- 2022/01/26 コボットコラム
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給与管理業務は、従業員数が増加するにつれて煩雑になってくるため、手動での業務遂行は困難です。エクセルでの管理から大幅に業務が改善できるということで注目を集めているのが、Web給与明細システムです。
多様なラインナップが揃うWeb給与明細システムに関して、選び方と主要なツールを紹介します。
Webの給与明細システムとは
Webの給与明細システムは、インターネットを介して給与明細や賞与明細、源泉徴収票を配布することができるサービスです。システムに明細書をアップロードするだけで利用できるため、特別な操作も必要なく非常に便利です。
従来、給与明細の配布は紙で手渡ししたり、従業員の住所に郵送したりするのが一般的でした。この方法の場合、紙に印刷するコストや郵送のコストがかかる上、時間も必要以上にかかってしまうため、非効率な点が課題とされています。
Webの給与明細システムを導入することでこのような負担を解消し、効率的な業務遂行を実現できます。
Webの給与明細システムを導入するメリット
Webの給与明細システムを導入することで、会社はもちろん、従業員もメリットを受けることができます。主な導入メリットは次の3点です。
業務効率化を推進できる
Webの給与明細システムを導入する多くの企業は、業務効率化を推進したいというニーズがほとんどです。デジタルトランスフォーメーション（DX）推進は、多くの企業で喫緊の課題とされていますが、Webの給与明細システムの導入は、そんなDX推進に役立つとして注目を集めています。
これまで紙ベースで配布していた給与明細を、Webの給与明細システムによってデジタル化することで、印刷負担や郵送の手間を丸ごと削減できます。データを作成した後は、クリック操作で配信を設定するだけで送付作業は完了です。
Web上で業務を遂行できるため、オフィスに縛られることのないリモートワーク環境の整備にも役立ちます。再発行などのリスクもなくなるため、再発行手続きといった業務も発生しなくなります。
業務コストを削減できる
業務コストの削減効果も、Webの給与明細システムのメリットです。紙を印刷したり紙を用意したりするコスト、郵送の際に発生するコストなど、業務上発生する小さな負担をすべて解消可能です。
封入などの作業で発生する人件費も抑えられるため、給与明細関連の業務に必要な人の数が削減できます。
給与明細確認が簡素化する
上記2点はWebの給与明細システムを導入した企業側のメリットですが、従業員にとっても利点があることが強みです。Webを通じて給与明細を閲覧できるため、発行された瞬間すぐに閲覧が可能になります。
これまでは郵送されてくるのを待ったり、手渡しされるのを待ったりする必要もありましたが、Webアプリから直接閲覧が可能です。
また、PCからはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットからも閲覧できるようになるため、職場だけでなく自宅からでも閲覧ができます。給与明細を受け取るためだけに出社しなければならないという手間も解消されるでしょう。
Webの給与明細システムの主な機能
Webの給与明細システムは、大きく次の3つの機能に分かれます。それぞれどのように活躍してくれるのか解説しましょう。
給与明細作成機能
1つ目は、給与明細の作成機能です。給与明細データを取り込んでWebに直接配信することができるため、作成作業にかかる時間を大幅に削減できます。
システムによっては、給与計算の機能が搭載されており、オールインワンですべての業務に対応しているものもあります。勤怠状況の情報を取得したり、控除内容を反映したりすることで、手動で入力する作業を最小限に抑えて明細を作成することが可能です。
給与明細配信機能
2つ目は、給与明細の配信機能です。Web上のシステムを通じて給与明細を発行できるだけでなく、従業員ごとに発行されているIDに対して一斉配布できる機能が実装されています。
給与明細を配信する方法は、主に2つあります。一つがメールを通じて配信する方法、もう一つがWebシステムを通じて配信する方法です。
あらかじめ登録しておいたメールアドレスに対して自動で送信することができるため、普段から使用しているアドレスを登録するだけで簡単に配信可能です。
Webシステムを通じて給与明細を配布する場合、他の連携システムを積極的に運用している場合に非常に便利です。チャットツールや営業支援ツールなど、社内で運用しているプラットフォームがある場合には、そこのアカウントに向けて配信できるため、見逃してしまう心配がなくなります。
従業員向け機能
給与管理システムには豊富なラインナップがあり、従業員向けの機能が充実しているモデルも存在します。たとえば、自身の扶養情報を自動的に登録し、給与明細へ簡単に反映できるものはポピュラーな例です。
申請作業を何度も繰り返す必要がないため、コア業務の妨げとなる作業が発生するリスクを防止できます。また、勤怠管理システムと連携している給与明細システムを導入すれば、タイムレコーダー機能が搭載されたものを利用することも可能です。
PCやスマホから打刻できるようになり、勤怠情報が自動的に従業員の給与明細に反映されるため、給与明細作成作業も簡単になります。柔軟な働き方を促進するきっかけづくりにもなるため、働き方改革を推進する上でもWebの給与明細システムは有効です。
失敗しないWebの給与明細システムの選び方
Webの給与明細システムを選定する上では、最適なものを選び抜くための選定基準を設ける必要があります。ポイントとしては、主に次の2点が挙げられます。
給与明細の配布形式の柔軟性に注目する
まずは、給与明細の配布形式にどれくらいの柔軟性があるか、確認しておきましょう。メールでの送信だけに対応しているのか、Web上のプラットフォームを通じて従業員が確認できるのか、製品によって仕様は異なります。
自社の運用シナリオに適したものを導入することをおすすめします。
他のシステムとの互換性をチェックする
2つ目は、すでに導入している、あるいは導入予定の他のシステムとの互換性です。勤怠管理システムや人事管理システムなど、給与明細作成に関連するバックオフィス業務は複数存在しますが、これらはシステムに互換性があればデータを簡単に連携させることができます。
導入予定の給与明細システムが自社の環境に適しているかどうかを確認しながら、選定作業を進めていきましょう。
主なWebの給与明細システム
Web経由で利用できる給与明細システムは、多くの製品が各社から提供されています。給与明細の配信はもちろん、給与管理業務を丸ごと自動化できる製品もあります。
どのようなシステムが主流なのか確認していきましょう。
SmartHR
SmartHRは、人事労務管理を効率化できるだけでなく、給与計算機能を搭載し、社内のバックオフィス業務を共通プラットフォームで効率化できるサービスです。エクセルや給与計算ソフトから出力した計算結果をCSVファイルで取り込み、従業員は割り当てられたIDを使って給与明細・賞与明細を確認できます。
既存の給与計算システムとの連携も可能など、互換性に優れている点も強みの一つです。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
ポケット給与
ポケット給与は、多様な雇用形態を実施している会社を成長へ導くことをコンセプトとした給与計算システムです。携帯電話やパソコンを持つ従業員へ、電子化した給与明細などの帳票配布を簡単に実施してくれます。
ニーズに合わせて複数のテンプレートを用意してくれているため、実装後はすぐに運用を開始できます。過去2年分まで保管しておくことが可能なので、万が一紛失した場合や、過去のデータを参考にしたい際にも役立つシステムです。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
オフィスステーション Web給与明細
オフィスステーション Web給与明細は、給与明細のペーパーレス化を促進してくれるサービスです。利用者数は2万社を超え、豊富な導入ノウハウに基づく運用サポートを提供しています。
スマホやPCからいつでも給与明細を確認できる利便性に加え、高度なセキュリティ対策を施されているため、リモートワーク環境でも安心して運用が可能です。
料金プラン：
- ・登録料：11万円
- ・1,100円/月〜
公式サイト：
i-Compass WEB給与明細
i-Compass WEB給与明細は、パートや正社員を問わず、誰でも気軽に給与明細をWeb上で閲覧できるシステムです。OSや機種を問わずスマホからアクセスができるため、特定の機種にサービスが依存してしまう心配はありません。
自社給与データはそのままインポートできるため、運用開始までの負担も小さいのがポイントです。
料金プラン：
- ・要問い合わせ
公式サイト：
ジョブカン 給与計算
ジョブカン 給与計算は、勤怠管理システムと自動で連携し、データの入出力の負担を最小限に抑えてくれる給与管理システムです。給与計算担当者のリクエストへ応えられるよう豊富な機能を実装し、業務の自動化を促します。
メールや電話、チャットでのサポートに対応しているので、導入前後の不明点も気軽に相談することが可能です。
料金プラン：
- ・無料プラン有り
- ・400円/月〜
公式サイト：
まとめ
Webから給与明細を閲覧できるだけで、業務効率化やコスト削減など、多様な効果が見込めます。最近では給与データと連携し、給与明細そのものを自動で作成できるサービスも登場しています。予算や必要な機能を検討しながら、自社のニーズに最適なシステム導入を進めましょう。
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