勤怠管理とは?改善ポイントとシステム・ツール導入成功事例

2021/11/24 コボットコラム
勤怠管理

企業の売り上げに直接つながるわけではなくとも、日々の業務として不可欠なのが勤怠管理です。従業員の適切な管理を実現できなければ、法令違反につながる可能性があることはもちろん、彼らのモチベーション管理や人事評価にも悪影響を及ぼす可能性があります。

今回は、勤怠管理業務において解消したい問題点や、どのような改善方法があるのかについて解説します。

勤怠管理業務における主な問題点

勤怠管理業務においては、主に次のような問題点が起こりやすい傾向にあります。

業務遂行に時間と人手を必要とする

勤怠管理業務は、とにかく時間と人手を取ってしまいやすいことが特徴です。

特に、締め日の集計作業は短期間で大きな負荷が担当者に発生するため、残業や休日出勤などの温床となりやすい傾向にあります。作業そのものが難しいからというよりも、作業量が多く、人力では限界があるからです。

ケアレスミスが生まれやすい

集計作業をはじめ勤怠管理には作業労働が多く、計算ミスなどのケアレスミスも発生しやすいことが特徴の一つです。こういったミスを回避するためには、確認作業に時間を取る必要もあり、入力と確認の両方をこなさなければならず、人手不足や負担増大につながる要因となっています。

法令違反につながる場合がある

残業や休日出勤が常態化してしまうと、労働基準法違反に触れてしまう可能性もあります。また、適切な集計が行われていないと、そもそも虚偽の申告や勤怠の把握義務を怠ったとして、指導が入る可能性もあります。

こういった無用なトラブルを避けるためにも、勤怠管理の効率化は必須といえるでしょう。

勤怠管理業務にRPAを導入するメリット

先ほどお伝えしたような課題解消に最適な手段として、多くの企業に採用されているのがRPAの導入です。

RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、ロボットの力でデスクワークを解消しようというソリューションです。ソフトをサーバーやPCにインストールしたり、クラウド経由で利用したりするRPAを勤怠管理に適用することで、次のようなメリットを得られます。

業務を丸ごと自動化できる

RPAは、定型化された事務作業の自動化を目的として開発されているツールです。勤怠管理業務は多くの作業労働が発生するため、RPAの活躍が期待できる分野といえます。

RPAの導入によって、集計作業をはじめとした多くの作業を自動化し、丸ごと業務負担の削減につながります。何時間もかけて取り組んでいた作業をほぼゼロにできるため、導入しない手はないといえるでしょう。

ヒューマンエラーのリスクを下げられる

事務作業を自動化する2つ目のメリットは、ケアレスミスの削減です。RPAは入出力をプログラム通りにこなすため、ケアレスミスが起きる心配がありません。

最後の確認作業のみ人間が行えば良いだけなので、ヒューマンエラーが発生する余地を挟まなくて済みます。人の手が介入しない勤怠管理を実現できれば、確認の負担軽減や情報共有も効率良く行えるので、生産性の向上につながるでしょう。

最新の法令に自動でアップデートしてくれる

近年のRPAの多くは、インターネットを介して常に自動アップデートが行われます。そのため、労務管理や勤怠管理に関する法令の変更があった場合、自動的にアップデートが行われ、手動での設定変更の必要もありません。

これまで、毎年法令遵守のために担当者が直接法令を確認したり、設定変更を行っていたりした場合は、業務の削減につながります。

働き方改革につながる

勤怠管理業務をクラウドシステムへ移行すれば、業務を自動化できるだけでなく、オフィスへ出社せずとも遂行できるようになります。

勤怠管理システムが社内PCからでなければ利用できなかった場合、業務遂行のためには必ず出社が必要でした。しかし、クラウド経由でRPAを利用することで、自宅や出張先でもシステムの利用が可能です。

クラウド型のRPAは、リモートワークやワーケーションの導入など、新しい働き方を実践していく上でも活躍するサービスです。

勤怠管理システム導入のポイント

スマホでの勤怠

勤怠管理システムの導入を進める上では、導入のポイントを押さえて取り組むことで、間違いのないシステム選定と確かな業務改善効果を期待できます。自社で検討したいポイントは次の3つです。

既存システムの課題をブラッシュアップする

まず取り組むべきなのが、既存システムにどのような課題を抱えているのか、ブラッシュアップを行うことです。

どれだけ業務効率化に役立つシステムを導入できる環境にあっても、自社が抱えている課題と関連性がなければ、パフォーマンスを最大限発揮してもらうことは難しいものです。まずは自社の勤怠管理において、どのような課題を解決するべきなのかを丁寧に検証し、最適なシステムを選べるようにしましょう。

課題発見においては、実際に現場に対してアンケートや聞き取り調査を行うなどしながら、優先度の高い問題を見つけましょう。

従業員の働き方にあったシステムを導入する

2つ目は、従業員の働き方に合わせたシステム導入を意識することです。

どれだけ優秀なシステムで、課題解決に適したサービスがあったとしても、現場で活用する担当者にとって使いやすいものでなければ、導入効果は望めません。テレワークの推進に力を入れているのにも関わらず、パッケージ型のサービスを導入してオフィスへの出社を余儀なくされるなどの事態があれば、かえって業務効率を悪化させてしまうことにもなります。

こういった事態を避けるためにも、システム選定の際には現場の声に耳を傾け、実際にどのようなサービスがあれば便利なのか選んでもらうような手順を踏むことも重要です。

社内システムの連携でさらなるデータ活用を進める

勤怠管理システムの導入は、その過程でデータベースの統合を進められるケースも増えています。社内の財産として蓄積されたデータの更なる活用を進めるためにも、データ連携が可能な体制を整備していくことが大切です。

近年、勤怠管理や人事管理、顧客管理などのバックオフィス業務をまとめて統合し、シームレスなデータ活用ができる環境を整備する企業も増えています。情報共有を一元的に行える環境を整えることで、さらなる業務改善効果や適切な人事評価の実現、さらには新規ビジネスの創出にも役立てられます。

社内の既存システムを見渡し、勤怠管理システムと連携できるシステムはあるか、他に導入すべきシステムがないか検討してみることをおすすめします。

勤怠管理システム導入の成功事例

すでに多くの企業が勤怠管理システムの導入を進めており、実際に成果につながっている事例も登場しています。ここでは、3社の成功事例を紹介しましょう。

株式会社イーグル建創

新築・リフォーム事業を手がける株式会社イーグル建創は20の拠点を持ち250人の従業員を抱える一方で、勤怠管理は出勤簿で行っていました。毎月の記入漏れなどのチェックや集計作業には多くの負担が発生しており、勤怠管理担当者にとっては負荷の大きい業務を強いられていました。

また、営業担当者は営業先への直行直帰や、店舗間移動の勤務形態を採用するケースも多く、彼らの管理を出勤簿で行うことが難しいという課題も抱えていたのです。

そこで同社が導入したのが、レンタル式のタイムレコードシステムの導入です。ICカードやパスワード、生体認証で打刻ができるハードを導入したことにより、正確でミスのない勤怠管理を実現しました。

また、オフィス外で打刻を行う際にはスマホから実施可能であるため、出勤管理のためだけに出社しなくてはならない、あるいは集計作業のために逐一確認を取る必要もなくなりました。

株式会社ナチュレ・ホールディングス

サプリメントや化粧品の製造と販売を手がける株式会社ナチュレ・ホールディングスは、勤怠管理のために「タイムカード」「シフト表」「有給等の申請」を別媒体で行い、照会のために多くの時間を要していました。

多拠点での管理となるため、紙ベースだとコストパフォーマンスが悪く、従業員数増加のため担当者への負担も大きかったということで、勤怠管理システムの刷新に取り組みました。

同社が導入したのは、勤怠管理を自動化しあらゆる計算処理を任せられるタイプのRPAです。有休消化日数なども自動で計算されるため、担当者が手動で計算したり通知を送ったりする必要がなくなりました。また、給与明細の発行もまとめてWebから行える仕組みになっているため、業務の短縮化につながりました。

Webの比重が増えたことで紙でのやり取りが減り、コスト削減も成功しています。

パナソニック システムソリューションズ ジャパン株式会社

システム開発や維持管理を担うパナソニック システムソリューションズ ジャパン株式会社では、不要な長時間労働を抑制できる勤怠管理システムの導入により、適切な勤務時間内での業務施工と残業コストの削減に努めています。

残業の必要性について明確な理由を記載の上、上司に申請できるシステムを実装し、不要な残業を回避し、既定の就業時間の遵守を促しています。また、在宅や社外でのPC稼働時間を見える化することで、業務実態を適切に管理し法令違反とならないような働き方の是正を実現しています。

まとめ

勤怠管理で解消したい問題点の把握や、それらを解決できる勤怠管理システムの導入メリット、そして成功事例を紹介しました。

勤怠管理の自動化は、担当者の負担軽減やミスの削減のためにも、ぜひ導入したいシステムの一つです。自社の勤怠管理に何らかの課題を抱えている場合、積極的な導入の検討をおすすめします。

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