業務効率化の一環として取り組むべきことの一つとして、契約業務の電子化が挙げられます。しかし、電子契約の法的効力やメリット・デメリットがよく分からず、電子契約サービスの導入に至っていないという企業は少なくないでしょう。
そこで今回は、電子契約の法的効力や電子契約サービスの導入メリット・デメリット、導入手順などについて解説していきます。
電子契約とは
電子契約とは、電子ファイルに電子署名することで締結する契約、あるいはその契約方式のことです。契約を締結した後は、クラウドストレージやサーバーなどで電子データとして管理を行います。
電子契約が普及している背景には、契約や売買、製品の受発注、決済などといった商業活動の多くがインターネットを介した「電子取引」に移行していることが挙げられます。これにより、本来「紙」の書類でやり取りを行っていた契約書や注文書、請求書などが電子化されるようになってきています。
従来の書面契約では、ハンコによる押印や手書き署名を使って法的な証拠性を確保していました。電子契約では、代わりに電子署名や電子サインを付与することで契約の締結を行います。
電子署名との違い
電子契約と混同されがちな用語に「電子署名」があります。電子署名とは、契約を締結した電子文書が正式かつ改ざんされていないことを証明するもののことです。
書面契約では、「印鑑」や「手書きの署名」が原本であることの証明として使われていました。しかし、電子契約は簡単に書き換えができてしまうため、印鑑や手書きの署名のコピーを証明として使うことはできません。そこで、電子契約では「電子署名」が正式文書であることの証明を担っています。
ただし、「電子署名」を用いてもなお偽装を完全に防ぐことはできません。そのため、電子署名は「電子証明書」と「タイムスタンプ」を併せて付与することが一般的です。
- ・電子証明書：電子署名が正式なものであることの証明（指定認証局が発行）
- ・タイムスタンプ：電子署名の付与時刻が記されたもの
電子サインとの違い
電子サインも、電子契約・電子署名と混同されがちな用語の一つです。
電子サインは、契約書をはじめとした書面で署名・記録を証明するためのものです。具体的には、タッチペンなどを用いてオンライン上で作成し、電子データとして保存できる署名のことを指しています。
電子署名が高い法的証明力を持つのに対して、電子サインはより広義な電子契約方法です。電子サインの中に、より高い法的証明力を示す電子署名という署名方法が存在すると考えるとわかりやすいでしょう。
電子契約の法的な効力
電子契約は、使い方や管理方法を誤らなければ「契約書」として法的に効力を発揮します。電子契約が法的に有効となるための条件や、契約方式が自由であること（紙の契約書が不可欠ではないこと）などは、民法や電子署名法など、さまざまな法律で規定されています。
電子契約の取り扱いに関する法律
使い方や管理方法次第で法的効力をもつ電子契約ですが、これらの取り扱いはどのような法律によって定められているのでしょうか？ここでは、電子契約書について定める主な法律とその内容について紹介しましょう。
電子署名法
電子署名法は、電子署名および認証業務、その法的効力などについて規定した法律です。2001年4月1日から施行された法律で、正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」となっています。
電磁的記録（電子文書等）は、本人による一定の電子署名が行われているときは、真正に成立した物と推定する。
電子署名法の概要について（法務省）
要するに、電子契約は、「本人性」と「署名が改ざんされていないこと」を証明できる限り、法的効力を発揮するということです。たとえば、電子契約書に電子署名とタイムスタンプが付与されていれば、紙の契約書における押印と同じ法的効力が認められることはもちろん、書面が改ざんされていないことも証明できます。
電子契約法的効力を持たせるためには、電子署名法に準拠したサービスを利用することをおすすめします。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、電子契約書をはじめとした電子データの保存方法について規定した法律です。電子契約書を有効にするためには、次の4つの点に留意する必要があります。
- ・電子取引情報の記録は、整然とした形式および明白な状態で出力されること
- ・加除訂正の過程は記録せず、確定情報のみを保存すること
- ・電磁的記録は、あらかじめ授受されているマスター情報を含んで出力されること
- ・取引情報の重複排除など、合理的な方法により編集したものを保存するとしている場合には、これを認める
法第10条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）関係（国税庁）
これらの条件を満たして保管されている場合、電子契約書は有効となります。
民法
2020年4月に改正民法が施行され、契約の考え方について明記した522条（契約の成立と方式）が新設されました。ここでは、契約に関する考え方が以下のように規定されています。
契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
契約方式が自由であること、つまりは契約の内容にかかわらず、基本的に電子契約が利用可能なことが規定されています。契約を成立させるのに、紙の契約書が必要ということはありません。
電子契約と書面契約の法的効力の違い
次に、電子契約と書面契約の法的効力や送付・保管方法などの違いを比較表にまとめました。
| 項目 | 電子契約 | 紙の契約 |
|---|---|---|
| 形式 | 電子データ（PDF） | 紙の書面 |
| 署名方法 | 電子署名 | 押印、署名 |
| 非改ざん性の証明（締結日時の証明） | タイムスタンプ | 日付記入、割印 |
| 本人性の担保 | 電子署名 | 印鑑証明書 |
| 送付方法 | インターネット通信 | 郵送、受け渡し |
| 保管方法 | サーバー、クラウドストレージ | 書棚、倉庫 |
比較表を見るとわかる通り、電子契約では「電子署名」や「タイムスタンプ」「電子証明書」などによって契約書の法的な証拠性が確保されています。これら3つがそろうことで、電子契約でも書面契約と同様の証拠力を発揮することが可能です。
電子契約サービスの種類
電子契約サービスは、「当時署名型」と「事業者署名型」の2つに大別されます。さらには、当時署名型に属する「ローカル署名」「リモート署名」と、事業者署名型に属する「クラウド署名」の3種に分かれています。
ローカル署名
ローカル署名とは、ICカードやUSBなどで物理的に管理された署名鍵を使って行う電子署名のことです。電子の実印をもう一つ持つようなイメージですが、有効期限があることからあまり普及していません。
リモート署名
リモート署名とは、サーバー上で管理された署名鍵を使って、サーバーにログインして行う電子署名のことです。ICカードやUSBなどに縛られず、どこにいても利用できるというメリットがあります。
クラウド署名
クラウド署名は、クラウドサービスの事業者が署名鍵の保管・提供を担って電子署名を行うことです。クラウド署名は、手軽に電子契約を結べるほか、暗号化などのセキュリティ対策が優れており、安全性が高いという特徴があります。
電子契約サービス導入のメリット
続いて、電子契約サービスを導入するメリットを紹介します。
コスト削減
電子契約サービス導入のメリットの1つ目は、コストを削減できることです。
書面で契約を締結する場合、印刷代やインク代、印紙代、郵送代などの費用が発生します。一件あたりの費用はそう大きくないので見逃してしまいがちですが、月換算にすると数万円〜数十万円といったまとまった費用がかかっていることも珍しくありません。
また、紙の契約書を保管するためには、社内に物理的なスペースを儲ける必要があり、管理費がかさみます。しかし、電子契約を導入すれば、これらのコストを削減することができます。日頃から多くの契約を交わしている企業ほど、より多額のコスト削減が見込めるでしょう。
業務効率化
2つ目のメリットは、契約の締結・管理業務を効率化できることです。
従来のような紙媒体を使った契約手続きの場合、契約書の発行から印刷、製本、押印、そして郵送と、実に多くの手続きが発生します。迅速に進めるべき契約業務ですが、紙媒体にこだわっていると業務スピードの低下につながるため、スムーズなプロジェクトの進行を妨げることとなります。
一方で、電子契約では、ファイルをアップロードして送付し、電子署名を依頼するというシンプルな業務フローで契約を締結できます。郵送や回収、押印といった手間を省けるため、締結までのスピードは圧倒的に高速化します。
特に、郵送には最低でも数日を必要としていましたが、電子化してしまえば即日で相手に契約書を共有できるため、契約書を作成したその日に締結まで完了することも難しくありません。業務スピードが改善するだけでなく、契約書作成の負担軽減にも役立つため、現場の担当者は別の複雑な業務に力を入れることができます。
保管スペースの削減
3つ目のメリットは、契約書を保管するスペースを確保する必要がなくなる点です。
契約書を紙媒体で発行し、締結する場合、その契約が有効な間は契約書を保管しておかなければなりません。短期間のプロジェクトであれば大きな負担にはなりませんが、長期間を必要とする大掛かりなプロジェクトを複数抱える場合、契約書の保管に人手やスペースを取られることとなります。
また、契約書の有効期間が過ぎ、廃棄しても良いとなった場合も、肝心の契約書本体を探すのに手間取ってしまうことも珍しくありません。かといって契約期間が切れた契約書を保管しておくと、他の書類を探す際の負担となってしまうため、迅速に破棄することが望ましいといえます。
電子契約書であれば、このような保管に伴う負担が発生することはなく、専用のデータベースで管理することが可能です。契約期間が失効したものは自動でユーザーに通知を行い、廃棄を促してくれるため、不要になった書類がストレージを圧迫する心配もありません。
テレワークのスムーズ導入
4つ目のメリットは、テレワークをスムーズに導入できることです。
テレワークを導入するためには、当然ながら日頃の業務をすべてオンラインで行う必要があります。しかし、業務の電子化が進んでいる中、「押印や手書き署名を必要とする契約締結のためだけに出社せざるを得ない」という状況に悩んでいる方は少なくないものです。
電子契約サービスを導入すれば、これまでテレワークの導入を阻止していた「ハンコ問題」を解決できます。テレワークの導入を視野に入れているのであれば、電子契約サービスの導入は必須といえるでしょう。
コンプライアンスの強化
5つ目のメリットは、コンプライアンスの強化です。
電子契約システムを正しく利用した場合、契約書の改ざんは極めて困難な仕組みになっているため、契約に則った正しいプロジェクトの遂行が可能になります。Wordなどで自前で作成した契約書の場合、複製や改ざんを容易に行えるため、契約書としての信頼性を担保することが難しいのが難点です。
しかし、電子契約サービスを使った契約書の場合、改ざんができないようプロテクトがかかっていたり、編集履歴がリアルタイムで残るようになっていたりするため、文言の変更を行うことは極めて困難です。
場合によっては、紙の契約書よりもはるかに高い信頼性をもって利用できるため、積極的に活用すべきサービスといえるでしょう。
電子契約サービスのデメリット
次に、電子契約サービスを導入するデメリットについて解説しましょう。
業務フローの変更が必要
電子契約サービスを導入すると、業務フローの変更が必要になります。これまでの契約業務が大きく変わるため、慣れるまでは抵抗を感じたり時間がかかったりすることもあるでしょう。
しかし、電子契約の業務フローは極めて簡素であるため、一度定着してしまえば「業務効率化」を実現できます。担当者が新たな業務フローを受け入れやすいように、事前に社内で調整を進めていきましょう。
最近では、ITツールの扱いにあまり慣れていないユーザーでも気軽に利用ができるよう、ユーザビリティに配慮したデザインのサービスも増えてきています。また、初めての利用者むけにサービス提供者から専用のサポートを受けられたり、事前研修を受けられたりするサービスが付随するものも登場しているため、こういったサービスを有効活用することをおすすめします。
情報漏洩のリスク
電子契約書では、メールなどを使って契約書のやり取りを行うため、外部からインターネット経由で盗み見られる可能性はゼロではありません。また、自社では徹底したセキュリティ対策を行なっていたとしても、契約相手のセキュリティ対策が万全ではなかった場合、そこを経由して情報が流出する可能性もあります。
多くの電子契約書サービスは、こういったセキュリティリスクを見越した高度な安全性を確保しているため、被害に遭うリスクは小さいといえます。しかし、自社PCで基本的な対策が行われていなければ、そこを経由して攻撃被害を受ける可能性もあるため、導入前には必要な対策を施しておきましょう。
電子契約サービス・システムの選び方
続いて、電子契約サービス・システムの選び方を紹介していきましょう。
セキュリティ
電子契約サービスを選ぶ上で欠かせないのが、セキュリティです。取引先と締結する契約書には、あらゆる機密情報が含まれています。その契約書がインターネット上で送付・管理する中で漏洩してしまっては、企業の信用を失いかねません。
そのため、電子契約サービスを選定する際は、セキュリティ対策が万全かどうかを確認する必要があります。具体的には、アクセス制限の設定が充実しているか、暗号化がなされているかなどをチェックしましょう。また、常に最新のセキュリティ対策を取り入れているサービスかどうかも重要なポイントです。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法とは、国税などに関連する重要書類をデジタルで保存する場合のルールをまとめた法律です。電子帳簿保存法はデジタル技術の革新に伴い改定される可能性のある法律のため、常に最新の法律に遵守していなければ、電子契約書が法律違反とみなされ、効力を持たなくなる可能性があります。
電子契約サービスを選ぶ際には、常に最新の電子帳簿保存法へ準拠して機能アップデートが行われているサービスに注目し、導入を検討することをおすすめします。
機能・使いやすさ
機能の充実さと使いやすさも確認しておきましょう。
電子契約サービスの主要機能は、「クラウド上での契約締結」ですが、実際には契約書の作成機能や保管・管理機能、検索機能などの機能が充実しているかどうかも大切なポイントです。自社の課題や導入目的に合わせて、必要な機能がそろったサービスを選ぶと良いでしょう。
また、業務効率化を目的に導入したサービスの使い勝手が悪く、作業効率が落ちてしまっては元も子もありません。従業員が使用するにあたって、システムの操作が直感的かどうもしっかりと確認しておきましょう。
費用
電子契約サービスを選ぶにあたっては、サービスの費用も確認すべきポイントの一つです。
電子契約サービスを導入すると、導入費用や月額の使用料が発生します。サービスの費用と導入メリットを照らし合わせ、費用対効果が見合っているかどうか確認しておくと失敗は少ないでしょう。
電子契約サービスは毎月決まった費用がかかるため、「経費削減につながるかどうか」「料金が予算に納まっているか」などを慎重に検討し、費用対効果の高いサービスを選びましょう。
電子契約サービス・システムの選び方
電子契約サービス・システムの選び方
続いて、電子契約サービス・システムの選び方を紹介していきましょう。
セキュリティ
電子契約サービスを選ぶ上で欠かせないのが、セキュリティです。取引先と締結する契約書には、あらゆる機密情報が含まれています。その契約書がインターネット上で送付・管理する中で漏洩してしまっては、企業の信用を失いかねません。
そのため、電子契約サービスを選定する際は、セキュリティ対策が万全かどうかを確認する必要があります。具体的には、アクセス制限の設定が充実しているか、暗号化がなされているかなどをチェックしましょう。また、常に最新のセキュリティ対策を取り入れているサービスかどうかも重要なポイントです。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法とは、国税などに関連する重要書類をデジタルで保存する場合のルールをまとめた法律です。電子帳簿保存法はデジタル技術の革新に伴い改定される可能性のある法律のため、常に最新の法律に遵守していなければ、電子契約書が法律違反とみなされ、効力を持たなくなる可能性があります。
電子契約サービスを選ぶ際には、常に最新の電子帳簿保存法へ準拠して機能アップデートが行われているサービスに注目し、導入を検討することをおすすめします。
機能・使いやすさ
機能の充実さと使いやすさも確認しておきましょう。
電子契約サービスの主要機能は、「クラウド上での契約締結」ですが、実際には契約書の作成機能や保管・管理機能、検索機能などの機能が充実しているかどうかも大切なポイントです。自社の課題や導入目的に合わせて、必要な機能がそろったサービスを選ぶと良いでしょう。
また、業務効率化を目的に導入したサービスの使い勝手が悪く、作業効率が落ちてしまっては元も子もありません。従業員が使用するにあたって、システムの操作が直感的かどうもしっかりと確認しておきましょう。
費用
電子契約サービスを選ぶにあたっては、サービスの費用も確認すべきポイントの一つです。
電子契約サービスを導入すると、導入費用や月額の使用料が発生します。サービスの費用と導入メリットを照らし合わせ、費用対効果が見合っているかどうか確認しておくと失敗は少ないでしょう。
電子契約サービスは毎月決まった費用がかかるため、「経費削減につながるかどうか」「料金が予算に納まっているか」などを慎重に検討し、費用対効果の高いサービスを選びましょう。
電子契約サービス・システムの導入手順
続いて、電子契約サービス・システムの導入手順についてお伝えしていきます。
導入の目的を明確にする
まずは、電子契約サービスの導入目的を再確認しましょう。目的が曖昧なままだと、サービスを導入することが第一目的となり、導入メリットが薄まってしまいます。
また、導入目的を明確にすることで、最適な導入時期やサービスもわかります。「とにかく経費を削減したい」「契約データの管理・保存を簡素化したい」など、なぜ今電子契約サービスの導入が必要なのか、そしてどんな課題を解決したいのかをしっかりと見極めましょう。
自社に合ったサービスを比較・検討する
次に、電子契約サービスの導入目的をもとに、自社に合ったサービスの比較・検討を行います。先ほどお伝えした「セキュリティ」「機能・使いやすさ」などのポイントを比較し、自社に最適なサービスを選びましょう。
押印申請などのワークフローを整備する
電子契約サービスの導入にあたっては、押印申請などのワークフローの変更を余儀なくされます。サービスの導入が決定した段階で、従来のワークフローから電子契約へとスムーズに移行できるよう整備を進めましょう。
社内規程を変更しアナウンスをする
電子契約に移行するために、押印に関する社内規程を変更します。具体的には、押印を必要とする手続きの例外として認める署名方法に「電子署名」を加える必要があります。
事務的な作業が終わり、電子契約サービスの導入が正式に決まったら、社内でアナウンスを行いましょう。
おすすめの電子契約サービス・システム
ここまで、電子契約サービス・システムの導入メリット・デメリットや導入手順を理解していただけたことでしょう。そこで次に、実際におすすめのサービス・システムを紹介していきます。
ホームズクラウド
「ホームズクラウド」は、契約書の作成から締結・管理まで、契約にまつわる業務をまとめて電子化できるクラウド型契約マネジメントシステムです。契約書を素早く作成するためのテンプレート機能や、契約書の検索・絞り込み機能など、あらゆる契約業務を効率化するための機能が充実しています。
ホームズクラウドは、「契約業務をまとめて電子化したい」という方におすすめのサービスです。
料金
- ・初期費用：200,000円〜
- ・Standard：月額100,000円〜
- ・Professional：月額200,000円〜
- ・Enterprise：要問合せ
公式サイト
クラウドサイン
「クラウドサイン」は、国内最大級のクラウド型電子契約サービスです。日本の法律に特化した弁護士が監修を勤め、電子署名法をはじめとした日本の法律に準拠しています。
また、クラウドサインは、情報セキュリティマネジメントの国際規格「ISO 27001」も取得しています。「暗号化通信」や「ファイアウォール」などの万全なセキュリティ対策で契約書への不正アクセスを防止します。
電子契約サービスを導入するにあたって、コンプライアンスやセキュリティが心配という方でも、クラウドサインなら安心して導入することができます。
料金
- ・Standard：月額1,1000円（税込）
- ・Standard Plus：月額22,000円（税込）
- ・Business：要問合せ
公式サイト
電子印鑑GMOサイン
「電子印鑑GMOサイン」は、導入企業数No.1を誇る電子契約サービスです。契約を一括送信してオンラインやスマホ上で締結したり、文書・フォルダ単位で閲覧範囲を設定したりすることが可能です。
電子印鑑GMOサインは、無料で試せる「フリープラン」の提供も行っています。フリープランに申し込むと、最大5文書まで実際に契約締結までの流れを体験することが可能です。「サービス導入前に、実際に使い心地を試してみたい」という方には、無料のフリープランへの申し込みをおすすめします。
料金
- ・お試しフリープラン：月額0円
- ・契約印＆実印プラン：月額9,680円（税込）
公式サイト
まとめ
今回は、電子契約サービスの導入メリット・デメリットや導入手順、おすすめのツール・システムを紹介しました。電子契約サービスは、「契約業務を効率化したい」「テレワークの導入を妨げているハンコ問題を解決したい」などという企業におすすめです。
これを機会に、契約業務における課題を洗い出し、電子契約サービスを導入してみてはいかがでしょうか？
ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。
DXの実践においては、人材確保や教育の壁、DXを前提とした組織改革の壁、そして予算の壁と、さまざまな課題が立ちはだかります。ディップが提案する「one-stop DX.」は、これらの問題を専属のカスタマーサクセスが並走しながら導入と運用をサポートいたします。DXに伴う現場の混乱やシステムの複雑化を回避可能です。
また、ディップではソリューションの提供にあたって、すべて自社のスタッフが顧客対応を行うダイレクトセールスを採用しています。営業とカスタマーサクセス、開発チームが密に連携を取っている営業スタッフが、顧客の潜在ニーズまでを丁寧に把握し、満足度の高いサービスの提供に努めます。
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