RPAの導入・運用を円滑に進めるためにはRPAシナリオの作成が欠かせません。なぜなら、業務手順を可視化してRPAロボットに記憶・実行させただけでは「RPAロボットの動作停止」という不測の事態に対応できないからです。
RPAシナリオを作成するメリットは業務手順の可視化以外に、RPA導入の目的を再確認したり、目的を確認したことによる不測時の対応フローまで意識したりすることにあります。また、実際の運用前にトラブルが起きないかを確認する負荷テストの役割もあり、RPAシナリオが回避する運用リスクの数は計り知れません。
そこで今回はRPA運用において重要とされるRPAシナリオの作成手順やコツを紹介していきます。これから新しくRPAロボットを作成する担当者はぜひ参考にしてみてください。
RPAシナリオとは？
RPAシナリオとはRPAを運用するための設計書のことを指し、主に次の要素を含めることでRPA運用の方法が分かるようにします。
・RPAロボットに実行させたい業務
・RPAを活用することの目的
・業務手順の可視化
ポイントはRPAを活用することによって果たしたい目標や、活用することの目的も一緒にシナリオとして作成しておくことです。自動化したい業務の業務手順だけを書き出すのではなく、何のためにRPAを運用しているのかを明確にしておくことで、RPAロボットの管理体制の構築などがしやすくなります。
RPAシナリオの流れ
RPAシナリオ作成は主に次の流れを必要とします。
1. シナリオ設計
2. シナリオ実装
3. シナリオテスト
RPAシナリオ作成では、設計した業務手順と実際の動作にズレが生じていないかを確認することが重要です。人が行う動作とロボットが認識する動作の間で乖離がないように調整を行っていく必要があります。
また、作成したRPAロボットが正しく動作するかを様々な状況下に分けてテストします。実データを使った処理や実データの数倍にもなる負荷をかけた場合に起こる不具合などもシナリオテストの段階で発見・改善していくのが特徴です。
シナリオ設計
シナリオ設計では人が行ってきた業務フローの可視化が必要となります。フローチャートを利用して業務に使用するデータや処理の判断基準なども記入していきます。
シナリオ設計時のポイントは、人が行う業務とRPAロボットが行う業務を分けて記載することです。1つの業務を全てRPAロボットで自動化するのではなく、RPAロボットに既存業務の一部を代行してもらうようなイメージで実装範囲を決定すると良いでしょう。
シナリオ実装
シナリオ設計で決めた実装範囲をもとに実際の動作シナリオを作成していきます。使用するRPAツールによって動作の認識方法に多少のクセがあるため、操作対象を厳密に定めるなどの工夫が必要となります。
また、RPAシナリオは誰が見てもある程度理解できるようにシンプルに作成する必要があります。必要な場合には操作に必要な部品名（ノード名）やコメントを用いるなどして、過不足のないシナリオを作成しましょう。
シナリオテスト
RPAロボットに記憶させた動作が問題なく実行されるかを複数の状況下に分けてテストします。想定される条件下でのテストを終えた後は実際のデータを使った処理で問題がないかを検証しましょう。
さらに、実際のデータの2倍や3倍の処理量をRPAロボットに実行させて、正常な動作を確認しておくことも重要です。あらかじめ想定される負荷に耐えられるRPAロボットであることが確認されたら、実際の運用へと入っていきます。
RPAシナリオ作成のコツ
失敗しないRPAシナリオを作成するためには次の2つが重要とされています。
・業務手順を可視化する
・業務担当者が率先してシナリオ作成を行う
はじめに人が行っている業務手順をフローチャートで可視化していないと、RPAロボットに実装を行う人とRPAロボットの操作を行う人との間で認識のズレが生じてしまいます。特にRPAロボットが動作エラーを起こした際は人による業務対応が必要となりますが、異なる業務フローの認識で混乱が生じてしまう恐れがあります。
また、業務担当者が率先してシナリオ作成を行うことで、漏れのない動作をRPAロボットに記憶・実行させることができるため、変更が少ないRPAシナリオを作成することが可能です。
業務手順を可視化する
RPAシナリオを作成する際には業務手順の可視化が重要となります。フリーソフトのフローチャートやExcelマクロを使ったフローチャートで業務手順を可視化し、RPAと連携するファイルや対象サイトなどを紐付けていきます。
RPAシナリオの実装段階に入って「業務手順が粗すぎて分からない」といったことにならないように、フローチャートで事前に業務を可視化しておくことが重要です。
業務担当者が率先してシナリオ作成を行う
RPAシナリオの作成は誰でもRPAロボットが運用できるように複数人で担当する必要がありますが、率先してシナリオ作成を行うのは業務担当者（RPA担当者）が良いとされています。なぜなら、実際の業務に詳しいのは業務担当者であり、細かな手順などを把握してシナリオに盛り込めるのも業務担当者だからです。
より業務の効率化を図るために複数人の意見を取り入れることは重要ですが、業務担当者を中心においたシナリオ設計ができる環境を整えてあげましょう。
RPA運用時の注意点
RPA運用時はRPAロボットの動作エラーによる実質的な業務停止に注意する必要があります。RPAシナリオをきちんと作成していれば、RPAロボットが停止してもすぐに人による業務対応へと切り替えることが可能です。
しかし、部門内の共有が行き届いていなかったり、対応フローの整理ができていなかったりすると実質的な業務停止となってしまう恐れがあります。RPAはいつか何らかのエラーで停止してしまうものだと仮定して、あらかじめ復旧体制を構築しておくことが重要です。
まとめ
RPAシナリオの設計では業務手順の可視化だけでなく、RPAを導入する目的も含めた可視化が重要であることを説明しました。RPA導入の目的を改めて部門内で共有することで、RPAロボットが万が一停止した時の対応フローまで意識を働かせることができます。
不測の事態にも強いRPA運用体制を構築するためにも、RPAシナリオの作成は必要不可欠といえるでしょう。