採用担当は会社の未来に繋がる重要な役目ですが、その分負担も大きい仕事です。
日々の業務の辛さを解決したいと考えている採用担当者、あるいは負担を軽減してあげたいと考えている上司は珍しくありませんが、その具体的な方法はあまり知られていません。
本記事では採用担当者が業務を辛いと感じる原因、その辛さを軽減するための手段などについて紹介するので、是非とも参考にしてください。
辛い…。採用担当者の仕事の現実
採用担当者には、業務をこなすうえで様々な負担がかかってしまいます。
採用担当者が辛いと感じるのは仕事のどういった点なのか、まずは確認しましょう。
常に採用手法の模索・調査が求められる
昨今は新たな採用手法が多く登場して多様化しており、常に模索・調査を求められることが、採用担当者の仕事を難しくしている要因の一つです。
例えば、新たな手法としては次のようなものが挙げられます。
- ソーシャルリクルーティング
SNSを通じてコミュニケーションを取る採用手法。 - ダイレクトリクルーティング
企業が直接級力者へアプローチする採用手法。 - リファラル採用
自社の社員に採用条件にマッチする知人・友人を紹介してもらう採用手法。
どれも画期的な手法ではありますが、どの会社でも有効に使えるわけではありません。
採用担当者は、自社にマッチしている手法はどんなものか、という点を考える必要があります。
リファラル採用に関する情報として、下記の記事も参考にしてください。
リファラル採用とは？メリットやデメリット、円滑に進める方法を知ろう
リファラル採用で起こり得るトラブル事例5選！失敗を回避する方法とは？
時期によっては激務に追われる
採用担当者は応募者側の都合も踏まえながら面接を調整する必要があり、新卒・中途それぞれに異なる繁忙期が存在します。
また、新卒採用では当然のことながら応募者が多ければ多いほど忙しくなります。
一方、中途採用の場合は応募人数が少なくても、応募者の都合に合わせると面接時間が夜になることが珍しくなく、どちらの場合の採用担当者にとって大きな負担になります。
求められる仕事量が多い
会社によって採用担当者の業務範囲は異なりますが、担当する可能性のある業務は数多く存在します。
主な業務内容としては、下記のものが挙げられます。
- 採用目的の確認
- 採用戦略の立案
- 採用スケジュールの策定
- 該当部署の担当者へのヒアリング
- 求める人材の要件定義
また、中小企業の場合は採用以外の業務も掛け持ちしているケースがあり、増えたタスクを処理しきれないという悩みも珍しくありません。
採用担当者が「辛い」と感じる7つの原因
採用担当者が業務を辛いと感じる原因は、大きく分けて7つ存在します。
自身、あるいは自社の採用担当者が辛いと感じているのであれば、7つのうちどれに当てはまるか考えてみてください。
辛い原因1.会社からのプレッシャーが大きい
採用担当者は採用人数という定量的な目標に加えて、欠員の補充や企業の成長などの目的によって人材の質も評価の基準になるため、量と質の両面で成果を挙げる必要があり会社からの大きなプレッシャーを感じることになります。
そのうえ、売り手市場といわれる昨今の採用マーケットの中では現場が求めている人材を的確に採用することは極めて困難であり、ますます会社からのプレッシャーを大きく感じてしまいます。
辛い原因2.日々業務に追われる・繁忙期に休みがない
採用担当者は、日々の業務として多くのタスクを抱えてしまいます。
面接会場の予約、面接官のスケジュール調整、面接本番、その後の対応などを何度も繰り返すことになります。
新卒採用はピークが集中する業務で、前年度の採用活動が終わる前に翌年のサマーインターンシップの企画や実施をするケースもあるため、特に繁忙期は休みをとるのが困難になります。
また、先述した通り、中小企業の場合は採用以外の業務も掛け持ちしている場合があり、更に負担が大きくなります。
辛い原因3.採用計画通りに合格者が出ない
基本的に採用担当者に採用の決裁権はないため、計画通りに面接で合格が出ないことや、自分が一字面接等で通過させた人が二次面接等で落ちることも辛く感じる原因の一つです。
こういった計画と実態のズレが重なると、採用の決裁権を持つ幹部や経営者との間に採用基準の食い違いを感じてしまい、それが更にストレスになってしまいます。
辛い原因4.スケジュールを自分のペースで決めづらい
自分のペースで仕事を進めたり業務時間を決めたりするのが難しい、という点も採用担当者の負担になります。
面接をするには面接会場の空き状況や応募者と面接官のスケジュールを優先するため、自分のスケジュールは二の次になってしまうためです。
また、新卒も中途も採用のピークとなる時期は決まっているため、業務が集中して長時間労働となってしまうケースも珍しくありません。
辛い原因5.採用しても内定を辞退されてしまう
内定承諾には法的拘束力がないため、せっかく採用した人材から内定辞退されてしまうことも珍しくはありません。
内定を辞退されてしまうと時間と労力をかけて選定した有望な人材が離れるうえ、採用のために使った工数が無駄になってしまうため、ゼロからやり直すことになってしまうので採用担当者にとっては大きな精神的ダメージになることもあります。
関連情報として、下記の記事も参考にしてください。
内定辞退が多い企業の特徴や必要な取り組みを解説！最新の辞退率や具体的な理由とは？
辛い原因6.業務が同じことの繰り返しになる
業務に慣れてくると、作業量が多かったり繁忙期が忙しかったりするにも関わらず同じことの繰り返しの様に感じられるというのも、採用担当者が仕事を辛く感じてしまう主な原因の一つです。
一つの会社で採用担当を続けていれば、採用する職種や採用方法も似通ってしまうため、自分のスキルアップや成長の実感を得られにくいことが不安やストレスに繋がります。
辛い原因7.現場社員からクレームが来る
採用が終われば採用担当としての評価が決まるわけではありません。
採用した人材の仕事ぶりや能力が期待に沿うものではなかった場合は現場の社員からのクレームに繋がるため、採用担当者が辛い思いをする原因の一つになります。
採用の業務は会社にとって非常に重要ですが、その重要さや大変さは他の業務の担当者からは理解されづらいため、評価に繋がりづらいというのも一因です。
採用担当者が身につけるべきスキル・知識
辛さを軽減する手段の一つとして、スキルや知識を身に着けることが有効です。
本項目で紹介するスキル・知識を参考に、採用業務をより良いものにしましょう。
社内の調整能力
採用担当者は各部署の責任者と、必要な人材の要件確認や面接依頼の調整などを行う必要があるため、社内の調整能力は必須といえます。
社内の調整能力が高ければ、スケジュール調整などの手間のかかる他部署との連携を円滑に進めることができるため、辛い状況の打破に繋がります。
オペレーション能力
採用活動においては、一定の手順に則って作業を進めるオペレーティブな業務が多く存在します。
こういった業務を正確性・スピード感を持って進めることのできるオペレーション能力を高めることは、採用担当としての負担を軽減することに繋がります。
オペレーティブな業務に対しては正確に素早く対処し、ルールに則るだけでは解決できない業務にリソースを割ける状態を目指すとよいでしょう。
営業力、折衝力
採用担当には、志望者に対して自社を売り込む仕事という面があり、志望度を高めて入社意思を固めてもらうための営業力が必要とされます。
また、社内の現場で働いているメンバーや役職者など様々な人間をまとめるための折衝力も求められます。
人材に対する各部署の様々な要求に対して折り合いをつける折衝力を身に着けることで、現場からのクレームを未然に防ぎ、評価のアップに繋げることができます。
マーケティング力
採用活動にマーケティングの考え方と手法を取り入れる、採用マーケティングという考え方があります。
一般的なマーケティングと同様に、ターゲット（自社の理想とする人材）のニーズを把握して自社の魅力を抽出し、ターゲット層への認知を広げ母集団を形成することでより良い採用活動を行うことができます。
そのため、採用担当者はマーケティング力を高めることで業務の効率化に繋げられます。
コミュニケーション能力
採用担当者としてコミュニケーションを取らなければならない相手は多種多様です。
応募者に対する面接や会社説明や事務連絡、管理職への日程調整依頼や現場へのヒアリングなどコミュニケーションが必要なシーンは枚挙に暇がありません。
コミュニケーション能力を高めることは様々な作業をスムーズに進め、経営層や現場社員のクレームなどを減らすことにも繋がります。
法令に関する知識
採用担当者は、求人票へ労働条件を記す際や、内定後に労働契約を結ぶ際など、様々なシーンで法令の知識を求められます。
採用担当者が知っておくべき法令の例を挙げるので、参考にしてください。
- 職業安定法
募集時の労働条件の明示、虚偽広告を行わないなどのルールに関わる法律 - 労働基準法
賃金や労働時間、休日といった労働条件に関する法律 - 男女雇用機会均等法
雇用の際に性別を理由に差別することを防ぐ法律 - 労働契約法
労働契約の基本的なルールについて定めた法律
最新の採用手法
先述の通り、現在は採用方法が多様化しています。
自社やターゲットとなる人材にとって最適な手段を選択するため、採用担当者には最新の採用手法を把握しておくことも求められます。
採用手法はどんどん多様化・変化していくものなので、採用に関する様々なトレンドの把握や情報収集を行い、状況に合わせた対応ができる柔軟性を身に着けることも必要となります。
採用担当者に向いている人の特徴
採用担当者に向いている人には、能力や性格といった面での特徴があります。
もし今後採用担当者の選定が必要であるならば、本項目の情報を参考にしてください。
会社の事業や社風を理解して、自分の言葉で説明できる人
自社にマッチした人材を獲得するためには、会社の事業や社風を理解している必要があります。
必要な人材を選定する際にも、応募者に対して自社の魅力を伝える際にも、会社への理解が必要不可欠だからです。
また、自分の中で理解しているだけではなく、理解している情報を自分の言葉で相手に伝え、理解してもらう能力も求められます。
会社の顔として求職者と接することができる人
求職者にとって、会社の中で最初にコミュニケーションをとる採用担当者は、会社の顔と呼ぶべき存在です。
そのため、人当たりの良く、誰とでも分け隔てなくコミュニケーションをとれる人が採用担当者に向いています。
親しみやすい担当者であれば求職者は心を開いて話してくれるので、自社にマッチした人材かどうかの判断材料の収集も容易になります。
質問力やヒアリング力がある人
面接者や社内の関係者、応募者など様々な人間と接して情報を得る必要があるので、積極的なコミュニケーションが苦にならない人は採用担当者に向いています。
能力の面でいえば、採用活動においては適切な質問を行い、それをヒアリングして自社の情報や要件と照らし合わせることが求められます。
関連情報として、下記の記事も参考にしてください。
面接で人柄を見抜く質問集！面接の進め方やコツを理解してマッチング率を上げよう
新たなテクノロジーや人材業界の動向を察知できる人
人材業界は流動的なので、時代によって状況や課題は大きく異なります。
売り手市場なのか買い手市場なのか、不足している層は若手なのか中堅なのか、など業界の動向を察知する能力が求められます。
また、SNSでの採用活動のようにテクノロジーの発展とともに採用手法も多様化するので、そういった面も含めて常に情報収集することが苦でない人が採用担当者には向いています。
採用担当者の辛さを軽減するための施策4選
採用担当者の辛さを軽減するためには、具体的な施策を行う必要があります。
本項では有効な施策を５つ紹介するので、自社で使えるのはどの施策か参考にしてください。
採用プロセスを見直して業務を簡略化する
現状維持に陥って、従来の採用手法を深い理由もなく踏襲している会社は少なくありません。
過去に成功した実績のある採用手法であっても、今の時代や状況にマッチしているかは別問題です。
不要な業務や改善点はないか見直し、業務を簡略化することが採用担当者の負担軽減に繋がります。
関連情報として、下記の記事も参考にしてください。
採用選考フローとは？作成手順やポイント、代表的なパターンを解説
採用戦略に役立つフレームワーク5選！活用メリットや戦略を立てる手順を解説
現場社員と協力体制を整えて採用活動を行う
採用担当者だけで完結するのではなく、現場社員と協力しながら採用活動を行うこともおすすめです。
現場社員が採用に関れば、採用者に対するクレームや意見を減らして採用担当者の負担減が見込めます。
また、応募者にとっても会社の雰囲気を知るきっかけになり、現場社員にとっては新人育成に積極的に関る体制を整える機会になるでしょう。
入社後の早期離職を減らす対策を実施する
入社後の早期離職を減らすことは、採用活動の負担を減らすことに繋がります。
離職を減らすためにはどうすればよいか、離職の多い時期はいつ頃なのか、入社してどれくらいで離職者が増えるのか、離職者の多い部署や上司はあるのか、どのような理由で退職しているのか、などの要素を分析して、対策を進めましょう。
関連情報として、下記の記事も参考にしてください。
採用ミスマッチの原因と対策とは？マッチング率を上げて企業の損失を防ぐ
採用管理システムを導入する
採用で大量の応募書類を扱い、大勢の応募者と関わっていると、その分管理が大変になり、ミスも生まれやすくなります。
採用管理システムを活用すると、ルーティン業務や日程調整の自動化、コミュニケーション工数の削減などが実現できるため、こういった問題を解決して採用担当者の負担を軽減することができます。
ルーティン業務がなくなるとその分リソースに余裕ができ、ヒューマンエラーも減らせるので、生まれた工数で別の業務を消化することができます。
下記の記事ではおすすめのツールをまとめているので、是非参考にしてください。
【2023】採用管理システムの選び方は？おすすめツール26選＆導入メリット
また、雇用契約書の電子化もおすすめなので、下記の記事も併せてご覧ください。
雇用契約書は電子化できる？注目される背景や効果、懸念点などを徹底解説！
まとめ：採用業務を効率化させて担当者の負担を軽減しよう！
採用業務を効率化させて担当者の負担を軽減することは、より良い人材の採用に繋がります。
採用における業務負担の軽減・効率化を進めるのであれば、応募から面接の日程調整までを自動化できる面接コボット for アルバイトがおすすめです。
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