートも搭載しており、人事担当者が法改正のたびに対応する必要はありません。また、源泉徴収票や賞与支払届、賃金台帳など、各種帳票を自動で作成でき、人事担当者の業務負担を大幅に軽減できます。
料金プラン
- ・無料プラン
- ・有料プラン：月額440円/1ユーザー(税込)
公式サイト
給与明細に関してよくある質問
最後に、給与明細に関してよくある質問を3つ紹介しましょう。
給与明細の電子化を効果的に進めていく方法は？
給与明細の電子化を効果的に進めていくためには、どのように自社で運用していくかを決めることが大切です。たとえば、メール配信にして一斉に従業員に送付したり、クラウド上に保管して従業員に確認してもらったりすることなどが考えられます。
自社の業務において一人一台スマートフォンを持っていれば、クラウドへの閲覧は効果的になるでしょう。そのため、自社の業務体系を確認しておくことが大切です。他にも、既存の勤怠管理システムや給与計算システムとの連携が可能になれば、業務の効率化はさらに加速します。
自社の運用体制を確認したうえで、どのようなシステムであれば効果が高いかを考えていくと、効果的に進めることが可能です。
給与明細の電子化を違法にしないためには？
給与明細の電子化は、平成18年度の税制改正によって認められています。
そのため、給与明細を電子化して交付することは違法にはなりません。しかし、電子化を企業の独断で行ってはなりません。なぜなら、所得税法では給与明細の電子化を行う場合には、従業員の同意が必要であると明記されているからです。
そのため、移封しないためには、従業員一人一人からの同意が必要になります。
給与明細の電子化に同意しない従業員への対応はどうすれば良い？
従業員の同意が得られない場合には、紙での交付が必要になってきます。そのため、電子化を進めつつも、同意を得られないケースも考え、紙での対応にも備えておくことが必要です。
従業員の同意を得られない場合には、電子化によってどのようなメリットが従業員にあるのか、簡単に確認するためにはどのようにすれば良いのかなどについて丁寧に説明をしていく必要があります。従業員一人ひとりに寄り添って状況を確認し、説明をしていくことが求められます。
まとめ
給与明細の記載内容やアナログ管理で直面している課題などに触れてきました。今後は業務効率改善やコスト削減を目指し、給与計算システムを使った電子データでの保存が増えると予想されています。
ただし、給与計算システムを導入する前に自社が抱えている課題を可視化するようにしてください。導入目的が曖昧のまま選定作業を進めると、ミスマッチが起きる可能性が高くなります。
また、全ての従業員が電子化に同意できない可能性もあります。そうしたケースにも備え、万全の体制で電子化を進めていくことが大切です。
当社ディップ株式会社では、人事や労務を担当する方向けに「人事労務コボット」を提供しています。
安価で多機能な「人事労務コボット」を導入することで、かんたんに契約書のやり取りができるようになります。
「毎週のように新しいスタッフが入ってくるので業務が煩雑」「労務管理スタッフの手が足りないのでいつも残業しながら書類手続きを進めている」こういったお悩みをお持ちの企業にぴったりのシステムです。 まずはお気軽に「人事労務コボット」よりお問い合わせください。