電子契約とは?電子署名との違いは?サービスのメリット・デメリットと導入手順

2021/07/29 コボットコラム
電子契約

業務効率化の一環として取り組むべきことの一つとして、契約業務の電子化が挙げられます。しかし、電子契約の法的効力やメリット・デメリットがよく分からず、電子契約サービスの導入に至っていないという企業は少なくないでしょう。

そこで今回は、電子契約サービスの導入メリット・デメリットや導入手順などについて解説していきます。

電子契約とは

電子契約とは、電子ファイルに電子署名することで締結する契約、あるいはその契約方式のことです。契約を締結した後は、クラウドストレージやサーバーなどで電子データとして管理を行います。書面契約と比較して、効率が良い、コストを削減できるなどのメリットがあります。

法的な効力

電子契約は、使い方や管理方法を誤らなければ「契約書」として法的に効力を発揮します。法務省の「電子署名法」について書かれたページでは、電子契約の法的効力について次のように記載されています。

電磁的記録(電子文書等)は、本人による一定の電子署名が行われているときは、真正に成立した物と推定する。

要するに、電子契約は、「本人性」と「署名が改ざんされていないこと」を証明できる限り、法的効力を発揮します。電子契約にしっかりと法的効力を持たせるためには、電子署名法に準拠したサービスを利用することをおすすめします。

法務省:電子署名法の概要について

電子契約サービスの種類

電子契約サービスは、「当時署名型」と「事業者署名型」の2つに大別されます。さらには、当時署名型に属する「ローカル署名」「リモート署名」と、事業者署名型に属する「クラウド署名」の3種に分かれています。

ローカル署名

ローカル署名とは、ICカードやUSBなどで物理的に管理された署名鍵を使って行う電子署名のことです。電子の実印をもう一つ持つようなイメージですが、有効期限があることからあまり普及していません。

リモート署名

リモート署名とは、サーバー上で管理された署名鍵を使って、サーバーにログインして行う電子署名のことです。ICカードやUSBなどに縛られず、どこにいても利用できるというメリットがあります。

クラウド署名

クラウド署名は、クラウドサービスの事業者が署名鍵の保管・提供を担って電子署名を行うことです。クラウド署名は、手軽に電子契約を結べるほか、暗号化などのセキュリティ対策が優れており、安全性が高いという特徴があります。

電子契約サービス導入のメリット

続いて、電子契約サービスを導入するメリットを紹介します。

コスト削減

電子契約サービス導入のメリットの1つ目は、コストを削減できることです。

書面で契約を締結する場合、印刷代やインク代、印紙代、郵送代などの費用が発生します。一件あたりの費用はそう大きくないので見逃してしまいがちですが、月換算にすると数万円〜数十万円といったまとまった費用がかかっていることも珍しくありません。また、紙の契約書を保管するためには、社内に物理的なスペースを儲ける必要があり、管理費がかさみます。

しかし、電子契約を導入すれば、これらのコストを削減することができます。日頃から多くの契約を交わしている企業ほど、より多額のコスト削減が見込めるでしょう。

業務効率化

2つ目のメリットは、契約の締結・管理業務を効率化できることです。

電子契約では、ファイルをアップロードして送付し、電子署名を依頼するというシンプルな業務フローで契約を締結できます。郵送や回収、押印といった手間を省けるため、締結までのスピードがかなり速くなります。

また、紙の契約書を保管する場合、必要な書類を探すのに手間がかかります。最悪の場合、書類が見つからず何人もの従業員が捜索にあたる必要が出てきます。

しかし、電子データとして保管する電子契約なら、検索機能を使って必要な書類をすぐに見つけ出すことができます。

テレワークのスムーズ導入

3つ目のメリットは、テレワークをスムーズに導入できることです。

テレワークを導入するためには、当然ながら日頃の業務をすべてオンラインで行う必要があります。しかし、業務の電子化が進んでいる中、「押印や手書き署名を必要とする契約締結のためだけに出社せざるを得ない」という状況に悩んでいる方は少なくないものです。

電子契約サービスを導入すれば、これまでテレワークの導入を阻止していた「ハンコ問題」を解決できます。テレワークの導入を視野に入れているのであれば、電子契約サービスの導入は必須といえるでしょう。

電子契約サービスのデメリット

次に、電子契約サービスを導入するデメリットについて解説しましょう。

業務フローの変更が必要

電子契約サービスを導入すると、業務フローの変更が必要になります。これまでの契約業務が大きく変わるため、慣れるまでは抵抗を感じたり時間がかかったりすることもあるでしょう。

しかし、電子契約の業務フローは極めて簡素であるため、一度定着してしまえば「業務効率化」を実現できます。担当者が新たな業務フローを受け入れやすいように、事前に社内で調整を進めていきましょう。

情報漏洩のリスク

電子契約では、サイバー攻撃により情報が漏洩するリスクがゼロではありません。しかし、近年多くの電子契約サービスが万全なセキュリティ対策を設けています。

そのため、サービス導入の際には、セキュリティレベルをしっかりと確認することが重要です。

電子契約サービス・システムの選び方

タブレットにサインする男性

続いて、電子契約サービス・システムの選び方を紹介していきましょう。

セキュリティ

電子契約サービスを選ぶ上で欠かせないのが、セキュリティです。取引先と締結する契約書には、あらゆる機密情報が含まれています。その契約書がインターネット上で送付・管理する中で漏洩してしまっては、企業の信用を失いかねません。

そのため、電子契約サービスを選定する際は、セキュリティ対策が万全かどうかを確認する必要があります。具体的には、アクセス制限の設定が充実しているか、暗号化がなされているかなどをチェックしましょう。また、常に最新のセキュリティ対策を取り入れているサービスかどうかも重要なポイントです。

機能・使いやすさ

機能の充実さと使いやすさも確認しておきましょう。

電子契約サービスの主要機能は、「クラウド上での契約締結」ですが、実際には契約書の作成機能や保管・管理機能、検索機能などの機能が充実しているかどうかも大切なポイントです。自社の課題や導入目的に合わせて、必要な機能がそろったサービスを選ぶと良いでしょう。

また、業務効率化を目的に導入したサービスの使い勝手が悪く、作業効率が落ちてしまっては元も子もありません。従業員が使用するにあたって、システムの操作が直感的かどうもしっかりと確認しておきましょう。

費用

電子契約サービスを選ぶにあたっては、サービスの費用も確認すべきポイントの一つです。

電子契約サービスを導入すると、導入費用や月額の使用料が発生します。サービスの費用と導入メリットを照らし合わせ、費用対効果が見合っているかどうか確認しておくと失敗は少ないでしょう。

電子契約サービスは毎月決まった費用がかかるため、「経費削減につながるかどうか」「料金が予算に納まっているか」などを慎重に検討し、費用対効果の高いサービスを選びましょう。

電子契約サービス・システムの導入手順

続いて、電子契約サービス・システムの導入手順についてお伝えしていきます。

導入の目的を明確にする

まずは、電子契約サービスの導入目的を再確認しましょう。目的が曖昧なままだと、サービスを導入することが第一目的となり、導入メリットが薄まってしまいます。

また、導入目的を明確にすることで、最適な導入時期やサービスもわかります。「とにかく経費を削減したい」「契約データの管理・保存を簡素化したい」など、なぜ今電子契約サービスの導入が必要なのか、そしてどんな課題を解決したいのかをしっかりと見極めましょう。

自社に合ったサービスを比較・検討する

次に、電子契約サービスの導入目的をもとに、自社に合ったサービスの比較・検討を行います。先ほどお伝えした「セキュリティ」「機能・使いやすさ」などのポイントを比較し、自社に最適なサービスを選びましょう。

押印申請などのワークフローを整備する

電子契約サービスの導入にあたっては、押印申請などのワークフローの変更を余儀なくされます。サービスの導入が決定した段階で、従来のワークフローから電子契約へとスムーズに移行できるよう整備を進めましょう。

社内規程を変更しアナウンスをする

電子契約に移行するために、押印に関する社内規程を変更します。具体的には、押印を必要とする手続きの例外として認める署名方法に「電子署名」を加える必要があります。

事務的な作業が終わり、電子契約サービスの導入が正式に決まったら、社内でアナウンスを行いましょう。

おすすめの電子契約サービス・システム

ここまで、電子契約サービス・システムの導入メリット・デメリットや導入手順を理解していただけたことでしょう。そこで次に、実際におすすめのサービス・システムを紹介していきます。

ホームズクラウド

「ホームズクラウド」は、契約書の作成から締結・管理まで、契約にまつわる業務をまとめて電子化できるクラウド型契約マネジメントシステムです。契約書を素早く作成するためのテンプレート機能や、契約書の検索・絞り込み機能など、あらゆる契約業務を効率化するための機能が充実しています。

ホームズクラウドは、「契約業務をまとめて電子化したい」という方におすすめのサービスです。

料金
・初期費用:200,000円〜
・Standard:月額100,000円〜
・Professional:月額200,000円〜
・Enterprise:要問合せ

公式サイト
ホームズクラウド

クラウドサイン

「クラウドサイン」は、国内最大級のクラウド型電子契約サービスです。日本の法律に特化した弁護士が監修を勤め、電子署名法をはじめとした日本の法律に準拠しています。

また、クラウドサインは、情報セキュリティマネジメントの国際規格「ISO 27001」も取得しています。「暗号化通信」や「ファイアウォール」などの万全なセキュリティ対策で契約書への不正アクセスを防止します。

電子契約サービスを導入するにあたって、コンプライアンスやセキュリティが心配という方でも、クラウドサインなら安心して導入することができます。

料金
・Standard:月額1,1000円(税込)
・Standard Plus:月額22,000円(税込)
・Business:要問合せ

公式サイト
クラウドサイン

電子印鑑GMOサイン

「電子印鑑GMOサイン」は、導入企業数No.1を誇る電子契約サービスです。契約を一括送信してオンラインやスマホ上で締結したり、文書・フォルダ単位で閲覧範囲を設定したりすることが可能です。

電子印鑑GMOサインは、無料で試せる「フリープラン」の提供も行っています。フリープランに申し込むと、最大5文書まで実際に契約締結までの流れを体験することが可能です。「サービス導入前に、実際に使い心地を試してみたい」という方には、無料のフリープランへの申し込みをおすすめします。

料金
・お試しフリープラン:月額0円
・契約印&実印プラン:月額9,680円(税込)

公式サイト
電子印鑑GMOサイン

まとめ

今回は、電子契約サービスの導入メリット・デメリットや導入手順、おすすめのツール・システムを紹介しました。電子契約サービスは、「契約業務を効率化したい」「テレワークの導入を妨げているハンコ問題を解決したい」などという企業におすすめです。

これを機会に、契約業務における課題を洗い出し、電子契約サービスを導入してみてはいかがでしょうか?

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