RPAを大学で活用するメリットとは3つの業務改善事例も紹介

企業・自治体などで導入が進むRPAは大学でも徐々に浸透しつつあります。特に、膨大な量の定型作業が定期的に発生する大学職員のニーズが高く、導入によって労働時間の大幅な削減が期待されます。今回は既にRPAの取り組みを進めている3つの大学の事例を参考に、どのようなRPA活用のメリットがあるのかをリサーチしました。

大学職員が抱える課題

日本の大学職員が抱える課題には、定期的に発生する膨大な量の定型作業があります。大学という学術機関ともあって紙の資料を扱う機会は多く、あらゆる方面での精算処理業務なども膨大な量を抱えています。

これらの定型作業は単純とはいえ、ミスが許されないことから大学職員の目視による確認が必要不可欠で、長時間労働や業務の非効率性を生み出す原因となっているのです。

また、大学職員の業務には「膨大な量の定型作業」の他に、大学経営のために必要な情報の抽出・分析といった「創造的な業務」も含まれます。したがって、時間が取られてしまう定型作業を効率化し、創造的な業務にいかに時間が割けるかが大学職員の業務改善の焦点となっているのです。

RPAを大学で活用するメリット

大学職員は膨大な量の定型作業を処理するだけでなく、大学経営のために必要な情報の抽出・分析も行う必要がありますが、RPAを活用することでより多くの時間をコア業務に割くことができます。以下が大学職員の業務にRPAを活用することによって得られるメリットです。

・　労働時間の削減
・　コア業務に注力できる
・　業務フロー可視化による業務そのものの改善

RPAでは、開発したロボットがパソコン上の定型作業を記憶/再現することで業務の自動化を図ることができます。そのため、定型作業に費やしていた時間をコア業務に充てることが可能となり、結果として業務生産性を向上させることにつながります。

また、RPA導入段階では、ロボットに任せる業務範囲を明確にするべく「業務フローの可視化」を行うため、「作業手順の省略」といった業務改善に直接的な効果をもたらします。これまで担当者に任せて不透明だった業務も「RPA導入の対象業務」とすることで、業務フローの根本的な見直しが可能になるのです。

労働時間の削減

RPA導入で最初に効果が得られるのは「労働時間の削減」です。ある業務の一部をロボットに任せることは該当業務に取り組む時間が節約されるだけでなく、大幅に処理速度が向上することを意味しています。

つまり、業務遂行に必要なデータが常に揃う状況となるため、別の担当者のデータ作成を待つ必要がなく、大幅な労働時間の削減が見込めるのです。

コア業務に注力できる

ロボットが定型作業を自動処理することによって、当該業務にかける時間は「確認作業」のみとなります。日次の業務は、ロボットが処理した作業が適切に実行できているかを確認するだけとなるため、大学職員によっては労働時間の多くをコア業務に割くことが可能になるのです。

業務フロー可視化による業務そのものの改善

RPAの必勝パターンとして知られるのが「業務そのものの改善」です。RPA導入前には必ず業務フローの可視化を行うため、必然的に無駄な工程などがそぎ落とされていきます。ロボットは「ルール変更の少ない定型作業」の自動処理を得意としているため、業務フローの可視化はロボットの動作環境を構築する上で重要な取り組みであることを覚えておきましょう。

RPAを導入して業務改善できた事例

ここからは実際にRPAを導入して業務改善できた事例を紹介していきます。RPAを導入して業務改善できた大学は以下の通りです。

・　岡山大学
・　立命館大学
・　帝京大学

3つの大学に共通して得られた効果は「労働時間の削減」でした。RPAを導入した大学の中には、Excelのマクロ機能（VBA）やOCRを併用して業務改革に取り組んだ大学もあり、大幅な労働時間の削減を実現しています。

岡山大学

岡山大学では、学内の教室に設置されたプリンタで印刷する際に使用する「プリントポイント」の付与業務を自動化することによって、年間7500分（125時間）の労働時間削減を実現しています。定型作業に費やしていた時間を大幅に削減することによって、定型作業に疲弊していた大学職員の労働環境を改善したという点で大きな成功を収めた事例といえるでしょう。

立命館大学

立命館大学では、支払い手続きで発生する確定操作をRPAに代行させることで、年間25万件の作業自動化に成功しています。また、週次で4時間程度の時間をかけていた「基幹システム上のデータ調整業務」もRPAで自動化できたことにより、大幅な業務効率化が実現したとのことです。

帝京大学

帝京大学では、RPA・VBA・OCRを活用した業務改革によって、700時間の会計業務の効率化を実現しています。また、業務改革の取り組みは導入段階であるため、追加で20％の業務削減が見込まれるとのことです（2019年5月時点）。

まとめ

従来できなかった自動化の取り組みは、RPAの普及によってグッとハードルが低いものとなりました。RPAを導入することで「労働時間の削減」を第一に期待することができますが、業務改革の取り組みは現場で働く大学職員の意識改革にかかっています。RPAを導入する際は、短期的な費用対効果だけに注目するのではなく、中長期的な業務改善が視野にあることを職員全員に理解してもらう必要があるでしょう。