「代休」は、休日出勤した後、休日取得のタイミングを従業員側に委ねる点が特徴です。一方、「振替休日」は本来出勤予定だった日と休日を入れ替えるだけです。従業員とコミュニケーションを図り、事前にスケジュール調整ができていれば、割増賃金の発生や36協定の申請を気にする必要はありません。
ただし、初めて人事担当になった方は「割増賃金が発生する条件は何か」「36協定の締結や申請は必要か」など、わからない点も多いでしょう。今回は、代休と振替休日の違い、正しく運用するためのポイント、注意点などについて解説していきます。
「代休」と「振休（振替休日）」の定義
まずは、代休と振替休日の定義を解説します。
代休は既に休日出勤を行った後、特定の労働日を休日として定めることを指します。たとえば、土日祝日が休みの完全週休二日制を採用している企業を例に考えてみましょう。
日曜日に休日出勤を従業員へ命じた場合、翌週の金曜日を休日にする形が代休です。所定休日と法定休日に関わらず、休日出勤を命じた場合は割増賃金の支払い義務が発生します。また、法定休日を確保していれば、代休を必ずしも取得させる必要はありません。
ですが、従業員のモチベーション低下や離職率増加につながるため、休日出勤を命じた場合は代休を必ず取得できる環境を整えてください。一方、振替休日は労働日と休日を入れ替える制度です。
たとえば、元々出勤日だった水曜日を休日として扱い、土曜日に出勤を命じる形が振替休日に該当します。事前に従業員とコミュニケーションを図り、どの曜日と休日を入れ替えるか決めておかなければなりません。
また、振替休日は労働日と休日を入れ替えただけなので、法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えない限り割増賃金は発生しません。
代休と振休の違いとは？
代休と振替休日の違いは主に次の3点です。それぞれについて解説しましょう。
- 休みを取得するタイミング
- 割増賃金の有無
- 36協定の締結と提出の有無
休みを取得するタイミング
振替休日が休みを確定させてから出勤日を決める一方、代休は従業員に取得のタイミングを委ねる形になります。振替休日を選択する場合は、労働日と休日をいつにするかを事前に決めておいてください。
労働後に休日を設定しようとした場合、代休として扱われるからです。タイミングを間違えないよう注意してください。また、代休の場合は週1日以上の法定休日が確保されていれば、必ずしも取得させる必要はありません。
ただし、従業員の仕事へのモチベーションが低下し、業務効率悪化や成果物の品質低下につながる可能性もあります。休日出勤を命じた場合は必ず代休を取得できるよう、業務体制や労働環境の整備に努めてください。
割増賃金の有無
代休の場合は、割増賃金の支払い義務が発生します。休日出勤を命じた日が所定休日や法定休日に関わらず、割増賃金の対象に該当するからです。たとえば、完全週休2日制を採用する企業に所属し、1日8時間働く正社員を例に考えてみましょう。
月〜金曜日までの5日間で8時間勤務をこなした従業員へ、所定休日である土曜日にも8時間の休日出勤を命じた場合、法定時間を超えるため時間外労働の対象となります。
通常賃金に割増率25%を上乗せした賃金を労働時間数分払わなければなりません。通常賃金の時給を1,000円と仮定した場合、次のように計算されます。
- 賃金＝1,000円/時間×1.25×8時間=10,000円
また、法定休日である日曜日に出勤を命じた場合は、休日出勤に該当するため35%の割増賃金を支払わなければなりません。上記の例を適用した場合、次のように計算されます。
- 賃金＝1,000円/時間×1.35×8時間=10,800円
一方、振替休日の場合は同じ週の労働日と休日を入れ替える場合、残業によって法定労働時間を超えない限りは、割増賃金の対象にはなりません。
36協定の締結と提出の有無
代休を命じる場合、36協定の締結と労働基準監督署への申請が必要です。所定休日や法定休日での出勤によって、法定労働時間以上の労働を従業員へ命じることになるからです。
36協定とは、時間外労働や休日労働に関する労使間協定です。
36協定の締結で、「月45時間、年360時間」まで、時間外労働を命じられます。36協定を締結せずに時間外労働や休日出勤を命じた場合は法律違反に該当し、罰則が科せられるので注意してください。
一方、振替休日の場合は必ずしも36協定を締結する必要はありません。ただし、週をまたいで労働日と休日を入れ替える場合、法定労働時間を超えるため、36協定の締結と申請が必要になります。
代休と振休で起こり得るトラブル
代休と振替休日の運用で頻繁に発生するトラブルの内容は、主に次の3つです。
- 振休によって週の法定労働時間を超える
- 振休の取得が給与の締め日より遅れる
- 休日出勤が発生した後に振休として処理する
振休によって週の法定労働時間を超える
労働基準法によって、週の法定労働時間は40時間と定められています。週をまたいで振替休日を設定すると法定労働時間を超過し、割増賃金の支払い義務が発生する可能性が高くなります。
たとえば、月曜日〜金曜日までの5日間で1日8時間働いたとしましょう。金曜日の時点で、労働時間は既に40時間に達しています。土曜日に休日出勤を命じると時間外労働手当、日曜日に出勤を命じると休日出勤手当を支払わなくてはなりません。
業務上の都合により、週をまたいで振替休日を設定する場合は、割増賃金の支払い義務が生じると頭に入れておきましょう。
振休の取得が給与の締め日より遅れる
給与の締め日前に振替休日を設定するよう、徹底してください。給与の締め日後に振替休日を設定すると、給与計算の処理が複雑になります。当月分の給与には休日出勤分の賃金を加算し、振替休日を取得してから翌月分の給与控除を実施する必要があるからです。
上記の工程を踏まないと、賃金全額払いの原則に違反します。支払い漏れや計算ミスを避けるためにも、振替休日は同一賃金支払期間内で実施してください。
休日出勤が発生した後に振休として処理する
すでに休日出勤が発生した場合、代休としてしか処理できません。振替休日を実施する場合、休日出勤の前日までに出勤日と休日を伝えることがルールです。事前に休日を決めていない場合は、そもそも別日に休日を振り返られません。
代休と振替休日の違いやルールに関して、正しく認識をしておくことが重要です。
代休と振休で労働基準法違反となるケース
労働基準法違反に該当するケースは、以下の3点です。代休と振替休日に関する理解力向上に加え、労働時間の正確な管理が求められます。
- 振替休日に関する規定が就業規則に明記されていない
- 支払い義務が生じた割増賃金を支払わない
- 代休や振休の消化が進んでいない
振替休日に関する規定が就業規則に明記されていない
振替休日に関する規定が就業規則に明記されていないと、労働基準法違反となります。労働基準法では、休日に関する規定を就業規則の必要事項として定めています。
厚生労働省も振替休日の実施要件として就業規則への明記を定めており、記載がない場合は振替休日を実施できません。また、就業規則に明記されていない状態で従業員に振替休日を打診しても、拒否された場合に対応できません。
支払い義務が生じた割増賃金を支払わない
振替休日を上手く活用すれば、割増賃金の支払い義務を避けられます。しかし、週をまたいで労働日と振替休日を入れ替えると、割増賃金の支払い義務が生じます。
たとえば、1日の所定労働時間が8時間、土日休みの企業に勤めていると仮定しましょう。休日である土曜日を出勤日に設定し、翌週の月曜日を休日とした場合は、基礎賃金×25%の割増賃金を支払わなければなりません。残業しなかったとしても、週の労働時間は月曜〜金曜の5日間で40時間に達しています。
土曜日の労働はすべて時間外労働として扱われるため注意が必要です。同じ週の出勤日を休日と設定し、土曜日を出勤日とすれば割町賃金の支払いを避けられます。業務量や労働時間の管理が重要になるでしょう。
代休や振休の消化が進んでいない
代休や振替休日の取得が遅れる場合も、労働基準法違反に該当する場合があります。代休の場合は法定休日の要件を満たしていれば、従業員に必ずしも休暇を取得させる必要はありません。
ただし、当月に取得できなかった代休を翌月に取得させる場合は注意が必要です。給与計算を間違えると、賃金支払いの5原則に違反します。
月またぎで代休を取得させる場合は、割増賃金込みの給与を当月に支払い、翌月に休日出勤分の賃金を控除する処理が求められます。休日出勤した分の賃金を翌月の給与に加算して支給することはできません。
また、休日労働の発生から代休取得までの期間を可能な限り短くしてください。あまりにも離れていると、休日数の不足や労使協定の内容に違反する可能性が生じます。一方、振替休日の場合は、給与の締め日より後に休日を設定すると、賃金支払いの5原則に反する可能性が高まります。給与の締め日前に休日を設定するよう、社内ルールを徹底しましょう。
代休と振休を正しく運用する上でのポイント
では、代休と振替休日を運用する上でのポイントを4点紹介しましょう。
- 就業規則に振替休日に関する規定を明記する
- 取得期限を明確化する
- 振替休日は同一週に確保する
- 代休の取得状況を正確に把握する
振替休日や代休に関する内容、ルール、取得期限を就業規則に明記しておくと、トラブルが起こるリスクを最小限に抑えられます。また、振替休日と労働日は同じ週に設定しないと、割増賃金の発生や36協定の申請が必要になります。
就業規則に振替休日に関する規定を明記する
振替休日を導入するためには、内容やルールに関して就業規則に明記しておかないといけません。振替休日導入の要件として就業規則に振替休日の規定を設けるよう、厚生労働省が発行している「労働基準法のあらまし」に、明記されているからです。
また、振替休日の実施には従業員からの同意が必要です。就業規則の不備を理由に拒否された場合は振替休日の処置を行えないため、導入前に就業規則へ明記をしておいてください。
取得期限を明確化する
代休取得を命じる場合は、取得期限を明確化し、従業員に早期取得を促す環境を整備してください。取得遅れに伴う代休の消滅につながるからです。
代休の取得期限に関して、労働基準法では具体的な期限は記載されていません。ですが、労働基準法115条によると「賃金その他の請求権の時効」が2年と設定されており、代休の取得期限も2年と判断するのが妥当です。
さらに、代休は本来休日出勤で疲弊した心身の回復を促すために利用する制度です。休日出勤直後の1週間以内を目処に設定するのが望ましいといえます。
ただし、繁忙期の場合は通常業務に支障をきたす恐れもあります。余裕を持って1ヶ月または2ヶ月の間で設定すると、取得漏れを防げるでしょう。就業規則に具体的な取得期限やルールに関して記載しておくと、従業員の迷いも減らせます。
振替休日は同一週に確保する
振替休日を利用する場合は、同じ週で労働日と休日を設定してください。週を跨ぐ形で設定すると、割増賃金の発生や36協定の締結と申請が必要になるからです。
たとえば、1日8時間勤務をこなす従業員に土曜日の出勤を命じ、翌週月曜を振替休日に設定したとしましょう。月〜金曜日までの勤務で労働時間は40時間に達しており、土曜日の労働は全て時間外労働として扱われるため、25%の割増賃金を支払わなければなりません。さらに、36協定の締結と申請をしていないと、そもそも休日出勤を命じられません。
コストや業務負担増大につながるため、振替休日を利用する場合は同じ週で労働日と休日を設定してください。
代休の取得状況を正確に把握する
代休の未消化につながらないよう、取得状況を正確に管理してください。代休の取得状況によっては、36協定に違反する可能性があるからです。
36協定に「休日出勤を命じた従業員に対し、代休取得を積極的に促す」などの内容が設けられていた場合、代休未消化の状況が続くと労働組合から「36協定に違反している」と、指摘される場合があります。
早期に状況が改善されないと大規模なトラブルに発展するため、代休が蓄積しないよう取得を促してください。また、勤怠管理システムを導入すると、正確な労務管理と業務負担軽減を両立できます。
代休の取得状況や労働時間、残業時間など、労務管理に必要なデータをシステム上で一元管理できるからです。データ集計や計算、管理も勤怠管理が自動で行うため、計算ミスや作業漏れのリスクも最小限に抑えられます。
法改正に自動対応している勤怠管理システムも多く、内容変更に伴うバージョンアップも自動で行われます。
代休と振休運用時の注意点
代休と振替休日を運用する場合、次の3点を改めて認識しておいてください。
- 有給休暇とは扱いが異なる
- 従業員の欠勤時に勝手に代休へは変更できない
- 管理監督者の場合は本人の判断に委ねられる
有給休暇とは扱いが異なる
有給休暇とは根本的に制度が異なります。有給休暇は労働義務が本来発生する日にもかかわらず、従業員からの申請に応じ労働義務を免除する制度です。日頃の疲れを癒し、心身のリフレッシュに充てる時間を確保する目的で利用されます。
代休や振替休日の場合は労働の代わりに休暇を設けている一方、有給休暇を取得した日に労働義務は発生しません。有給休暇と混同しないよう注意してください。
従業員の欠勤時に勝手に代休へは変更できない
休日出勤を命じた後、別の労働日に従業員が欠勤をした場合、企業側が独自の判断で欠勤日を代休として処理することはできません。従業員の合意を得て初めて代休扱いにできます。
同様に、有給休暇として処理する場合も、従業員からの同意が必要です。
また、休日出勤後に欠勤が生じた場合でも、休日出勤で生じた割増賃金の支払い義務が消えるわけではありません。所定休日に休日出勤を命じた場合は25%、法定休日に労働を命じた場合は35%以上、通常賃金に割増率を加算した金額を支払うようにしてください。
管理監督者の場合は本人の判断に委ねられる
管理監督者の場合、基本的に企業側が代休取得の旨を促すことはありません。管理監督者は、労働時間や休憩、休日に関する規定の対象外として扱われるからです。
厚生労働省では、「労働条件や労務管理の決定に関して経営者と一体的な立場にあり、地位にふさわしい待遇を受けている」と、管理監督者を定義しています。つまり、管理監督者自身で労働時間や休日を調整できる立場にあるため、企業側があえて代休を用意する必要はないとの考えです。
ただし、連続で休日出勤が続いていると、心身に多大な負担が掛かります。メンタルヘルス不調につながり業務を遂行できなくなるため、過重労働を防ぐための有給休暇や代休取得といった取り組みは必要です。
代休と振休の管理に活用したい勤怠管理システム
代休と振替休日の運用を効率的に行うには、クラウド型勤怠管理システムの導入が効果的です。クラウド型勤怠管理システムを導入すると、代休と振替休日の設定〜管理まで、システム上で処理できます。
代休の場合は、従業員が休日出勤の申請をした後、代休を自動で付与する形です。人事労務担当者は従業員の代休付与日と失効日を確認できるため、代休取得を催促できます。失効期限も設定できるため、代休が未消化になるリスクを過度に気にする必要はありません。
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人事労務担当者は従業員の勤怠状況に関して、管理職と何度もやり取りを重ねる必要はありません。過重労働防止や割増賃金の正確な算出も望めます。
一方、振替休日の場合、休暇管理やスケジュール管理を活用すれば、労働日と休日をスムーズに入れ替えられます。取得期限の設定も行えるため、社内ルールに沿った形で失効日を設定可能です。
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まとめ
振替休日は、労働日と休日を入れ替えることです。同一週に実施すれば、割増賃金の支払いを回避できます。
一方、代休は休日出勤が発生した後、別の労働日を休日として定めることです。すでに休日出勤は発生しており、割増賃金を必ず支払わなければなりません。
また、どちらを選んだ場合でも、給与の締め日後に休日を設定すると、給与計算の処理が複雑になります。コンプライアンス違反を回避するためにも、賃金支払いの締め日前に休日を設定しましょう。
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雇用契約書や身元保証書、誓約書など、従業員からの署名が必要な書類の作成～締結まで、オンライン上で完結できます。給与の振込先や緊急連絡先など、個人情報はWebフォームから収集できるため、書類を用意する必要はありません。
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