年末調整のWeb申請とは、源泉徴収額の計算や支払調書の作成、控除判定など、一連の手続きをオンライン上で済ませ、役所へ申請することです。煩雑な書類作成や計算業務を年末調整ソフトに任せられるため、業務のスピードアップや従業員の業務負担軽減を図れます。
ただし、これまで紙書類で手続きを行ってきた場合、どのような準備が必要かわからない方も多いでしょう。そこで今回は、年末調整のWeb申請に必要な準備内容やポイントなどについて解説します。
年末調整のWeb申請とは
年末調整のWeb申請とは、年末調整ソフトや給与計算システムを活用し、年末調整の手続きをオンライン上で完結することです。各種申告書の作成や保険料の計算、控除判定など、一連の業務をシステム上で行うことができます。
また、提出状況の可視化や従業員の情報管理も行えるため、担当者は細かく管理をする必要もありません。人事労務担当者の業務負担を軽減し、残業時間削減やコア業務へのリソース集中につなげられます。
一方、従業員側も必要事項を全て手作業で記入する必要がなくなり、書類作成に掛かる負担を大幅に軽減できます。ただし、年末調整の申請をWeb上で済ませるためには、年末調整ソフトの導入や従業員への周知など、計画的に準備を進めていかなければなりません。
Web申請が認められている書類一覧
電子データでの申請が認められている書類を下記の表にまとめました。年々電子データでの申請が認められる書類も増えており、今後デジタル化の加速が見込まれます。
また、2021年から、年末調整のWeb申請を行う際に必要だった所轄税務署長からの承認が、不要となりました。従業員から申告書データを受け取る方法や本人確認の方法など、承認申請書の提出に必要な手続きを行う必要はありません。
表：電子データとして申請できる書類
| 申告書類 | 添付書類 |
|---|---|
| ・扶養控除等申告書 ・配偶者控除等申告書 ・保険料控除申告書 ・住宅ローン控除申告書（2019年以降の居住） ・基礎控除申告書 ・所得金額調整控除申告書 ・退職所得の受給に関する申告書 | ・生命保険料控除証明書 ・地震保険料控除証明書 ・寄附金控除に関する証明書 ・特定口座年間取引報告書 ・年末残高等証明書（住宅ローン残高証明書等） |
年末調整のWeb申請によって得られるメリット：企業側
年末調整のWeb申請によって企業側が得られるメリットは、主に次の3点です。
- 年末調整業務を効率化できる
- 人事労務担当者の業務負担を軽減できる
- 印刷コストと保管スペースを削減できる
書類作成や計算など、工数の掛かる業務はソフトへ一任できるため、効率的に手続きを進められます。従業員一人ひとりの提出状況もソフト上ですぐに確認できるので、人事担当者は別の作業に時間と労力を掛けられます。
また、手続きに必要な書類はソフト上で作成できるため、従業員に紙を配布する必要はありません。ペーパーレスを促進でき、印刷や保管に掛かるコストを削減できます。
年末調整業務を効率化できる
年末調整の手続きをWeb上で行うメリットは、業務を効率的に進められる点です。
源泉徴収額の計算や支払調書の作成、控除判定など、工数の掛かる業務は年末調整ソフトへ一任できます。煩雑な書類作成や計算業務の自動化によって、正確性を保ちつつ業務のスピードアップを図れます。
また、書類の提出状況もソフト上で把握できるため、必要以上にチェックをする必要はありません。年末調整業務に掛かる工数を大幅に削減でき、他の業務にリソースを集中できます。
人事労務担当者の業務負担を軽減できる
年末調整をWeb上で申請できる環境が整うと、人事労務担当者の業務負担を大幅に軽減できます。書類作成や控除額計算、役所への提出など、一連の業務をオンライン上で完結できます。
記載ミスがあった場合も、差し戻しや回収はソフト上で行えるため、従業員と何度もやり取りを重ねる必要はありません。自身の仕事に集中して取り組める環境が整い、業務効率や正確性の向上を図れます。
人的リソースに限りのある中小企業は、人事と労務管理の仕事を一人の従業員が兼任しているケースが珍しくありません。年末調整の手続きをWeb上で完結できると、残業時間削減やワークライフバランス改善につなげられます。
印刷コストと保管スペースを削減できる
年末調整の申請をWeb上で行えると、従業員に紙を配布する必要がなくなります。ペーパーレスを促進でき、印刷代や紙代、OA機器のメンテナンス代を削減できます。
また、ソフト上に必要なデータを保存しておけるため、保管スペースを確保しておく必要もありません。過去に作成したデータも含めてソフト上で管理できるので、管理コストや整理整頓の手間を削減できます。
年末調整のWeb申請によって得られるメリット：従業員側
年末調整のWeb申請によって従業員側が得られるメリットは主に次の2点です。
- 申請作業を簡略化できる
- 控除証明書を電子データとして受け取れる
アンケートに答えていけばソフト上に回答内容が自動反映されるため、書類作成に掛かる時間を大幅に短縮できます。ソフトにはガイド機能が搭載されており、疑問点が生じた場合も迷わずに申請作業を進められるでしょう。
また、控除証明書を電子データとして受け取れる点も大きなメリットです。紛失のリスクを避けられ、再発行の手間も最小限に抑えられます。
申請作業を簡略化できる
年末調整の手続きをWeb上で行える環境が整うと、申請作業を簡略化できます。一問一答形式のアンケートに答えていけば、回答内容がソフトに自動で反映されます。紙書類のように、記入事項を手作業で埋めていく必要はありません。
また、住宅ローンや生命保険など、前回入力時と内容が変わらない場合は、改めて入力する手間も省けます。
そして、年末調整ソフトにはヘルプ機能が搭載されており、人事労務担当者と何度もやり取りを重ねる必要はありません。疑問点が生じても素早く解決でき、書類作成に掛ける時間を大幅に短縮できます。
控除証明書を電子データとして受け取れる
保険会社から取得する控除証明書を電子データで受け取れる点も、年末調整のWeb申請によって得られるメリットの一つです。
紙書類の場合は、手続きを済ませるまで、控除証明書を紛失する可能性があります。紛失した場合は再発行を依頼しなければならず、作業遅延の要因となっていました。
ですが、電子データで取得できると、紛失するリスクを回避できます。過去のデータも含めて、Webからいつでも取得できるため、再発行の手間も省けます。
年末調整のWeb申請に向けて準備すべき内容
年末調整の手続きをWeb上で申請するために準備すべき内容は、主に次の3点です。一つひとつ解説してみていきましょう。
- 年末調整ソフトの導入
- 従業員への周知
- 給与計算システムの改修の必要性を確認
年末調整ソフトの導入
年末調整の手続きをWeb上で行うには、年末調整ソフトの導入が必要です。年末調整ソフトは、国税庁と民間企業が提供しているソフト、2種類から選べます。
国税庁の提供する年末調整ソフトは、無料で利用できる点が特徴です。申告書作成や控除計算、控除判定など、コストを掛けずに各種作業を効率化できます。入手方法は、国税庁の公式サイトやMicrosoft Store、App Storeからダウンロードしてください。スマートフォン向けは、Google Play ストアやApp Storeから入手できます。
一方、民間企業の年末調整ソフトは、汎用性の高さが魅力です。手続きの進捗状況を可視化し、提出が遅れている従業員にはアラートを発します。
また、給与計算システムや労務管理システムと連携している場合も多く、バックオフィス全般の業務を効率化できます。
コストと機能性どちらを優先するか、自社の方針に合わせて年末調整ソフトを導入してください。
従業員への周知
各種業務をスムーズに進めるためにも、年末調整の手続きを行う2〜3ヶ月前には、Web申請へ移行する旨を従業員に伝えてください。法律上は、年末調整のWeb申請を行うために、従業員からの同意は必要ありません。
ですが、控除証明書等のデータ取得の流れや年末調整ソフトの操作方法など、従業員が理解すべき内容も少なくありません。従業員に掛かる負担増大を避けるためにも、早い段階で周知を行ってください。
また、年末調整の手続き全般に関する質問を受け付ける窓口の設置も必要です。不明点や疑問点を相談できる環境が整うと、従業員も安心して手続きを進められます。
給与計算システムの改修の必要性を確認
既存の給与計算システムが、控除証明書等データの取り込みに、対応しているかを確認してください。給与計算システムがデータをインポートできないと、年末調整の手続きをWeb上で行えません。
また、所得金額調整控除の計算に対応しているかも、併せて確認が必要です。2020年から企業側が対応する形になっています。既存の給与計算システムが上記の点に対応しているかを確認し、改修が必要かどうかを判断してください。
対応していない場合は、給与計算システムの新調や年末調整特化型システムの導入が必要になります。
年末調整のWeb申請の準備をスムーズに進めるためのポイント
年末調整のWeb申請移行に向け、準備をスムーズに進めるためのポイントは、主に次の4点です。それぞれについて確認していきましょう。
- 民間企業が提供する年末調整ソフトを選択する
- 年末調整特化型or他システム付随型を検討する
- 無料トライアルを積極的に活用する
- マイナンバーカードの保有率を事前に確認する
民間企業が提供する年末調整ソフトを選択する
年末調整ソフトは、国税庁と民間企業のソフトの2種類から選択できます。
国税庁のソフトは無料で利用できる点が魅力ですが、搭載されている機能は限られています。進捗状況を可視化する機能は搭載されておらず、従業員数が多い場合は進捗管理が大変になるでしょう。
また、国税庁のサイトやMicrosoft Storeなどから、ソフトをインストールしなければなりません。従業員に一定水準のITリテラシーが身についていることが前提になります。
一方、民間企業が提供するクラウド型の年末調整ソフトを選択した場合、ソフトのインストールは必要ありません。従業員の情報管理や提出状況の可視化も行えるので、管理負担を大幅に削減できます。
また、アップデートもベンダーが対応するため、法改正が起きてもコンプライアンス違反が起きる心配はいりません。導入や運用に一定のコストは掛かりますが、民間企業の年末調整ソフトを選択した方が、自社にとってメリットが大きいといえます。
「年末調整特化型」or「他システム付随型」を検討する
年末調整システムは、「年末調整特化型」と「他システム付随型」の2種類が存在します。
年末調整特化型は、各種帳票作成や過不足額計算、控除判定など、年末調整の手続きに必要な業務のみを搭載したシステムです。導入コストを抑えつつ、既存の給与計算システムを活用できる点がメリットです。
一方、他システム付随型は、給与計算システムや労務管理システムに年末調整機能が搭載しているタイプのことです。所得税計算や労働保険の年度手続き、雇用契約締結など、多くの業務を効率化できる点がメリットです。給与計算システムや労務管理システムの導入を検討している場合は、追加費用の発生を抑えられます。
自社の状況を踏まえ、どちらを選択するかを決めてください。
無料トライアルを積極的に活用する
選択するシステムのタイプを問わず、無料トライアルを積極的に活用することが重要です。無料トライアルは2週間〜1ヶ月間、システムを無料で利用できる期間です。無料トライアルを活用すれば、コストを掛けずに機能性や操作性を確認できます。
自社と相性が良くなかったとしても、コストは掛かっておらずダメージは残りません。ミスマッチや無駄な費用の発生を避けるためにも、無料トライアルを活用してください。
マイナンバーカードの保有率を事前に確認する
控除証明書等データの取得方法を決めるため、マイナンバーカードの保有率を事前に確認してください。控除証明書等データを取得する方法は、マイナポータルと保険会社のどちらかを利用します。
マイナポータルを利用した場合、複数の控除証明書等データを一度に取得できます。ただし、マイナポータルの開設やマイナンバーカードの取得が必要です。マイナンバーカードは紛失すると情報漏洩のリスクが高まるため、取得に抵抗を覚える方も少なくありません。
一方、保険会社のマイページから取得する場合、マイナンバーカードの取得は不要です。複数の保険会社と契約を締結している場合、会社ごとにデータの取得が必要ですが、該当する従業員は限られるでしょう。
上記の背景から、マイナンバーカードを保持している従業員が多ければ、マイナポータルの利用も望めます。ただし、保持している方が少ない場合、保険会社からの控除証明書等データを取得するのが現実的な選択肢になります。
まとめ
年末調整の手続きをWeb上で申請できると、業務効率化や人事労務担当者の業務負担軽減につなげられます。控除額計算や申告書作成、控除判定など、一連の手続きをシステムへ一任できるため、別の作業にリソースを割けます。
クラウド型の年末調整システムを選択すると、法改正に応じた自動アップデートもベンダーが対応するため、コンプライアンス違反の心配も要りません。また、年末調整システムは、年末調整特化型と他システム付随型、2種類から選択します。
給与計算システムや労務管理システムと連動して利用した方が、より多くの業務を効率化できます。ただし、既にどちらかのシステムを導入している場合も多いでしょう。年末調整特化型の場合、他システム付随型ほど、業務効率改善効果は見込めません。
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