店長の採用業務を削減するため、人事労務コボットを導入。

目的
  • 店長やエリアマネージャーの採用に関わる業務を削減したい。
  • 書類の紛失リスクを無くしたい。
課題
  • 1名の採用で、雇用契約書や身分証のコピーなど、平均10枚の書類が必要だった。
  • 入社書類をファイリングで管理していたので、紛失リスクや、管理・保管に時間とコストがかかっていた。
  • 採用後に、入社手続きのため来社してもらう時間にも、時給が発生していた。
  • エリアマネージャーが店舗を回り、入社書類の回収をおこなっていた。
結果
  • 採用後に、店長が面接シートを記載して、本社へメールするだけになったので、採用業務に掛かる時間、書類の紛失リスク、エリアマネージャーの書類回収業務がなくなり、業務全体の効率化が実現された。
  • 本社でも書類の管理がなくなり、紛失リスクや、管理・保管に掛かる時間とコストの削減ができた。
  • 時給が発生していた、採用後の入社手続きの時間も短縮され、年間40万円相当のコストが削減できた。
株式会社ビーエムエス

びっくりドンキーや、ビアード・パパなどのフランチャイズ店や、オリジナルブランドの回転寿司、1貫80円から注文できる、ちょっとおしゃれな立ち飲み寿司をコンセプトにした、立ち飲みスタイルの“すしいち”など、関西を中心に16店舗を展開されている、株式会社ビーエムエス様。全店舗で800名ほどのパート・アルバイトスタッフが働かれており、各店長の採用業務の負荷は、相当なものでした。今回は「人事労務コボット」を導入し、店長の採用業務がどのように削減されたのか、管理本部 執行役員 紫尾田 憲人様に、お話を伺いました。

社名
株式会社ビーエムエス
事業内容
飲食業
資本金
2,000万円
設立
昭和59年9月
従業員数
910名(パート・アルバイト含む)
URL
https://www.bms-inc.co.jp/

株式会社ビーエムエスの事業について教えてください

紫尾田様:弊社は関西を中心に、飲食業を事業としておこなっています。そのなかで、一番大きいのは、びっくりドンキーになります。こちらは、9店舗展開しています。次に、オリジナルブランドの回転寿司「すし一流」が2店舗ありますが、11月には尼崎に新しく1店舗できます。その他には、大阪駅前第4ビルの地下にある「すしいち」という小さい寿司の居酒屋を出店しています。大きな箱のお店としては、奈良の方で、ワールドビュッフェというフランチャイズ店を出店しています。フランチャイズでは、他にもシュークリームの「ビアード・パパ」が姫路に2店舗あります。あとは、東京の清澄白河に「カレと。Men(めん)」というラーメン屋を1店舗出店しています。

会社全体の従業員数を教えてください。

紫尾田様:社員が110名、全店舗のパート・アルバイト合計は、約800名になります。

私自身が、あまり店舗でアルバイトの方と触れ合うことが無いので、どの店舗にどんな方が働いているか、わかりにくいのですが、店舗の場所によって、学生さんが多い店舗や、主婦の方が多い店舗があるようです。特に、天王寺にある「びっくりドンキー」は、お客さまも若い方が多くいらっしゃるので、アルバイトの方も比較的若く、お店全体として元気な雰囲気がありますね。

年間を通しての採用人数を教えてください。

紫尾田様:採用人数は、月によって差があるのですが、年間500名以上の採用をしています。特に、4月5月は、学生の入れ替わりで退職も増えるので、採用の人数も多くなります。正しくカウントしていませんが、「人事労務コボット」の導入が今年の3月で、現在で200名以上のアカウント登録がありますので、この4ヶ月で200名以上を採用していることになります。

人事労務コボット導入のきっかけを教えてください。

紫尾田様:以前から、店長の採用業務を削減したいと考えていました。また、1人に対して入社書類が、平均10枚になるので、その保管や管理、紛失のリスクもあり、それらを解決するために、システムの導入を検討していました。「人事労務コボット」は、ディップの営業の方に、応募対応と面接管理がおこなえる「面接コボット」と、あわせてご紹介いただいたのがきっかけです。

他社サービスとの比較検討はされましたか?

紫尾田様:はい。Smart HRやjinjerなどの製品を、各社のサイトで確認しました。他社の製品は、年末調整の機能が実装されていたり多機能なんですが、それらの機能は、弊社では必要ない物で、その点「人事労務コボット」は、シンプルで、弊社が使いたい機能が揃っていました。さらに価格が安いので、導入を決定しました。

導入前の入社手続きの課題を教えてください

紫尾田様:以前は、店長が面接をおこない、採用が決まると、初日の勤務日を決めて採用者へ連絡をします。入社手続きの業務は、初日に1時間早く来てもらう事もありますし、入社手続きのためだけに来てもらう事もあります。その際に、住所や連絡先などの記入、雇用契約書の説明、給料振り込み口座、マイナンバーカードのコピーなど、10枚程度の書類をお預かりします。その書類を、月末にエリアマネージャーが回収し、本社で給料システムなどへ入力作業をしています。
その当時の店長の課題は、入社手続きのために、1時間程度の時間を作る事、お預かりした書類を紛失しないように管理する事、さらに、書類に不備があれば、催促をして書類を回収する事など、店舗の営業業務以外の事が多くありました。
また、入社手続きの際には、時給も発生していました。

導入してこの課題は解決されましたか?

紫尾田様:導入して一番変わったのは、紙がなくなった事ですね。以前は、ファイリングして管理していたんです。そこが本当に楽になりました。本社側では、書類の片付けや、住所などが変更になった時の管理、退職者の書類破棄、紛失リスクなどもなくなりました。
店舗側も、入社手続きの際に、オリエンは実施するのですが、来店して書類を書いてもらったり、それを預かる事がなくなったので、以前は1時間かかっていた入社手続きも、オリエンだけで済むようになり、30分程度に短縮できています。
また、単純計算ですが、年間500名以上の採用で、平均時給1,000円だとすると、その半分を短縮できているので、年間約40万弱の時給分も削減できている事になります。

導入して現場のスタッフの反響はいかがでしょうか?

紫尾田様:便利になったと言われますね。特に店長は「人事労務コボット」の導入で、紙の管理をしなくてよくなった事もあるのですが、「面接コボット」の導入で、応募者への対応や、面接の日時設定など、様々な事が便利になっていると思います。
エリアマネージャーも「書類を回収しなくていいので、めっちゃ楽になりました」って言っていますよ。

システムの導入時に手間などはありませんでしたか?

紫尾田様:契約書の雛形を「人事労務コボット」に設定する作業などは、ディップのカスタマーサクセス担当者様にやっていただいたので、導入は問題なくできたと思います。
管理画面もシンプルで、内定者・在籍中・退職とテーブルが分かれていてわかりやすいですし、検索すれば、対象のスタッフもすぐ出てくるので、導入後の運用もスムーズに行ったと思います。
また、このタイミングで入社手続き書類を見直すきっかけになりました。書類の内容や、必要のない書類などが整理できたのも、よかったですね。

システム導入後は目的としていた採用業務の削減は実現されましたか?

紫尾田様:導入後は、面接時に店長が、面接シートへ住所・名前・勤務時間などの雇用区分などを記載しています。店長は、記載後にメールを送るだけで、その後の手続きは、本社側でおこないますので、いままでのような、書類の回収や保管、管理など店舗側の作業は、かなり削減されました。

最後に人事労務コボットをこれから導入する企業へおすすめのポイントを教えてください

紫尾田様:「人事労務コボット」はシンプルで使い勝手がいいので、操作で迷うことはほとんどありません。もし、迷ったとしても、ディップのカスタマーサクセス担当者に連絡してすぐに解決できます。多くの入職者を対応しなければならない会社には、ぜひ導入をお勧めします。

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