- 目的
- 入社手続きの工数を削減したい。
- 課題
正社員雇用の場合、雇用契約書などの記載のため、入社日前日までに一度来社していただく必要があった。
パート雇用の場合、入社日に雇用契約書などの書類を各店舗で渡し、後日、本社へ郵送していただいていた。
- 結果
雇用契約書などの記載がWEB上で完結できるようになり、入社日前日までに来社していただく必要がなくなった。
入社手続きに必要な書類の作成、送付、回収、確認など作業がなくなり、工数の削減ができた。
以前は入社日に出社しない事があったが、導入後は内定者と事前にコミュニケーションを取る事ができるようになり、全員入社していただけるようになった。
宝暦4年、現在の大阪市中央区に、仏壇の製造・販売を生業とした池田屋を創業し、260年以上の歴史を誇る、泉屋株式会社様。大阪、奈良、京都に30以上の営業所、258名の従業員を抱え、入社手続きのデジタル化を、以前より模索されてきました。今回のインタビューでは、「人事労務コボット」導入の背景と導入後の効果、さらに当初の目的以上に得られたメリットについて、総務部部長の東滝佳己様にお話を伺いました。
| 社名 | 泉屋株式会社 |
|---|---|
| 事業内容 | 仏壇・仏具の販売/墓石の販売・建立施工/葬祭施行/生花販売 |
| 資本金 | 5,000万円 |
| 設立 | 宝暦4年、屋号池田屋として創業 / 昭和51年6月、泉屋仏壇株式会社を設立 |
| 従業員数 | 258名（令和4年12月インタビュー当時） |
| URL | https://www.izumiya-gr.com/ |
貴社の事業について教えてください
東滝様：当社は、仏壇・仏具・墓石の販売事業、葬祭業と、高齢者向け住宅の運営を事業としておこなっております。元々は、江戸時代の寺請制度時代に、一般家庭で仏壇が普及した時、仏壇・仏具の製造販売から事業をスタートして、今年で創業268年になります。
現在の売上構成は、約7割が葬祭業で、ここ10年で13のホールを運営するまで拡大しています。それに伴い、従業員も大幅に増え、正社員134名、パート114名、嘱託社員10名の、総勢258名になりました。
従業員の平均年齢や、採用の際に大切にしている事を教えてください
東滝様：従業員の平均年齢は45歳と割と高めで、40代から50代が一番多く、次に20代となっています。今年度は、新卒6名、中途採用の正社員が18名、パート18名を採用しました。
採用の際に大切にしている事は、求職者のスキルではなく、その人の誠実さを大切にしています。具体的には、社内にも社外にも、誠意を持って対応できる人かどうかを見極めて採用をしています。特に、葬祭業という事業を一緒にやっていくなかで、お客様に対しては当然ですが、チームとして一緒に働く同僚に対して、礼儀を持って接することができるかを、大切にしています。
人事労務コボット導入の目的を教えてください
東滝様：入社手続きの、工数を削減するために導入をいたしました。「人事労務コボット」を導入する以前の採用は、まず、求人メディアからの応募に対応をし、面接の設定をします。面接後、正社員の場合は、入社日の前日までに、本社へ来ていただき、契約書の説明をしながら、その場で必要な項目に記入をしていただいています。所用時間は30分程度ですが、この作業のために、本社へ来ていただく手間と、私達もスケジュールの調整をする必要がありました。
パートの場合、応募を本社で受け付け、現場のマネージャーに連絡をして、面接を実施してもらいます。面接後に、現場のマネージャーから採用連絡が来たら、入社日までに、入社手続きに必要な書類を、各店舗へ送ります。採用者は、入社当日に書類を受け取り、後日、本社へ郵送してもらいます。郵送の期限は10日間で設定していますが、送付漏れがあったり、書類が届いても、ほぼ全ての方が1、2箇所はミスがあるので、本人へ電話で催促をするなどの対応をする必要が出ていました。
入社手続きをデジタル化することで、これらの工数を減らせればと考え、デジタル化ができるサービスを、探していました。
人事労務コボットを導入した決め手を教えてください
東滝様：「人事労務コボット」導入の決め手は2点です。
1点目は、とにかく機能がシンプルという点です。当社が必要だったのは、入社手続きのデジタル化だったので、それだけに特化したサービスで、操作もわかり易いのが決め手になりました。これなら、長く使えると感じたんです。
2点目は、価格が安いという点です。当初、他社のサービスも確認していたのですが、「人事労務コボット」は他社サービスの半額以下というのも、魅力的でした。
元々、システムの導入を考え始めたのは、テレビコマーシャルで他社のサービスを知ったのがきっかけでした。「当社でもこういう形にしたいな」と考え、資料請求をしたり、営業さんからお話を伺うなど色々としましたが、「人事労務コボット」の入社手続きに特化した“潔さ”と機能に見合った価格が良かったですね。
人事労務コボットの導入時は苦労などありましたか？
東滝様：導入時の苦労は全くありませんでした。というのも実は、導入のタイミングで、私が体調を崩してしまい、その間にディップのカスタマーサクセスの方に、初期設定をほぼやっていただいていました。体調が戻り復帰した時には、ほぼ全ての設定が終わっていた状態でしたね。同じタイミングで勤怠のシステムも導入したのですが、そちらに比べて、初期設定費用も格段に安く、元々使っていた雇用契約書をお渡しするだけで、当社側で作業がなく、導入はとてもスムーズでした。
導入前の課題は解決されましたか？
東滝様：正社員雇用の際に、入社日の前日までに時間を取って、雇用契約書などを記載していた時間は、物理的になくなりました。また、正社員、パート共に、雇用に向けての書類作成や、書類の回収、確認、保管、管理などの作業がなくなったのは大きいと思います。
単純な時間の削減というよりは、細かな作業がなくなり、それに費やす労力が削減されたのは大きいと感じています。
また、当社は給料計算を外部の会社に依頼しているのですが、入社のタイミングで、書類をPDF化しメールで送っていました。送った書類に不備があれば、送りなおす事もあったのですが、いまは、「人事労務コボット」のアカウントを共有しているので、先方で管理画面から確認していただき、手続きをしてもらえるようになりました。
工数削減以外にもメリットがあるとお聞きしましたが？
東滝様：「人事労務コボット」を導入したことで、内定者の方とコミュニケーションが取れるようになりました。採用通知後に、内定者の方に、WEB上で入社に必要な情報の入力をしていただくのですが、私達も管理画面でリアルタイムに確認できるので、入力漏れなどがあれば、こちらからフォローの連絡をする事ができるようになりました。
これがきっかけはわかりませんが、パートの場合、以前は入社日に出社しないという事も数件ありましたが、「人事労務コボット」を導入し、入社前にコミュニケーションを取るようになってから、それが“０”になりました。
最後に、これから入社手続きのデジタル化を考える企業へアドバイスをお願いします
東滝様：時代の流れで、いずれデジタル化が必要になると思います。当社のように多店舗もしくは多営業所で、人事労務機能が本社にある企業や、アルバイトの多い飲食店などは、ぜひ導入をお勧めします。入社手続きに特化したシステムで、機能がとてもシンプルなので、導入の成功率は高いと思います。
※取材内容、部署、お名前は2022年12月取材当時のものになります。