給与明細の電子化には、クラウド型サービスがおすすめです。クラウド型給与明細サービスを利用すれば、導入・運用の手間やコストを抑えて、給与明細に関する業務を効率化することができます。
今回は、クラウド型の給与明細サービスをおすすめする理由と、多くの企業で導入されている主なクラウド型サービスなどを紹介します。
クラウド型給与明細サービスとは？
クラウド型の給与明細サービスとは、給与明細をクラウド上で発行・配布できるサービスのことです。
これまで給与明細といえば書面での配布が一般的でしたが、2007年の税制改正で「給与の支払い明細書」の電子配布が可能になって以降、電子化の動きが進んでいます。
クラウド型給与明細サービスを導入することで、ペーパーレス化を推進し、作業効率化やコスト削減を実現することが可能です。また、インターネット環境があれば、PCやスマホから給与明細を閲覧できるようになるため、従業員の利便性も向上します。
給与明細電子化サービスの種類
そもそも、給与明細電子化サービスは、紙の給与明細を電子配布するためのサービスです。給与明細電子化サービスは、提供形態によって「クラウド型」と「オンプレミス型」に大別され、上で紹介したクラウド型給与明細サービスは前者に該当します。
クラウド型
クラウド型の給与明細サービスは、前述のとおりクラウド上で給与明細の発行や配布、管理ができるサービスです。インターネット環境さえあれば必要な機能をすべて利用できるため、自社サーバの設置やシステム構築が不要で導入しやすいことが特徴です。
オンプレミス型と比べるとカスタマイズ性が劣るという弱点があるものの、低コストでスピーディーに導入できることから近年高い注目を集めています。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社内にサーバを設置して給与明細電子化ソフトウェアをインストールして運用する形式のことです。自社でシステム構築から行うため、カスタマイズが効きやすい反面、導入費用がかさみ、導入までの期間が長くかかるのが特徴です。
クラウド型の給与明細サービスがおすすめの理由
給与明細を電子化するなら、クラウド型サービスの導入がおすすめです。ここでは、オンプレミス型よりもクラウド型をおすすめする理由について詳しく解説していきましょう。
- 導入コストを抑えられる
- 運用・導入の手間を削減できる
- 給与計算業務を効率化できる
- 外部サービスと連携できる
導入コストを抑えられる
クラウド型給与明細サービスは、自社サーバの購入やシステム開発が不要である分、導入コストを安く抑えられます。「いきなり高額な投資は避けたい」「デジタル化を定着できるかわからない」と不安な企業でも導入しやすいのはうれしいポイントです。
中には、無料お試し期間を設けているサービスもあり、導入コストをかけずに試験導入を行い自社との相性や従業員の反応を確かめることができます。
運用の手間を削減できる
自社サーバを必要としないクラウド型のサービスは、オンプレミス型とは異なり、システム障害などのトラブル対応や管理・運用全般の手間がかかりません。給与明細に関する業務はもちろん、電子化するためのシステム運用業務さえも効率化することが可能です。
また、法改正があった際には、システムが自動でアップデートを行い対応してくれるため、法改正への対応の手間や労務リスクも低減できます。
給与計算業務を効率化できる
給与明細の電子化に対応したクラウド型の給与計算システムを導入すれば、給与明細に関する業務に留まらず、給与計算業務全般をワンストップで効率化することができます。
たとえば、給与データが自動で計算され、給与明細に反映されるため、入力や転記の手間、さらには計算ミスなどの人為的ミスも削減できます。
外部サービスと連携できる
クラウド型の給与明細電子化サービスは、給与計算システムや勤怠管理システムなどの外部サービスとの連携に優れています。連携機能を活用すれば、給与計算の結果や勤怠データを自動で取り込み、自動でWeb給与明細を発行することができ非常に便利です。
主なクラウド型給与明細システム：特化型
ここでは、給与明細をWeb化することに特化したシステムを4つ紹介します。
HRMOS給与明細
HRMOS給与明細は、IEYASU株式会社が提供する無料のWeb給与明細システムです。現在使っている給与ソフトのデータを取り込むだけで、簡単にWeb給与明細を発行することができます。
従業員は、スマホでいつでも簡単にWeb給与明細を確認できて便利です。
HRMOS給与明細は、初期費用・月額費用ともに無料で、すべての機能を完全無料で利用できます。給与明細をクラウド経由で発行するためのシンプルなシステムをお探しの企業におすすめです。
公式サイト
WEB給
WEB給は給与計算ソフトで作成した給与データをシステム上に取り込むことで簡単にWeb給与明細の作成ができるサービスです。
操作に慣れれば3分でデータの取り込みから発行まで行うことができ、給与明細発行業務の手間やコストを大幅に削減することができます。
また、パソコンやスマホから給与明細を見られるWeb配信のほかに、PDFファイルでのメール配信やプリントアウトなど、さまざまな配信方法に対応しています。スマートフォンではなくガラケーを使っている従業員や紙媒体での明細支給など柔軟な対応が可能です。
多くの給与計算ソフトに対応している点もWEB給を導入するメリットです。CSV出力が可能な給与計算ソフトであればどのソフトとも連携が可能です。勘定奉行や弥生会計、PCA給与などを使っている場合は、ぜひ導入を検討してみてください。
公式サイト
やよいの給与明細オンライン
やよいの給与明細オンラインは、スマホなどでいつでも給与明細が確認できる給与明細に特化したサービスです。法改正などに自動で対応してくれるため、改正があるたびに自身で明細項目を編集する必要がないことが特徴です。
退職や給与、賞与支給のタイミングでやるべき手続きがリストで確認できるので作業の漏れを防ぐことができます。作成した給与や賞与のデータをもとに賃金台帳を自動作成できるのでバックオフィス業務の効率化も期待できます。
公式サイト
Pay-Look
Pay-Lookは給与計算データの取り込み、明細発行だけに特化したシステムです。
給与計算システムと連携しなくても、CSV形式で作成したデータを取り込むだけで簡単にウェブ明細を発行できます。操作もシンプルで簡単なので、PC操作に慣れていない担当者の方や、必要な機能だけが欲しいと考えている会社におすすめのサービスです。
公式サイト
主なクラウド型給与明細システム：給与計算一体型
ここでは、多くの企業で導入されている主要なクラウド型給与明細サービスを紹介します。まずは、給与計算と一体型となった給与明細システムを4種類紹介しましょう。
オフィスステーション 給与明細
「オフィスステーション 給与明細」は、株式会社エフアンドエムが提供する給与明細電子化サービスです。
「給与ソフト連携」→「作成」→「配信」という3ステップで、簡単に紙からWebの給与明細へ移行することができます。なお、配信した給与明細は、スマホからどこでも手軽に閲覧が可能です。
従業員一人あたり最大660円/年の完全従量制と、リーズナブルな料金で導入・運用ができることもオフィスステーション 給与明細の魅力となっています。なお、無料トライアルでは、実際の機能をたっぷり30日間お試しすることできます。
多くの主要給与計算ソフトと連携できる点と、給与明細のテンプレートや表示項目を自由に設定できる点が魅力的なサービスです。
公式サイト
マネーフォワード クラウド給与
「マネーフォワード クラウド給与」は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型給与計算システムです。給与計算に加えて、「Web給与明細」も標準機能として備わっており、簡単に給与明細の電子配信を行えます。
従業員の基本情報や基本給などを一元管理できるので、それに基づいて自動計算をしてくれます。そのため、計算のミスを防ぐことができます。
従業員は給与明細をいつでもどこでも受け取り確認できるため、ペーパーレスやリモートワークにも柔軟に対応可能です。なお、Web給与明細は、必要に応じて印刷することができるため、書面での確認が必要になった際でも安心です。
公式サイト
スマ給
スマ給は、株式会社アグリードが提供するクラウド給与明細サービスです。「給与計算実施」→「データ登録」→「自動配信」というわかりやすいフローで、わずか数分で給与明細の発行・配布を実行できます。
スマ給は、初期費用・月額費用ともに無料で、従業員数や使える機能の制限なく完全無料で利用することができます（オプションサービスのみ有料）。費用を抑えてクラウド型給与明細サービスを導入したい企業におすすめです。
公式サイト
jinjer給与
「jinger給与」はjinjer株式会社が提供している、給与計算システムです。シンプルな操作と低コストが魅力的なサービスで、初めて給与計算システムを導入する企業におすすめのシステムです。
ジンジャーシリーズは累計導入社数約15,000社数を超えており、多くの企業に使用されています。
ジンジャーシリーズとして展開されている勤怠管理や経費精算などを併せて利用すれば、情報の連携と一元管理が可能です。バックオフィス業務全般の効率化が期待できます。
セキュリティ対策にも力を入れており、不正アクセスや暗号化監視体制など、リスクへの対策も徹底されているので安心です。
公式サイト
主なクラウド型給与明細システム：労務管理一体型
続いて、労務管理と一体型となっているクラウド型給与明細サービスを4種類紹介します。
SmartHR
「SmartHR」は、株式会社SmartHRが提供するクラウドサービスです。給与明細に関する業務にとどまらず、人事・労務業務全般の効率化に適しており、登録社数は50,000社以上を誇ります。
給与・賞与明細や源泉徴収票を電子化し、Web上で配布・閲覧することができ、「給与情報の取り込み」→「オンライン配布」というフローでわかりやすくペーパーレス化を実現します。
正社員やアルバイトなど、雇用形態によって勤怠の締日や支給日、明細の項目が異なる場合なども柔軟に対応できることが魅力的なサービスです。
SmartHRでは、小規模事業向けに「利用人数30名まで」の無料プランが用意されています。利用できる機能は限られるものの、30人までならトライアル期間終了後も無料で利用が可能です。
公式サイト
ジョブカン給与計算
「ジョブカン給与計算」は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型の給与計算システムです。給与計算担当者の「あったら良いな」という声をもとに、給与計算に役立つ機能を豊富に搭載しており、Web給与明細の発行にもしっかり対応しています。
また、同シリーズの「ジョブカン勤怠管理」と連携すれば、勤怠データを自動で取得し、従業員一人ひとりに紐付けて給与計算を行うことができます。クラウド型システムを導入して、給与明細の電子化や給与計算業務の効率化をワンストップで行いたい企業におすすめのシステムです。
公式サイト
PROSRV
「PROSRV」は人事管理と給与計算機能がセットになったサービスです。拠点ごとに権限管理が可能なので、他拠点で給与計算をする必要がある会社や多数の拠点を持っている会社におすすめの給与計算システムです。
前月の給与支給結果と、当月の旧計算結果を対比して確認できるので項目のエラーや不備などが見つけやすい仕様となっています。
また、年末調整事務や地方税年度更新事務、給与計算業務全般など、業務を切り分けてアウトソーシングできることも特徴です。人事労務の担当者に多くのリソースが割けない場合は、このようなサービスを合わせて使用するのも良いでしょう。
公式サイト
freee人事労務
freee人事労務は、会計サービスで有名なfreee株式会社が提供しているサービスです。給与明細発行だけではなく、勤怠管理や給与計算、マイナンバー管理など、労務に関するあらゆる業務を効率化することができる機能を搭載しています。
給与だけではなく、社会保険料や雇用保険料などの複雑な計算も可能であることがポイントです。freee人事労務を使えば、給与明細をWeb化できるだけではなく、ペーパーレスな勤怠管理も実現できます。年末調整の申告もWeb上でできるので、転記作業などを削減し、担当者と従業員の負担を軽減します。
公式サイト
まとめ
クラウド型の給与明細サービスをおすすめする理由と、主要なクラウド型給与明細サービスを紹介しました。
紙の給与明細作成〜発行業務でお悩みなら、クラウド型サービス導入によるペーパーレス化および効率化がおすすめです。さらに、勤怠管理システムや給与計算システムと連携すれば、人事労務業務をワンストップで管理・実行できるため、さらなる効率化を目指せます。
当社ディップ株式会社は、入社手続き・雇用契約を容易にスマホで完結できるサービス「人事労務コボット」を提供しています。人事労務コボットでは、これまで約1〜2週間かかっていた入社手続きを、「最短即日」で完結させることができます。
給与明細に関する業務を始めとしたバックオフィスのペーパーレス化や効率化をご検討中の人事労務担当者の方は、ぜひお気軽にディップ株式会社までご相談ください。
ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。
DXの実践においては、人材確保や教育の壁、DXを前提とした組織改革の壁、そして予算の壁と、さまざまな課題が立ちはだかります。ディップが提案する「one-stop DX.」は、これらの問題を専属のカスタマーサクセスが並走しながら導入と運用をサポートいたします。DXに伴う現場の混乱やシステムの複雑化を回避可能です。
また、ディップではソリューションの提供にあたって、すべて自社のスタッフが顧客対応を行うダイレクトセールスを採用しています。営業とカスタマーサクセス、開発チームが密に連携を取っている営業スタッフが、顧客の潜在ニーズまでを丁寧に把握し、満足度の高いサービスの提供に努めます。
提供するDXソリューションは、バックオフィスとセールスの双方に適用可能です。DX推進を検討の際には、お気軽にご相談ください。