自社の業務効率化の施策の一つとして、アウトソーシングサービスの活用が広がっています。
アウトソーシングとは、自社の業務の一部を外部企業に委託することです。中でも、業務が多岐にわたり、専門性の高い知識が求められる給与計算業務で、アウトソーシングを導入している企業が増加しています。
今回は、給与計算のアウトソーシングのメリットや委託業者の選び方などについて解説します。本記事を参考にして、給与計算業務のアウトソーシングを検討してみてください。
給与計算のアウトソーシングとは
給与計算のアウトソーシングとは、その名のとおり、毎月の給与計算やボーナスなどの賞与の支払いなど従業員の賃金に関する業務を外部委託することです。毎月の給与計算以外にも、年末調整の手続きや社会保険の改定対応業務、住民税の更新業務など多くの業務が対象になります。
給与計算のアウトソーシングが広がっている背景として、企業のリソース不足が挙げられます。なぜなら、給与計算の業務は複雑なうえ、従業員が増えれば増えるほど、内容が煩雑化するからです。
加えて、バックオフィス業務のため、売上には直結しない業務です。そのため、企業側としては、人材を給与計算業務に集中させずに、企業の根幹に関わる業務に集中させたいという考えもあります。こうした背景から、給与計算のアウトソーシングを行う企業が増えてきているのです。
給与計算ソフトによる効率化との違い
給与計算業務の効率化の方法の一つに、給与計算ソフトの導入が挙げられます。
給与計算ソフトを導入することで、給与計算や年末調整などの業務を自動化させ、効率化を図っていくことが目的です。導入するソフトによっては、勤怠管理や人事管理システムなどと連携もできるので、大きな効果が見込めます。
アウトソーシングと給与計算ソフトによる効率化の大きな違いは、外部に委託するかどうかです。給与計算ソフトの導入の場合は、自社内で業務を行うことに変わりはないため、ある程度のリソースは必要になります。
一方で、アウトソーシングは業務を完全に外部委託するため、自社の業務負担はほとんどゼロになります。そのため、給与計算を行う担当者を他のコア業務に回すことができるなど、人員配置などにも違いが出てきます。
依頼できる業務内容
給与計算のアウトソーシングで依頼できる業務内容は、主に次の3点です。それぞれの業務内容について解説していきましょう。
- ・給与計算代行
- ・年末調整代行
- ・住民税更新代行
給与計算代行
給与計算代行は、毎月の給与の計算などを行ってくれるものです。
給与計算に関わる勤務時間の集計はもちろん、残業代の計算や社会保険や雇用保険、所得税の計算などを正確に行ってくれます。正社員のみならず、派遣社員やアルバイトなどの従業員がいても、同じように計算が可能です。
また、計算のみならず、給与明細書の作成や郵送などの業務も併せて行ってくれるため、担当者の業務負担がなくなります。
年末調整代行
年末調整は、給与計算業務の中で最も作業が複雑だとされています。毎月支払う給与計算に加えて、提出された控除申告書類の確認、源泉徴収票の発行や税務署、市町村への書類提出など業務が多岐にわたるからです。
また、書類等に不備があれば、従業員の問い合わせ対応も必要になります。規模が大きくなればなるほど、多くの年末調整を行わなければならないため、年末調整代行のみをアウトソーシングする企業もあります。
住民税更新代行
住民税更新代行とは、毎年5月から6月にかけて行われる住民税の更新作業を代行してもらうものです。
住民税の更新には、市町村と特別徴収額通知書をはじめとして、多くの紙の書類が発生します。特に、地方の自治体はオンライン対応などの整備が進んでいないことも多く、紙でのやり取りが多くなってしまうことで、時間的コストもかかってしまいます。
繁忙期の住民税更新業務は、担当者の大きな負担となってしまうことが多いため、住民税更新代行のみを依頼している企業も多くあります。
給与計算をアウトソーシングすることで得られるメリット
給与計算をアウトソーシングするメリットとしては、主に次の5点が挙げられます。それぞれのメリットについて解説していきましょう。
- ・コスト削減
- ・法改正等への対応の簡略化
- ・自社人員をコア業務へ集中
- ・季節や時期によって集中対応が可能
- ・業務の属人化を防止
コスト削減
コスト削減につながることは、アウトソーシングを依頼する大きなメリットです。コスト削減になる部分は、人件費とシステム費用が挙げられます。
繰り返しになりますが、アウトソーシングは外部企業に委託することになるため、自社の人材へかかるコストは発生しません。給与計算に人材を配置するコスト、人材を教育していくコストなどは全てなくなります。
また、給与計算ソフトを導入している場合、法改正等に対応するシステムアップデートが必要です。システムアップデートを行う際には、更新料が必要になるなど費用が発生します。
加えて、毎月の保守運用などのランニングコストも必要です。アウトソーシングで依頼を行えば、こういったシステムコストはかからずサービス料のみになり、コスト削減につながります。
法改正等への対応の簡略化
社会保険料などの税に関する法改正は、毎年行われているといっても過言ではありません。自社で給与計算のすべてを運用する場合、担当者はこうした法改正への対応もタイムリーに行わなくてはなりません。
法改正への対応は専門的な知識が何よりも必要なため、担当者の負担は大きくなっています。アウトソーシングでは専門知識を兼ね備えた業者に委託ができるため、こうした法改正への対応も簡略化され、業務負担が大幅に軽減されます。
自社人員をコア業務への集中
給与計算業務は専門的な知識が必要になる一方で、定型的な業務も多いことが特徴です。また、バックオフィス業務のため、自社に利益をもたらすこともありません。
こういったバックオフィス業務に多くの人員を割いてしまうと、自社の負担につながってしまいます。そのため、給与計算などのバックオフィス業務をアウトソーシングさせ、自社の利益につながるコア業務に人員を集中できるのは、大きなメリットといえます。
季節や時期によっての集中対応が可能
給与計算業務は年末に行う年末調整業務や、5月～6月の住民税更新業務など繁忙期が概ね定まっています。こうした繁忙期には人員が足りなくなってしまうという企業も多くあります。
アウトソーシングでは、こういった特定の季節や時期によって集中的に依頼をすることも可能です。そのため、繁忙期に対応を行うために、短期バイトの募集をかけるなどの労力もなくなります。業務に対応する人員を時期に合わせて対応できるので、ムダなコストもかからず、効率的な対応が可能です。
業務の属人化を防止
企業の給与計算業務の担当者は専門的な知識があり、スキルが高い場合も多々あります。加えて、給与計算業務に多くの人材を配置することは難しいため、業務の属人化が起こってしまう場合もあります。
アウトソーシングに依頼をすることで、こうした業務の属人化は防止されるとともに、担当者の業務負担が軽減することにもつながります。
給与計算アウトソーシングのデメリット
給与計算アウトソーシングのデメリットは主に次の3点が挙げられます。それぞれのデメリットについて解説していきましょう。
- ・自社にノウハウが蓄積されない
- ・社内に業務負担が残る場合もある
- ・データ漏えいの恐れもある
自社にノウハウが蓄積されない
アウトソーシングサービスは、委託する業務のすべてを外部に委託するため、自社に業務のノウハウが残らないというデメリットがあります。そのため、自社内で税制に関する専門的な知識を持っている人がいなくなったり、アウトソーシング契約が終了したタイミングで自社運用が行えなくなったりすることなどが考えられます。
定期的に委託先の企業とコミュニケーションを取るなどして、万が一の時のために備えておくことも大切です。
社内に業務負担が残る場合もある
給与計算は、勤怠管理や人事システムと密接に連携します。給与計算のアウトソーシングは、あくまでも給与計算に関わる部分のみで行われるため、こうした勤怠管理との連携は対応外になってしまうことが多いです。
そのため、きちんと連携ができなければ、業務負担が増えてしまったなどのケースもあります。
データ漏えいの恐れもある
給与計算は自社の従業員情報を扱うものです。重要な個人情報であるため、アウトソーシング先などの外部企業に委託する場合は、情報管理の取り扱いについてきちんと認識しておく必要があります。
昨今、情報漏えいに対する社会の目は、日に日に厳しくなっているため、情報漏えいを起こしてしまうと、自社の社会的信用は大きく落ち込んでしまいます。委託先はどのような管理体制を整えているかなどについて、依頼する前に確認することが大切です。
給与計算アウトソーシングの選び方
自社に適した給与計算のアウトソーシング先を選ぶには、次の4つの視点から見ていくことが大切です。それぞれの視点について解説していきます。
- ・費用対効果
- ・業務の専門性
- ・実績
- ・セキュリティ対策
費用対効果は十分か
アウトソーシングに依頼をすることは、人件費やシステム費用の削減など、コスト削減につながります。
しかし、必要以上に過剰なサービスまでも頼んでしまうなどした場合、アウトソーシングを行わない方がコストを抑えられるということもあり得ます。そのため、アウトソーシングに依頼することで、費用対効果が十分に達成できるかを事前に計算しておくことが大切です。
これまで自社の従業員で行っていた工数を算出し、予算を組むと良いでしょう。大幅に予算を超えてしまった場合などは、他のアウトソーシング先を選択するなども必要です。
業務の専門性は十分か
給与計算業務は、法改正への対応など、専門性が十分に備わっていることが大切です。専門性を見極めるためには、自社の運用と照らし合わせて、どのように変わっていくかなどを質問して、きちんと返答がもらえるかなどを見ていくと良いでしょう。
また、ホームページだけではわからない情報などは、検討時にプレゼンをしてもらうなども有効です。
実績は十分か
実績が十分にあるアウトソーシング先は、これまでの経験に加えてノウハウなども蓄積されているため、質の高い仕事を行ってくれる可能性が高くなります。これまでの実績がどのような規模で、どれくらいあるかなどを見ていくと良いでしょう。加えて、自社と同業種の企業での実績などもあると安心できます。
セキュリティ対策は十分か
セキュリティ対策が十分に備わっているかは、アウトソーシング先を選ぶ上で最も重要といっても過言ではありません。なぜなら、給与計算業務では従業員の個人情報を取り扱うため、情報漏えいなどの事故は重大なインシデントになってしまうからです。
セキュリティ対策がどのように備わっているかは、アウトソーシング先の説明はもちろん、自社のセキュリティ運用体制と照らし合わせて十分かを確認することも大切です。加えて、アウトソーシング先がプライバシーマークを取得している、ISO27001（ISMS認証）を取得していれば、セキュリティ対策をきちんと行っている業者だといえます。
アウトソーシング先の情報管理体制は、きちんと認識しておくことが大切です。
従業員規模別の給与計算アウトソーシングの考え方
給与計算は自社の従業員の規模別に考えていくことが大切です。なぜなら、従業員の規模によって、抱えている課題や解決すべき問題などが変わってくるからです。
ここでは、つぎの3種類の規模における考え方について解説していきます。
- ・小規模企業の場合（従業員10名以下）
- ・中規模企業の場合（従業員10名～300名）
- ・大規模企業の場合（従業員300名以上）
小規模企業の場合（従業員10名以下）
従業員が10名以下の小規模企業の場合、給与計算業務を社内で運用していることがほとんどでしょう。あるいは顧問契約している税理士や社会保険労務士（社労士）に依頼する企業もあるでしょう。
従業員が10名以下であれば、大きな負担にはならないことが多いですが、他の業務と掛け持ちをするなどしている場合は、担当者にかかる負担が大きくなってしまうこともあります。また、業務が属人的になってしまい、担当者が抜けてしまうと給与担当業務を引き継ぐことができない場合もあります。
たとえ従業員規模が小さくても、担当者は税務に関する専門的な知識などが必要です。従業員規模が10名を超えてくると、給与計算にかかる業務負担は大きくなってきます。
この先の自社が成長し従業員が増えていくのであれば、普段の給与計算はもちろん、年末調整代行など、ピンポイントのアウトソーシングを検討すると良いでしょう。
中規模企業の場合（従業員10名〜300名）
中規模企業になってくると、給与計算業務の担当者の負担は大きくなってきます。中には50人～100人規模の企業でも、担当者が1名というケースもあります。
こうした業務負担を軽減するためにも、アウトソーシングの積極的な活用は検討してみても良いでしょう。
給与計算業務の担当者が少ない場合、業務が属人化してしまう可能性もあります。担当者が退職などしてしまった場合は、業務が滞ってしまうこともあります。そのため、リスクを避けるためにも、アウトソーシングの活用は有効です。
大規模企業の場合（従業員300名以上）
従業員が300名以上の大規模企業の場合は、自社で運用を行うにしても、専門部署でチームとなって行っていることがほとんどでしょう。
大規模企業の場合は、よりコア事業に人的資源を注力するために、アウトソーシングを活用するケースも多くあります。特に、従業員の研修や採用活動に力を入れるために、アウトソーシングを活用するなどは、コスト削減と人的資源の注力などのメリットもあります。
大規模企業の中には、完全にアウトソーシングに委託していることも多いです。そのため、アウトソーシング先を選定する際に、事例として出てくることも多くあります。
給与計算アウトソーシングの料金相場
給与計算アウトソーシングの料金相場は、次の2つのケースによって異なります。それぞれのケースの相場について解説します。
- ・給与計算代行のみを依頼する場合
- ・年末調整代行や住民税更新も依頼する場合
給与計算代行のみを依頼する場合
基本的な給与計算代行のみを依頼する場合の料金は、従業員50人程の規模で、月額4万円～6万円です。
従業員が50人程の規模だと、担当者の業務負担や人件費を考えるとコスト削減につながることが多いでしょう。アウトソーシング先にとっても、標準化された業務のため、費用を抑えていることが多いです。
年末調整代行や住民税更新も依頼する場合
年末調整代行や住民税更新の場合は、業務負担も通常の給与計算代行と比較して大きくなります。そのため、料金相場も従業員50人程の規模で、月額10万円～20万円になります。
繁忙期に業務負担等を考えると、年末調整代行や住民税更新のアウトソーシングは削減効果が大きいといえます。
まとめ
給与計算代行は専門的な知識が必要である分、業務負担も繁忙期には大きくなってしまう業務です。そのため、効果的にアウトソーシングを行うことで、担当者の業務負担の軽減から自社のコスト削減までにつながります。
こうしたバックオフィス業務は、アウトソーシングを行うことで、自社全体の生産性向上にも貢献します。
給与計算代行の他にも雇用契約や人事労務に関わるバックオフィス業務は、アウトソーシングはもちろんのこと、システム導入でも業務負担軽減につながります。
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