【2022】労務管理を「クラウド」で運用するメリットは?おすすめシステムを比較!

2022/07/21 コボットコラム
クラウド労務管理

労務管理業務は、定型化された作業が業務の大半を占めるため、効率化の余地が多くの組織で残されています。

労務管理の効率化に役立つとして、近年注目されているのが労務管理システムですが、導入に当たってはクラウド型のサービス利用が推奨されています。今回は、労務管理システムをクラウドで運用する場合のメリットや、導入すべきツールの選び方について詳しく解説します。

労務管理システムが注目される背景

そもそも、労務管理システムが注目されている背景にはどのようなものが挙げられるのでしょうか?まずは、労務管理システムが注目されている主な理由を4つ紹介します。

人材が不足しているため

1つ目の理由は、人材の不足です。少子高齢化の影響は今や多くの企業に及んでおり、優秀な人材の獲得はもちろん、若手人材の獲得にも悪影響が出ています。

市場における人材不足の影響を受けて、人件費の上昇は各地で進み、従来の給与で人材を確保することは困難になってきました。そのため、企業としては人件費を削減し、スリムな組織体制の構築が必要になっていますが、その足かせとなっているのが労務管理業務です。

新たな働き手の確保や人材管理においては労務管理が不可欠ですが、データ入力や情報管理を手作業で行うのは多くの時間がかかるため、どうしても大勢のスタッフが必要になります。人材不足の状況下ではそのようなスタッフを確保することも難しく、労務担当者の負担は必然的に大きくなるばかりで、早急な改善が求められています。

働き方改革が進んでいるため

2つ目の理由は、働き方改革の推進です。働き方改革によって、各社では可能な限り従業員のワークライフバランスの実現に努め、多様な働き方を認めることが求められるようになってきました。

多様な働き方の実現は、従業員の業務効率化につながるだけでなく、自社への定着率の向上や、優秀な人材を迎えるに当たってのインセンティブにもつながるため、積極的に導入したいところです。

一方で、問題となるのが労務管理です。社員とのコミュニケーションが多く、申請作業も多い労務担当者は、リモートワークやフレックス出社といった働き方が困難なケースにあることが散見されます。労務管理システムの導入によって業務の効率化を進め、オフィスに担当者がいなくとも作業を進められるような体制づくりが必要です。

書類手続きの電子化が進んでいるため

3つ目の理由は、書類手続きの多くが電子化に対応しつつあることです。国税関係の書類の電子化を法的に認める電子帳簿保存法の施行などを背景に、多くの企業では書類作業の電子化が進み、ペーパーレスな環境が整いつつあります。

ペーパーレスの強みは、紙に印刷する手間やコストを抑え、業務効率化に貢献することですが、一部でも紙媒体の利用が残っていると、ペーパーレスを導入するメリットが半減してしまいます。労務管理業務も多くの書類が発生しますが、システム導入によってペーパーレスが進めば、会社への紙媒体を使った書類手続きの負担を大幅に軽減できます。

情報セキュリティ対策のため

4つ目の理由は、情報セキュリティ対策です。紙媒体を使った労務管理は、個人情報が記載された書類を紛失したり、誤って必要のない人物の手にわたったりしてしまう可能性があるため、セキュリティの観点から警戒されています。

労務管理システムの導入によって、情報を全て保護されたサーバー上で管理できるようになれば、そのシステムのセキュリティが破られない限りは安全に保管することができます。街中や社外で書類を落としてしまう心配もなく、ヒューマンエラーによる事故を防げます。

オンプレミスとクラウドの違い

近年の労務管理システムの多くはクラウド式が採用されていますが、従来のソフトウェア利用において主流だったのはオンプレミス型です。オンプレミス型とクラウド型の違いは、ソフトが手元にあるかどうかです。

オンプレミス型の場合、ソフトを丸ごと購入してオフラインでも利用できるようになることが特徴です。ローカルネットワークでの利用に限定されますが、インターネットがなくとも活躍する点が長所となります。

一方で、クラウド型の場合は、常にオンラインに接続しておかなければならないという短所こそあるものの、初期費用を抑えてリーズナブルに利用できることが特徴です。

クラウド型は、サービス提供者からライセンス形式でサービス利用の権利を月額料金制で購入し、ソフトを利用します。厳密にいえば製品を購入するわけではなく、利用する権利を購入しているだけなので、ソフトを手元に置くことはできません。

しかし、オンライン経由でライセンス契約中は好きなだけ利用できる上、一括購入のための資金は必要ないため、リーズナブルにフルパフォーマンスを発揮できます。利用に当たってまとまった費用を必要としないため、クラウドは中小企業を中心に導入が進んでいます。

クラウド労務管理システムを導入するメリット

クラウドを用いた労務管理

クラウド労務管理システムの導入は、実に多くのメリットを企業に提供してくれます。主な4つのメリットを紹介していきましょう。

初期費用を安く抑えられる

1つ目のメリットは、初期費用を抑えられることです。先ほども少し触れていますが、クラウド型の場合はオンプレミス型と異なり、製品を一括購入する必要がないため、初期費用無料、あるいは数万円で本格的な製品を導入できます。

月額費用こそ発生しますが、まとまった資金を調達しなくて良いのはキャッシュフローの観点において優れたメリットです。

速やかに導入ができる

2つ目のメリットは、速やかな導入ができる点です。クラウド式の労務管理システムは、オンライン上でサービスを利用することになるため、すべてのアプリケーションをPCやサーバーにインストールする必要はありません。

一部サービス利用に当たってのツールをインストールする必要もありますが、サイズは小さくすぐにインストールは完了するので、スピーディに利用を開始できます。

最新の税制や法律に自動でアップデートできる

3つ目のメリットは、自動アップデートです。オンライン上で利用ができるクラウド労務管理システムは、常にサービス提供者によってサービス内容がアップデートされているため、最新の税制や法律にも瞬時に対応してくれます。

特に、労務管理は法務や税務に深く関わる業務であるため、人力でのアップデートが必要ないのは大きなメリットです。

リモートワークへ移行しやすい

4つ目のメリットは、リモートワークに移行しやすいことです。クラウド労務管理システムは、オンラインに接続していればどこからでも利用ができるため、オフィスを離れた環境からでも使えることが強みです。

これまでソフトが会社のPCに依存しており出社はマストだったという現場であっても、クラウドへ移行するだけで、スムーズにリモートワーク体制へと移行できます。

クラウド労務管理システムを運用する際の注意点

クラウド労務管理システムは便利な反面、導入に当たっては注意すべきポイントもあります。

オフラインでの運用には限りがある

まず、クラウド労務管理システムはオンライン上での利用を想定しているため、オフライン環境では利用できないツールがあります。特に、クラウドストレージにあらゆるデータを保存しているため、データの編集や保存はオンライン環境を確保しなければ行えない点には注意しましょう。

一括でシステムを購入できない

クラウドシステムは、基本的に月額課金での利用形態となっているため、一括購入をすることはできません。別途プランとして同製品をオンプレミス形式で展開している場合は別ですが、クラウドサービスを自社所有で運用することはできないと割り切っておきましょう。

既存の業務プロセスを刷新しなければならない場合がある

クラウド労務管理システムを導入するに当たって、既存の業務プロセスが適さない場合にはプロセスの刷新も必要になります。

労務管理システムにも多様な種類があるため、できる限り自社のプロセスと相性の良いシステムを選びながら、多少のプロセスの変更は覚悟して利用を検討しましょう。

クラウド労務管理システムの選び方

近年多様なクラウド労務管理システムが展開されていますが、次の3つのポイントに注意して選ぶことで、自社と相性の良いサービスを選びやすくなります。

自社課題の解決につながるシステムを選ぶ

1つ目は、自社課題の解決につながるシステムを選ぶことです。

一口に「労務管理システム」といっても、搭載している機能は製品によって異なる場合があります。そのため、事前に機能の確認を行っておくことは不可欠です。

自社課題をあらかじめ把握しておき、課題解決に貢献する機能を備えているシステムを選びましょう。

給与システムなどとの互換性に注目する

2つ目は、すでに導入済みのシステムや、今後導入予定のシステムとの互換性に注目することです。

労務管理システムは他の関連システムと連携することで、データの入出力の負担を軽減できるサービスです。できる限り互換性に配慮した製品選びを行い、担当者の手作業が少なくなるような体制を検討しましょう。

アフターサポートの手厚いシステムを選ぶ

3つ目は、アフターサポートの手厚いシステムを選ぶことです。システム導入に慣れていない会社の場合、どれだけ使いやすいサービスを導入しても、導入当初はさまざまなトラブルに直面するものです。

導入後の運用サポートをリアルタイムで行えるヘルプデスクや、研修サービスが充実している製品やプランを選択することで、速やかな現場への普及を促しましょう。

導入実績の豊富なクラウド労務管理システム

最後に、導入実績が豊富なクラウド労務管理システムを紹介します。

SmartHR

SmartHR

株式会社SmartHRの提供するSmartHRは、登録社数5万社を超える実績を持つポピュラーな労務管理システムです。労務管理業務にかかる時間を従来の1/3に抑えられるパフォーマンスを発揮し、労務担当者の負担軽減と組織の効率化に貢献します。

料金プラン

  • ・要問い合わせ

公式サイト

freee人事労務

freee人事労務

freee株式会社のfreee人事労務は、従来であれば5日かかる業務をわずか1日で解消できるツール群を提供する労務管理システムです。

ヒューマンエラーの原因となる転記作業を解消するための入出力自動化機能を備え、お金に関わる業務ストレスを解消できるとともに、手作業で1日が終わってしまうような事態を回避できます。

料金プラン

  • ・ベーシック:3,980円/月〜
  • ・プロフェッショナル:8,080円/月〜

公式サイト

楽楽労務

楽楽労務

株式会社ラクスの楽楽労務は、入社時の従業員情報を統一フォーマットで記入できるだけでなく、クラウド経由で情報収集ができるため、データ管理の負担を大幅に軽減できる労務管理システムです。

兄弟サービスの給与計算システムや電子明細書発行サービスと連携して活用することで、業務を丸ごと自動化できます。

料金プラン

  • ・3万円/月〜

公式サイト

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HR

株式会社DONUTSのジョブカン労務HRは、社会保険や労働管理の手続きをはじめとする作業労働を丸ごと解消できる労務管理システムです。価格がリーズナブルでサポート体制が充実しているので初心者にすすめやすいだけでなく、30日間の無料トライアルも提供しているので、気軽に導入できます。

料金プラン

  • ・無料プラン有り
  • ・400円/月〜(ユーザー1人あたり)

公式サイト

jinjer労務

jinjer労務

jinjer株式会社のjinjer労務は、帳票作成や申請業務の電子化を進め、労務担当者の業務効率化を推進できる労務管理システムです。

帳票はデータを読み込みながら自動作成ができ、申請業務が必要な場合も、簡単な操作で申請までをワンストップで完結できるので、作業をよりシンプルかつ迅速にこなせるのが強みです。

料金プラン

  • ・400円/月〜

公式サイト

オフィスステーション労務

オフィスステーション労務

株式会社エフアンドエムのオフィスステーション労務は、情報の一元管理を進めて作業負担を解消し、ミスの削減にもつなげられる労務管理システムです。導入社数は2万社を超え、高い継続率も実現していることから、長く重宝するサービスとして評価されています。

料金プラン

  • ・登録料11万円
  • ・400円/月〜(ユーザー1人あたり)

公式サイト

e-AMANO人事届出サービス

e-AMANO人事届出サービス

アマノ株式会社のe-AMANO人事届出サービスは、入社手続きの際に必要な情報収集作業を一元管理することで、大幅に効率化できる労務管理システムです。

スマホやPCを使って直接システムに個人情報を従業員に入力してもらえるため、転記作業や収集管理の負担は最小限に抑えられます。

料金プラン

  • ・9,000円/月〜

公式サイト

マネーフォワード クラウド社会保険

マネーフォワード クラウド社会保険

株式会社マネーフォワードのマネーフォワードクラウド社会保険は、入社・退社の際に作成した社会保険届出書などをまとめてクラウドに保管できる労務管理システムです。給与計算データと社員情報は連携して保管されるので、一気通貫のデータ管理を実現できます。

料金プラン

  • ・2,980円/月〜

公式サイト

奉行Edge 労務管理電子化クラウド

奉行Edge 労務管理電子化クラウド

株式会社オービックの奉行Edge 労務管理電子化クラウドは、労務管理業務の9割をデジタル化によって削減できる労務管理システムです。

最適化された業務シナリオを独自に導入する支援に努め、大企業でも採用されているような質の高いベストプラクティスを自社でも気軽に導入できるのが強みです。

料金プラン

  • ・年間利用料:16万8,000円
  • ・500円/月〜(ユーザー1人あたり)

公式サイト

まとめ

労務管理システムをクラウドで導入することのメリットや、システムを導入する際の注意点について紹介しました。クラウド製品にはさまざまな種類がありますが、自社の必要に応じたサービスを導入することが大切です。

当社ディップ株式会社が提供している「人事労務コボット」は、入社手続きから雇用契約に至るまで、ワンストップでスマホでの作業が可能なだけでなく、最短当日中に手続きを完了できる業務効率化が可能なサービスです。

人事労務コボット

ペーパーレスで場所にもとらわれない労務管理手続きの導入で、新たに入社する従業員の負担削減や、労務管理担当者のリモートワーク導入など、多くのメリットが期待できます。労務管理システムを導入の際には、お気軽に弊社までご相談ください。

また、ディップ株式会社では、日本を支える中小企業の皆様に向けて、ワンストップのDXサービスを提供しています。

DXの実践においては、人材確保や教育の壁、DXを前提とした組織改革の壁、そして予算の壁と、さまざまな課題が立ちはだかります。ディップが提案する「one-stop DX.」は、これらの問題を専属のカスタマーサクセスが並走しながら導入と運用をサポートいたします。DXに伴う現場の混乱やシステムの複雑化を回避可能です。

また、ディップではソリューションの提供にあたって、すべて自社のスタッフが顧客対応を行うダイレクトセールスを採用しています。営業とカスタマーサクセス、開発チームが密に連携を取っている営業スタッフが、顧客の潜在ニーズまでを丁寧に把握し、満足度の高いサービスの提供に努めます。

提供するDXソリューションは、バックオフィスとセールスの双方に適用可能です。DX推進を検討の際には、お気軽にご相談ください。

ディップは自社で培った営業ノウハウと、多様なデジタルツールを組み合わせ、
お客様の企業収益向上に関わる全てを、専門担当制でのサポートを提案します。
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