人材の採用には、求めている人材が応募してこなかったり、いざ採用してもミスマッチが起こってすぐに離職したりと課題が尽きません。
そういった課題を解決するために注目を集めているのが、リファラル採用という採用方法です。
本記事ではリファラル採用について、そのメリットやデメリット、活用方法などを解説していきますので、人材採用の課題解決のため是非とも参考にしてみてください。
リファラル採用とは従業員から人材を紹介してもらう手法
リファラル採用とは、自社の社員から採用条件にマッチする友人や知人を紹介・推薦してもらうことで実施する採用手法です。
近年の人材採用難の影響で新しい採用手法として注目を集めている手段であり、大企業のように採用活動に多くのコストをかけられず、求人広告媒体ではなかなか志望者を集められない中小企業・ベンチャー企業などで多く導入されています。
リファラル採用と縁故採用の違い
リファラル採用は縁故採用と混同されがちですが、この二つは大きく異なるものです。
会社の関係者から紹介を受けるという点は同じですが、縁故採用の場合は自社の採用基準を満たしていなくても有力者からの紹介であれば採用せざるを得ないケースが多々あります。
一方のリファラル採用は、あくまでも候補者の適性やスキルを鑑みたうえで採用の判断をします。
リファラル採用が注目される背景
リファラル採用は欧米で広まった採用手法で、近年日本でも積極的に導入する企業が増えています。
リファラル採用の注目される背景には、採用活動の精度向上が求められるようになったこと、その反面で優秀な人材の獲得が困難になっていることがあります。
人柄をよく知る人間からの紹介・推薦なので、適性やスキルを把握しやすく、ミスマッチも防ぎやすいという点がこの背景にマッチしています。
また、営業においてもこの手法が活用されています。
「リファラル営業」とは紹介営業のことであり、見込み客を第三者から紹介してもらう営業手法です。
リファラル営業について詳しく知りたい方は、下記のリンクを参照してください。
リファラル採用のインセンティブ（報酬制度）とは
リファラル採用には、紹介してくれた従業員に対して報酬を与えるインセンティブ（報酬制度）があります。
必須の制度ではありませんが、積極的に友人・知人を紹介してもらう動機付けとしては有効です。
インセンティブを設ける場合は、法令違反を回避するため人材紹介が業務の一部であることを就業規則に記載することをお勧めします。
ただし、高額に設定すると職業安定法や労働基準法に抵触する場合もあるので注意が必要です。
インセンティブ以外にかかる想定費用
リファラル採用では、インセンティブ以外にも様々な費用が発生します。
○ 説明会
会社の紹介を円滑にするため、候補者向けの説明会などを開催するのは有効な手段です。
○ 交際費
リファラル採用は従業員による採用活動なので、候補者である友人・知人との打ち合わせにかかる費用を会社が負担することは必須と言えます。
○ リファラル採用ツールの利用
リファラル採用ツールには、社員の負担を減らして紹介しやすくする機能が備わっているため、活用すればより良いマッチングが期待できます。
採用コストについて、詳しくは下記の関連記事で解説しているので併せてご覧ください。
【2023】採用コストとは？一人当りの単価やコスト削減方法を解説
リファラル採用を取り入れるメリット
リファラル採用には、企業にとって数多くのメリットが存在します。
本項目で解説していくので、リファラル採用を検討する判断材料として参考にしてください。
採用コストを削減できる
従来の採用行動の場合、求人媒体や人材紹介会社、転職イベントなどを利用することで多額の費用がかかってしまいます。
前項でも触れましたが、リファラル採用の場合は紹介者に対するインセンティブと交際費、リファラル採用ツールの費用などで済むため、求人サイトへの掲載やイベントへの出展などと比べて採用コストを削減することができます。
ミスマッチの防止につながる
リファラル採用では従業員が知人・友人に直接会社のことを紹介するため、あらかじめ具体的な仕事内容・社風・事業内容・ビジョンなどをリアルに伝えることができます。
そのため、候補者にとっては入社後のギャップが生じにくく、定着率の向上も期待できます。
企業にとっても、不特定多数から募集する方法よりも理想に近く会社に適した人材と出会う確率を高めることが可能なので、ミスマッチの防止に繋がります。
採用市場にいない人材と出会える
転職市場の潜在層へアプローチできるのも、リファラル採用のメリットです。
従来の採用活動である求人サイト掲載や転職イベントでの候補者は、今現在転職を考えている人間に限られています。
しかしリファラル採用では、友人や知人を通じて「条件が良ければ転職したい」「自分に合う会社であれば転職したい」と考えている人間にアプローチすることができます。
自社の改善点を得るきっかけになる
既に所属している従業員は、自社に問題があってもそれが当然のものになってしまい、気づかない可能性が高いです。
リファラル採用では紹介する従業員と候補者は顔見知りの関係であるため、紹介の過程で自社に関する忌憚のない意見を聞くことができます。
新しく採用する社員だけでなく、既存の従業員もモチベーションを高く保ち、働きやすい会社を作るためのきっかけにできるでしょう。
リファラル採用を取り入れるデメリット
リファラル採用には多数のメリットが存在しますが、デメリットを把握しておくことも重要です。
良い面と悪い面両方を踏まえたうえで、リファラル採用の導入の参考にしてください。
従業員間の関係性に配慮する必要がある
リファラル採用は人と人との繋がりを活用する手法のため、人間関係への配慮が必要です。
例えば、不採用になった場合は紹介者と候補者の関係が悪化してしまう可能性があります。
一方が転職・離職を選択すると、もう一方も同様の選択をすることも珍しくはありません。
また、入社後に紹介者と候補者が会話をしていると、実際には職務上のコミュニケーションであっても私的な会話だと思われて職場内の不和に繋がる、といったケースもあります。
社内の人材層が偏る恐れがある
リファラル採用では個人的繋がりで採用活動が行われるため、必然的に社員と仲の良い人間が候補になりやすく、性格や特性、能力などが似通った人間が集まりやすい傾向にあります。
似たような人材が集まり多様性が失われてしまうと、思考の偏りや柔軟性の低下が起こり、組織として脆くなってしまうリスクがあります。
組織として、様々なタイプの人材を採用することの必要性も忘れないようにしましょう。
採用までに時間がかかる可能性がある
リファラル採用では従業員が知人・友人から探すため、選定そのものに時間がかかってしまいます。
また、候補者となる人材が優秀ならば現職で活躍しているケースが多く、業務の引継ぎや退職手続きに数週間かかることも当然考えられます。
特に、必要な人材をすぐに採用する必要のある急募ではリファラル採用は不向きといえるでしょう。
リファラル採用がトラブルになるケース
リファラル採用では、通常の採用では発生しないトラブルのリスクも存在します。
前述の通り、不採用になったことで紹介者と候補者の関係が悪化することもありますが、採用された場合でも関係の悪化に繋がることはあります。
例えば、候補者が優秀なので紹介者以上の好待遇で採用し、それが紹介者の不満になってしまうケースです。
そのようなトラブルが起こらぬよう、年収などの待遇については明確な基準を社内で共有しておくことが必要でしょう。
その他にも、候補者の不採用が理由で紹介者の会社に対する信用が下がってしまうこともあります。
リファラル採用は人間関係を活用する以上トラブルのリスクが否めない手法なので、下記の関連記事も併せて確認し、対策をしっかりと考えておきましょう。
リファラル採用で起こり得るトラブル事例5選！失敗を回避する方法とは？
リファラル採用を促進させるために企業が意識すること
リファラル採用では従業員に積極的に動いてもらう必要があり、ただ依頼するだけでは動いてもらえず失敗してしまいます。
本項目では従業員に動いて貰うために意識すべきことを紹介するので、是非とも参考にしてください。
紹介するハードルを下げる
従業員が知人・友人を紹介するハードルを下げ、気軽に社内へ呼ぶことができるような雰囲気作りやルール設定を心がけましょう。
面接から始めるよりは、社内見学や説明会、食事会などを行うとハードルが下がります。
また、従業員は通常の業務と並行して採用活動を行うため、当然負担が増してしまいます。
従業員が人事担当者に対してスムーズに応募者を紹介できるよう、システムを整えておくことも大切です。
紹介者への感謝を示す
インセンティブ以外の方法でも、紹介者への感謝を示しましょう。
例えば、全従業員が集まる場所で紹介者を表彰したり、リファラル採用で入社した従業員へインタビューを行い社内報で記事化したりして、感謝や賞賛を示すとよいでしょう。
紹介者への意思表示になるだけでなく、リファラル採用を歓迎する方針を社内に示し、他の従業員への刺激にも繋がります。
リファラル採用を円滑に進める方法
リファラル採用を円滑に進める方法を押さえておくことで、トラブルを回避して欲しい人材を集められる可能性が高まります。
本項目ではそういった方法を紹介するので、しっかり確認しておきましょう。
リファラル採用制度の説明を定期的に行う
リファラル採用制度の説明は定期的に行い、従業員に浸透させましょう。
従業員には自身の業務があるため、業務外の活動であるリファラル採用の優先順位は低くなり、忘れてしまう可能性が高いといえます。
そのため、メールでの広報だけでなく、全体MTGで声をかけるなどの工夫を心がけましょう。
その際は人材を募集している部署や募集している人材など、詳細な情報を周知するようにしてください。
候補者の紹介を促進するための体制を整える
紹介意欲を起こさせる体制作りも重要です。
多くの従業員に候補者の紹介に動いてもらうために、インセンティブの設定やロイヤリティなどの施策を実行しましょう。
また、なぜリファラル採用を行う必要があるのかの目標・目的を明確にすることも、採用活動を盛り上げて意欲的に取り組んでもらうためには大切です。
インセンティブの設定や目標が不明瞭だと、採用活動に対して悪い影響を与えてしまいます。
紹介者の負担をできるだけ減らす
リファラル採用の実施は、従業員からすれば業務負担の増加になってしまいます。
そのため、採用に動いてもらう従業員の負担をできるだけ減らすことが大切です。
例えば、会社の紹介について従業員だけに任せるのではなく、説明しやすいように紹介方法のレクチャーをする、会社の魅力を簡単に説明する動画やパンフレットを用意するなどの対策をするとよいでしょう。
不採用でも配慮を忘れない
紹介者にとっては、紹介した友人が不採用になった場合は友人関係に影響が及ぶというリスクを抱えることになってしまいます。
そのため、不採用になった場合のフォローも制度に組み入れるなど配慮する必要があります。
例えば不採用についてメールや電話で伝えるだけでなく、面談の場で採用要件と不一致だった点を含めて丁寧に伝えたり、協力してくれた社員にも詳細を説明しフォローを入れたりという対策が考えられます。
採用活動に役立つツールを活用する
リファラル採用に限ったことではありませんが、採用活動を効率よく促進するためには有料ツールを活用することもおすすめです。
採用管理システムには、採用に関する情報を一元管理するシステムやSNSと連携して自社について手軽に紹介できるサービスなどが存在します。
採用管理システムに関する詳しい情報は、下記の関連記事を参考にしてください。
【2023】採用管理システムの選び方は？おすすめツール26選＆導入メリット
まとめ：リファラル採用やツールを活用して採用課題を解決しよう
リファラル採用はミスマッチを防ぎやすい画期的な手法です。
しかし、当然デメリットも存在します。
そのため、リファラル採用と並行して他の手法での採用も進めた方が効果的です。
「応募者が少ない」「欲しい人材が応募してこない」「定着率が悪い」などの課題を持つ企業におすすめなのが、採用ページコボットの活用です。
採用ページコボットに募集要項や職場の雰囲気を伝えればミスマッチを防ぎ、定着率のアップにも繋げられます。
リファラル採用と並行して利用し、よりよい採用活動に繋げてください。