エクセルでの「勤怠管理」のメリット・デメリットは?システム化のすすめ

2021/10/28 コボットコラム
エクセルでの勤怠管理

エクセルを活用して勤怠管理を行っている企業は少なくないでしょう。使い慣れたソフトでコストを抑えて導入・運用できることが魅力のエクセルですが、雇用形態の多様化や事業の拡大が進むにつれ、非効率性が生じることが懸念されます。

そこで今回は、エクセルを使った勤怠管理のメリット・デメリットについて解説し、代替としておすすめの「勤怠管理のシステム化」について紹介します。

勤怠管理とは?

勤怠管理とは、従業員の労働時間(始業・終業・休憩時間)を適切に管理することです。いかなる企業においても欠かすことができない労務管理業務の一つで、従業員の過重労働や残業時間の上限超過などを防ぐことを目的としています。

また、勤怠管理は、労働基準法や労働安全衛生法などの法律に遵守し、コンプライアンス違反のリスクを抑えることにも結びつきます。

労務管理では、従業員一人ひとりの就業状況を把握する必要があるため、事業規模が大きな会社では、エクセルや手作業で管理することは難しいとされています。詳しくは後述していますが、従業員数が100名を超える会社では、勤怠管理システムの利用がおすすめです。

エクセルを使った勤怠管理方法

勤怠管理は、「記録」「集計」「給与計算」の3つのステップに大別されます。では、具体的にどのようにエクセルを活用すれば良いのでしょうか?

ここでは、エクセルを使った勤怠管理方法をステップごとに解説します。自社で導入している打刻方法や給与計算ソフトなどに合わせて、必要なステップでエクセルを活用しましょう。

勤務時間の記録

勤怠管理をするには、まず従業員の勤務時間を記録する必要があります。エクセルを用いる場合は、従業員一人ひとりにエクセルファイルを付与し、日々の始業・終業の時刻を自己申告で手入力してもらう方法が一般的です。

ただし、打刻にタイムカードを使用する場合は、日々の始業・終業時刻の記録にエクセルを用いる必要はありません。月末に管理者がタイムカードを回収し、エクセルへ勤務情報の転記を行います。

勤務時間数や日数の集計

続いて、記録した始業・終業時刻や休憩時間などの情報をもとに、勤務時間数や勤務日数、遅刻・早退・欠席などの集計を行います。記録をエクセルで行っている場合、従業員が一人ひとり勤務時間を入力したファイルを月末に回収し、エクセル上で集計するという流れが一般的です。

上でもお伝えしたように、タイムカードを用いて日々打刻を行っている場合は、タイムカードの情報をエクセルシートに転記する作業が必要になります。

実労働時間の計算式を作る

勤務時間数や日数の集計では、エクセル上に記載された始業時間と退勤時間、休憩時間をもとに、勤務時間を計算する必要があります。この計算を毎回行い手入力するのは非効率的なので、自動的に勤務時間を表示するように計算式を組み込んでおきましょう。

1日あたりの実労働時間は、「始業時刻 – 終業時刻 – 休憩時間」という計算式で算出します。始業時刻をA2セル、終業時刻をB2セル、休憩時間をC2セルとする場合、E2セルに「A2-B2-C2」という計算式を組み込むことで、自動的に実労働時間を表示できるようになります。1ヶ月の合計勤務時間に関しては、SUM関数を用いることで、効率良く算出することができます。

給与計算

次に、ここまでで記録・集計したデータを使って、給与を計算していきます。あらかじめ従業員情報や給与情報が入力されたエクセルシートに、当月分のデータを入力することで給与の算出を行います。給与計算のフォーマットは、テンプレートや関数、マクロを活用して作成しておきます。

ただし、給与計算の方法は、従業員の雇用形態などによって一人ひとり異なるため、複雑になりがちです。そのため、勤怠管理における記録と集計のみをエクセルで行い、給与計算はシステムを活用するという企業も少なくありません。

エクセルで勤怠管理を行うメリット

次に、エクセルで勤怠管理を行うメリットについてお伝えしていきます。

導入・運用コストを抑えられる

エクセルで勤怠管理を行うメリットの一つ目は、導入・運用のコストを抑えられることです。会社のパソコンにMicrosoft Officeがインストールされている場合、追加で初期費用やランニングコストが発生することはありません。

また、Microsoft社が提供する無料のOfficeテンプレートをエクセルに落とし込むことで、すぐに勤怠管理を始められるので、準備コストや従業員の教育コストなども不要です。コスト面でのハードルを低減して導入できるという点において、エクセルは大変優れています。

関数やマクロでカスタマイズできる

自社の就業形態やルールに合わせて、カスタマイズしやすいこともエクセルを使った勤怠管理のメリットの一つです。インターネット上に多数存在するエクセル用の勤怠管理テンプレートの中から好きなものを選べるのはもちろんのこと、テンプレートをもとに自由にカスタマイズすることが可能です。

さらに、関数やマクロを組み込むことで、より複雑な勤怠管理表を作成することもできます。自社独自の就業形態や就業ルール、給与計算方法などに柔軟に対応させられるので、担当者の業務負担を減らすことが可能です。

データの管理がしやすい

三つ目のメリットは、紙ベースの勤怠管理と比較して管理しやすいことです。紙ベースで勤怠管理を行う場合、物理的な保管場所を必要とする上、社内で共有したり必要なデータを探したりするのに手間と時間がかかってしまいます。

そこで、紙ベースの勤怠管理からエクセルに移行することで、データとして管理できるようになるため、管理・共有が非常にしやすくなります。

エクセルで勤怠管理を行うデメリット・注意点

表計算での勤怠管理

続いて、エクセルで勤怠管理を行うデメリットと注意点についてお伝えします。基本的に、事業規模が大きくなるほど、デメリットがメリットを上回る傾向にあるため注意が必要です。

データを手入力する手間がかかる

エクセルを使った勤怠管理のデメリットの一つ目は、データの手入力に手間がかかることです。

エクセルで勤怠管理を行うにあたっては、従業員一人ひとりの出勤・退勤時刻を記入する必要があります。そのため、入力に多大な手間・時間がかかり、「業務の非効率性」が課題となります。

また、手入力の非効率性は、従業員規模が大きくなるほど顕著に現れます。従業員が100名を超えてくると、上でお伝えしたエクセルのメリットよりも「業務の負担が大きい」「業務が非効率的」といったデメリットの方が必然的に大きくなります。

勤怠管理システムと比較して効率性に劣ってしまうことは、エクセルを使って勤怠管理を行う懸念点の一つです。

ヒューマンエラーが起こりやすい

エクセルを使った勤怠管理は、非効率的であることに加え、ヒューマンエラーが起こりやすいこともデメリットの一つです。

人事担当者が、従業員一人ひとりの勤怠情報を手入力していく中では、いくら気をつけていたとしても入力ミスや計算式のミスなどのヒューマンエラーが不可避です。このようなミスが起こらないように入力内容を確認する作業にも時間がかかりますし、ミスが見つかった場合、その修正にもさらなる工数が必要となります。

また、勤怠管理のデータに修正がきくエクセルでの勤怠管理は、多少なりとも不正やデータ改ざんのリスクを伴います。これは、従業員が出勤時間や残業時間などの記録を変更することで、労働時間を水増しできてしまうからです。

このように、エクセルで勤怠管理を行う場合、ヒューマンエラーや不正・データ改ざんのリスクがあることにも留意しなければなりません。

法改正に対応できない

デメリットの三つ目は、法律の改正に対応しきれないことです。労働に関する法律は比較的頻繁に変更されるため、こまめな対応が必要となります。

しかし、エクセルは勤怠管理に特化したソフトではないため、法改正には対応していません。そのため、エクセルで勤務管理を行う場合、自力でエクセルの勤怠管理表を修正し、法改正を反映させなければならず、かなりの手間がかかります。

勤怠管理システムが自動的に労働・勤怠に関する法改正に対応できることを考えると、法改正に自力で対応しなければならないエクセルは運用ハードルが高いといえます。

他ソフト・システムとの連携が困難

エクセルを用いて勤怠管理における記録・集計を行う場合、「給与計算のみソフトやシステムを使いたい」と思ってもスムーズに連携できないことが懸念されます。また、給与計算システムを導入するにあたっては、エクセルとの連携可能なものに絞って検討しなければなりません。

その一方、勤怠管理システムを活用すれば、システム上でデータ連係できるようになっていることがほとんどのため、勤怠管理から給与計算までスムーズに一括で行うことができます。

勤怠管理はエクセルよりもシステム化がおすすめ!

ここまでで、エクセルを使った勤怠管理のメリット・デメリットを理解していただけたと思います。コストを抑えて手軽に勤怠管理を始められるのが魅力のエクセルですが、事業規模が大きくなると非効率性や不正リスクといったデメリットが浮き彫りになります。

そこでおすすめなのが、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムとは、従業員の勤怠情報を記録・管理するシステムのことです。ここでは、勤怠管理システムの特徴とメリットについてお伝えしていきます。

勤怠管理の負担を軽減できる

勤怠管理システム導入のメリットの一つ目は、勤怠管理にかかる手間・時間を大幅に減らせることです。勤怠管理をシステム化してしまえば、従来のように勤務情報を手入力したり、ミスがないか確認したりする手間を省くことができます。

従業員の勤務時間を自動で記録できるのはもちろん、集計さらには給与計算までワンクリックで完了できるため、勤務管理担当者の負担が大幅に軽減されます。これにより、勤怠管理の業務効率化を実現できるのはもちろんのこと、担当者のリソースをコア業務に使えるようになるため、全体的な生産性の向上も期待できます。

勤務状況をリアルタイムで適切に把握できる

勤怠管理システムを導入するメリットの二つ目は、従業員の勤務状況をリアルタイムで適切に把握できることです。

エクセルで勤務時間を記録する場合、月末に集計するまで労働時間がわからないため、長時間労働や残業時間の上限超過といった問題が起こりやすくなります。

しかし、勤怠管理システムがあれば従業員の勤務状況(当月の労働時間や残業時間など)をリアルタイムで把握できるため、過重労働を未然に防ぐことができます。

法改正にも対応できる

労働や勤怠に関する法律の改正に素早く対応できるようになることも勤怠管理システム化によるメリットの一つです。

クラウド型の勤怠管理システムは、こまめなアップデートで法改正に対応してくれるため、従来のように手動で修正を加える必要がありません。

また、法改正の見落としや修正漏れが原因で法律を犯してしまうリスクも防げます。労働や勤怠に関する法律が複雑化している昨今、コンプライアンス対策を強化すべきという点においてもシステム化はおすすめです。

主要な勤怠管理システムの例

続いて、勤怠管理の効率化に役立つ主なシステムを3つ紹介します。

ジョブカン 勤怠管理

ジョブカン 勤怠管理は、株式会社DONUTSが提供する勤怠管理業務をワンストップで行える業界No.1の勤怠管理システムです。あらゆる勤務形態に対応しており、所属や雇用形態ごとに細かく設定して運用することができます。

「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4つの機能が備わっており、これらの機能の中から必要なものだけを自由に組み合わせて利用することが可能です(※「工数管理」のみ単独利用不可)。自社の勤怠管理に必要な機能だけを選んで使えるため、ムダがなく高いコストパフォーマンスが期待できます。

無料プランでは、30日間すべての機能を制限なくお試しすることが可能な上、初期費用・サポート費用はともに無料となっています。

公式サイト

kincone

kinconeは、株式会社ソウルウェアが提供する従業員一人あたり月額200円という低コストで利用できるクラウド型の勤怠管理サービスです。

kinconeは、ICカードやアプリ、チャットツールなど、多彩な打刻方法に対応しています。従業員にとって負担の少ない打刻方法を選択することで、導入ハードルを低減できます。

また、会社に出勤することなくチャットツールで打刻可能であるため、在宅ワークにおける勤怠管理もスムーズに行うことができます。ICカード打刻で交通費を自動精算できるのも便利なポイントの一つです。

kinconeは、「費用を抑えて導入したい」「在宅ワークでの勤怠管理を効率化したい」という企業に向いています。

公式サイト

マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供する従業員の勤怠チェックやシフト・有給休暇管理などをサポートする勤怠管理システムです。

ICカードやパソコンでの打刻に対応しており、簡単に始業・終業時刻を確認することができます。クラウドサービスなので、法改正にもアップデートで素早く対応可能です。

また、マネーフォワード クラウド給与や人事管理と連携することで、勤怠管理から給与計算までを一括で行えるようになります。「勤怠管理や給与計算などの労務管理を集約したい」という企業には、マネーフォワードの各システムの利用がおすすめです。

公式サイト

まとめ

エクセルを使った勤怠管理のメリット・デメリットと、勤怠管理の効率化に役立つ「システム化」についてお伝えしました。

エクセルを使った勤怠管理にはメリットもありますが、雇用形態の多様化や事業規模の拡大により、手間・時間がかさみやすく、非効率的な面が目立ちます。これを気に勤怠管理の方法を見直し、システム化を進めてみてはいかがでしょうか?

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