残業管理の方法は?活用したいシステムと企業の成功事例

2021/11/24 コボットコラム
残業管理

過重労働防止や従業員の健康を守るためには、正確な残業管理が欠かせません。特に近年は、長時間労働による精神障害や過労死が社会問題となっており、残業時間削減に向けた取り組みが各企業に求められています。

しかし、長時間労働を肯定的に評価する文化が組織全体に根付いている場合、従業員が就業時間内に仕事を終わらせる意識は低下します。

では、正確な残業管理を行うためには、どのような方法があるのでしょうか?今回は、残業管理が上手くいかない原因や活用すべきシステム、残業時間削減に成功した事例などについて解説します。

残業管理の課題

管理職や労務部など、社員の労働管理を行う側が考えなくてはならない課題の一つに残業があります。

残業を適切に管理できていないと長時間労働が増え、精神疾患や慢性疲労など体調を崩す社員が出てきます。体調を崩したままであれば、業務の生産性が低下してしまいますし、急なトラブルにも対応できなくなります。

また、長時間労働が増えると残業代や光熱費がかさんでしまうという問題も起きてきます。

さらに、法律的な観点でいえば、「働き方改革」の一環として「労働基準法」が改正され、2019年4月1日(中小企業の場合は2020年4月1日)から「時間外労働の上限規制」が追加されました。時間外労働は原則として月に45時間・年に360時間まで。特別な事情がある場合でも「休日出勤も含めて月100時間まで」「月45時間を超えて良いのは年に6回まで」など、いくつかの条件を満たす必要があります。

以前からも残業に関する規制はありましたが、この改正によりさらに厳しいものとなりました。違反した場合は、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される恐れがあるため、十分な注意が必要です。

以上のようなことから、社員を管理する側としては、これまで以上に徹底して残業の管理を行う必要があるでしょう。

残業が増えてしまう原因

社員を管理する側としては、社員の残業の実態を正確に把握し、必要以上に残業を発生させないように工夫したいところです。

では、そもそもなぜ残業が増えてしまうのでしょうか?残業が増えてしまう原因には主に次の5つが挙げられます。ただ、残業が増えてしまう原因は企業・職場によりさまざまです。実態を把握するために、社員に対して匿名のアンケートなどを実施してみることも一つの手です。

一人で仕事を抱えてしまうから

会社では、優秀な人や経験の多い人など、特定の人に仕事が集中してしまうことが往々にしてあります。うまく分担ができないでいると、その人の残業が増えてしまうでしょう。

さらに、その人が長時間残業により体調を崩してしまえば、サポートする側の残業が増えてしまいます。

クライアントの都合に振り回されるから

仕事においては、「頻繁に仕様変更がある」「メール対応を後回しにされる」など、クライアントの都合に振り回されることが少なくありません。クライアント側とうまく調整できないでいると仕事の流れが悪くなり、結果として残業が増えやすくなります。

タイムマネジメントができていないから

タイムマネジメントとは、時間の使い方の改善により、生産性の向上を図る取り組みのことをいいます。「集中できない時間帯・環境で仕事をしている」「優先順位が適切に付けられていない」「期限が曖昧でダラダラと仕事をしている」など、タイムマネジメントができていないと残業が増えやすくなります。

評価を落としたくないから

日本の会社には、仕事への真面目さ・熱心さを労働時間で測ろうとする文化があります。そのため、「残業して上司から評価をされたい」という考えから残業する人もいます。

帰りにくい雰囲気があるから

日本人は、良くも悪くも場の空気というものを大切にするところがあります。多くの人が残業している中では、「自分一人では帰りにくい」という考えから残業する人もいます。

残業を適切に管理する方法

定時退社

残業が増えてしまう原因について整理したところで、残業を適切に管理する方法を解説していきましょう。自社の状況と照らし合わせながら、具体的な施策を検討してみてください。

残業を申請制にする

残業するかどうかの判断を社員に委ねていると、残業が起こりやすくなります。そこで効果的なのが、残業の申請制です。

残業が必要となった場合に、社員は「なぜ残業が必要なのか」「どのくらい残業をするのか」の申請を行います。その上で、管理する側は、申請内容が適正であるかどうかを確認した上で、承認するか否かの決定をします。

このように残業を申請制にすると、残業の実態を把握できるようになる上、社員が「本当に残業が必要か」をよく考えるようなるため、結果的に残業が減るようになります。

ノー残業デーを作る

環境的・仕組み的に残業できる状況にあると、「終わらなかった仕事は残業に回せば良い」と考えるようになり、残業が起こりやすくなります。

そこで効果的なのが、「ノー残業デー」の導入です。週に1回か2回程度、「原則として残業はしてはならない日」を作るのです。「終業時間になったら一斉消灯する」「終業時間から30分経過したらPCを自動でシャットダウンする」など、半強制的に残業ができない環境・仕組みにしてしまうことも一つの手です。

ノー残業デーを導入すると、社員各々が「なんとかして終業時間までに仕事を終わらせなくては」と考えるようになり、結果として意識が変わったりタイムマネジメント能力が磨かれたりします。サポートし合う関係も自然と形成されやすくなります。

評価・報酬制度の見直しをする

残業すると評価や報酬が良くなる仕組みがある場合、当然ながら残業が起こりやすくなります。社員にとってみれば、残業を削減するメリットがないからです。残業が少ない方が評価・報酬が良くなる仕組みにすれば、残業を削減するモチベーションが高まるでしょう。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムとは、企業における勤怠管理業務を総合的に支援してくれるシステムのことです。始業時間・終業時間の打刻を基本機能として、他に集計機能、(残業や休暇などの)申請・承認機能、シフト管理機能などの機能が備わっています。

この勤怠管理システム、残業を管理する上でも役立ちます。社員の労働状況や残業申請状況、シフト状況をリアルタイムで把握できるため、たとえば「残業している社員がいたら時間に余裕のある社員にサポートに回ってもらう」などといった対応がしやすくなります。

残業管理を正しく行なえない原因

残業時間を削減できない原因は、大きく次の4点に分けることができます。

  • ・残業のルールが明確化されていないため
  • ・多くの経営層や管理職が長時間労働を評価する傾向にあるため
  • ・意図的に残業を行う従業員がいるため
  • ・テレワークによってオンとオフの境目が曖昧になったため

残業のルールが明確化されていないため

残業に関する最低限のルールも設定されておらず、従業員に判断を委ねる形を取っていると、終業時刻までに仕事を終わらせる意識が低下します。特に、慢性的な人員不足の影響で、従業員一人ひとりがこなすべき業務量が多いと、少しでも作業を進めておく意識が働き、残業時間が増える傾向にあります。

本来、残業は納期変更やクレーム対応など、緊急性の高い仕事を迅速に処理するため、やむを得ず取る処置です。人手不足や業務量過多を理由に毎日のように残業を命じていると、法律違反に該当する可能性が高くなります。

時間外労働や休日労働を命じるために36協定を締結していたとしても、時間外労働は月45時間、年360時間が上限です。週休2日制を採用している場合、年360時間を厳守するためには、1ヶ月平均1.5時間程度に残業時間を抑えなければいけません。

上限以上の時間外労働を命じた場合やサービス残業の常態化は労働基準法違反に該当し、罰則が科せられます。さらに、従業員との裁判に発展した場合は「ブラック企業」とのイメージが定着し、社会的信用低下やブランドイメージの失墜を招くため、今後の企業経営が厳しい状況に追い込まれるでしょう。

多くの経営層や管理職が長時間労働を評価する傾向にあるため

経営層や管理職が残業を肯定的に評価する姿勢を取ると、慢性的な長時間労働につながります。「残業を進んでこなす=上司から高く評価される」という価値観が、組織全体に蔓延するからです。

定時に帰りにくい雰囲気が職場全体に漂い、終業時刻までに仕事を終えられるにも関わらず残業する従業員が増えてしまいます。すると、終業時刻までに仕事を終わらせる意識が希薄化し、業務効率悪化や成果物の品質低下につながるでしょう。

ですが、残業時間増加を問題視する管理職や経営層が出てこない限り、悪循環は改善されません。

意図的に残業を行う従業員がいるため

仕事が終わっているにもかかわらず、残業代を得るために不必要な残業をする従業員の存在も、長時間労働が是正されない要因の一つです。残業代込みの給与で生活スタイルを構築しており、生活苦を避けるために仕事が終わっていたとしても会社に留まります。

仮に組織全体で残業時間削減の方針を掲げていたとしても、基本給が低い場合は生活のために残業代を稼ごうとする従業員がいても不思議はありません。また、組織全体で残業を肯定的に捉える文化が根付いている場合、上司や管理職にも指摘されず、かえって残業をしやすい環境が構築されます。

そういった場合は、労働条件や人事評価の方法を見直す必要があります。

テレワークによってオンとオフの境目が曖昧になったため

テレワーク導入後に発生する課題の一つとして、仕事とプライベートの時間を区別しにくくなる点が挙げられます。残業時間増加に陥るパターンは2つあります。

1つめは、集中力が低下してしまったり、緊張感がなくなってしまったりするパターンです。在宅勤務の場合、上司や先輩から直接仕事の進捗状況をチェックされるわけではありません。常に監視されている意識が薄れるため、オフィスワークよりも仕事に身が入らず、予定よりも仕事が進んでいない状況をカバーするため、残業時間が増加します。

2つめは、仕事を切り上げるタイミングを失い、残業時間増加につながるパターンです。在宅勤務は周囲から作業を止められる機会が無く、自分のペースで集中して仕事に取り組める点がメリットの一つです。しかし、仕事に集中しすぎるあまり時間感覚が薄れると、残業時間増加につながります。

ハイブリッドワークの併用や勤怠管理システムの導入など、上記の課題を解決するための対策が求められます。

残業管理とルール作りにおけるポイント

残業管理を正確に行うためのポイントには、主に次の4点があります。残業時間を削減するには、これらすべてのポイントが重要です。

  • ・課題を把握し残業申請をルール化する
  • ・人事評価を見直す
  • ・残業削減によって得られるメリットを理解する
  • ・勤怠管理システムを導入する

課題を把握し残業申請をルール化する

長時間労働が是正されない原因をしっかりと把握することが重要です。人事評価や仕事の振り方、労働条件など、残業時間増加を招いている内容を可視化し、改善につなげてください。

また、残業を行う場合は、事前に上司へ申請するルールを徹底してください。上司が残業の必要性が無いと判断した場合は却下し、安易に残業をしない体制を作ります。上司としては、部下の仕事の進捗状況を正確に把握できることも大きなメリットです。

そして、週に1回ノー残業デーを設けると就業時間内での集中力が高まり、業務効率改善が望めます。会社のルールとしてノー残業デーを設けているため、周囲の目を気にする必要もありません。

人事評価を見直す

組織全体で長時間労働を肯定的に評価する姿勢が蔓延している場合、残業時間が少ない従業員を高く評価する評価体制へ転換してください。

たとえば、同じレベルの成果物を提出してきた従業員が2人いた場合、より短い労働時間で成果を上げた従業員を高く評価する姿勢を取ってください。成果重視の人事評価への転換は、従業員と企業側双方にメリットをもたらします。

従業員は無駄な残業をする必要がなくなったことで、就業時間内に仕事を終わらせる意識が高まり、結果的にプライベートの時間が増えます。心身のリフレッシュを図る時間の確保によって、体調不良に陥るリスクを最小限に抑えることが可能です。

一方、企業はワークライフバランスを改善でき、従業員のモチベーションアップや生産性向上を望めます。評価基準が明確になり、従業員からの不満が生まれにくい点もメリットの一つです。

労働時間の長さではなく、成果物の品質を重視した評価体制への転換を図りましょう。

残業削減によって得られるメリットを理解する

残業時間が減らない要因の一つとして、経営層が残業時間削減のメリットを十分理解していない場合があります。

残業時間削減は、従業員と企業の双方に多くのメリットをもたらします。それぞれのメリットは、下の表のものが挙げられます。

表:残業時間削減で得られるメリット

従業員 企業
内容 ・仕事へのモチベーションアップ
・プライベートな時間の増加
・ストレス削減
・健康維持
・スキルアップの時間確保
・コスト削減 ・業務効率改善
・従業員の健康保護
・企業のイメージアップ
・優秀な人材の流出防止

一方、長時間労働はデメリットばかりです。

休息時間が十分に取れないと心身のバランスを崩し、頭痛や吐き気によって仕事を続けられません。時間外労働が月に60時間以上発生している場合は過労死ラインに匹敵し、脳梗塞や心筋梗塞を招くリスクが高まります。

また、企業側にとっても成果物の品質向上は期待できず、人件費だけがかさむ結果となります。

残業削減に向けた労働環境を整備する

人員不足で一人ひとりがこなすべき業務量が多い場合、デジタルツールを活用することも一つの選択肢です。

たとえば、RPAを導入するとデータ入力や請求書作成、給与計算など、バックオフィス業務全般を省人化できます。メーカー機能を有している場合は産業用ロボットを活用すると、品質にバラつきが生じず、24時間体制で製品を製造できます。

自社のビジネスモデルに合致したデジタルツールを活用し、人員不足と業務効率改善を図りましょう。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムの導入によって、残業時間を正確に把握できます。

従業員一人ひとりの勤怠状況を勤怠管理システムが自動集計するため、常にリアルタイムの情報がシステム上に反映されます。事前に設定していた残業時間を超過した場合はアラートを発し、過重労働や法律違反を防ぐことが可能です。

また、残業申請はシステム上で完結できるため、煩雑なやり取りを行う必要はありません。そして、クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、月額数千円台で利用できます。ソフトウェアのインストールやインフラ環境の整備を行う必要はなく、初期費用はほとんど掛かりません。

残業管理のために活用できるシステム

では、残業管理に役立つシステムを3つ紹介していきましょう。なお、ここで紹介する以外にも、数多くの製品があります。中には、無料で利用できる試用版を用意している製品もあります。使い勝手などを確認しながら、自社に合った製品を選ぶようにしてください。

KING OF TIME(キングオブタイム)

KING-OF-TIME

「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。主に次のような特徴があります。

  • ・シンプルでわかりやすい画面
  • ・定期的に製品に関するオンラインセミナーを開催
  • ・ユーザーを待たせないサポート体制
  • ・厳重なセキュリティ体制

料金プラン

  • ・月額300円/人

公式サイト:

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システムです。主に次のような特徴があります。

  • ・ICカードや指静脈、GPS、チャットツールなどさまざまな打刻方法
  • ・管理画面のカスタマイズが可能
  • ・英語、韓国語、ベトナム語、タイ語に対応
  • ・「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」、この4機能から必要な機能だけを選択可能

料金プラン

  • ・プラン1(利用機能数が1つ):月額200円/人
  • ・プラン2(利用機能数が2つ):月額300円/人
  • ・プラン3(利用機能数が3つ):月額400円/人
  • ・プラン4(利用機能数が4つ):月額500円/人

公式サイト:

jinjer(ジンジャー)勤怠

jinjer(ジンジャー)勤怠

jinjer勤怠は、株式会社ネオキャリアが提供する型勤怠管理システムです。主に次のような特徴があります。

  • ・導入が非常に簡便
  • ・「働き方改革関連法案」にスピーディーに対応
  • ・打刻の際に顔写真の撮影が可能
  • ・AIによる勤怠データの分析が可能

料金プラン:

  • ・月額400円/人

公式サイト:

残業管理の成功事例

最後に、残業管理に成功した事例を3つ紹介しましょう。

伊藤忠商事株式会社:朝残業の導入

総合商社の伊藤忠商事株式会社は、「朝残業」を導入することで残業時間の削減に成功しました。

伊藤忠商事株式会社では、22時以降の残業を完全禁止としています。20時以降の残業は原則禁止ですが、事前申請があった場合のみ可能としています。

夜残業の代わりに推奨しているのが、朝残業(早朝勤務)です。朝の5~8時に仕事を開始した社員には、9時までの労働時間に対して夜残業と同じ割増賃金を支給しています。

さらに、希望する社員に対して、おにぎりやサンドイッチ、シリアル、スープ、ジュース、コーヒーなどの朝食を無料で提供しています。

朝残業の導入当初は夜残業をしている人が多くいましたが、見回りを行い、帰宅を促すような声がけをするうちに、夜残業をする人が徐々に減っていったようです。

導入から3年後の社内調査によると、朝8時前までに出勤する人が約20%から約45%に増加し、20時以降に退勤する人が約30%から約5%に減少したようです。さらに、電力使用量が約7%も削減されたようです。

SCSK株式会社:残業代を社員に支給

システムインテグレータのSCSK株式会社では、「スマートワーク・チャレンジ(スマチャレ)」の導入により、残業時間の削減に成功しました。スマートワーク・チャレンジとは、「月間平均残業20時間未満」、および「年次有給休暇20日の取得」を目指す運動のことです。

この2つを達成した社員には、達成インセンティブとして特別ボーナスが支給されます。つまり、「働けば働くほど収入が増える」という仕組みから「働かなくても収入が増える」という仕組みにシフトしたのです。

「月間平均残業20時間未満」と「年次有給休暇20日の取得」の2つを達成するためには、当然のことながら、労働時間を削減する努力が必要となります。そのための取り組みとしては、主に次のようなことが行われています。

  • ・ノー残業デーの導入
  • ・立ち会議の推奨
  • ・17時以降の会議を禁止
  • ・電子メールによる情報共有
  • ・業務量の多いチームを他チームが応援

このスマートワーク・チャレンジによって、2年後には、月間平均残業時間が35時間から18時間に減少し、年次有給休暇取得日数が13日から19日に増加したようです。さらには、会社の業績も大幅にアップし、社員と会社でWin-Winとなりました。

コクヨグループ:CO2削減を試みた結果、残業も削減

オフィス用品メーカーのコクヨグループでは、環境対策のためにCO2削減(消費電力削減)を試みたところ、結果的に残業時間の削減に成功しました。CO2削減(消費電力削減)の試みとは、具体的には次のようなルールの導入です。

  • ・夜の19時に一斉消灯
  • ・一つの仕事を2時間以内に終わらせるため、同じ席には2時間しか座れない
  • ・会議をスムーズに終わらせるため、会議室は2時間までしか使用できない

さらに、集中して仕事が進められるよう、次のようなルールの導入も行いました。

  • ・一定の時間、電話を取らなくても良い
  • ・一定の時間、1人になれるスペースを使用できる

この取り組みにより、消費電力量が削減されたことはもちろん、残業時間の削減にもつながったようです。

まとめ

残業時間を正確に管理できず長時間労働が蔓延化すると、業務効率悪化や成果物の品質低下、従業員の体調不良など、企業と従業員双方にとって悪影響をもたらします。成果重視の評価体制や残業申請のルールが確立されない限り、正確な残業管理を実施することは困難です。

ただし、どこから手を付けるべきかわからない方も多いでしょう。今回挙げた残業管理のポイントやルール作りを参考に、労働環境の再整備に着手してみてください。

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