給与計算の方法や業務の課題は?ミス低減のために活用したいソフト・システム

2021/11/24 コボットコラム
給与計算

給与計算は、従業員の評価や勤怠情報をもとに、正確に実施しなければなりません。適切な給与計算を実現するためには、手動の場合だと相応の時間をかける必要があり、これが担当者にとって負担の大きい業務となってきました。

近年は給与計算システムの導入によって、計算業務全般の効率化に成功している企業も数多く登場しています。今回はそんな給与計算業務で解消すべき課題や、課題解決に役立つサービスを紹介します。

給与計算業務で発生する作業

そもそも、給与計算で発生する業務にはどのようなものがあるのでしょうか?課題を適切に把握するためにも、一度業務内容を振り返っておきましょう。

勤怠情報の集計

まずは、勤怠情報の集計です。

特に、出勤日数や出勤時間で給与が大きく変動するアルバイト・パートの勤怠管理は、給与計算が複雑に変動しやすい形態といえます。休日出勤や残業時間など、一般社員の場合でも別途手当を支給する必要もあるため、確認漏れがないようチェックが必要です。

支給額の計算

二つ目に、支給額の計算があります。集計した勤怠情報をもとに、最終的な支給額を決定します。一人ひとりの給与額に大きな違いがある職場の場合、支給額の決定要素をチェックしながら計算を進めなければなりません。

保険料や税金の計算・控除

支給額が決定した後は、源泉徴収や保険料、所得税などの計算が必要になります。従業員の勤務データをもとに控除額や差し引き額を決定します。税率などの差し引き額や控除額は、年度や従業員の収入によって変動するため、逐一確認が必要です。

給与の支払い、保険料や税金の納付

計算や控除が終わったら、給与の支払い、及び保険料などの納付を進めていきます。従業員への給与支払いの際、発行される給与明細書も紙で発行し、各自の住所や事業所へ配送する必要があります。ペーパーレスの推進を検討している場合、給与明細の発行が負担となっているケースもあるでしょう。

給与計算の課題

給与計算でのヒューマンエラー

上記のような業務が発生する中では、課題として次の2つが大きな問題になってきます。

担当者への負担増大・属人化につながりやすい

一つは、担当者への負担が大きくなり、業務が複雑化することで、引き継ぎなどの対応に手間取ってしまうことです。

給与計算業務をフォーマットに落とし込んで遂行できるような環境を整えなければ、担当者は独自のやり方で、複雑なプロセスを踏みながら実行することになります。そうすると、引き継ぎのためには、一つずつ手順を理解してもらう必要があるため、後任の担当者へ指導するのに時間を要したり、業務手順を変更したりする必要が生じます。

計算ミスや確認ミスが起こりやすい

給与計算は踏むべき手続きが多いこともあり、計算ミスや確認ミスがその都度発生してしまうリスクがあります。単純な手順をなぞるだけであればそのリスクも小さくできますが、担当者への負担が大きいと、これらのミスに気をつけられる時間も限られてきます。

また、計算ミスがないかを確認する時間も別途設ける必要があるため、ダブルチェックのために担当者を増員したり、余計に時間を割いたりすることが求められるでしょう。

給与計算の課題解決につながるソリューション

給与計算の課題解決を実現する上では、次の2つのソリューションが多く採用されています。それぞれの特徴について解説しましょう。

業務を外部に委託する

一つ目は、業務そのものを外部へアウトソーシングする方法です。自社で給与計算に対応できる人材が不足している、あるいはノウハウの蓄積がない際に選ばれることの多いサービスで、外部のプロフェッショナルに業務を委託できます。

委託先は給与計算のプロであるため、業務を滞りなく遂行してもらうことができる一方で、自社に業務のノウハウを蓄積させることができず、外部に給与計算業務を依存してしまう体質や文化が生まれてしまうリスクがあることがデメリットです。

RPAを導入する

もう一つが、RPAの導入です。RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、デスクワークをロボットの力で自動化するシステムのことです。

RPAを導入することで、給与計算業務を0人で実施することは難しいものの、計算業務などの提携業務を丸ごと自動化できるため、大幅な業務効率化につながります。アウトソーシングとは異なり自社で業務のノウハウ蓄積もできるため、既存担当者の強力なサポートとして役立ってくれます。

給与計算ソフト・システムを導入するメリット

給与計算に特化したソフトやシステムを導入することの具体的なメリットについて、もう少し深く解説しておきましょう。これらに求められているのは、主に次の3つの効果です。

業務の大半を自動化できる

一つは、大幅な業務の自動化です。

これまで多大な時間をかけて対応していた集計作業や給与計算の業務を、丸ごと自動化して負担をゼロに近づけることができます。これまで計算のために何時間も費やしていたという企業ほど導入効果は高く、効率的な業務遂行を実現できます。

ヒューマンエラーを防止できる

ソフトやシステムの導入は、ヒューマンエラーの回避にも役立ちます。

給与計算を手動で行っていた際に発生していたケアレスミスは、システム導入によって自動化すると丸ごと発生原因を回避できるようになります。ミスの確認、及び修正作業の負担を解消し、生産性の効率を実現します。

働き方を多様化できる

クラウド型の給与計算システムを導入すれば、新しい働き方の実践にも役立ちます。

これまでオフィスのPCに給与計算が依存していて、出社を余儀なくされていたという方でも、クラウドであればスマホや自宅のPCからでも給与計算を行えます。そのため、リモートワークやワーケーションなど、従業員にとって最適な働き方を推進し、定着率の改善や優秀な人材の獲得を促進できます。

給与計算の課題解決のポイント

給与計算において発生している課題をうまく解消するためには、それぞれの問題にフィットした解決策を選ぶ必要があります。課題解決のポイントについて解説していきます。

会社で抱えている課題を洗い出す

まずは、自社で抱えている課題としてどのようなものがあるのか洗い出してみると良いでしょう。給与計算業務の担当者や管理者に話を聞き、どんな業務で時間を必要としているか、どんな不便があるのかを調べることで、それに向けたソリューションが浮かび上がってきます。

課題に最適なサービスを選ばなければ、どれだけ優れた製品であっても相応の改善効果を期待することはできません。課題の洗い出しに力を入れ、土台を固めていきましょう。

自社ニーズに最適なソリューションを選ぶ

二つ目は課題解決に最適なソリューション選びです。ブラッシュアップした給与計算業務における課題をもとに、最もニーズにマッチした給与計算システムの導入を進めましょう。

あるいは給与計算をそのままアウトソーシングしてしまった方が良いのか、システム導入か、アウトソーシングかの比較検討も事前に行うことが理想です。

クラウド型のシステム導入を進める

給与計算システムを導入する場合、クラウド型のサービスがおすすめです。クラウド型のソリューションであれば、オフィスにとらわれることのない給与計算業務の遂行が叶うだけでなく、初期費用も安く抑えられるため、負担も小さく抑えられます。

中小規模の事業者の方でもすぐに導入できるため、ぜひ活用したいサービスです。

給与計算の効率化に役立つ主なソフト・システム

最後に、給与計算業務の効率化に活躍するソフトやシステムについて、3つ紹介します。

給与奉行クラウド

給与奉行クラウドは、株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供する、効率の良い給与計算とペーパーレスを実現するクラウド給与計算システムとして評価されているサービスです。

給与計算から社会保険・年末調整までの給与業務をすべてデジタル化し、業務時間を7割も削減できるポテンシャルが高く評価され、多くの企業が採用しています。手動での計算や紙媒体を用いる必要がなくなるため、どこでもフルパフォーマンスを発揮できるサービスです。

料金体系

  • ・6万円/年〜(カスタマイズ内容により変動)

公式サイト

マネーフォワードクラウド給与

マネーフォワードクラウド給与は、株式会社マネーフォワードが提供する、勤怠情報を連携し自動で給与計算を実施してくれるクラウドサービスです。最新の法令に準拠した計算を実施してくれるため、担当者が自ら設定を変更する必要はありません。

兄弟サービスの「クラウド勤怠」や「クラウド会計」などと連携することで、さらなるデータ活用のきっかけを得られることも強みです。

料金体系

  • ・小規模事業者向けプラン:2,980円/月〜
  • ・中小企業向けプラン:4,980円/月〜

公式サイト

ジョブカン給与計算

ジョブカン給与計算は、株式会社 DONUTSが提供するワンクリックで給与明細書の発行までを自動で行ってくれるという、高いポテンシャルを備えたシステムです。

給与の自動計算はもちろん、明細書の発行から帳票作成まで、全て連動して自動で実施してくれます。従業員情報との同期やWeb明細書の発行など、痒い所に手が届く機能を豊富に取りそろえ、担当者の業務効率化に貢献します。

料金体系

  • ・無料プラン(5名以下)
  • ・400円/月〜(6名以上、一人当たりの金額)

公式サイト

まとめ

給与計算業務は直接企業の収益に関わることはありませんが、持続可能な組織として末長く健全な体制を維持するためには欠かせない業務です。自社で発生している給与計算業務の問題に対処することで、さらなる組織の成長につながる人材活用につながることもあります。

現場でどのような問題発生しているのか、そしてどんなソリューションが適しているのか考えながら、問題に取り組んでいきましょう。

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