クラウド型勤怠管理システムは、出退勤時刻や労働時間を正確に管理できるシステムです。従業員一人ひとりの勤怠データの集計〜計算までをシステムへ一任できるため、人事労務担当者の業務負担を軽減できます。
また、複数の勤務形態に対応しているシステムも多く、働き方の柔軟性を高められます。今回は、クラウド型勤怠管理システムを導入するメリットや選び方、おすすめのシステムなどについて解説します。
勤怠管理のクラウド化とは？
勤怠管理のクラウド化とは、労働時間や有給休暇の取得状況など、勤怠データをクラウド型勤怠管理システムで管理することです。クラウド型勤怠管理システムの導入によって、勤怠データを正確かつスピーディーに集計できます。
従業員の労働時間や時間外労働、休日労働の時間数などは、システムが自動で集計〜計算まで行います。画面上には最新の勤怠データが反映され、残業過多に陥っている従業員に対し、素早い対応が可能です。
勤怠状況に関して問い合わせを受ける機会も減り、人事労務担当者は自らの業務に集中できます。また、ベンダーに多くの管理業務を任せられる点もメリットです。
アップデートやメンテナンス作業を自社で行う必要はありません。ランニングコストを削減できるだけでなく、法改正へのスムーズな対応も期待できます。
アナログ式勤怠管理が抱える課題
タイムカードやExcel（エクセル）での勤怠管理で生じる課題は、主に次の5つです。
- タイムカードの集計作業は時間が掛かる
- 残業代の算出は常に正確性が求められる
- 人事労務担当者への負担が大きい
- 法改正が起きるたびに対応が必要になる
- ペーパーレスやテレワークへの移行が進まない
タイムカードの集計作業は時間が掛かる
タイムカードで勤怠管理をしている場合、集計作業に多大な時間を要します。特に、アルバイトやパート、契約社員など、多様な雇用形態で従業員を採用している場合、労働時間や給与の算出が複雑化します。
従業員によって、時給や労働時間、労働日数が異なるため、計算ミスが起きないよう、慎重に作業を進めなければなりません。
残業代の算出は常に正確性が求められる
企業は、労働の対価として従業員に賃金を支払っており、常に正確な給与を支払わなければなりません。仮に残業代の支払い漏れが発生すると、従業員との信頼関係が悪化し、自社への帰属意識や忠誠心が失われます。
タイムカードで勤怠管理をしている場合は、Excelへの入力ミスが発生しないよう、細心の注意が必要です。また、時間外労働や深夜労働、休日労働によって割増率が異なるため、正確に理解しておく必要もあります。
そして、Excelの場合は計算式が破壊されると、作業を進められません。バックアップの方法を考えておく必要があります。
表：時間外労働への割増率適用
| 労働条件 | 労働時間 | 割増率 |
|---|---|---|
| 時間外労働(法定内残業) | 1日8時間、週40時間以内 | 0% |
| 時間外労働(法定外残業) | 1日8時間、週40時間を超過 | 25% |
| 1ヶ月に60時間以上 | 1か月に60時間を超える時間外労働 | 50% |
| 法定休日労働 | 法定休日に出勤を命じた場合の労働時間 | 35% |
| 深夜労働 | 22時～5時の労働時間 | 25% |
| 時間外労働+深夜労働 | 時間外労働+深夜労働の合計時間数 | 50% |
| 休日労働+深夜労働 | 休日労働+深夜労働の合計時間数 | 60% |
タイムカードや出勤簿で勤怠管理をしている場合、月末に集中して処理をする形になります。従業員数が多くなるほど集計や計算業務の工数が増え、人事労務担当者への負担が増大します。
本来、人事と労務管理は目的が異なる業務ですが、人的リソースが限られている企業の場合、2つの業務を兼任しているケースが珍しくありません。勤怠管理に割く工数が多いと、他の業務の進捗に支障が及ぶ可能性が高くなります。
また、業務過多によって残業時間が増えると、人事労務担当者の健康状態が悪化します。慢性的な長時間労働によって、心身を休める時間を確保できません。ストレスの蓄積によって自律神経のバランスが乱れ、頭痛やめまい、吐き気に悩まされます。
法改正が起きるたびに対応が必要になる
2019年4月に労働基準法や労働安全衛生法など、労働関連の法律が多数改正されました。
時間外労働の上限明確化や有給休暇の取得義務化など、働き方改革関連法への対応も求められています。今後も長時間労働是正や働き方の多様化に向け、定期的な法改正の動きが予想されています。
ですが、アナログ式で勤怠管理をしている場合、法改正が起きるたびに対応しなければなりません。そのため、人事労務担当者への業務負担が増大し、通常業務に支障をきたす可能性が高まります。
また、法改正を知らずに勤怠管理を続けていると、コンプライアンス違反のリスクも高くなります。
ペーパーレスやテレワークへの移行が進まない
出勤簿や労働者名簿、賃金台帳など、労働関係の書類は5年間の保存が義務付けられています。紙書類の場合は、オフィス内で保管スペースが必要になります。労働基準監督署から提出を求められた際にはすぐに出せるよう、定期的な整理整頓が必要です。
紙書類で保存していると管理コストが多く掛かるだけでなく、ペーパーレスも進められません。また、タイムカードやExcelで勤怠管理をしていると、テレワークへの移行が難しくなります。オフィスワークとは異なる方法で、出退勤時刻を記録しないといけないからです。
テレワークへの移行を検討している場合、スマートフォンやノートPCから出退勤時刻を打刻できる体制を整えましょう。
クラウド型勤怠管理システムの機能
業務効率改善やペーパーレス促進など、アナログ式で抱える勤怠管理の課題解決には、クラウド型勤怠管理システムの導入が有効です。クラウド型勤怠管理システムが搭載している主な機能を下の表にまとめました。
出退勤打刻や勤怠データ集計、各種申請機能など、勤怠管理に必要な機能が一台のシステムに集約されています。また、クラウド型は、初期費用やランニングコストを削減できる点が魅力です。ソフトのインストールやインフラ環境構築は必要ありません。
メンテナンスやアップデートもベンダーに任せられるため、運用の負担も軽減できます。
表：勤怠管理システムの主な機能
| 打刻方法 | 勤怠データ集計 | 休暇管理 | スケジュール管理 | 各種申請と承認 | 勤務形態 | 働き方改革への対応 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 内容 | ・ICカード ・GPS ・スマートフォン、PC用アプリ ・Webブラウザ ・生体認証 ・チャット | ・労働時間の自動集計 ・時間外労働や休日労働時間の抽出 ・所定労働時間の設定 ・休憩時間の自動設定 ・締日設定 | ・有給休暇の残日数管理 ・有給休暇の自動付与 ・振休/代休設定 ・特別休暇設定 | ・勤務パターンの設定 ・スケジュール登録 ・シフト募集の連絡 ・シフトの自動作成 ・労働時間や人件費の予実管理 | ・残業申請 ・休日出勤申請 ・休暇申請 ・打刻時間修正申請 ・スケジュール申請 ・ワークフロー | ・在宅勤務 ・フレックスタイム制 ・変形労働時間制 ・裁量労働制 ・シフト勤務 | ・残業時間上限の規制 ・有給休暇の取得義務化 ・60時間を超える時間外労働への割増率引き上げ ・高度プロフェッショナル 制度 |
クラウド型勤怠管理システムを導入するメリット
クラウド型勤怠管理システムの導入によって得られるメリットは、主に次の5点です。
- 勤怠データを効率的に集計できる
- 不正打刻を防げる
- コストを削減できる
- バックオフィス業務全般の効率化が望める
- 法改正へスムーズに対応できる
勤怠データを効率的に集計できる
クラウド型勤怠管理システムを導入するメリットは、従業員の勤怠データを効率的に集計できる点です。労働時間や時間外労働、休日労働の時間数などの集計〜計算まで、勤怠管理システムへ一任できます。
システム上には常にリアルタイムの勤怠データが反映されており、従業員一人ひとりの勤務状況をすぐに確認できます。人事労務担当者は勤怠状況に関して、管理職と何度もやり取りを重ねる必要はありません。
勤怠データの集計〜管理に掛かる工数を大幅に削減でき、人事労務担当者は他の作業にリソースを割けます。また、残業過多に陥っている従業員にはアラートを発し、過重労働を未然に防げます。
不正打刻を防げる
不正打刻の発生を防げる点も、クラウド型勤怠管理システムを導入するメリットの一つです。正確性と利便性を兼備した打刻方法を多数搭載しているシステムが多く、自社の就業形態に合わせて選択できます。
たとえば、Webブラウザ打刻を選択すると、スマートフォンやノートPC、タブレット端末から出退勤時刻を打刻できます。ソフトをインストールする必要はなく、コストと導入の手間を削減できる点が魅力です。
また、顔認証や指紋認証など、生体認証を活用した場合は、不正打刻のリスクを最小限に抑えられます。生体認証は勤怠データの改ざんが難しく、出退勤時刻の正確性を担保できる点が魅力です。紛失や盗難の心配も要りません。
就業形態や利便性を考慮し、自社に最適な打刻方法を搭載しているシステムを選択しましょう。
コストを削減できる
労働関係の書類を電子データとして勤怠管理システムに保存できるため、管理コストを削減できます。紙書類で発生していた保管スペースの確保や整理整頓をする必要はありません。
また、勤怠管理業務全般の効率化によって、人事労務担当者の残業代も削減できます。
バックオフィス業務全般の効率化が望める
勤怠管理システムは、給与計算システムや労務管理システムとの連携が望めます。連携性に優れたシステムを選択し、バックオフィス業務全般の効率化を図りましょう。
法改正へスムーズに対応できる
クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、法改正が起きても自社で対応する必要はありません。ベンダー側が自動アップデートで対応するためです。法改正で生じる業務負担やコンプライアンス違反のリスクを回避できます。
>クラウド型勤怠管理システムを選ぶポイント
クラウド型勤怠管理システムを選ぶ際には、次の5つのポイントを意識してシステムを選定すると良いでしょう。
- 自社の就業形態に対応しているか
- 従業員規模と合っているか
- 連携性に優れているか
- サポート体制は充実しているか
- 無料トライアルを積極的に活用する
自社の就業形態に対応しているか
クラウド型勤怠管理システムを選ぶポイントの一つは、自社の就業形態に対応しているかどうかです。
たとえば、自社で在宅勤務を導入している場合には、スケジュールパターンの設定や在宅勤務に対応した打刻方法を搭載しているかが、選定のポイントとなります。
今後、フレックスタイム制や変形労働時間制の導入を検討している場合は、対応の可否を確認しておきましょう。
従業員規模と合っているか
自社の従業員数をターゲットユーザーと設定しているベンダーを選択すると良いでしょう。
ベンダーによって、中小企業と大企業、得意としている企業規模は異なります。料金プランに利用人数を細かく設定しているベンダーが多いため、選定作業の際に確認しましょう。
連携性に優れているか
他システムとの連携性に優れているかも重要なポイントの一つです。
勤怠管理システムは単体使用よりも、複数のシステムと連携した方が、多くの業務を効率化できます。既存システムとの連携が望めるかといった点も、選定作業の際に確認するようにしてください。
サポート体制は充実しているか
スムーズな運用につなげていくためにも、手厚いサポートが望めるベンダーを選びましょう。
特に、初めて勤怠管理システムを導入する場合、システムの操作方法や設定など、不安な点も少なくないでしょう。チャットや電話で素早くサポートが受けられれば、トラブルも早期に解決できます。
また、運用後のサポートも充実しているベンダーを選択すれば、安心感があります。
無料トライアルを積極的に活用する
ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。
無料トライアルは2週間〜1ヶ月間など、勤怠管理システムを無料で利用できる期間のことです。無料トライアルを活用し、システムの機能性や操作性を確認してください。
仮に自社と合わなかったとしても、コストは掛からず金銭的なリスクは低いといえます。
おすすめのクラウド型勤怠管理システム10選
最後に、ユーザーからの評価が高いクラウド型勤怠管理システムを10種類紹介します。選定の際の参考にしてみてください。
- ジョブカン勤怠管理
- Touch On Time
- KING OF TIME
- HRMOS勤怠
- ジンジャー勤怠
- CLOUZA
- マネーフォワード クラウド勤怠
- CLOUZA
- freee勤怠管理Plus
- スマレジ・タイムカード
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
ジョブカン勤怠管理の特徴は、汎用性の高さです。フレックスタイム制や変形労働時間制、裁量労働制など、さまざまな働き方に対応しています。
複数回の休憩や夜勤など、複雑なシフトパターンを形成する医療機関に特化した機能も搭載しています。シフトの自動作成〜公開までは自動化できるため、担当者が作業を行う必要はありません。
また、給与計算や採用、労務管理など、ジョブカンシリーズと連携すれば、多くの業務を効率化できます。
料金プラン
- 無料プラン
- プラン1：月額200円/1ユーザー
- プラン2：月額300円/1ユーザー
- プラン3：月額400円/1ユーザー
- プラン4：月額500円/1ユーザー
公式サイト
Touch On Time
Touch On Timeは、株式会社デジジャパンが提供するクラウド型勤怠管理システムです。ユーザーからの評価が高く、リピート率は99.7%を誇り、導入企業数は43,000社を突破しました。
Touch On Timeの特徴は、優れたコストパフォーマンスです。1ユーザーあたり月額300円から利用できるだけでなく、最低利用人数が設定されていません。機能制限もなく、勤怠データ集計やスケジュール管理、ワークフローなど、搭載している機能を自由に使えます。
また、フレックスタイム制や変形労働時間制、3交代勤務など、さまざまな就業形態にも対応しています。
料金プラン
- 月額300円/ユーザー
公式サイト
KING OF TIME
KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するクラウド型勤怠管理システムです。KING OF TIMEの特徴は、打刻機能の選択肢が豊富な点です。ICカードや生体認証、ビジネスチャットなどに対応しており、自社に合った打刻方法を選択できます。
GPSやモバイル打刻、Webブラウザなど、無料で利用できる打刻方法も多く、選択肢には困らないでしょう。また、月額300円/1ユーザーから利用できる安さも魅力です。
利用人数にかかわらず、勤怠データ集計や休暇管理、シフト管理など、勤怠管理に必要な主要機能を自由に使えます。働き方改革関連法にも対応しており、コンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えられます。
料金プラン
- 月額300円/ユーザー
公式サイト
HRMOS勤怠
HRMOS勤怠は、株式会社ビズリーチが提供するクラウド型勤怠管理システムです。ベンチャー企業や中小企業を中心に、40,000社が導入しています。
HRMOS勤怠の特徴は、コストを掛けずに勤怠管理のクラウド化が図れる点です。勤怠データ集計や休暇管理、予実管理など、無料プランでも勤怠管理に必要な機能が搭載されています。
利用人数の制限がなく、時間を掛けて機能性や自社との相性を確認できます。また、年末調整やWeb給与明細など、HRMOSシリーズを無料で利用できる点も魅力です。
料金プラン
- 無料プラン
- 月額3,800円（利用人数1人～39人まで）
- 月額9,800円（利用人数40人～149人まで）
- 月額29,800円（利用人数150人～499人まで）
- 月額59,800円（利用人数500人～999人まで）
- 月額100,000円～（利用人数1,000人以上）
公式サイト
jinjer勤怠
ジンジャー勤怠は、jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
ジンジャー勤怠は、ユーザーインタフェースに優れていることが特徴です。操作画面は情報が整理されたシンプルな画面で、初めて利用する方も戸惑わずに操作できます。
サポート対応も充実しており、初期設定の指導〜運用方法改善の提案まで、状況に応じたサポートが期待できます。
料金プラン
- 月額400円/ユーザー
公式サイト
CLOUZA
CLOUZAは、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。CLOUZAは、シンプルで使いやすい勤怠管理システムです。
勤怠データのリアルタイム管理やアラート通知などによって、低コストで勤怠管理のクラウド化を進められます。有給休暇管理やワークフローなどはオプション扱いとなっており、自社の状況に応じて選択できます。
1ユーザーあたり月額200円から利用できるため、予算に制限のある企業でも導入しやすいシステムだといえます。
料金プラン
- 月額200円/ユーザー（500人まで）
公式サイト
マネーフォワード クラウド勤怠
マネーフォワード クラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型勤怠管理システムです。フレックスタイム制や裁量労働制、シフト制などさまざまな就業形態に対応しています。
また、マネーフォワードシリーズと連携すると、人事管理や給与計算、社会保険の手続きなど、バックオフィス業務全般を効率化できます。
料金プラン
- スモールビジネス：月額2,980円
- ビジネス：月額4,980円
公式サイト
kincone
kinconeは、株式会社ソウルウェアが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
kinconeは、経費精算の機能を搭載している点が特徴です。交通系ICカードの履歴を読み取りシステムに自動登録するため、経費精算業務を効率化できます。
出退勤時刻の打刻に交通系ICカードを選択すれば、管理負担を大幅に削減できます。また、無料トライアルは最大2ヶ月間利用できるため、操作性や機能性を確認しやすいことも魅力です。
料金プラン
- 200円/ユーザー
公式サイト
freee勤怠管理Plus
freee勤怠管理Plusは、freee株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。中小企業をターゲットにしており、1ユーザーあたり月額300円から利用できます。
働き方改革関連法やフレックスタイム制への対応など、既存サービスからのバージョンアップに成功しています。雇用形態や所属部署に合わせてシフトパターンも簡単に作成できるため、働き方の幅を拡げられるでしょう。
また、freee人事労務とのAPI連携によって、従業員情報の登録作業を効率化できます。
料金プラン
- 月額300円/ユーザー
公式サイト
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは、株式会社スマレジが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
不正打刻の発生に工夫を凝らしており、GPSやパスワード、笑顔認証によって打刻時刻の正確性を担保します。利用人数が30名までは無料で利用できることも魅力です。
アカウント作成から60日間は全ての機能を無料で利用できるため、コストを掛けずに勤怠管理のクラウド化へ移行できます。また、給与計算やシフト管理などと連携すると、多くの業務を効率化できます。
料金プラン
- スタンダード：無料（30人まで）
- プレミアム：月額2,200円（10人まで）
- プレミアムプラス：月額4,400円（10人まで）
- エンタープライズ：月額6,600円（10人まで）
公式サイト
まとめ
クラウド型勤怠管理システムを導入するメリットは、正確な勤怠データの反映とコスト削減を図れる点です。WebブラウザやGPS、生体認証など、多彩な打刻方法を搭載したシステムが多く、不正打刻を防止できます。
労働時間や時間外労働、休日労働時間数などは、システムが自動抽出するため、計算ミスが起きる心配は要りません。また、勤怠データの集計やシフト管理、休暇申請など、必要な作業はシステム内で完結できるため、印刷代や書類の保管コストを削減できます。
そして、勤怠管理システムは、人事労務システムや給与計算システムと連携できると、より多くの業務を効率化できます。当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」を導入すれば、入社手続きに関する工数を大幅に削減可能です。
雇用契約書や身元保証書、内定承諾書など、従業員からの承諾が必要な書類の作成〜締結まで、オンライン上で完結できます。給与の振込先や運転免許証のコピーなど、個人情報はWebフォームから収集するため、書類を用意する必要はありません。
一方、従業員側もスマートフォン上で書類の署名や送付を行うことができ、スムーズに作業を終えられます。人事労務担当者の業務負担増加にお悩みの方は、ディップ株式会社の提供する「人事労務コボット」導入をご検討ください。