バックオフィスのDXはどう進める?成功事例と必要な戦略・改善ポイント

2021/07/29 コボットコラム
バックオフィスのDX

バックオフィスにおけるDXはどのように進めるべきなのかについて、企業の成功事例を交えながらわかりやすく解説します。バックオフィスのDXに必要となる戦略や改善すべきポイント、得られる効果について紹介します。

デジタルトランスフォーメーション(DX)の実施はさまざまな業界で進んでいますが、バックオフィス業務におけるDXに目を向ける企業はまだまだ多くはありません。バックオフィスは目立たない業務ではありますが、その分作業労働となっている業務も多く、デジタルの力を発揮しやすい部分です。

今回は、そんなバックオフィスにおけるDXはどのように進めるべきか、そのメリットにはどういったものがあるのかについて紹介します。

バックオフィスにおけるDXとは

そもそもバックオフィスとは、顧客とのコミュニケーションなどが発生しない、社内での業務全般を指すことばです。顧客対応が発生し、売り上げを作るための業務はフロントオフィス業務と呼ばれ、バックオフィスと対照的な役割を果たします。

バックオフィスには、勤怠管理や人事などさまざまな業務が含まれています。一言でまとめられることも多いこれらの業務は負担が大きい一方で、DXによる大きな効率化の可能性も残されています。

バックオフィスのDXは、そんなバックオフィス業務における改善の余地を洗い出し、最新のデジタル技術によって改善を施していくという取り組みです。

バックオフィスのDXが必要とされる理由

DXの推進は先進的な取り組みということで、競合との差別化やメディア露出を高める上でも重要な取り組みです。

普段はあまり日の当たらないバックオフィスのDXは、そういったメリットを考えると優先度が低いように思えますが、それでもバックオフィスで優先的にDXを推進するのには、どんな理由が挙げられるのでしょうか?

企業経営に欠かせない業務が集中しているから

バックオフィスのDXが重要な一つ目の理由は、業務自体の重要性にあります。バックオフィスでの業務は比較的目立たないものですが、どれも会社機能を維持するためには欠かせないものばかりです。

従業員にとって快適な業務環境を整える労務管理や、企業の資産管理、税金の計算を担う経理、従業員の採用や研修を実施する人事管理など、実に多くの業務がバックオフィスに含まれます。

それゆえ多くの人手を必要とするため、バックオフィス業務は企業の人材リソースを必要以上に圧迫し、慢性的な人材不足を招く可能性もあります。DXによって作業を自動化することは、このような問題を解消することにもつながります。

ミスが大きなトラブルにつながる可能性があるから

企業の重要な業務が集中するバックオフィスだけに、一つのミスが大きなトラブルにつながる可能性もあります。

バックオフィスでの業務には、とにかく数値入力や確認の作業が数多く発生するため、人間の手ですべてに対応していると、ヒューマンエラーが生まれてしまうこともあります。特に、経理業務など、一つの入力ミスが時として重大なトラブルを招いてしまうこともあります。

そのため、ロボットの力を借りられるDXを活用し、予めリスクを回避できるような体制を構築しておくことが大切です。

バックオフィスのDXで得られるメリット

バックオフィスのDXを実現することで得られるメリットは、多岐に渡ります。

ここでは、主なメリットを4つに分けて紹介します。

業務効率化を実現できる

DXの一つ目のメリットは、業務効率化です。前述の通り、バックオフィスの業務は重要度が高いと同時に、業務そのものの作業量も多いため、現場に多くの負担をかけてしまう分野でもあります。

DXは、コンピューターやロボットの力を活用し、作業労働を自動化したり管理を自動で行ったりするようにしてくれるサービスを導入したりすることで実現します。うまく自社の課題にフィットするDXを推進できれば業務効率化を実現し、バックオフィスのパフォーマンスを高められます。

また、面倒な作業が自動化によって人の手を煩わせなくなったことで、モチベーションが低下しがちだった従業員をより高度な頭脳労働に配置できるようになります。結果として、社員のやる気を底上げし、意欲的に仕事へ取り組める組織づくりにもつながるでしょう。

コスト削減が期待できる

バックオフィスにDXをフィットさせることができれば、コストの削減効果も期待できます。たとえば、これまで二人がかりで取り組んでいた業務を、DXによって効率化すれば、一人で対応できるようにもなります。この場合、単純計算で人件費は半分の負担で抑えられるようになったといえます。

作業労働を解消するために迎え入れていたアルバイトや派遣社員の分のコストを削減できるため、組織のスリム化を実現することにもつながります。少ない人手で仕事が賄えるようになると、それだけ人手を管理する業務負担も小さくなるため、スマートな会社経営につながります。

ヒューマンエラーを削減できる

バックオフィスの業務で発生していた作業労働を、DXによって自動化することで、人間のケアレスミスが発生するリスクも抑えられるようになります。

ヒューマンエラーの発生は、それに起因して発生するトラブルの対応に追われるだけでなく、その業務がやり直しになってしまうという、現場への負担を極めて大きくさせてしまうリスクをはらんでいます。

DXによる自動化で、こういった潜在リスクを解消することができるため、リスクマネジメントの観点からも重要な施策といえます。

多様な働き方を実現できる

バックオフィスへのDX導入は、従業員の働き方を多様にする上でも重要です。

これまで紙媒体や、会社専用のシステムを利用しなければ進められなかった手続きが発生していた場合、社員は必ずオフィスへ出社しなければなりませんでした。

しかし、DXによってクラウドサービスを利用したり、モバイルアプリを通じて手続きができたりするようにアップデートが行われることで、オフィスに縛られない働き方を実現できます。

テレワークの導入のように、ことあるごとに出社しなければならない手間を解消できることもDXのメリットです。

バックオフィスのDXに必要な戦略・改善ポイント

そんな多くのメリットを有するバックオフィスのDX推進には、どのような改善ポイントに注目する必要があるのでしょうか?

ペーパーレスを実現する

一つ目のDX戦略が、ペーパーレスの実現です。紙の書類を使うのではなく、あらゆる紙面手続きをデジタルにシフトすることで、バックオフィス業務の効率化を実施します。

請求書や契約書など、日々の業務では膨大な種類と量の紙媒体が発生します。従来であれば、これらは紙でなければ効力を発揮しなかったため、たとえ面倒でもアナログ手続きを遂行する必要がありました。

しかし、近年は法律上においても電子契約書やメールでの請求書の送付などが認められるようになったこともあり、多くの企業がペーパーレスの導入に踏み切っています。紙媒体から脱却することで、書類にサインや押印を行うためだけに出社する必要がなくなりますし、それらを保管するためのスペースを、物理的に用意する必要もなくなります。

また、紙代やコピー機の印刷代、郵送費用や書類を扱うための移動費や移動時間など、さまざまなコスト削減が実現します。ペーパーレスを実践するだけでも、バックオフィスにおけるDX効果は非常に高いものが期待できるでしょう。

AI・ロボットを導入する

ある程度高度なDXを実現する上では、AIやロボットの活用が欠かせません。この分野においては、いわゆるRPAと呼ばれるサービスが活躍しており、さまざまな業務をロボットの力で自動化できるとして、多くの企業が導入を進めています。

RPAはRobotic Process Automationの略称であり、プログラムを組むことにより、ロボットが自動でタスクを処理してくれるツールのことです。Excel(エクセル)の数値入力やメールの送信など、日々発生する多くのルーティンワークを自動化できるため、導入効果は非常に高いものが期待できます。

より高度なRPAにはAIが搭載されたものもあり、さらに発展性のある業務を自動化できます。売り上げ分析や自然言語の翻訳・生成など、より複雑な業務へと適用することができます。RPAの導入は、バックオフィスの業務効率化へ大きく貢献するため、優先的に進めたい取り組みです。

クラウドを活用する

RPAの導入やペーパーレスを実現する上では、クラウドサービスを活用することも重要です。アプリケーションをオンライン上で利用できるクラウドサービスは、今やさまざまな分野で活躍しており、ネット環境さえあればサービスを利用できる扱いやすさが魅力です。

本体のハードウェアに依存することなく、どこからでも便利なツールを活用できるため、リモートワークの実現にも活躍するサービスです。

バックオフィスのDXを円滑に実現するためのポイント

バックオフィスの業務

バックオフィスのDXをスムーズに実現するためには、次の2つのポイントを重視することが大切です。

業務課題を明らかにする

一つ目のポイントが、業務課題の明確化です。今の現場にはどんな問題が残っていて、どれだけの負担が発生しているのかを明らかにすることで、取り組むべきDXの方向性をはっきりさせられます。

DXの有用性を理解していても、自社の課題に適切なソリューションを導入できなければ、その効果は半減します。予め把握しておきましょう。

効率化するべきポイントを固める

二つ目のポイントが、DXを実施する範囲を固めていくことです。

いくつもの問題が山積しているとはいえ、その優先度がすべて等しいとは限りません。一刻も早く改善すべき問題はどれか、余裕があれば取り組むべき問題はどれかという重みづけを行い、DXを進めましょう。

DXの必要性が大きい問題から取り組むことで、DXの導入効果も早期に実感できます。特に初めてのDXとなると、どれくらいDXに期待して良いのか、どんな効果が得られるのかの実感がないため、ここで確実に効果を確かめておく必要があるでしょう。

バックオフィスのDXにおける成功事例

最後に、実際の企業におけるバックオフィスのDX事例を紹介しましょう。

株式会社mediba

株式会社medibaでは、2019年に実施した人事評価制度の改革に伴い、バリュー評価を取り入れた新人事制度を導入し、人事管理の改善を実現しました。

これまで人事評価に活用していた目標管理システムは、操作が複雑だったこともあり、運用が属人化してしまい、作業効率の低下や引き継ぎの難化を招いていました。新たに構築したシステムでは、評価者の選定から評価の入力、フィードバックまでを一つのシステム上で入力できる仕組みを採用しており、現場の工数削減に貢献しています。

株式会社わかさ生活

健康食品販売でお馴染みの株式会社わかさ生活では、テレワークの推進を図るため、労務管理のペーパーレス化を実現しています。

同社における人事労務管理においては、年間4,000枚を超える書類を扱うため、業務の煩雑化に悩まされていただけでなく、書類の保管スペースの圧迫にも悩まされてきました。また、労務担当者は押印のためだけに出社を強いられるケースもあり、社員にも大きな負担が発生していたのです。

今回導入した人事労務管理システムは、そんな業務の煩雑化を一気に解消してくれるものとなりました。紙媒体の運用は丸ごとデジタルへシフトされ、ペーパーレスの実現に貢献しています。従来は2週間ほど要していた入社手続きも、システムの導入で1時間まで短縮されました。

株式会社レスタス

ECサイトの開発・運営を担う株式会社レスタスでは、アナログで行っていたシフト管理が業務を圧迫しており、時期によって増減する従業員数の管理にも追われていました。従来のソフトでは、運用料金が最大人数によって変動していたため、繁忙期での運用人数が年間を通じて反映されており、余計なコストの発生にもつながっていたのです。

そこで、最新の勤怠管理システムを導入したことで、これまで紙で対応していたシフト管理もデジタル化に成功し、業務効率化につながりました。スマホからでも利用できる利便性も相まって、ユーザビリティは飛躍的に向上しています。

また、月額変動性の料金体系で、無駄なコストの発生を抑えられるようになっただけでなく、ICカードによる打刻など、新しい効率化の取り組みも導入できるようになりました。

まとめ

バックオフィスにおけるDXの推進は、目立ちにくいものの大きな業務効率化やコストの削減、そして多様な働き方の実現に役立っています。従業員の負担も圧倒的な軽減効果が見込めるため、少ない人数でも無理のない業務遂行を実現可能です。

DXの推進を検討する際には、まずバックオフィスからというのも一つの手といえるでしょう。

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