クラウド型労務管理システムは、従業員の入退社や社会保険加入に関する手続きなど、労務管理全般の業務を効率化できるシステムです。
各種手続きの申請に必要な書類作成は、システムによって自動化できるため、労務担当者は別の業務へ時間を割けます。また、オプションを利用しない限り、一定の額に初期費用やランニングコストを抑えられることも特徴です。
ただし、初めてクラウド型労務管理システムを導入する場合、どのような機能を搭載しているか、どのような視点で選ぶべきかなど、わからない点も多いでしょう。今回は、クラウド型労務管理システムの機能や選び方、おすすめのシステムなどについて解説します。
クラウド型労務管理システムとは
クラウド型労務管理システムは、社会保険や年末調整、雇用契約締結など、労務管理に必要な書類作成や手続きを効率化するシステムです。各種業務をシステムが自動で行うため、ミスの削減や業務のスピードアップ、労務担当者の業務負担軽減を望めます。
また、ベンダーが提示している料金を支払えばすぐに利用できるため、初期費用を安く抑えられます。ソフトウェアのインストールやインフラ環境の整備は必要ありません。
さらに、法改正へのアップデートやシステムメンテナンスは、ベンダー側が対応するため、運用負担やランニングコストも大幅に削減できます。
クラウド型労務管理システムの機能
クラウド型労務管理システムに搭載されている機能を下記の表にまとめました。入退社の手続きに必要な書類作成や従業員の個人情報管理、福利厚生の拡充など、さまざまな機能を搭載しています。
また、勤怠管理や給与計算も自動化できるシステムもあり、バックオフィス業務全般のスピードアップを図れます。
表：労務管理システムの主な機能
| 機能 | 主な内容 |
|---|---|
| 入退社の手続き | ・社会保険の資格取得、資格喪失に関する書類作成および提出 ・雇用保険の資格取得、資格喪失に関する書類作成および提出 ・扶養控除等申告書等の作成および提出 |
| 従業員情報管理 | ・住所変更 ・マイナンバーの管理 ・扶養家族の変更と削除 |
| 年末調整に必要な書類作成 | ・給与支払報告書 ・源泉徴収票 ・所得税徴収高計算書 ・扶養控除等申告書 ・保険料控除申告書 |
| 雇用契約書作成の作成と締結 | ・雇用契約書 ・秘密保持契約書 ・内定承諾書 ・誓約書 |
| 就業規則と福利厚生の管理 | ・就業規則の作成および変更 ・福利厚生の拡充 |
| 勤怠管理と給与計算 | ・出退勤の打刻 ・給与計算 ・厚生年金や健康保険の計算 |
クラウド型労務管理システムを導入するメリット
クラウド型労務管理システムを導入するメリットは、主に次の5点です。一つひとつ解説していきましょう。
- ・書類作成や手続きを効率化できる
- ・場所を問わずシステムにアクセスできる
- ・バックオフィス業務全般の効率化が望める
- ・コストを削減できる
- ・法改正への自動対応が望める
書類作成や手続きを効率化できる
クラウド型労務管理システムを導入するメリットは、書類作成や手続きを効率化できる点です。
社会保険や雇用保険、年末調整など、各種手続きに必要な書類を自動で作成できます。書類作成に掛けていた時間を大幅に削減できるため、コア業務へのリソース集中や残業時間削減を実現できます。また、必要事項は従業員に入力を依頼する形になるため、労務担当者がデータ入力を行う必要はありません。
仮に入力内容にミスがあったとしても、従業員がシステム上で素早く内容を修正できるので、やり取りの回数や修正作業の手間を抑えられます。そして、システム上で作成した書類は電子申請によって提出できるので、役所や年金機構に訪問する必要もなくなります。
場所を問わずシステムにアクセスできる
クラウド型の労務管理システムは、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わずシステムへアクセスすることが可能です。自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースなど、オフィス外でも業務を進められる環境が整い、多様な働き方を実現できます。
労務管理システムの導入によって在宅勤務を実現できると、ワークライフバランス改善やコスト削減、優秀な人材の流出防止など、従業員と企業双方に多くのメリットをもたらします。
表：在宅勤務を導入した場合のメリット
| 従業員 | 企業 |
|---|---|
| ・通勤に伴う心身の消耗を回避 ・プライベートな時間の増加 ・職場の人間関係に伴うストレス軽減 ・就業時間中の集中力アップ ・育児や介護との両立可能 | ・交通費や印刷費の削減 ・ワークライフバランス改善 ・従業員の健康保護 ・優秀な人材の流出防止 ・企業のイメージアップ |
バックオフィス業務全般の効率化が望める
クラウド型労務管理システムは、勤怠管理システムや給与計算システムとの連携が可能です。複数のシステムと連携を図りながら労務管理システムを使用することで、バックオフィス業務全般の効率化を図れます。
また、各システムに多くの作業を一任できるので、労務担当者の業務負担軽減や残業時間削減にもつなげられます。
コストを削減できる
労務管理システムの導入で、各種書類作成や手続きをシステム上で一元化できる体制が整います。雇用契約締結や社会保険加入、年末調整など、これまで紙書類で行ってきた各種手続きのペーパーレス化を促進でき、印刷費や紙代を削減できます。
また、作成した書類はシステム上に電子データとして保存できるため、保管スペースの確保やファイリングは必要ありません。さらに、メンテナンスやバックアップ作業は、労務管理システムを提供するベンダーが対応します。
自社で対応する必要がなくなるため、運用負担やランニングコストを大幅に削減できます。
法改正への自動対応が望める
法改正の内容に応じた自動アップデートが望める点も、クラウド型労務管理システムを導入するメリットの一つです。労務管理システムを提供しているベンダーに対応を一任できるため、法改正のたびに自社でシステムのアップデートを行う必要はありません。
近年、長時間労働是正やワークライフバランス改善に向け、労務管理関連の法改正が増えています。今後も多く頻繁な法改正が予想されますが、クラウド型の労務管理システムを導入しておけば、大きな混乱も発生せずスムーズに対応できます。
クラウド型労務管理システムを導入するデメリット
クラウド型労務管理システムの導入によるデメリットは、次の2点です。
- ・選定作業に手間が発生する
- ・電子申請に対応していない場合がある
市場に多くのシステムが登場していることもあり、選定作業には時間が掛かります。また、クラウド型労務管理システムを導入しても、手続きの種類によっては電子申請に対応していないケースもあることは頭に入れておきましょう。
選定作業に手間が発生する
近年、多くのベンダーがクラウド型の労務管理システムを提供しています。自社に合う労務管理システムを選定するには、調査や比較検討に多くの時間が必要です。
さらに、通常業務と並行しながら選定作業を行わなければならず、システム選定を任された一部の従業員に業務負担が増大します。ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。
無料トライアルを利用すると、コストを掛けずにシステムの使い勝手や機能性を確認できます。また、特定の従業員へ過度な負担が掛からないよう、複数の部署から従業員を選び、プロジェクトチームを作ることも一つの選択肢です。
電子申請に対応していない場合がある
クラウド型労務管理システムを導入しても、すべての手続きを電子申請へ移行できるわけではありません。たとえば、企業によって加入先が異なる健康保険組合の手続きは、基本的に電子申請に対応していません。
さらに、手続きの代行を委託している場合、労働保険に関する手続きも電子申請では行えません。従来と同様に紙書類での申請が必要な点を頭に入れつつ、どの程度電子申請に対応しているかを確認しながら、労務管理システムを選択するようにしましょう。
クラウド型労務管理システムの選び方のポイント
ミスマッチの回避や無駄な投資を避けるためにも、次の3点を意識して労務管理システムを選んでください。一つひとつポイントを解説していきましょう。
- ・自社にとって必要な機能を備えているか
- ・他システムとの連携が望めるか
- ・ベンダーからのサポートが望めるか
自社にとって必要な機能を備えているか
労務管理システムは、システムによって搭載している機能や強みが異なります。選定する際は自社が求める機能を搭載しているか必ず確認してください。
たとえば、人事評価を労務管理システムで行おうとしている場合、今後のキャリア希望やこれまで残してきた実績など、キャリアに関する従業員の詳細な情報が必要です。しかし、社会保険の手続きに特化したシステムを選んでしまうと、人事評価に必要な機能は搭載されておらず、ミスマッチにつながります。
労務管理システムを選定する前に、自社が求める機能やどのような目的で導入するかを、明確化してください。
他システムとの連携が望めるか
自社で導入している勤怠管理システムや給与計算システムとの連携が望めるかといった点も、労務管理システムを選択する上で重要なポイントの一つです。
労務管理システムは単体で使用するよりも、複数のシステムと連携して使った方が、業務のスピードアップが望めます。しかし、既存システムと互換性がない労務管理システムを選択すると、システム間のデータ連携が望めず、期待していた効果は得られません。
バックオフィス全般の業務効率化や業務の正確性向上へつなげるためにも、既存システムとの連携が望めるかを確認しましょう。
ベンダーからのサポートが望めるか
ベンダーからの手厚いサポートが期待できると、安心して労務管理システムを利用できます。システムを導入してしばらくは、操作方法や設定に関してわからない点も多く発生するでしょう。
ベンダーから素早く丁寧なサポートが望めると、疑問点をすぐに解決でき、通常業務への影響を回避できます。
おすすめのクラウド型労務管理システ
最後に、ユーザーからの評価が高いクラウド型労務管理システムを10種類紹介します。システム選定を進める上での参考材料としてご活用ください。
- ・SmartHR
- ・ジョブカン労務HR
- ・オフィスステーション労務
- ・クラウドハウス労務
- ・sai*reco（サイレコ）
- ・freee人事労務
- ・jinjer労務
- ・総務人事奉行クラウド
- ・楽々労務
- ・マネーフォワード クラウド社会保険
SmartHR
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供するクラウド型労務管理システムです。クラウド型労務管理部門で4年連続シェアNo.1に輝いており、導入企業は50,000社を突破しました。SmartHRの特徴は、豊富な機能性です。
雇用契約や社会保険の加入手続き、従業員の個人情報収集は、すべてオンライン上で完結できるため、業務効率化やペーパーレス化促進につなげられます。
作業負担が大きい年末調整もアンケートに回答すれば必要事項を埋められるため、労務担当者と従業員双方の負担を大幅に軽減できます。また、評価テンプレートの作成やスコア計算、評価者の設定などを搭載しており、人事評価ツールとしても活用可能です。
料金プラン
- ・HRストラテジープラン：問い合わせ
- ・人事・労務エッセンシャルプラン：問い合わせ
- ・人材マネジメントプラン：問い合わせ
公式サイト
ジョブカン労務HR
ジョブカン労務HRは、株式会社Donutsが提供するクラウド型労務管理システムです。ジョブカンシリーズは、シリーズ累計15万社以上を突破しており、ユーザーから高い支持を集めています。
ジョブカン労務HRの特徴は、さまざまな業務を効率化できる点です。従業員の入退社や住所変更、年末調整など、各種手続きに使用する帳票を自動で作成できます。
協会けんぽや年金事務所に提出する書類は電子申請に対応しており、わざわざ現地に赴き手続きを行う必要はありません。
また、従業員へ必要事項の入力を依頼できるため、労務担当者は別の作業に時間や労力を割けます。さらに、スマートフォンで必要事項の入力や内容の確認を行えるため、スムーズに作業を進められます。
料金プラン
- ・無料プラン（ユーザー数：5名）
- ・有料プラン：月額400円/1ユーザー
公式サイト
オフィスステーション労務
株式会社エフアンドエムが提供するオフィスステーション労務は、サービス継続率99.3%を誇るクラウド型労務管理システムです。100種類以上の帳票作成に対応しており、社会保険への加入や入退社に関する手続きをスムーズに進められます。
社内稟議や出張申請のフォーマットも自由に作成でき、社内手続きのスピードアップを図れます。また、セキュリティ面とサポート体制に優れている点もオフィスステーション労務の特徴です。
二段階認証やWAFを搭載しており、第三者からの不正アクセスを防ぎます。ベンダーが24時間365日体制でシステムを監視しており、異変を素早く察知することが可能です。
一方、サポート体制に関しては、社会保険労務士有資格者や実務経験者が顧客対応の窓口を務めており、問い合わせ解決率は100%を誇ります。
料金プラン
- ・月額440円/1ユーザー+初期費用110,000円
公式サイト
クラウドハウス労務
中小企業を中心に導入されているクラウドハウス労務は、株式会社Techouseが提供するクラウド型労務管理システムです。雇用契約書の締結や扶養家族の変更、振込口座変更など、従業員からの承諾や記載が必要な手続きをオンライン上で締結できます。
収集した従業員の個人情報はシステム上で一元管理できるため、管理負担や情報漏洩のリスクを軽減できます。また、スマートフォンやノートPCから各種手続きの申請を簡単に行えるため、本業の作業進捗に影響を及ぼす心配は要りません。
料金プラン
- 問い合わせ
公式サイト
sai*reco（サイレコ）
sai*recoは、株式会社アクティブアンドカンパニーが提供するクラウド型労務管理システムです。
sai*recoの特徴は、コストパフォーマンスに優れている点です。労務管理や給与計算、勤怠管理など、さまざまな機能が1台のシステムに集約されています。
また、ワークフロー機能も搭載しており、複数部署の承認が必要な社内稟議を効率化できます。さらに、従業員のスキルや職務経歴に関する情報を基に、人事異動のシミュレーションを行うことも可能です。
月額料金は1人あたり180円に設定されており、予算が限られるベンチャー企業や中小企業でも利用できます。
料金プラン
- ・月額180円/1ユーザー
公式サイト
freee人事労務
人事労務freeeは、freee株式会社が提供するクラウド型労務管理システムです。
人事労務 freeeの特徴は、汎用性に優れている点です。1台に労務管理や給与計算、勤怠管理の機能を搭載しており、バックオフィス業務全般を効率化できます。
また、各種業務をシステム上で完結できる体制が整い、ペーパーレス化を促進できます。
料金プラン
- ・ベーシック：3,980円/月
- ・プロフェッショナル：8,080円/月
公式サイト
jinjer労務
jinjer労務は、jinjer株式会社が提供する労務管理システムです。社会保険や雇用保険、労働保険など、各種手続きに必要な書類作成〜申請をシステム上で完結でき、業務効率改善やペーパーレス化促進が期待できます。
また、勤怠管理や給与計算、電子契約など、jinjerシリーズの各サービスを組み合わせて利用することも可能です。各シリーズの料金設定は、1ユーザーあたり月額数百円となっており、コストパフォーマンスにも優れています。
料金プラン
- ・月額300円/1ユーザー
公式サイト
総務人事奉行クラウド
総務人事奉行クラウドは、株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供するクラウド型労務管理システムです。総務人事奉行クラウドは労務関連にとどまらず、人事や総務関連の業務も標準化できる点が特徴です。
在籍証明書や労働者名簿、住所録など、書類ごとにテンプレートが複数用意されており、書類を一から作成する必要はありません。また、給与情報や家族構成、職歴など、従業員に関する様々な情報を一元管理できます。
料金プラン
- ・iEシステム：72,000円/年～（月額：6,000円～）
- ・iAシステム：120,000円/年～（月額：10,000円～）＋初期費用50,000円
- ・iBシステム：200,000円/年～（月額：16,700円～）＋初期費用60,000円
- ・iSシステム：280,000円/年～（月額：23,400円～）＋初期費用70,000円
- ・iSシステム+社員数拡張：1,120,000円/年～（月額：93,400円～）＋初期費用70,000円
公式サイト
楽楽労務
楽々労務は、株式会社ラクスが提供するクラウド型労務管理システムです。情報の一元管理や入退社の手続きを効率化できる点が、楽々労務の特徴です。
従業員の個人情報や扶養家族、マイナンバーなど、従業員に関する情報を細かく管理するだけでなく、常に細心の情報をシステム上へ反映します。一方、雇用契約の締結は電子契約で行うため、署名や押印は必要ありません。
雇用契約書の作成〜締結までオンラインで済ませられるため、入退社の手続きを効率化できます。
料金プラン
- ・月額30,000円～
公式サイト
マネーフォワード クラウド社会保険
マネーフォワード クラウド社会保険は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型労務管理システムです。マネーフォワード クラウド社会保険は、社会保険に関する手続きの効率化に特化したシステムです。
健保厚年資格取得届/喪失届や賞与支払届、算定基礎賃金集計表など、各種申請に必要な書類をスムーズに作成できます。ユーザーインターフェースに優れており、直感的な操作で書類作成に励めます。
また、勤怠管理や給与計算、年末調整など、マネーフォワードシリーズを組み合わせて利用することも可能です。
料金プラン
- ・スモールビジネス：月額2,980円
- ・ビジネス：月額4,980円
公式サイト
まとめ
クラウド型の労務管理システムは、入退社の手続きや雇用契約書作成、年末調整など、労務管理全般の業務を効率化するシステムです。書類作成の自動化や手続きのオンライン化によって、業務の正確性とスピードを高いレベルで両立します。
また、システムを提供するベンダーにメンテナンスや法改正へのアップデートを一任できるため、ランニングコストを削減できる点も大きなメリットです。ただし、初めてクラウド型の労務管理システムを導入する場合、どのシステムを選ぶべきか迷う方も多いでしょう。
今回挙げたシステムを選ぶポイントやおすすめのシステムを参考に、選定作業を進めてみてください。
なお、当社ディップ株式会社では、入社手続きや雇用契約書作成にかかる手間を大幅に削減可能な「人事労務コボット」を提供しています。雇用契約書や誓約書、内定承諾書など、従業員からの承諾が必要な書類作成〜締結をオンライン上で完結できます。
従業員もスマートフォンで内容確認や署名が行えるため、スムーズに作業を終えられます。個人情報の回収〜管理もWeb上で行えるため、従業員と何度もやり取りを交わす必要はありません。労務管理システムを検討している方は検討してみてください。
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