受発注業務は、あらゆる企業において不可欠な業務の一つです。しかし、電話やFAXを使った受発注や膨大なデータの管理などに限界を感じているという企業は少なくないでしょう。
そこでおすすめなのが、さまざまな受発注業務の効率化ができる「受発注システム」の導入です。今回は、受発注システム導入のメリットや比較・選定ポイントについてお伝えし、おすすめのシステムを6種類紹介します。
受発注システムとは
受発注システムとは、受注業務と発注業務を効率的に行うためのシステムのことです。受発注業務を自動化し、業務に関するあらゆる情報を一元管理することで、業務時間や工数、ヒューマンエラーなどを削減することができます。
一般的な受発注システムには、受注者向けと発注者向けの機能が備わっており、取引先と一緒に使うことによってスムーズな受発注業務遂行を実現することが可能です。
受発注システムの導入メリット
受発注システムの導入は、電話やFAXなどを使った受注・発注と比較してどのようなメリットがあるのでしょうか？ここでは、受発注システムを導入するメリットについてお伝えしていきます。
業務の効率化
受発注システムを導入するメリットの一つ目は、受注・発注に関する一連の業務を効率化できることです。
受発注システムでは、受注・発注や在庫状況、顧客などに関する情報などを自動で管理したり、必要に応じて各種書類を発行したりすることができます。電話やFAXなどで受注管理を行う場合、各データを入力し反映させるという手間がかかりますが、システムを利用すれば情報の管理はもちろんのこと、納品書や発注書の発行までをも自動化することが可能です。
受発注業務の工数を大幅に減らすことができるため、大幅な業務効率化を実現できます。
ヒューマンエラーの削減
二つ目のメリットは、受発注業務におけるヒューマンエラーを削減できることです。電話やFAXなどで受発注を行い、紙ベースでデータを管理する場合、聞き間違いや入力ミスなどのヒューマンエラーをなくすことはほぼ不可能です。
しかし、受発注システムは、受注・発注にともなうデータを自動で反映・管理することができるため、常に正確な数量で受発注できるようになります。ミスをカバーするための業務が不要となることはもちろん、ヒューマンエラーによる損失を未然に防ぐことが可能です。
顧客満足度の向上
顧客満足度の向上も、受発注システム導入のメリットの一つです。なぜなら、受発注システムを導入することで発注から納品までの時間を大幅に短縮し、ミスなく顧客のもとへ納品できるようになるからです。
また、「発注者」視点で設計されたシステムを導入すれば、顧客によりスムーズに自社商品を発注してもらえるようになるため、さらなる顧客満足度の向上につながります。
受発注システムの主要機能
ここまでで、受発注システムの導入メリットを理解していただけたでしょう。そこで次に、受発注システムの主要機能を「受注側」と「発注側」に分けて紹介しましょう。
受注側の主要機能
まずは、受注側の主要機能を紹介します。
受注管理機能
発注システムはもちろん、電話やFAXなどさまざまなチャネルを通しての発生した受注をシステム上で一元管理する機能です。
在庫管理機能
受発注システムでは、在庫状況をリアルタイムで管理することも可能です。自社内での管理に加えて、在庫数を取引先に伝えることで、問合せを減らすこともできます。
出荷管理機能
出荷管理機能は、納期に合わせ、自動で出荷指示を出したり出荷状況を管理したりできる機能です。ほとんどのシステムでは、取引先からも出荷状況をリアルタイムで確認することができるようになっています。
納品書・請求書の発行機能
受注データをもとに、自動で納品書や請求書を発行する機能です。この機能があることで、従来のように手動で納品書や請求書を作成・発行する手間が省けます。
顧客管理機能
顧客（取引先）の受注履歴などの情報を管理できます。多くの取引先を抱える企業にとって不可欠な機能の一つです。
発注側の主要機能
次に、発注側の主要機能を紹介しましょう。
発注管理機能
システム上で商品を発注すると、自動的に発注データが作成・管理されます。発注伝票や買掛などのデータを別途入力する必要はありません。
発注状況確認機能
システムの管理画面や発注画面にて、取引先の発注状況をリアルタイムで確認することができる機能です。
支払い管理機能
システム上で当月の発注情報を算出し、取引先に承認してもらうことにより、支払金額を確定する機能です。
発注レポート・データ出力機能
システム上で管理された発注データを発注レポートなどにまとめ、データとして出力できる機能です。
受発注システムの比較・選定ポイント
続いて、受発注システムの導入を検討している企業に向けて、受発注システムを比較・選定する際のポイントをまとめました。
自社および取引先における導入のしやすさ
まず、前提として受発注システムは社内で利用が完結するものではなく、取引先と一緒に利用することで成り立つシステムです。そのため、自社および取引先の双方にとって導入・利用しやすいかどうかを確認する必要があります。
システムの導入に伴い、取引先のコストや技術的な負担を低く抑えることができれば、スムーズに導入してもらいやすくなります。受注者視点だけでなく、発注者視点でも導入しやすいシステムを選びましょう。
システムの操作性・使いやすさ
次に、システムの操作性や使いやすさもしっかり比較しましょう。せっかく受発注システムを導入しても、電話やFAXでのより時間や手間がかかってしまったり、操作が難しかったりすれば、システムの利用は定着しません。
また、システムの対応端末も合わせて確認しておきたいところです。というのも、業種によってはパソコンでの操作だけでなく、スマホやタブレット端末での操作に対応しているシステムを選ぶと、業務をより遂行しやすくなることがあるからです。自社と取引先の業務形態やITスキルなどと照らし合わせつつ、使いやすいシステムを選定しましょう。
サポート体制の充実具合
受発注システムの比較・選定ポイントの三つ目は、サポート体制の充実具合です。システム導入にあたっては、システムの不具合やトラブルなどに見舞われることが少なくありません。そんなときに迅速に対応してもらえるように、チャットやメールなどのサポート体制が整ったシステムを選ぶと安心です。
また、自社業界での導入実績が豊富なシステムを選ぶと、あらゆるトラブルに的確かつ迅速に対応してもらいやすいです。「サポート・相談体制が整っているか」「自社業界での導入実績が豊富か」を事前に確認しておきましょう。
費用対効果
最後に、システム導入により費用対効果が得られるかどうかも忘れてはならないポイントです。
受発注システムを導入するにあたっては、当然ながら初期費用とランニングコストが発生します。システムやプランなどによって費用感は異なるため、システム導入により削減できるコストと照らし合わせながら、費用対効果を見極める必要があります。
基本的には、店舗数や取引先の企業、取引頻度が多いほど高い費用対効果が見込めます。現時点で問題なくアナログでの受発注業務をこなせているのであれば、システム導入はかえって費用がかさんでしまうこともあるため注意が必要です。
取引先（発注側）の導入しやすさ重視！
おすすめの受発注システム
ここからは、実際におすすめの受発注システムを紹介していきます。
まずは、取引先の導入しやすさに優れたシステムを3つ紹介します。
MOS
MOSは、スマホやiPad、タブレットPC端末での受発注に特化したWeb受発注システムです。FAXや電話と比較して圧倒的に簡単かつ便利に発注できることから、取引先に導入してもらいやすいことが特徴です。
また、カスタマイズ性が高いこともMOSの強みの一つです。発注する商品や取引先などに合わせて商品発注画面を自由にカスタマイズすることができます。
たとえば、取引先によって商品説明を出し分けたり、商品を最終納品日で絞れるようにしたりするといった柔軟なカスタマイズが可能です。MOSは、取引先の導入しやすさやシステムの柔軟性を重視している企業におすすめです。
料金プラン
・要問合せ
公式サイト
らくうけーる
らくうけーるは、JFE エンジニアリング 株式会社が提供する受発注クラウドサービスです。初期費用と導入費用が無料な他、月額定額制で1ヶ月単位の申し込みが可能と導入ハードルが低いことが特徴です。
また、受注者・発注者ともにWebブラウザ上での管理や既存システムの連携が可能など、操作性にも優れています。「初期費用を抑えて受発注システムを導入したい」「取引先の導入ハードルをできるだけ低くしたい」という企業におすすめのシステムです。
料金プラン
- ・基本料金：月22,000円（税込）
- ・利用者ID料金：月2,200円（税込）
公式サイト
CO-NECT
CO-NECTは、受発注業務をワンストップで簡単かつ確実に遂行できる受発注システムです。受発注に関する情報を一元化することで、業務にかかる時間を大幅に短縮することができます。
CO-NECTの料金プランは、取引回数や商品数、他システムとの連携の有無などによって4つのプランに分かれています。取引回数が限られている企業や、まずは無料でシステムを試してみたい企業には、月額0円のフリープランを利用することをおすすめします。
料金プラン
- ・フリー：月額0円
- ・プロフェッショナル：月額10,780円（税込）
- ・エンタープライズ：月額21,780円（税込）
- ・アルティメット：月額55,000円（税込）
公式サイト
受注業務の効率化を実現！おすすめの受発注システム
続いて、受注業務の効率化を実現したい企業におすすめの受発注システムを3つ紹介します。
アラジンEC
アラジンECは、受発注業務のミスや手間を削減し、業務効率化を図ることを目的としたWeb受発注システムです。受注方法を電話・FAXからアラジンECに移行することで、「読み間違い」「聞き間違い」「入力ミス」などといったあらゆるミスを削減することができます。
アラジンECは、カスタマイズ型パッケージシステムとなっているため、自社に必要な機能だけを柔軟に導入することが可能です。そのため、比較的低コストで利用することができます。
料金プランは「月額固定制」となっているので、月ごとの売り上げに左右されないことも嬉しいポイントの一つです。
料金プラン
- ・基本料金：要問合せ（月額固定型）
- ・初期導入費用：200万円〜
公式サイト
BtoBプラットフォーム 受発注
BtoBプラットフォーム 受発注は、受発注業務にかかる時間やコストを削減し、労働環境を改善できるWeb受発注システムです。スマホやタブレット端末にも対応しており、操作性も抜群です。
利用企業数が42,875社と導入実績が豊富なことや、使い方講習や導入後のフォローなどサポート体制が充実していることから、受発注システムを初めて導入する企業でも安心して利用できます。
料金プラン
・要問合せ
公式サイト
楽楽販売
楽楽販売は、株式会社ラクスが提供するクラウド型の販売管理システムです。楽楽販売では、受発注業務はもちろんのこと、仕入れや売上、入金など幅広い業務に関する情報をまとめて管理することができます。
システムを自社仕様に柔軟にカスタマイズできる点、そしてさまざまな機能を月60,000円という低コストで利用できる点が魅力となっています。「受発注業務におけるルーチンワークを自動化したい」「エクセルを使った販売管理から脱却したい」という企業におすすめのシステムです。
料金プラン
- ・初期費：150,000円〜
- ・月額費用：60,000円〜
公式サイト
まとめ
今回は、受発注システムの導入メリットや比較・選定ポイント、おすすめシステムなどを紹介しました。
電話やFAXなどを使った受発注業務に限界を感じているのであれば、受発注システムの導入がおすすめです。自社に合ったシステムを導入することで、大幅な業務効率化やヒューマンエラーの削減、顧客満足度の向上を目指せます。
今回紹介した比較・選定ポイントやおすすめシステムを参考に、受発注システムの導入を検討してみてください。
ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。
DXの実践においては、人材確保や教育の壁、DXを前提とした組織改革の壁、そして予算の壁と、さまざまな課題が立ちはだかります。ディップが提案する「one-stop DX.」は、これらの問題を専属のカスタマーサクセスが並走しながら導入と運用をサポートいたします。DXに伴う現場の混乱やシステムの複雑化を回避可能です。
また、ディップではソリューションの提供にあたって、すべて自社のスタッフが顧客対応を行うダイレクトセールスを採用しています。営業とカスタマーサクセス、開発チームが密に連携を取っている営業スタッフが、顧客の潜在ニーズまでを丁寧に把握し、満足度の高いサービスの提供に努めます。
提供するDXソリューションは、バックオフィスとセールスの双方に適用可能です。DX推進を検討の際には、お気軽にご相談ください。