年末調整を「ペーパーレス化」するには?メリット・デメリットと進め方

2021/12/15 コボットコラム
年末調整のペーパーレス化

毎年発生する年末調整手続きは、定期的に発生するにも関わらず、紙媒体の申請手続きが必要であったため、年の瀬を忙しく過ごさざるを得なかったという担当者は少なくありません。そんな年末調整の面倒も、ペーパーレス化を推進することで、一気に解消することが可能です。

今回は、従来の手続きとの違いとペーパーレス化の違いや、ペーパーレスで年末調整を実施した場合に得られるメリットについて解説します。

年末調整手続とは

年末調整手続きは、12ヶ月分の給与や賞与が決定した時点で、給与に過不足がないかを確認し、状況に応じた補填や差し引きを実行するものです。住宅ローンや健康保険など、従業員一人ひとりのライフスタイルに応じて控除額は異なります。

これらすべての事情を毎年反映し調整する必要があるため、従業員は適宜申請を行い、担当者はそれらをすべて確認しなければなりません。

ペーパーレスで年末調整を実施する方法

上記のような年末調整手続きは、これまで紙面で実施するのが通例でした。しかし、近年はデータを電子化してインターネット経由で手続きを済ませ、電子データで書類を保管しても問題がないような制度へと改正されています。

いわゆるペーパーレスの年末調整ですが、このような仕組みを採用する上では、主に次の手続きが発生します。

電子データを作成する

従業員が保険会社などから控除証明書等を電子データで受け取り、専用の年末調整控除申告書作成用ソフトウェアに基礎情報をPCなどから記入します。

そして、受領した控除証明などのデータをソフトへインポートすれば、年末調整申告書は完成です。

従業員から電子申請を受領する

申告書が完成した後は、従業員が電子申請として作成したデータを、担当者が受領します。専用の年末調整システムを導入しておけば、この受け渡しの手続きもシステム上で行えるため、オフィスなどにおいて対面で処理する必要もありません。

受領した電子データをシステムにインポートして計算する

担当者が受領した電子データは、年末調整システムに読み込ませることで、年税額の計算に必要なデータを抽出します。電子データそのものはデータベースに記録されるため、保管のためにファイリングなどをする必要はありません。

従来の年末調整手続きの課題

ペーパーレスでの年末調整手続きを実行するにあたっては、従来の手法では解消が難しかった課題に取り組む意味合いが強いといえます。従来の手続きにおいて課題とされてきたのは、主に次の3点です。

書面の用意に時間がかかる

書面の控除証明書などを用意するには、多くの時間を必要とします。保険会社から紙媒体を取り寄せるまでの手間はもちろん、万が一紛失した場合には、再発行してもらわなければならないため、倍以上の時間がかかる可能性もあります。

必要な控除証明書も従業員によって異なるため、人によってはすべてを揃えるために多くの時間を要するケースもあるでしょう。

申請内容の転記や記入に時間がかかる

申告書には、ただ住所と名前を書けば良いだけではなく、保険会社から受け取った証明書の内容を転記し、計算もしなければいけません。これらを手書きで行うとなると、記入そのものに時間がかかるのはもちろん、記入に伴うケアレスミスの発生により、修正作業が生まれることもあります。

このような無駄を省く上では、手書きの必要性を最小限に抑える必要があります。

オフィスでの申請手続きが必要

申告書を紙で提出する場合は、オフィスで手続きを進めなければならないことも課題の一つです。

近年、働き方改革の影響により、テレワークやフレックス制度の導入が進んでいます。しかし、年末調整を紙で行うとなると、オフィスへ行って提出したり、担当者が在籍している時間にオフィスを訪れたりする必要が発生します。

ペーパーレスの年末調整を導入するメリット

従来の年末調整の課題を解消する上で、ペーパーレス化は非常に有意義な役割を果たします。ここでは、ペーパーレスの年末調整を実施するメリットを確認しましょう。

紙を使用する際のコストを削減できる

ペーパーレスで年末調整を行うと、紙を使用していたときに発生したコストを丸ごと削減できます。印刷のための紙代はもちろん、申告書の送付や受け取りの際に発生していた手数料や複合機のリース代も削減できるでしょう。

また、紙で書類を保管しておくための保管費用も解消され、スペースの削減にもつながります。オフィスを縮小して経済的な場所へ引っ越すことで、賃貸経費を抑えられるようになります。

年末調整業務を効率化できる

年末調整業務のペーパーレス化によって、業務効率化を実現可能です。

年末調整システムを用いることで、調整業務に必要なすべての手続きを一元化でき、紙を使った際の転記作業や計算、確認作業が不要になるため、効率良く業務を遂行できます。ケアレスミスも回避し、余計な修正作業をカットします。

働き方改革を推進できる

ペーパーレス化により年末調整に伴う作業を削減できれば、働き方改革を推進できます。申告手続きのために出社の必要はなくなるため、テレワークを実現可能です。確認を行う担当者もリモートで計算と受領ができるため、出社の必要がなくなります。

ペーパーレス年末調整を導入する際の注意点

マイナンバーカード

ペーパーレスの年末調整を導入する上では、注意しておきたいデメリットもあります。ここでは、導入時の注意点を確認しておきましょう。

年末調整のペーパーレスに対応したシステムを導入する

年末調整をサポートするシステムによっては、完全なペーパーレスを実現するシステムと、業務の一部をペーパーレスにできるシステムの2種類があります。

年末調整システムは、ワンストップですべての業務をカバーできる製品も存在しますが、そうでないものもあります。導入を検討しているシステムがどこまで対応しているのかについてしっかりと確認しましょう。

従業員の確認と承諾を得る

ペーパーレスによる年末調整を行う上では、業務フローに大幅な変更が発生する場合もあります。特に、ICTの活用に慣れていない従業員が多い組織では、ペーパーレスを一気に進めてしまうと混乱を招く可能性もあります。

自社の従業員と既存システムを踏まえ、ITスキルに自信がない場合には、混乱を最小限に抑えられるような、ユーザビリティに優れるサービスの導入を優先しましょう。

既存システムとの互換性を確認する

ペーパーレス化を推進する年末調整システムの多くはクラウド化が進んでおり、他の会社のサービスとも連携ができる仕様になっていることが一般的です。ただ、どういったシステムと連携できるかは製品によって異なるため、あらかじめ環境を確認しておくことが重要です。

ペーパーレスの年末調整に役立つサービス・ツール

最後に、ペーパーレスの年末調整に役立つ主要なサービス・ツールを紹介しましょう。

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは株式会社 DONUTSが提供するサービスで、充実の年末調整機能をはじめ、労務管理全般に適用可能なツールを数多く搭載しています。

入社および退職、扶養、保険やマイナンバーに至るまで、従業員一人ひとりの動向をリアルタイムで管理し、最適な就業環境を構築できるようサポートができます。自動入力はもちろん、年末調整を含めた各種電子申請に対応し、ボタン一つで書類提出が可能です。

初期費用無料、月額400円からという高いコストパフォーマンスもさることながら、優秀な管理機能を備えているため、バックオフィス業務の効率化へ大きく貢献します。

料金プラン:

  • ・無料プランあり(一部機能制限)
  • ・月額400円/人〜

公式サイト:

奉行年末調整申告書クラウド

奉行年末調整申告書クラウドは、株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供するサービスで、あらゆる企業に導入が可能な年末調整申告書の作成システムです。

申告書の配布から回収、そして給与システムへの入力までを自動で実施し、業務負担を大幅に改善できることが特徴です。

国税庁が推奨する年末調整業務を実現すべく、マイナポータルとの連携機能も搭載し、手動でのマイナンバー管理を必要としない業務効率化に貢献できます。法改正にも対応し、担当者が毎年改正内容を確認するといった手間も必要ありません。

料金プラン:

  • ・年間利用料:8,000円
  • ・月額33円/人

公式サイト:

マネーフォワード クラウド年末調整

株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワード クラウド年末調整は、クラウド経由で紙を必要としない年末調整の実現に特化したクラウドサービスです。

書類への記入は一切必要なく、すべての手続きをWeb上で進められるため、ペーパーレスの推進を一気に進められます。

担当者は、視覚的にわかりやすい進捗バーで書類の回収状況や差し戻し状況を把握し、年末調整の管理を効率化できます。従業員と担当者の両方にとって嬉しい機能が満載なので、積極的に活用したいサービスです。

料金プラン:

  • ・2,980円/月〜

公式サイト:

まとめ

年末調整は面倒な作業であるだけでなく、従来の申請手続きでは修正作業も頻発したため、スムーズに進めることが難しい作業でした。クラウドサービスを活用することで、そんな年末調整のペーパーレスを一気に進められるだけでなく、それに伴う恩恵も得られます。

年末調整でお悩みの際には、ペーパーレス化の積極的な推進をシステム活用によって実現しましょう。

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