今回はRPA導入時によくあるパターンとして、5つのエピソードを用意しました。RPAに対する誤解が解け、少しでも導入に向けたイメージが着くように作成してみました。ぜひ参考にしてみてください。
その1：RPAは魔法のツールだと思っている
企業側担当者：
RPAってすごいね！どんな作業でも自動化してくれるみたいだし。
RPAベンダー担当者：
何でも自動化するわけじゃないんですよ。
業務の処理工程が少なかったり、単純だったりすると自動化しやすくなります。
企業側担当者：
よく「高度な自動化」なんて見出しを見るけど、あれは嘘ってこと？
RPAベンダー担当者：
「どんな作業でも」ってのは間違いですね。
RPAは基本的に、
- ① 同じ動作を繰り返す作業
- ② 処理ルールが変わらない
この2つの条件を満たしている業務を自動化します。
企業側担当者：
なるほど！ってことは、1つのロボットが簡単な業務をたくさん処理してくれる感じなのか～。
どの仕事任せようかな～♪
RPAベンダー担当者：
RPAの導入に前向きなのは良いことですね。
ですが、基本的に1つのRPAは1つの動作を自動化する、と覚えておきましょう。
一連の動作が複数の業務にまたがっている場合は、たくさんの業務を自動化しているように見えますが、
基本的には1つのロボットが覚える動作は1つだけなんです。
なので、「基幹システム転記くん」みたいな感じで名前を付けてあげることが
管理のポイントだったりするんですよ。
その2：RPAの正体が分かって満足
企業側担当者：
ロボットに名前を付けるって面白いね！
なんだか人間みたいだ…。
RPAベンダー担当者：
お、良いこと言いましたね！
そうです。RPAで活躍するロボットは人間の社員と同じように管理する必要があるんです。
PCやサーバー内で活躍するソフトウェアなだけに、みなさん単なるツールだと思っていますが、
人間のように管理することで効果的に活用できるようになるんですよ。
企業側担当者：
そうなんだ！ロボットって実体があるものじゃなかったんだ！ソフトウェアなんだね。
RPAベンダー担当者：
ロボットの正体を知って驚く方も少なくないですね。
パソコンの中にインストールしたり、サーバー上で管理したり、運用の仕方は色々ありますよ。
企業側担当者：
なんだか、RPAの概要がわかっただけでちょっと満足した感じになってきた。
RPAベンダー担当者：
いえいえ。
それじゃまだスタートラインにも立っていません。ちゃんとどの業務を自動化させるか？を考えてくださいね。
その3：RPAができる業務を聞いて勝手に落ち込む
企業側担当者：
ところでロボットは具体的にどんな業務を自動化するの？
RPAベンダー担当者：
「自動化する業務の条件」は先ほど言いましたね。
基本的に条件に当てはまる業務であれば分野・ジャンル問わず自動化できるのですが、
代表的な業務例だと以下のようなものが自動化できます。
- ① 書類スキャン
- ② 競合サイト巡回
- ③ 日報作成
- ④ 売掛・入金
- ⑤ 問い合わせ対応
企業側担当者：
えー。もっと複雑な業務が自動化できるのかと思ってました…。
RPAベンダー担当者：
まあまあ、そんなに落ち込まないでください。
RPAが自動化する業務はどれも「繰り返しの単純作業」です。
いわゆるノンコア業務になりますが、現場で働く方々はこうした単純な業務にこそ時間を取られているのです。
もしそれら全てをRPAで自動化できたなら、限られた業務時間を有効活用できますよね。
その4：「検討中」から「試用期間」になかなか移行しない
企業側担当者：
とりあえずRPAとは何かが分かったので、検討してみますね…。
RPAベンダー担当者：
実はよくあるパターンなのですが、一通りRPAとは何かを知った後で「検討中」から抜け出せない企業さんが多いんです。
まず検討することは大切ですが、時間が経つにつれて導入イメージは薄れていきます。
また、簡単な業務の自動化を体験していないために、いつしか「難しいもの」というイメージに変化していくんですよね。
まずはお試しでRPAツールを使ってみるのも1つの手ですよ。
企業側担当者：
RPAのお試しができるんですね！
RPAベンダー担当者：
きますよ。多くのRPAツールが試用期間を設けているので、実際の自動化イメージを持つことが大切になってきますね。
その5：RPAに仕事が奪われると思っている
企業側担当者：
でも業務を自動化できたとして、徐々に社員の仕事がRPAに奪われていくのでは？
RPAベンダー担当者：
RPAの運用に馴れてくると色々な動作をロボットに記憶・再現させることができるようになります。
とはいえ、RPAが人間が行う業務のすべてを奪うようなことはありません。
人間が普段行っている業務は、簡単にロボットが自動化できないレベルの複雑な処理を多方面で行っています。
なので、AIをRPAに組み合わせても自動化できない業務はいくつもあるんです。
簡単な業務はRPAに任せて、人間はクリエイティブな業務に専念できると良いですね。
まとめ
RPAの導入に際して、各企業のRPA推進担当者様が色々なイメージをお持ちであることが分かったのではないでしょうか。他にも「あるあるエピソード」はあるため、ぜひ自社のRPA導入の参考にしてみてください。
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