【2022】入社手続きに必要な書類は?入社手続きを効率化するためのアイデア

2021/08/23 コボットコラム
入社手続書類

人事・労務担当者の主要業務の一つに「入社手続き」があります。新入社員を迎えるにあたっては、必要な書類を集め、各種手続きを迅速に進めなければなりません。

しかし、実際には膨大な量の書類の回収や手続きが必要とされることから、「入社手続きを円滑に進められていない」という企業も少なくないでしょう。

そこで今回は、入社手続きで準備・提出が必要な書類と、入社手続きを効率化するためのアイデアを紹介します。

内定承諾後から入社までの一般的な流れ

まず、新入社員を迎えるにあたって、内定承諾後から入社までの一般的な流れを確認しておきましょう。

入社日の決定

新入社員から内定の承諾を得られたら、具体的な入社日を決定します。一般的には、内定を出す段階で入社日をある程度決めておく場合がほとんどですが、新入社員の都合などにより調整が必要になることもあります。

特に、退職を伴う「中途採用」の場合、入社予定者は前職の企業と退職交渉をしたり日程を調整したりする必要があることから、入社日に多少のズレが生じることがあります。

雇用契約の締結

正式に入社を決定するため、雇用契約を締結します。ただし、企業によっては採用通知書の承諾をもって雇用契約を締結したとみなす場合もあります。

雇用契約書は、労働条件通知書のように作成が義務づけられているものではありませんが、入社予定者との後のトラブルを避けるためにも、作成しておくことが一般的です。

入社手続き

雇用契約の締結により新入社員の入社が正式に決定した段階で、速やかに入社手続きを始めます。入社手続きで準備・提出が必要になる書類については後述しますので、確認してください。

入社

入社後は、社会保険や雇用保険などの加入手続きを行います。社会保険は入社日から「5日以内」、雇用保険は「入社日が属する月の翌月10日まで」がそれぞれ手続きの期限となっています。期限が短いものから優先的に、入社手続きを進めていきましょう。

入社手続き前に準備が必要な書類

まず、新たな社員を採用するにあたって、会社側で事前準備が必要な書類について説明します。

これらの書類は、基本的に入社前に送付を行い、必要に応じて入社予定者に返送してもらう必要があります。

雇用契約書

まず雇用契約書を作成し、入社予定者に労働条件や雇用契約内容を提示します。

雇用契約書は契約有無・労働条件・就業規則などの説明を行った証明にもなりますので、必ず書面として残しておくことが重要です。

基本的に雇用証明書は署名・捺印を行った上で双方が保管する必要があります。雇用契約書は必ず2部作成し、返信用封筒を同封し1部を返送してもらいましょう。

採用通知書

採用応募者に採用の意思を伝えるため「採用通知書(内定通知書)」を作成・送付します。採用通知や入社日などをまとめて記載しておきます。

また、入社時に提出が必要な書類に関しては、採用通知書の中で提出の依頼と期限を連絡しておくとスムーズに入社手続きを行うことができます。

入社承諾書

「入社承諾書」は入社意思を確認し、書面に残しておくために必要な書類です。返送を確認できれば入社手続きを続行、もし辞退の連絡があれば再度求人活動の準備に取りかかります。

入社承諾書は採用内定者に署名・捺印してもらう必要があるため、返信用封筒を同封しておきましょう。

入社手続きで提出が必要な書類

続いて、入社手続きをするにあたって、入社予定者から提出してもらう必要がある主な書類を紹介します。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

給与所得者の「扶養控除等(異動)申告書」は、社会保険や所得税などの計算・手続きを行うにあたって必要な書類です。

“扶養控除等”とありますが、安い税率で給与から所得税を天引きするため、扶養家族が居ない方でも提出が必要です。

雇用保険被保険者証

新入社員の雇用保険加入にあたり、「雇用保険被保険者証」が必要です。提出後は基本的に退職時まで会社で保管します。

雇用保険被保険者証は退職時に発行されるため、転職経験がない方だと存在を知らない可能性もあります。提出漏れがないように事前に提出依頼を出しておくとスムーズです。

年金手帳

新入社員の厚生年金加入手続きをするにあたって、基礎年金番号が記載された「年金手帳」が必要となります。雇用開始から5日以内に、年金事務所または厚生年金基金に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出する必要があります。

提出後は、雇用保険被保険者証と同様に会社で保管することが一般的です。

マイナンバー

近年、雇用保険や厚生年金の加入手続きにマイナンバーの記載が必須となっていることから、入社時にはマイナンバーもしくはマイナンバーがわかる書類の提出が必要です。

ただし、マイナンバーの提出を求めるにあたっては、事前に利用目的をしっかりと明示した上で、厳密な本人確認を行う必要があります。

また、場合によっては扶養家族のマイナンバーの提出を求めることもあります。いずれにしても、マイナンバーカードは個人情報が集約した機密性が高い書類ですので、取り扱いには最新の注意を払う必要があります。

前職の源泉徴収票

新入社員の前職退社日と入社日が同じ年になる場合は、前職の「源泉徴収票」の提出が必要です。というのも、年末調整を行う際に前職分を含めた一年間の給与総額を把握しなければならないためです。

源泉徴収票を紛失したという相談を受けた場合は、再発行の手続きを依頼してもらう必要があります。

給与振込届出書

「給与振込届出書」は給与を支払うために必要な書類です。あらかじめ用意しておいた会社指定の書類に、銀行口座番号や口座名義人、支店名などを記入して提出してもらいます。

会社の規定によって銀行通帳のコピーを保管する必要がある場合は、届出書と一緒に提出を求めましょう。

健康診断書

新入社員の健康状態を把握するため「健康診断書」の提出が必要です。企業指定の病院で、企業の定期検診に準じた検診を受けてもらうことが一般的です。

ちなみに、健康診断の費用に関しては、企業側が負担するケースが多いようです。

その他必要書類

ここまで会社の入社手続きで必要な7つの書類を紹介しました。

しかし、会社の規定によっては他にも書類の提出が必要な場合があります。追加で提出が必要な書類には、次のようなものがあります。

  • ・卒業証明書
  • ・身元保証書
  • ・従業員調書
  • ・住民票記載事項証明書
  • ・資格免許証

たとえば医療関係や通訳の仕事など、特定の技能や資格・免許を保持している方のみ採用を行っている場合は、入社時に追加書類の提出が必要となります。

何らかの追加書類の提出が必要な場合は、入社前に提出を依頼して、スムーズに手続きできるように準備しておきましょう。

入社書類の送付方法

マニュアル化

入社手続きで必要になる書類は、基本的に郵送でのやり取りが基本となります。

ただし、入社書類には、重要な情報や個人情報が記載されていますので、取り扱いには注意が必要です。ここでは、入社書類の送付方法と手順について詳しくお伝えしていきます。

郵送でのやり取りができるか確認する

内定通知書や労働条件通知書、雇用契約書に関しては、郵送でのやり取りが一般的です。しかし、入社手続きで必要になる書類の中には、郵送でのやり取りができないものもあるため、まずは郵送して問題ないことを確認しましょう。

たとえば、各種保険に関する手続きにおいては、入社予定者から年金手帳や雇用保険被保険者証を提出してもらう必要があります。こういった個人情報が記載された重要な書類に関しては、紛失や漏洩のリスクをなくすために、郵送での送付は避けるのが無難です。

A4サイズの封筒を準備する

入社手続きの書類の用意ができたら、「角形A4サイズ」の封筒を準備します。書類に折り目がついて読みづらくならないよう、折らずに入る大きさの封筒に入れるのがベストです。

また、書類をより綺麗な状態で届けたい場合は、クリアファイルに挟んでから封筒に入れることをおすすめします。

返信用封筒を同封する

雇用契約書など、署名・捺印をした上で返送が必要な書類がある場合は、切手を貼った返信用封筒を同封します。

追跡できる郵送方法で送付する

入社手続き書類を郵送する方法に特に決まりはありませんが、追跡サービスに対応している郵送方法を選ぶことをおすすめします。追跡サービスは、「簡易書留」や「一般書留」などで利用することができます。

追跡サービスに対応した郵送方法なら、書類が入社予定者の手元に届いたことを確認できる他、万一届かなかった場合でも保証を受けられるので安心です。

入社手続き書類に関する注意点

続いて、入社手続き書類に関する注意点を2つ紹介します。

提出期限を明確にする

先ほどもお伝えしたように、入社手続きを進めるにあたっては入社予定者から各種書類を提出してもらう必要があります。この際、どの書類をいつまでに提出する必要があるのか、提出期限を明確に伝えておきましょう。

たとえば、社会保険の加入手続きは、入社日から5日以内に行なわなければならないため、入社予定者には余裕をもってマイナンバーや年金手帳などを提出してもらう必要があります。会社側が必要書類の期限をしっかり把握しておくことはもちろん、入社予定者にも明確に期限を伝えることを徹底しましょう。

各種保険に関する書類の郵送は控える

入社書類の送付方法でも触れましたが、年金手帳や雇用保険被保険者証などの重要書類に関しては、郵送でのやり取りは控えるようにしましょう。追跡サービスに対応した郵送方法であっても、郵便事故のリスクはゼロではないからです。

また、入社手続きでは、入社予定者の大切な個人情報を多く取り扱います。各種保険に関する書類に限らず、入社予定者に送付する書類、入社予定者から提出・返送してもらう書類の取り扱いには十分に注意しましょう。

入社手続きの効率化アイデア

ここまでで理解していただけたように、入社手続きでは膨大な書類の回収が必要です。また、雇用保険や厚生年金のように「雇用開始から5日以内」といった提出期限が設けられていることも多いため、速やかに取りかからなければなりません。

つまりは入社手続きをいかに効率良く行えるかどうかが大切です。次には担当者の負担が大きくなりがちな入社手続きを効率化するためのアイデアを3つ紹介します。

入社手続きで必要な書類をリスト化する

上記で紹介したように入社手続きで必要な書類の種類は多岐に及びます。また、企業や部署、採用条件などによっては、追加の書類提出が必要になることも少なくありません。

入社手続きで必要な書類を漏れなく回収し、スムーズに手続きに回すためには必要な書類をチェックリスト化しておくと安心です。

必要な書類をリスト化したら入社予定者にもリストを共有し、提出を依頼しておくと入社時によりスムーズに手続きを進められます。

入社手続きの業務フローをマニュアル化する

入社手続きは必要な書類を揃えることに加え、合理的かつ漏れなく業務を進める必要があります。手続きに漏れがあっては、後にトラブルへ発展したり新入社員が会社に不信感を抱いたりしかねません。

入社手続きの業務フローを可視化して、わかりやすいマニュアルを作成するのがオススメです。マニュアル化する際は誰が見ても「業務をいつ・どのように行うのか」理解できるように明確に記載しましょう。これによって入社手続きを大幅に効率化することができます。

また、業務手順がわかりやすく記載されたマニュアルを作成しておけば、入社手続きの業務経験が浅い社員でも期限内に効率良く業務を行えるようになります。

「特定の担当者がいないと入社手続きが進まない」「前回の採用から時間が経っていると、入社手続きの業務フローを忘れてしまう」などの課題を抱えているのであれば、入社手続きに関する業務の可視化を行い、業務フローのマニュアル化をオススメします。

電子申請を取り入れる

雇用保険や厚生年金など提出期限が定められている書類は、電子申請の導入がおすすめです。

昨今、パソコン一つで届出書を自動で作成し、そのまま電子申請できるクラウドサービスも多く登場しています。入社手続きを電子化すれば、健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険などの申請をすべてオンラインで完結できます。

そのため、書類を作成・郵送したり役所に足を運ぶ手間を大幅に削減することができ、業務の効率化効果が期待できます。

また、リモートワークなどの新しい働き方に適応できるというメリットもあります。「入社手続きでは、雇用保険や厚生年金などの提出期限に追われることが多い」「少しでも担当者の負担を軽減し、効率化を図りたい」という方には、電子申請に対応したクラウドサービスの導入をおすすめします。

まとめ

入社手続きで準備・提出が必要な書類と、入社手続きを効率化するためのアイデアを紹介しました。

人材の採用に不可欠な「入社手続き」は、いかに合理的かつ効率的に行えるかがポイントです。特に雇用保険など提出期限のある手続きは、電子申請を導入することで大幅な業務効率化を実現できます。

いつ新入社員が入社しても迅速・適切に対応できるように、業務のマニュアル化や電子化を進め、入社手続きの環境整えていきましょう。

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