勤怠管理の「クラウド化」のメリットは?サービスの選び方・ポイント

2021/12/14 コボットコラム
勤怠クラウド

従業員の増加につれ、業務難易度も増していくのが勤怠管理です。一人ひとりの勤務状況を丁寧に可視化しておかなければ、人材活用や法的な側面で問題をもたらすだけでなく、業務負担の悪化を招いてしまいます。

そんな中で活躍しているのが、クラウド型の勤怠管理サービスです。従来のパッケージタイプの勤怠管理システムとどのような違いがあるのでしょうか?

今回は、そんなクラウド型の勤怠管理システムの導入を検討している方に向けて、勤怠管理のクラウド化によって得られるメリットを解説します。

勤怠管理システムを導入する目的・役割

そもそも勤怠管理システムを導入するための目的や役割としては、次の2点が注目されています。既存の管理体制や、導入済みの勤怠管理システムで、これらの側面で課題を抱えていないか確認してみましょう。

適切な給与計算の実施

勤怠管理を丁寧に実施することで、従業員に支払うべき給与を正確に算出することができます。

特に、アルバイト・パートのスタッフが多い職場においては、時給制での給与計算が一般的となっているため、毎月異なる給与を渡さなければなりません。これらの計算は、システムがなければ締め日を迎えて手動で一人ひとり、処理を行わなければなりません。

給与計算の担当者や店舗のオーナーは、そのために残業や休日出勤を強いられてしまうため、ワークライフバランスの整った働き方を実現することが難しくなります。

また、給与管理が行き届いていなければ、ビジネスに余計な負担を強いてしまったり、給与支払いが適切に行われず訴訟問題に発展したりすることもあります。お金のやり取りに直結するため、給与計算は丁寧に行う必要があります。

法律に則った働き方の実現

勤怠管理システムは、従業員に適切な給与を支払うだけでなく、彼らの健康を守れる働きやすい職場づくりにも貢献します。

日本には労働基準法があり、それに基づく多様なルールが適用され、全国の従業員を守る働きをしています。過度な残業や休日出勤が常態化していると、こういった労基法に違反してしまう可能性もあります。

たとえ必要な残業であっても、本来の就業時間に間に合わせなければならないのが基本的なルールです。

会社から半強制的に過度に出社させているケースがアウトなのはもちろんのこと、自ら過度な残業や休日出勤に赴くのも労基法違反の対象です。たとえどれだけ本人の意思が伴うものでも、ルールに合わせた働き方を遵守しなければなりません。

勤怠管理システムの導入は、従業員が毎月どれくらい働いているか、有休をどれくらい消化できているかなどを記録できるため、便利なサービスです。

既存人材の有効活用

勤怠管理システムは、会社に属する従業員がより働きやすくコミットできるよう、効率的な働き方の提案にも役立ちます。無駄な残業時間を削減して健康的な生活を送ることで、生産性の向上を実現したり、勤怠管理の負担を軽減したりすることで、より高度な業務に携わってもらうことが可能になります。

残業や休日出勤がシステム上乱用できなくなれば、就業時間内に業務を終わらせるための仕組みづくりやパフォーマンス改善が必要になります。人手不足が叫ばれる中、一人ひとりの就業時間を丁寧に管理し、効率的な働き方を推奨することで、彼らのポテンシャルを引き出せる会社へと生まれ変わります。

勤怠管理のクラウド化で得られるメリット

これまでお伝えしたように、勤怠管理システムには多くの役割と導入メリットが期待されていますが、これをクラウドサービスへと移行することで、さらなるメリットを獲得できます。ここでは、クラウド化することのメリットを解説していきましょう。

業務効率化がさらに進む

勤怠管理システムをクラウドシステムに移行すれば、オンラインから気軽にサービスを利用できるようになるため、勤怠管理に伴う業務負担をさらに削減できます。Webブラウザから打刻ができたりアラート通知をクラウド経由で通知したりするなど、利便性の改善にも期待が持てます。

パッケージ版では得られなかったオンライン環境ならではの機能改善も得られるため、効率化をさらに進めたい場合には導入の余地は大きいといえるでしょう。

コストパフォーマンスを改善できる

コストパフォーマンスを改善できることも、クラウド勤怠管理システムの特徴です。

勤怠管理に伴う業務負担をより効率化することで、コア業務に集中できる環境を整備できます。勤怠管理負担の軽減で人材不足を解消し、人件費の圧迫を回避します。

また、クラウド型の勤怠管理システムは、パッケージタイプのシステムに比べ、初期費用を安価に抑えやすいことも強みです。

パッケージタイプの導入は買い切り型であるため、導入のための予算を確保しなければなりません。対して、クラウド型は初期費用がかからず、月々や年間で支払う定額料金で利用が可能であるため、まとまった予算を確保しなくて良いことが強みです。

事業規模が小さい場合やビジネスを立ち上げたばかりの際には、嬉しいサービスといえるでしょう。

マルチデバイスで管理が可能になる

従来の勤怠管理システムは、システムが設置してあるオフィスや店舗に足を運ばなければ、打刻や管理機能を利用することはできませんでした。

クラウド型の勤怠管理システムの場合、オンラインでシステム利用が可能になるため、特定の場所に利用が制限されることはありません。出張先や外出先でも、スマホやタブレットを使って、自由に打刻や勤怠管理を実現できます。

これまで、打刻のためだけにオフィスへ出向いていたという面倒を回避できるため、非常に便利です。

働き方改革の推進に役立つ

マルチデバイスでの勤怠管理を実現できれば、働き方改革の推進にも役立ちます。これまで勤怠管理システムの運用のため、職場がオフィスに限定されてきたという場合でも、クラウド型のシステムへと移行することで、自宅などからのテレワークを実現できます。

自宅から従業員の管理や打刻が行えるようになれば、従来の生産性を維持したまま働き方を多様化できます。従業員に合わせた働き方を提示できるようになることで、優秀な社員の定着率の増加にも期待が持てます。

クラウド勤怠管理システムの主な機能

では、クラウド勤怠管理システムにはどのような機能があるのでしょうか?ここでは、クラウド勤怠管理システムの主な機能を具体的に紹介します。

多様な働き方に対応する打刻・管理機能

クラウド勤怠管理システムは、基本的な打刻・管理機能にも優れていることが特徴です。

近年の働き方改革の推進や、同一労働・同一賃金といった慣習の浸透によって、正規雇用以外の従業員にも適切な勤怠管理と給与の支払いが求められるようになってきています。

クラウド勤怠管理システムは、いずれもこのような多様な人材活用を促す上で重要なツールとされており、さまざまな給与形態や働き方に対応した機能を搭載しています。時給や日給での支払いに対応している打刻機能やリモートワークやフレックス制度を活用するための管理機能に至るまで、従業員ファーストな勤怠管理システムを容易に利用可能です。

勤務実績の自動分析機能

クラウド勤怠管理システムは、ただ勤怠情報を記録しておくだけでのデータベースとしてのみならず、積極的なデータ活用を進めていくための能力にも優れています。従業員の勤務実績を一元的に把握し、残業時間の合計や、有休消化率の計算などを行います。

担当者が締め日に確認を行わなくとも、一人ひとりの勤務状況はシステムによってリアルタイムで管理されているため、働き過ぎを防ぎつつ、パフォーマンスを最大限発揮するための仕組みづくりをサポートします。

打刻忘れなどを防止するアラート機能

勤怠管理システムは、あくまでも入力された情報から従業員の勤務状況を把握するため、入力が行わなければ彼らの動向を正しく把握することはできません。

クラウド勤怠管理システムの多くは、打刻忘れを防止するためのアラート機能が搭載されており、打刻忘れによる適切な就業状況の把握を促します。担当者が目視で確認する必要がないため、管理業務の効率化につながります。

また、有給休暇の消化率や残業時間の記録機能を活用して、働き過ぎの傾向がある従業員に対して残業時間の残余についてもアラートを送ることができます。就業時間を超えての労働を見逃さず、リモート環境でも適切な労働時間内に収められるのがクラウドシステムの強みです。

他のクラウドシステムとの連携機能

クラウド勤怠管理システムは、単体での運用はもちろん、他のクラウドシステムとの連携にも優れたパフォーマンスを発揮します。今やあらゆるバックオフィス業務はクラウドシステムで管理ができるようになっており、労務管理から給与計算までお互いにデータベースを連携し、運用することが可能です。

クラウド間での連携を進めていくことでさらなる業務の効率化を進められるため、積極的に活用することをおすすめします。

クラウド勤怠管理システムを導入する際の選び方

勤怠クラウドシステム

クラウド勤怠管理システムには多様な製品が登場しているため、どのサービスが自社に最も合っているのか選ぶことは難しいものです。クラウド勤怠管理システム導入を成功させるための、最適な選び方を解説しましょう。

自社が求める勤務形態に最適なサービスかを確認する

一つ目のポイントは、自社が求めている勤務形態に適したサービスであるかどうかを確認することです。たとえば、クラウドサービスによっては、正規雇用の正社員にのみ対応できるサービスとなっており、パート・アルバイトに対応していない仕様になっているケースがあると考えられます。

クラウドサービスによって働き方の多様化を進めるはずが、導入したシステムのせいで働き方や給与形態を選べなくなってしまうとなると本末転倒です。事前に実現したい働き方や雇用形態を固めておき、適切なサービスを導入しましょう。

従業員のITスキルに応じたシステム導入を優先する

従業員のITスキルに応じたシステム導入を行うことも重要です。

多くの企業でクラウド型の勤怠管理システムの導入が進んでいる一方で、まだまだすべての組織でクラウドサービスが浸透しているとはいえません。特に、アナログなタイムカードや出勤簿を使った勤怠管理を実施している場合、担当者がシステム運用に慣れていないことも考えられます。

こういった担当者による勤怠管理システムの運用が求められている場合、サービス選定の際にユーザビリティに優れた製品を優先することが重要です。

クラウドサービスの中には、初めてシステムを利用するというユーザーに向けて、直感的に操作できる環境構築を重視しているもの少なくありません。こういったサービスを選ぶことで、ITに慣れていない人でも簡単操作を実現し、スムーズな導入を促せます。

新しいシステムの導入には、常に導入後の移行期間が負担となりますが、その負担を最小限に抑えられることが強みです。

既存のITシステムとの互換性を確認する

クラウド勤怠管理システムは互換性にも優れますが、事前に自社のシステムとの相性を検証しておくことも大切です。

多くのシステムとは連携ができるよう設計されているものの、自社システムの老朽化が進んでいたり、高度にカスタマイズされたシステムだったりすると、その恩恵を得られない場合があります。

データベースの移行に多大な時間がかかったり一部機能の利用が制限されたりと、導入コストに見合ったパフォーマンスを得られなくなる事態を回避しましょう。

主なクラウド勤怠管理システム15選

多くの企業で導入されているクラウド勤怠管理システムを15個紹介します。

  • ・KING OF TIME
  • ・タッチオンタイム
  • ・マネーフォワードクラウド勤怠
  • ・jinjer(ジンジャー)勤怠
  • ・kinnosuke
  • ・TeamSpirit
  • ・バイバイタイムカード
  • ・リシテア/就業管理クラウドサービス
  • ・kincone
  • ・HRMOS勤怠
  • ・楽々勤怠
  • ・AKASHI
  • ・ジョブカン勤怠管理
  • ・CLOUZA(クラウザ)
  • ・かえる勤怠管理

勤怠管理システム導入の参考にご活用ください。

KING OF TIME

KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する市場シェアNo.1を獲得しているクラウド型勤怠管理システムです。顧客満足度も業界トップを誇り、導入企業数は4万社を突破しました。

KING OF TIMEの特徴は、豊富な機能性です。労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、労務管理に必要な各データをリアルタイムで把握できます。残業時間の超過や有給休暇の取得が遅れている場合はアラートを発し、過重労働を防ぎます。

さらに、フレックスタイムや変形労働時間制など、多彩な就業形態にも対応可能です。顔認証やチャットツール、スマートフォンアプリなど、多彩な打刻方法を搭載しており、状況に応じた勤怠管理を実現できます。なりすましや不正打刻の心配をする必要もありません。

そして、KING OF TIMEはショールームを設けており、機能性や操作性を無料で体験できます。

料金プラン:

  • ・月額300円/人

公式サイト:

タッチオンタイム

タッチオンタイム

タッチオンタイムは、株式会社デジジャパンが提供する、ユーザーからの評価が高くサービス継続率99.7%を誇るクラウド型勤怠管理システムです。

タッチオンタイムの特徴は、優れたコストパフォーマンスです。労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況は、全てリアルタイムのデータがシステム上に反映されるため、正確な労務管理と業務効率改善を実現できます。

さらに、スケジュールパターンを設定しておくと、出退勤や所定労働時間を自由に調整でき、様々な就業形態へ対応できます。また、料金は1ユーザー330円(税込)で、初期費用やサポート料金は掛かりません。契約期間や利用人数に伴う機能制限もなく、無駄な費用の発生を防げます。

料金プラン:

  • ・初期設定費用:0円
  • ・月額費用:300円/人
  • ・サポート料金:0円

公式サイト:

マネーフォワードクラウド勤怠

 マネーフォーワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供する汎用性の高さが魅力の勤怠管理システムです。カスタム自動集計によってフレックスタイム制や変形労働制、裁量労働制など、さまざまな就業形態で正確な労務管理を実現できます。

法改正やシステムのアップデートは自動で行うため、従業員が自ら作業を行う必要はありません。また、給与計算ソフトや人事管理システムとも連携しており、バックオフィス業務全般の効率化が望めます。

料金プラン:

  • ・個人:800円/月〜
  • ・法人:2,980円/月〜

公式サイト:

jinjer(ジンジャー)勤怠

jinjer

ジンジャー勤怠は、株式会社ネオキャリアが提供する労務管理全般の作業を自動化し、業務効率改善や残業時間削減へ導く勤怠管理システムです。労働時間や希望シフトの自動集計、有給休暇の自動付与など、あらゆる作業を自動化し、人事担当者が他の作業に従事するための時間を捻出します。

さらに、フレックスタイム制や変形労働制、裁量労働制など、さまざまな就業形態に対応しており、自由度の高い働き方を実現可能です。また、予実管理によって、実際の勤務データと事前予測にて算出した残業時間の差異を把握し、過重労働を未然に防げます。

料金プラン:

  • ・月額400円/人

公式サイト:

kinnosuke

kinnosuke

kinnosukeは、HOYA株式会社が提供するサービス提供年数15周年を迎えた勤怠管理システムです。

kinnosukeの特徴は、豊富な機能を低コストで利用できる点です。勤務時間の自動集計や休暇管理、シフト作成など、労務管理に必要な作業全般をシステムへ一任し、従業員の業務負担を軽減します。

また、特別条項付きの36協定を締結した場合は、月45時間を超える時間外労働の超過回数や時間外労働が年720時間以内を遵守できているかを管理し、過重労働を未然に防ぎます。

法改正への対応やシステムのアップデートは自動で行うため、内容変更に伴う業務負担増加を気にする必要はありません。

そして、1ユーザー385円(税込)で利用できるコストパフォーマンスの高さも魅力です。多くのユーザーから支持を集め、サービス継続率は98.1%を誇っています。

料金プラン:

  • ・350円/ユーザー

公式サイト:

TeamSpirit

TeamSpirit

TeamSpiritは、株式会社チームスピリットが提供するカゴメや資生堂、三菱地所など、大手企業を中心に1,500社以上の企業が導入している勤怠管理システムです。

TeamSpiritの特徴は、ユーザーインターフェースに優れている点です。PCやスマホアプリからワンクリックで出退勤時刻を打刻できるため、初めて利用する場合でも戸惑わずに操作できます。オフィスワーク・直行直帰・在宅勤務など、就業場所を問わず労働時間を正確に把握できる点も重要なポイントです。

また、従業員一人ひとりの勤務時間と36協定で設定されている時間外労働の上限を照らし合わせ、残業過多に陥っている従業員がいた場合は、本人と上司に勤務状況を伝えます。

仕事の進め方や業務量の配分を見直すなど、残業時間削減に向けた取り組みによって、長時間労働の是正を図れます。そして、工数管理や経費精算、ワークフローなどの機能も搭載しており、バックオフィス業務全般を効率化できる点も大きなメリットです。

料金プラン:

  • ・初期費用:150,000円~
  • ・月額費用:30,000円~

公式サイト:

バイバイタイムカード

バイバイタイムカード

バイバイタイムカードは、株式会社ネオレックスが提供するIKEAや西武ホールディングス、キャメル珈琲など、1,000人以上の従業員を抱える大企業から、8年連続で市場シェアNo.1を獲得している勤怠管理システムです。

バイバイタイムカードの特徴は、手厚いサポートが望める点です。専門のコンサルティングチームが顧客ニーズを反映した設定を行うため、ユーザビリティを最大限高められます。導入後も専任のサポートチームが対応するため、課題や疑問点が生じた場合でもスピーディーな解決が望めます。

また、神楽坂にショールームが用意されており、事前に操作性や使い勝手を確認することが可能です。

料金プラン:

  • ・要問合せ

公式サイト:

リシテア/就業管理クラウドサービス

リシテア就業管理クラウドサービス

リシテア/就業管理クラウドサービスは、株式会社日立ソリューションズが提供する3年連続でサービス継続率99.5%を誇るユーザーからの評価が高い勤怠管理システムです。

リシテア/就業管理クラウドサービスの特徴は、ユーザーインターフェースの高さです。シンプルで整理された画面によって残業時間や有給取得率など、さまざまなデータを一目で把握できます。

常にリアルタイムのデータがシステム上に反映されるため、正確な労務管理を行えます。また、定期的なアップデートによって、法改正や就業規則の変更にも柔軟に対応可能です。

料金プラン:

  • ・1ユーザーあたり385円~/月(税込、300名で利用する場合)

公式サイト:

kincone

kincone

kinconeは、株式会社ソウルウェアが提供するIT製品のレビューサイト「ITreview Grid Award」や「BOXIL SaaS AWARD」で、多くの賞を受賞している勤怠管理システムです。

kinconeの特徴は、優れたユーザビリティです。シンプルで見やすい画面は各種データを一目で把握できるだけでなく、直感的な操作を実現します。

さらに、チャットツールやWebサイト、スマートフォンアプリなど、多彩な打刻方法を搭載しており、就業場所を問わず正確な出退勤時刻を打刻できます。また、ICカードを勤怠管理に導入すれば、システム上で経費精算を処理可能です。

そして、最大2ヶ月間のトライアル期間が用意されており、コストを掛けずに使い勝手や自社との相性を見極められる点もkinconeの魅力の一つです。

料金プラン:

  • ・200円/月〜(1人あたり)

公式サイト:

HRMOS勤怠

HRMOS

HRMOS勤怠は、株式会社ビズリーチが運営する、ランサーズエージェンシーやタイミ―、All Aboutなど、中小企業やベンチャー企業を中心に4万社が導入している勤怠管理システムです。

HRMOS勤怠の特徴は、無料プランを選んでも、豊富な機能を利用できる点です。勤怠管理やシフト作成、休暇管理など、労務管理に必要な機能が一通り揃っています。工数管理や給与計算も無料で行えるため、コストを掛けずに業務効率を改善できます。

初期費用も掛かりません。また、定期的なアップデートによって、年5日間の有給休暇取得義務化や働き方改革関連法案など、法改正にも自動で対応しており、業務負担増大や法律違反のリスクを最小限に抑えています。

料金プラン:

  • ・無料プラン:0円
  • ・有料プラン:月額3,800円〜

公式サイト:

楽々勤怠

楽楽勤怠

楽々勤怠は、株式会社ラクスが提供する6万社以上の企業が導入をしている勤怠管理システムです。

シンプルで見やすい画面設計によって、導入段階から戸惑うことなく操作できます。労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況を自動集計し、常に最新の情報をシステム上に反映します。

また、従業員の雇用形態や自社の労働形態に応じて柔軟な設定が行えるため、多様な働き方に対応できる点も魅力の一つです。そして、給与システムとも連携しており、業務負担軽減やリソース不足解消につなげられます。

料金プラン:

  • ・月額利用料金:30,000円~

公式サイト:

AKASHI

アカシ

AKASHIは、ソニービズネットワークス株式会社が提供する、さまざまな就業形態に対応できる点が魅力の勤怠管理システムです。モバイル端末や生体認証、ICカードなど、多彩な打刻方法を搭載しており、オフィス外で仕事に励んでいる従業員に対しても、出退勤時刻を正確に把握できます。

また、画面上でテレワークに励む従業員の出勤状況を把握でき、集中力低下に伴う業務効率悪化や作業遅延を防ぐ効果も望めます。

そして、労働基準法改正に伴う労働時間の正確な把握や有給休暇取得の義務化など、法改正を踏まえた機能を搭載している点もAKASHIの魅力です。

料金プラン:

  • ・初期費用:0円
  • ・初期設定サポート(オプション):50,000円~
  • ・月額料金:200円/人~

公式サイト:

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、株式会社 DONUTSが提供しているサービスであり、誰でも利用できる勤怠管理システムとして多くの企業で導入が進んでいます。初めて勤怠管理システムを利用する人に向けて設計されているため、ITリテラシーが低くても運用できます。

初期費用やサポート費用は無料という導入コストの安さも魅力で、兄弟製品のラインナップにも優れており、バックオフィス業務をまとめて刷新したいという方におすすめのサービスです。

料金プラン:

  • ・初期費用無料
  • ・無料プラン:機能制限あり。月額無料
  • ・有料プラン:200円/月〜

公式サイト:

CLOUZA(クラウザ)

clouza

CLOUZA(クラウザ)は、タイムレコーダーや勤怠管理システムのトップベンダーであるアマノビジネスソリューションズ株式会社が提供するサービスであり、痒いところに手が届く便利な機能が数多く搭載されています。

いつでもどこでも勤務状況をリアルタイムに確認できる勤怠管理機能をはじめ、一目で把握できる集計画面の実装、位置情報で従業員の就業状況を管理できるリモート機能やPDFによるデータ出力など、あらゆるニーズに対応できます。

導入にあたっては、ナビゲーションにしたがって情報を入力していくだけで、簡単にセットアップができるため、勤怠管理システムの運用に慣れていない方でも安心して利用できます。

料金プラン:

  • ・初期費用無料
  • ・200円/月〜(ユーザー1人当たりの料金)

公式サイト:

かえる勤怠管理

かえる勤怠

かえる勤怠管理は、株式会社ITZが提供しているサービスで、打刻方法をさまざまな手段から選べる勤怠管理システムとして定評のあるクラウド勤怠管理システムです。

タイムカードやスマホ、タブレットなど、使い慣れた、あるいは働き方にあった手段での打刻を選べるため、既存の業務フローに大きな変更を強いる必要はありません。有給管理機能は、付与・繰越・取得日数・残日数を自動計算してくれるだけでなく、1日・半日・時間有給にも対応し、個人の都合に合わせた休暇取得を促します。

従業員の申請および管理者の承認作業もクラウド上で完結できるため、承認ワークフローの効率化にも活躍できるサービスです。

料金プラン:

  • ・初期費用無料
  • ・システム利用料:7,500円/月(1拠点あたりの価格)

公式サイト:

まとめ

勤怠管理システムのクラウド化によって、多くの業務効率化が実現するだけでなく、働き方の多様化にも役立てられることが特徴です。すでにパッケージ型のシステムを導入している場合でも、クラウド型へと移行することでさらなる恩恵を得られます。

導入企業のニーズに合わせて、今日ではさまざまなサービスが登場しています。自社にあった製品を選び、パフォーマンスを高めましょう。

ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。

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