テレワークでの勤怠管理方法は?システム・ツールを導入しよう

2021/11/15 コボットコラム
勤怠管理システム

時間や場所にとらわれない柔軟な働き方ができるテレワーク。生産性向上、ワークライフバランスの実現、ウイルス感染リスク軽減など、さまざまなメリットがあることから、多くの企業で導入が進みつつあります。

一方でテレワークには、一人ひとりの労働状況を把握することが難しいため、勤怠管理が行いにくいというデメリットがあります。「本当に申告通りの労働時間なのか判断できない」「知らず知らずに従業員がサボっていないか不安になる」などと悩んでいる方も多くいらっしゃいます。

ここでは、テレワークにおける勤怠管理にフォーカスし、その課題を整理した上で、解決策を紹介していきます。

テレワークにおける勤怠管理の課題

働き方改革や新型コロナウイルスの流行に伴い、テレワークを導入する企業が増えています。

テレワークとは、情報通信機器を用いて、時間や場所にとらわれずに業務を行うワークスタイルのことです。働く場所としては、自宅、コワーキングスペース、カフェ、図書館、サテライトオフィスなどが一般的です。

このテレワークは、生産性向上や通勤費用削減、オフィス費用削減、ワークライフバランスの実現、ウイルス感染リスク防止などさまざまなメリットがあり、これからの時代の新しい働き方として、大きな注目を集めています。

しかし、その一方で、テレワークにはデメリットもあります。たとえば、情報通信機器にコストがかかる、同僚とのコミュニケーションが取りにくい、対応できない業務がある、仕事とプライベートの切り分けが難しいなどです。

中でも多くの方の頭を悩ませているのが、勤怠管理の面です。勤怠管理とは、企業が従業員の労働時間を記録・管理することをいいます。

正確な賃金計算を行うため、また社員の健康管理を行うためには、この勤怠管理を正確に行う必要があります。この点は、従来からの働き方であるオフィスワークであっても、新しい働き方であるテレワークであっても、基本的に変わりはありません。

では、このテレワークにおける勤怠管理、具体的にどのような課題があるのでしょうか?主な課題としては次のようなものがあります。

  • ・通常の打刻方法が通用しない
  • ・勤務態度を把握できない
  • ・中抜けがある

通常の打刻方法が通用しない

オフィスワークでは、打刻方法として出勤簿やタイムカード、ICカードなどが一般的ですが、テレワークの場合、これらの方法をそのまま使えなくなるケースがほとんどです。

勤務態度を把握できない

オフィスワークでは、従業員がきちんと仕事をしているかどうかを目視で確認することができます。一方のテレワークでは、そのようなことができません。たとえば、労働時間中に、自分の趣味に没頭していたり、居眠りをしていたりしても、管理する側が気づけないこともあります。

中抜けがある

テレワークでは、いわゆる「中抜け」が生じることがあります。中抜けとは、買い物や家事、子どもの世話などといったプライベートな事情により一時的に業務から離れることをいいます。

5分、10分程度であれば、休憩扱いとすることもできるでしょう。しかし、30分、40分ともなればそうもいきません。長時間の中抜けが生じた場合、”始業打刻から終業打刻までの時間=実際の労働時間”とならず、勤怠管理がより複雑なものとなります。

「通常の打刻方法が通用しない」「勤務態度が把握できない」「中抜けがある」このような課題のある勤怠管理。カメラで常時監視するという方法もありますが、従業員にとって、過度な監視は心理的な負担となり、生産性の悪化や離職率の上昇につながります。管理する側の手間も相当なものになります。基本的には、過度な監視は避けた方が良いでしょう。

テレワーク下で勤怠管理を行う方法

前セクションでは、テレワークにおける勤怠管理の課題について整理しました。テレワークの場合、オフィスワークとは異なる方法で勤怠管理を行う必要があるでしょう。テレワークで勤怠管理を行う方法とし、主に次の4つがあげられます。

  • ・電話・メール
  • ・Googleスプレッドシート
  • ・Web会議システム
  • ・勤怠管理システム

電話・メール

多くの企業が取り入れているのが、電話やメールを使った勤怠管理です。始業時間と終業時間に、直属の上司などに電話あるいはメールをし、勤怠報告とします。電話・メールは一般的なツールであるため導入しやすいですが、管理側の負担が大きくなってしまうのが難点です。

Google スプレッドシート

「Googleスプレッドシート」とは、Google社が提供するWebベースの表計算ソフトのことです。誰もがオンラインで編集作業を行うことができます。

このGoogleスプレッドシートでは、始業時間と終業時間に、指定するセルに時刻を入力することで、勤怠報告とします。管理する側は、表を閲覧するだけで各従業員の勤怠状況を把握ができるようになりますし、集計作業も容易になります。電話やメールよりも管理する側の負担は少ないといえます。

なお、GoogleはGoogle スプレッドシートの他にも、文書作成ソフト「Google ドキュメント」、プレゼンテーションソフト「Google スライド」を提供しています。どちらもWebベースですので、テレワーク業務で役立つでしょう。

会議システム

「Web会議システム」とは、オンラインによる会議を円滑に進めていけるようサポートしてくれるシステムのことで、映像・音声による対話機能、メモ機能、資料の共有機能といった機能を持ちます。

このWeb会議システムでは、始業時間と終業時間に、Web上で顔合わせを行うことで、勤怠管理を行います。朝礼・終礼を兼ねても良いでしょう。相手の顔がわかるため、なりすましなどの問題がありません。

なお、このWeb会議システムを導入すると、打ち合わせや教育なども行いやすくなります。テレワークの開始と同時に、Web会議システムの導入を行う企業は多いです。

勤怠管理システム

「勤怠管理システム」とは、勤怠管理業務を円滑に進めていけるようサポートしてくれるシステムのことで、打刻機能や集計機能、(休暇などの)申請・承認機能、シフト管理機能といった機能を持ちます。

この勤怠管理システムは、ただボタンを押すだけで勤怠報告ができる上、勤怠管理を行う上で必要となる機能が一通り揃っているためとても便利です。

テレワーク下では勤怠管理システムが理想である理由

テレワーク下で勤怠管理を行う方法として、「メール」「Googleスプレッドシート」「Web会議システム」「勤怠管理システム」の4つを紹介しましたが、この中で最もおすすめできるのは勤怠管理システムです。その理由としては、次の4つがあげられます。

  • ・不正が起こりにくいから
  • ・警告してくれるから
  • ・勤怠管理業務を効率化できるから
  • ・他システムと連携できるから

不正が起こりにくいから

勤怠管理システムの中には、従業員の勤務中の状況を把握できる仕組みを持った製品もあります。

たとえば、

  • ・パソコンの操作ログを記録する
  • ・作業中のパソコン画面をランダム撮影する
  • ・GPSにより移動情報を記録する

といったことが挙げられます。これらを活用することで、不正が起こりにくくなります。

勤怠管理業務を効率化できるから

勤怠管理システムは、一般的に、次のような機能が備わっています。

  • ・集計機能:打刻データを元に労働時間や残業時間などを自動で集計する機能
  • ・申請・承認機能:早退、残業、休日出勤、有給休暇などの各種申請作業・承認作業を行う機能
  • ・シフト管理機能:従業員のシフトの作成・管理を行う機能

これらを活用することで、勤怠管理業務の作業効率が大幅にアップします。

警告してくれるから

勤怠管理システムの中には、規定の労働時間を超過している、きちんと有給休暇を取得していないなど、何らかの勤怠上の問題があった際に、それを警告する仕組み(メールで通知、トップ画面に表示など)を持つ製品もあります。

他システムと連携できるから

勤怠管理システムの中には、給与計算システムや経費精算システムなど、他のシステムと連携できる製品もあります。たとえば、給与計算システムが給与計算に必要なデータを勤怠管理システムから抽出するといったようなことが可能となり、バックオフィス業務が大幅に効率化します。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

タイムカード

テレワークにおける勤怠管理において、勤怠管理システムの導入が理想的であることについて解説してきました。しかし、勤怠管理システムは種類が多く、「何を基準に選ぶべきかわからない」「どの製品が自社に適しているのかわからない」という方もいらっしゃることと思います。

勤怠管理システムは、自社の状況にあった製品を選ぶことが重要で、そのポイントとしては、主に次の3つがあります。

  • ・使い勝手
  • ・コスト
  • ・サポート体制

使い勝手

勤怠管理は基本的に毎日行うものですので、勤怠管理システムの使い勝手はとても重要です。使い勝手が悪ければ、ミスが頻発したり、通常業務に支障をきたしたりするようにもなるでしょう。

勤怠管理システムを選ぶ際は、使い勝手の良いものを選んでください。次のような点を基準とすると良いでしょう。

  • ・誰でも操作できるか
  • ・UIが見やすいか
  • ・余計な機能がないか
  • ・勤務形態に合った打刻方法があるか
  • ・法改正に対応しているか

サポート体制

勤怠管理システムを使用していると、疑問やトラブルが生じることもあります。サポート体制がしっかりしていれば、スムーズな解決につながるでしょう。

勤怠管理システムを選ぶ際は、次のようなサポート体制をチェックしてみてください。

  • ・対応時間帯
  • ・言語(日本語、英語等)
  • ・連絡手段(電話、メール、チャット等)
  • ・料金の有無

コスト

一般的に、勤怠管理システムの導入には、初期費用も運用費用もかかります。「経営の負担にならないか」「費用に見合うだけの効果を得られるのか」といった点についてよく考えて選ぶようにしましょう。

基本的に、多くの機能を求めると費用も高くなりやすいです。使わない機能の分まで費用を支払うのは無駄ですよね。そういった意味で、自社に必要な機能を絞り込むことも大切です。

主な勤怠管理システムの例

最後に、代表的な勤怠管理システムを紹介します。多くの企業が導入・評価している勤怠管理システムを3つ紹介します。

なお、ここで紹介する製品以外にも、数多くの製品があります。中には、無料で利用できる試用版を用意している製品もあります。使い勝手などを確認しながら、自社に合った製品を選んでください。

ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システムで、主に次のような特徴があります。

  • ・ICカード打刻、指静脈打刻、GPS打刻、チャットツール打刻などさまざまな打刻方法
  • ・各従業員の勤務状況のリアルタイム確認が可能
  • ・管理画面のカスタマイズが可能
  • ・英語、韓国語、ベトナム語、タイ語に対応
  • ・機能制限つきの無料プラン

KING OF TIME(キングオブタイム)

「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムで、主に次のような特徴があります。

  • ・シンプルでわかりやすい画面
  • ・パソコンが苦手な人でもすぐに使えるような仕様
  • ・定期的に製品に関するオンラインセミナーを開催
  • ・ユーザーを待たせないサポート体制
  • ・厳重なセキュリティ体制

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供する勤怠管理システムで、主に次のような特徴があります。

  • ・洗練されたユーザーインタフェース
  • ・打刻漏れ、異常打刻、過重労働、法令違反など、豊富なアラーム機能
  • ・働き方改革にスピーディーに対応
  • ・インポート機能(他のシステム・ソフトからデータを取り込む機能)が充実
  • ・給与計算システム、経費精算システム、請求書作成システムなど、連携できるシステムが充実

まとめ

ここでは、テレワークにおける勤怠管理にフォーカスし、その課題や解決方法について解説しました。

勤怠管理とは、企業が従業員の労働時間を記録・管理することをいいます。テレワークでは、オフィスワークと同じような勤怠管理ができません。何らかの工夫が必要となってくるでしょう。

勤怠管理システムを導入する場合は、自社の状況に応じた製品を選ぶようにしてください。

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