【2022】クラウド勤怠管理システムの導入のメリットは?おすすめシステム&選び方

2022/07/21 コボットコラム
クラウド勤怠管理

クラウド型勤怠管理システムは低コストで、従業員の労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況を正確に把握できることが特徴です。勤怠管理システムが従業員一人ひとりの勤怠データを自動で集計するため、正確性の高いデータ集計を効率的に行えます。

また、ベンダーが提示している一定料金を支払えば利用できるため、インフラ環境構築やネットワーク機器を購入する必要はありません。さらに、インターネット環境さえ整っていればアクセスできるため、テレワーク導入やペーパーレスの促進につなげられます。

ただし、初めてクラウド型の勤怠管理システムを導入する場合、機能性や選び方など、わからない点も多いでしょう。今回は、クラウド型の勤怠管理システムを導入するメリットや選び方、おすすめのシステムなどについて解説します。

クラウド型の勤怠管理システムとは

クラウド型の勤怠管理システムとは、労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、各種機能を搭載した勤怠管理システムをインターネット経由で利用することです。パッケージ型と異なり、ベンダーへ一定の料金を支払えばすぐに利用できます。

初期費用やランニングコストを削減できるだけでなく、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わずシステムへアクセスできる点がメリットです。

ここ数年、テレワークが普及した影響もあり、運用コストが軽く社外からもアクセス可能なクラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が、増加しています。

クラウド型の勤怠管理システムの主な機能

クラウド型勤怠管理システムに搭載されている主な機能を以下の表にまとめました。従業員一人ひとりの勤怠データを正確に把握でき、過重労働に伴う体調不良や仕事へのモチベーション低下を防げます。

また、働き方改革関連法に対応しており、コンプライアンス違反や従業員とのトラブルを回避できます。

表:クラウド型勤怠管理システムの主な機能

内容 期待される効果
打刻機能 ・スマートフォンアプリ
・ICカード
・ジオフェンシング打刻
・生体認証
・ビジネスチャット
・勤務場所を問わず正確な出退勤時刻を打刻
・不正打刻やなりすましの防止
・データ改ざんが困難な打刻機能も多数搭載
勤怠データ集計 ・出退勤時刻の把握
・労働時間の把握
・時間外労働、深夜残業、休日労働の時間数を集計
・従業員別にリアルタイムでの勤怠データを把握
・過重労働防止
・コンプライアンス違反回避
・残業代の正確な算出
休暇管理 ・有給休暇の取得状況把握
・有給休暇の自動付与
・会社独自の休暇を設定
・代休や振替休日の申請
・年5日有給休暇取得の達成
・有給休暇取得率向上
・ワークライフバランス改善
・コンプライアンス違反回避
就業形態対応 ・みなし勤務やフレックスタイム制に応じたスケジュールパターンを作成
・シフト自動作成
・予算実績管理
・従業員別の雇用形態に応じて残業時間を管理
・フレックスタイム制やみなし労働時間制に対応
・業務負担軽減
・人件費や残業時間の正確な管理
他システムとの連携 ・給与計算システムや人事労務管理システムとの連携 ・バックオフィス業務の効率化
・テレワークへのスムーズな移行
・ペーパーレス化促進
働き方改革関連法案対応 ・時間外労働の上限規制
・60時間超の時間外労働発生時に割増率引き上げ
・年5日有給休暇の取得義務化
・勤務間インターバル制度導入
・高度プロフェッショナル制度導入
・コンプライアンス違反回避
・トラブル回避
・過重労働防止
・従業員の健康管理

クラウド型の勤怠管理システムを導入するメリット

クラウド型の勤怠管理システムを導入した場合、次の5つのメリットを得られます。一つひとつ解説していきましょう。

  • ・労働時間を正確に把握できる
  • ・初期費用やランニングコストを削減できる
  • ・業務負担を軽減できる
  • ・テレワークへもスムーズに移行できる
  • ・法改正への自動対応が望める

労働時間を正確に把握できる

クラウド型の勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、従業員の労働時間を正確に把握できることです。スマートフォンアプリや生体認証、ビジネスチャットなど、多彩な打刻方法を搭載しており、テレワークへ移行しても正確な出退勤時刻を記録できます。

さらに、勤怠管理システムが時間外労働や深夜残業、休日労働の時間数を自動で集計するため、残業時間を正確に把握できます。システム上には最新の情報を反映した勤怠データが反映されるため、残業過多に陥っている従業員や有給休暇の取得が遅れている従業員に対し、素早い対応が可能です。

また、労働内容ごとに異なる割増賃金の算出も一任できるため、割増賃金の未払いや支払い遅延の発生リスクを最小限に抑えられます。

初期費用やランニングコストを削減できる

クラウド型の勤怠管理システムは、初期費用やランニングコストを抑えられることも魅力です。ベンダーが提示している月額料金を支払えばすぐに利用できるため、手間を掛けずに勤怠管理システムを導入できます。

システムを導入するために、ソフトウェアのインストールやインフラ環境の整備は必要ありません。また、月額料金はユーザー数×単価で設定されている場合が多く、オプション利用や特別なカスタマイズを施さない限り、追加料金は発生しません。

業務負担を軽減できる

勤怠管理システムへ勤怠データの集計や有給休暇の管理、シフトの自動作成など、勤怠管理全般の作業を一任できるため、人事労務担当者の業務負担を軽減できます。業務の自動化によって他の作業に割ける時間を確保し、残業時間削減やコア業務へのリソース集中を図れます。

また、勤怠管理システムは、給与計算システムや人事労務管理システムとの連携が可能です。複数のシステムと連携を図ることで、バックオフィス業務全般を効率化できます。

テレワークへもスムーズに移行できる

クラウド型勤怠管理システムは、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わずアクセスが可能です。出退勤時刻の打刻や有給休暇の申請、残業申請など、外出先から必要な作業を行えるため、わざわざ帰社する必要がなくなります。

一方、人事労務担当者も勤怠管理に必要なデータはすべてシステム上で確認可能です。給与計算システムや人事労務管理システムと併せて利用すると、オンライン上で業務を完結できる体制が整い、オフィスワークを行う必要がなくなります。

在宅勤務を導入できると、コスト削減やワークライフバランス改善、職場内クラスター回避など、企業と従業員の双方に多大なメリットをもたらします。企業のイメージアップにもつながり、今後の取引や新規人材獲得に良い影響を与えられます。

表:在宅勤務導入によるメリット

従業員 企業
・通勤に伴う心身の消耗を回避
・プライベートな時間の増加
・職場の人間関係によるストレス軽減
・集中力向上
・感染症に掛かるリスク軽減
・育児や介護との両立が可能
・交通費やオフィス賃料削減
・ワークライフバランス改善
・優秀な人材の流出防止
・居住地域に囚われない採用が可能
・企業のイメージアップ
・職場内クラスター回避

法改正への自動対応が望める

近年、長時間労働是正やワークライフバランス改善に向け、法改正の動きが活発化しています。クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、システムを提供しているベンダーが法改正の内容を反映した自動アップデートの対応を実施するため、自社でシステム改修を行う必要はありません。

また、法改正への理解不足に伴うトラブルやコンプライアンス違反を心配する必要もありません。

クラウド型勤怠管理システムの選び方のポイント

クラウド勤怠管理を利用する人

導入後のミスマッチを避けるため、クラウド型勤怠管理システムを選定する際、次の4点を意識してください。

  • ・必要な機能を搭載しているか
  • ・無料トライアルを受けられるか
  • ・既存システムとの連携が望めるか
  • ・サポート体制は十分か

無料トライアルを利用し、自社が求める機能の搭載有無や既存システムとの連携が望めるかを確認してください。機能性や操作性がわからない状態で選定作業を進めると、導入後にギャップが生じる可能性が高くなります。

必要な機能を搭載しているか

自社の求める機能が勤怠管理システムに搭載されているか、確認してください。確認不足の状態で選定作業を進めると、高い投資に見合った効果が得られません。

たとえば、自社でフレックスタイム制を導入していると仮定しましょう。フレックスタイム制に対応したスケジュール作成や所定労働時間の設定ができないと、勤怠管理システムの導入によって得られるメリットは、ほとんどありません。

無駄なコストの発生やミスマッチを回避するためにも、自社にとって必要な機能が搭載されているかを確認しながら、選定作業を進めてください。

無料トライアルを受けられるか

初めて勤怠管理システムを導入する場合、無料トライアルの利用を強く推奨します。無料トライアルを利用すれば、コストを掛けずに操作性や機能性を確認できるからです。

仮に自社と相性が合わなかったとしても、コストが発生していないためダメージは残りません。多くのベンダーが2週間または1ヶ月単位で、無料トライアル期間を設けていますので、積極的に活用してください。

既存システムとの連携が望めるか

既存システムとの互換性も重要なチェックポイントです。勤怠管理システムは単体使用よりも、給与計算システムや人事労務管理システムと併用した方が、多くのメリットが期待できます。

業務効率改善やペーパーレス化促進につなげるためにも、既存システムとの連携が望めるかを無料トライアル利用時に確認してください。

サポート体制は十分か

ベンダーからどの程度、運用後のサポートが望めるかも確認してください。

特に、勤怠管理システムを初めて導入する場合、運用方法やアクシデント時の対応に関して、不安を抱えている方も多いでしょう。ベンダーからの手厚いサポートが望めれば、導入後も安心して利用できます。

また、疑問点をすぐに質問できるよう、サポート費用を無料に設定しているベンダーを選択してください。

主なクラウド型勤怠管理システム

ユーザーからの評価が高いクラウド型勤怠管理システムを6つ紹介します。クラウド型勤怠管理システムを検討している方は、参考にご活用ください。

  • ・KING OF TIME
  • ・ジョブカン勤怠管理
  • ・Touch On Time
  • ・HRMOS勤怠
  • ・TeamSpirit
  • ・マネーフォワードクラウド勤怠

KING OF TIME

KING OF TIME

KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供しているクラウド型勤怠管理システムです。市場シェアと顧客満足度でNo.1を誇り、導入企業数は42,000社を突破しました。

KING OF TIMEの特徴は、低コストで豊富な機能を搭載している点です。1ユーザー月額330円で利用でき、初期費用やサポート代は掛かりません。

一方、機能性に関しては、フレックスタイム制や変形労働制、在宅勤務など、さまざまな就業形態に対応できるよう、打刻機能やスケジュール管理の選択肢が豊富に用意されています。

働き方改革関連法を踏まえた勤怠管理にも対応しており、コンプライアンス違反やトラブルのリスクを最小限に抑えられます。また、英語表示やタイムゾーン切り替え機能も搭載されており、国内外で働く従業員の勤怠データをリアルタイムで把握することが可能です。

料金プラン

  • ・月額330円/1ユーザー(税込)

公式サイト

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、株式会社DONUTSが提供しているクラウド型勤怠管理サービスです。ITトレンド2021の勤怠管理システム部門で、年間ランキング1位に輝きました。

ジョブカン勤怠管理の特徴は、さまざまな就業形態に対応できる点です。スマートフォンのGPS機能や顔認証、LINE打刻など、多彩な打刻方法を搭載しており、テレワークやフレックスタイム制へスムーズに移行できます。

また、シフトの自動作成や複雑なシフトパターンへの対応、社労士との連携など、医療機関に特化した機能も用意されています。そして、ユーザビリティを最大限追求できるよう、オリジナルフォーマットも簡単に作成可能です。

料金プラン

  • ・無料プラン
  • ・プラン1:220円/1ユーザー(月額)
  • ・プラン2:330円/1ユーザー(月額)
  • ・プラン3:440円/1ユーザー(月額)
  • ・プラン4:550円/1ユーザー(月額)

公式サイト

Touch On Time

株式会社デジジャパンが提供するTouch On Timeは、リピート率99.7%を誇るユーザーからの評価が高いクラウド型勤怠管理システムです。Touch On Timeの特徴は、汎用性の高さです。

独自開発したタイムレコーダーは指紋認証やICカード、アカウント情報の3種類から選択でき、打刻漏れや不正打刻を防げます。スマートフォンのGPSを活用した打刻もできるため、直行直帰や出張が多い営業マンの出退勤時刻を正確に把握できます。

さらに、タイムレコーダーに保存されたデータは、システム上に自動アップロードされるため、パソコンとつなげる必要はありません。また、他社が提供している給与計算システムや人事労務管理システムとも連携しており、バックオフィス業務全般を効率化できます。

料金プラン

  • ・月額330円/1ユーザー(税込)

公式サイト

HRMOS勤怠

HRMOS

株式会社ビズリーチが提供しているHRMOS勤怠は、ベンチャー企業や中小企業を中心に、40,000社以上の企業に導入されているクラウド型勤怠管理システムです。HRMOS勤怠の特徴は、無料プランにも十分な機能が搭載されている点です。

勤怠データ集計や休暇管理、シフト管理など、勤怠管理に必要な基本的な機能が搭載されています。打刻方法もスマートフォンアプリやICカード、LINEなど、多彩に搭載されており、自社の就業環境に合わせて選択可能です。

他社の給与計算システムや人事労務管理システムとも連携しており、バックオフィス業務全般のスピードアップが実現できます。

料金プラン

  • ・無料プラン
  • ・税込4,180円/月額(従業員数39名まで)
  • ・税込10,780円/月額(従業員数149名まで)
  • ・税込32,780円/月額(従業員数499名まで)
  • ・税込65,780円/月額(従業員数999名まで)
  • ・税込110,000円/月額~(従業員数1,000人以上)

公式サイト

TeamSpirit

TeamSpirit

株式会社チームスピリットが提供するTeamSpiritは、リピート率99.3%を誇るクラウド型勤怠管理システムです。TeamSpiritの特徴は、勤怠管理に関わる業務全般のスピードアップを図れる点です。

労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、勤怠データの一元管理によって、効率的なデータ管理を実現します。さらに、マルチデバイス対応とワークフロー機能によって、外出先からでも残業や有給休暇の申請を行えます。

また、法改正や機能追加に伴うアップデート作業はベンダーが行うため、自社でメンテナンス対応を行う必要はありません。

料金プラン

  • ・33,000円/月額(税込:ユーザー数によって変動)
  • ・初期費用:150,000円

公式サイト

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠

株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワードクラウド勤怠は、ITや不動産、教育など、さまざまな業界の企業に導入されているクラウド型勤怠管理システムです。マネーフォワードクラウド勤怠の特徴は、バックオフィス業務全般の効率化が望める点です。

勤怠データの自動集計やワークフロー、アラート機能などを搭載し、勤怠管理業務の効率化やミスの削減を図れます。また、人事管理や給与計算、社会保険の手続きなど、マネーフォワード社が提供している各システムと連携することで、業務の自動化を促進できます。

各システムはワンクリックで取り込めるため、操作性に悩まされる心配もいりません。

料金プラン

  • ・スモールビジネス:3,278円/月額(税込)
  • ・ビジネス:5,478円/月額(税込)

公式サイト

まとめ

クラウド型の勤怠管理システムは、低コストで業務全般を効率化できる点が魅力です。基本的にユーザー数×単価が月額料金となり、オプションを利用しなければ追加費用が発生することもありません。

また、出退勤時刻や残業時間、有給休暇の取得状況など、勤怠データは勤怠管理システムが自動で集計するため、人事労務担当者は他の作業に割く時間を確保できます。さらに、勤怠管理システムは単体使用より、人事労務システムや給与計算システムと併用した方が、多くのメリットを得られます。

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