RPAで業務効率化を図るメリット真の「働き方改革」を実現するRPA導入のポイントとは

近年、少子高齢化の進行により、日本の人材不足が深刻になりつつあります。さらに新しい生活様式を取り入れた働き方改革も進めていかなければなりません。これらを実現するため「RPA」の導入が有効です。では、このRPA導入によって実際にはどのように業務効率化が可能なのでしょうか。

RPAの定義

RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション　ロボットによる業務自動化）」の略称です。

RPAを導入することで、従来は人間がおこなってきた単純なパソコン操作をソフトウェアロボットに実行させることができます。既存のPCにソフトウェアロボットを導入すれば利用できるので、ハードウェアを新設する必要もありませんし、専用のエンジニアも不要です。例えば、在庫数を確認して必要に応じて発注をかけるなど、その作業ができる人なら一連した作業をRPAに記録させることが可能です。

かつて、工場の生産ラインに産業用ロボットが導入されて人材不足の解消や生産性の向上に役立ったように、RPAでPC上の単純作業をソフトウェアロボットに任せることができ、産業用ロボットと同様の効果が期待できるのです。

RPAとAIの違い

RPAがPC作業を自動的におこなうシステムを指す場合は、「AI」はそのシステムに組み込まれたソフトウェアのことをいいます。AI（エーアイ）とは、「Artificial Intelligence（アーティフィシャル インテリジェンス）」の略称で、いわゆる人工知能です。実際には、人間と同様の知能を持っているソフトウェアのことをいいます。

どの程度のAIが組み込まれているかによって、RPAの作業内容も異なります。RPAは基本的に人間の設定によって作業をおこなうのですが、搭載するAIによっては、RPAが自律的に判断してより高度な作業を実施することも可能です。

RPAとbotの違い

「bot」とはロボット（robot）の略称で、コンピュータに関連する分野においては決まった作業を繰り返して自動的に実行するプログラミングを指して使われます。Googleなどの検索エンジンにもbotが導入されており、ネット上のサイトを巡回してサイトの検出やコンテンツデータの収集などをおこなっています。また、LINEや企業サイトといったメッセージを送受信する媒体で活躍しています。ただし、実行させる手順を細かくプログラミングする必要があります。 RPA・AI・botの違いは以下のとおりです。

RPAによる業務効率化の本質とは？

RPA導入によって期待できる業務効率化のひとつに、労働時間の短縮があります。ただしその目的は、人間だけしかできない仕事に集中するためです。単純作業はRPAが受け持ってくれるので、人間はクリエイティブな作業により多く取り組めるようするために、ロボットと人間が仕事を分担するのがRPA導入のひとつの目的なのです。

RPAがもたらす業務効率化のメリット

• 品質・リードタイムの最適化
• 売上の最大化
• コストの削減

RPAの作業は極めて正確でスピーディーなので、品質の向上とリードタイム（発注から納品までの時間）の短縮が可能になります。そして、人間は人間にしかできない仕事に集中できるようになり、売上が大幅に上がることが期待できます。さらに、RPAが行なえる作業においては、研修などの手間を減らせるようになりコストの削減にもつながります。

品質・リードタイムの最適化

人間がおこなう作業では、どうしてもミスが起こってしまいますが、RPAの作業は極めて正確で、仕事の品質が上がります。そして、人間の作業の数十倍から数百倍の速さで作業できるので、作業時間も格段に短縮できるのです。

電気機器メーカーのオムロンでは、仕入先の納期目安や予定を人の手で管理していたが、RPAにこの作業を割り当てることで、より迅速かつ正確に情報を共有することができるようになりました。また同時に出荷遅れや出荷指示の漏れなどのチェックをRPAが担当者の出勤前におこない、問題が発生したら出勤した担当者がすぐに対応できるようになっています。

売上の最大化

RPAの導入でPCによる単純作業をソフトウェアロボットに任せることができるので、人間は、接客や営業など、対面によるコミュニケーションが必要な仕事や、クリエイティブな仕事など、人間にしかできない仕事に集中できます。このことで、売上が導入前より大幅に上がることが期待できるのです。

日々のルーティン作業をRPAに任せ、空いた時間で営業担当者にしかできない販売業務にあたることができ、2か月後には売上が3倍にまで伸びたというケースもあるようです。

コストの削減

上述したように、貴重な人材が人間にしかできない仕事に集中できるので、人件費もそこに集中させることができます。また、RPAがおこなえる集計やチェックなどの作業を人間に教える必要がなく、研修などにかかるコストを削減することが可能になります。時間的にも余裕が出てくることから従業員満足度が上がりやすくなり、離職率が低くなることも期待できます。そのため、新たな人材採用などにかかるコストも抑えられるでしょう。

RPAの導入事例

ここでは3つのRPA導入事例をご紹介します。

• 大手リース会社
• 大手不動産会社
• 大手食品メーカー

3つの事例では、顧客情報や経理情報の入力、契約書やメール、販売情報などの転記作業などが、ソフトウェアロボットにより自動化されました。主に、転記をおこなう作業が自動化されやすい傾向にあり、転記作業の削減の効果は、必ず見込めるでしょう。

また、新しい生活様式や働き方改革、将来的な人材不足などにより、RPA導入の有用性は、大企業だけでなく、中小企業にも充分にあるといえます。

大手リース会社

働き方改革の一環でもある残業時間の削減を目的にRPAを導入。それまで人間が入力していた案件管理情報をソフトウェアロボットに8割任せて自動入力させ、手入力は2割とすることで社員の負担を大幅に減らすことに成功しました。

社員は空いた時間で案件獲得や売上のための業務に集中できるようになりました。また、契約書の情報管理でエクセルに転記する作業もありましたが、ソフトウェアロボットにほとんど任せられるようになり、担当者は確認するだけで済むようになりました。

大手不動産会社

将来の人材不足に備えRPAを導入。
それまでは、経理担当者が申請システムから送られてくる経費精算や取引先への支払依頼を確認して基幹システムに手入力していました。このとき申請システムと基幹システムとはデータの互換性が無く、手作業によるチェックが必須であったため多くの時間を費やしていました。

導入されたRPAがルールに基づくチェックと確認をおこない、データの受け渡しなどもRPAツールによって自動化が可能に。また、必要なメールの内容をシステムに登録する作業も手入力でおこなっていましたが、こちらもRPAで自動登録が可能となりました。

大手食品メーカー

システム化が難しくて断念していた非生産的な作業を、RPAによってシステム化することができました。約100社に及ぶ卸会社からの販売情報の転記作業を手作業でおこなっていたのですが、卸会社側の入力ミスなども多かったため作業がなかなかはかどりませんでした。

RPAの導入により、入力ミスへの対応も含めて自動転記がおこなえるようになり、4人の担当者が5日かけておこなっていた作業がほぼ自動で進められるようになったようです。また、担当する製品の購買情報や物流情報などもそれぞれの製品ごとに手入力していたのですが、こちらもRPAが一括して登録できるようになり、さらに作業効率のアップが見込まれています。

RPA導入時のポイント

RPA導入にあたっては、まず自社が直面している課題について、慎重に見極めることが大切です。その課題の解決に適しているRPAを選ぶ必要があるためです。

より適切な部分への導入を、効果的におこなうことを考えると、一度専門的な知識を持つコンサルタントに相談してみることも良いでしょう。あなたの会社にとって、どのようなRPA機能が必要なのかをまとめることが先決です。

まとめ

RPAは、PCの単純作業を自動化できるシステムで、導入することにより、それまで人間がおこなっていた作業をソフトウェアロボットに任せることができます。これにより、人間にしかできないクリエイティブな仕事や、対人によるコミュニケーションが必要な仕事などに、貴重な人材を集中させることができます。作業の品質やスピードが上がり、売上アップも期待できるので、将来的な人材不足などに備えて導入を検討してみてはいかがでしょうか。

コボットはディップ株式会社が提供するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）サービスです。自動化できる単純作業は、社員（人）に代わってロボット（コボット）に任せることで、貴重な人材がそれまで割いていた工数を、より高度な仕事に集中する為の時間とすることが可能になりました。