いかなる企業においても必要不可欠なバックオフィス業務の一つに「労務管理」があります。労務管理とは、従業員の“労働”に関する事柄を管理する仕事のことで、その業務内容は多岐にわたります。
今回は、労務管理の目的や業務内容、必要なスキル・資格などについて解説し、労務管理における課題解決に効果的な労務管理ツール・システムについて紹介します。
労務管理とは？
労務管理とは、平たくいえば従業員の“労働”に関する事柄を法律にもとづいて管理する業務のことです。労働契約の手続きから従業員の給与・福利厚生・保険などの管理まで、業務内容は多岐にわたります。
労務管理の主な目的は、「従業員が働きやすい職場環境を整えること」で、企業形態にかかわらず必要不可欠なバックオフィス業務の一つです。
人事管理との違い
労務管理と同等に重要なバックオフィス業務の一つに、「人事管理」があります。どちらも「人」に関わる業務であることから、それぞれの違いを説明できるという方は多くないでしょう。しかし、実際には、労務管理と人事管理は目的や業務内容が大きく異なります。
労務管理は、前述のとおり従業員の“労働”に関すること（給与や福利厚生、保険など）の管理を行い、職場環境を整える業務です。労働者が働きやすい環境を作り、生産性やモチベーションを向上することなどを主な目的としています。
一方で、人事管理とは労働者そのものを管理する業務のことです。企業に必要な人材を採用したり育成したり、人材の力を最大限に発揮するための人材配置を実施したりします。
労務管理が労働者を組織単位で管理しているのに対して、人事管理は一人ひとりの労働者の管理を行うことが特徴です。ただし、企業によっては労務管理と人事管理を同部署で行うこともあり、まったく関係がないとは言い切れないこともまた事実です。また、労務と人事の業務をまとめて行えるツール・システムも存在します。
勤怠管理との違い
労務管理と勤怠管理を混同している方は少なくないかもしれません。しかし、勤怠管理は、労務管理の一部であり、イコールで結べるものではありません。労務管理では、業務の一環として従業員の労働時間や休暇の取得日数などの勤怠管理を行います。
労務管理の基本となる法定三帳簿
従業員を雇用するにあたっては、法定三帳簿を整備・保存することが労働基準法により義務づけられています。そのため、労務管理では、まず「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の法定三帳簿を整えることが基本となります。
ここでは、法定三帳簿についてそれぞれ詳しく紹介します。
労働者名簿
労働者名簿とは、企業が雇い入れた従業員に関する情報をまとめて記入した書類のことです。労働基準法第107条によって従業員ごとの整備・保存が義務づけられており、下記の事項の記入が必要です。
- 労働者氏名
- 生年月日
- 履歴（社内の人事異動など）
- 性別
- 住所
- 従事する業務の種類
- 雇入の年月日
- 退職や死亡年月日とその理由
労働者名簿は、人事や労務の業務で必要な情報が集約された書類であるため、情報に変更があった場合には、速やかな改訂が必要となります。厚生労働省の公式ホームページから様式のダウンロードが可能です。
賃金台帳
賃金台帳とは、従業員に支払う給与の支払い状況を記入した書類のことです。労働基準法第108条にて、事業場ごとの整備・保存が義務づけられています。なお、雇用形態を問わず、すべての従業員が対象となります。
賃金台帳には、下記の項目を記入します。
- 労働者氏名
- 性別
- 賃金の計算期間
- 労働日数
- 労働時間数
- 時間外労働時間数
- 深夜労働時間数
- 休日労働時間数
- 基本給や手当などの種類と額
- 控除項目と額
賃金台帳の作成方法としては、厚生労働省の公式ホームページから様式をダウンロードして作成する方法、またはエクセルや給与計算ソフトなどを使ってオリジナルの書類を作成する方法があります。
出勤簿
出勤簿とは、従業員の勤務状況を適切に把握するために、従業員の出勤、退勤、休憩時間を記入した書類のことです。労働基準法施行規則第54条などにより、作成・保存が必要とされています。下記の項目を記入するのが一般的です。
- 労働者氏名
- 出勤日
- 出勤、退勤、休憩時間
労務管理の目的
労務管理の主な目的は、従業員が安心かつ満足して働くことができる職場環境（インフラ）を整えることです。職場環境が改善されると、従業員の労働に対するモチベーションや生産性が高まるため、企業と従業員の双方に多大なメリットをもたらします。
また、労務管理には、コンプライアンス対策を強化して労務リスクを未然に防ぐという目的もあります。労務リスクとは、残業代の未払いやハラスメントなどの労務問題が生じるリスクのことです。就業規則を明確に定めたりするなどして、労務管理を徹底することにより、労務リスクを低減することができます。
従業員を雇用したときに必要となる労務管理
従業員を雇用するにあたっては、さまざまな労務管理が必要になります。ここでは、従業員を新たに雇い入れた際に必要となる労務管理について詳しくお伝えしていきましょう。
雇用契約書
従業員の入社意思を確認できた段階で、雇用契約書を作成します。労働基準法第15条では、従業員に対して、賃金や労働時間、その他労働条件を明示することが義務づけられています。雇用契約は、入社後のトラブルを避けるためにも書面で締結するようにしましょう。
各種保険の加入手続き
各種保険の加入手続きも、雇用時に必要となる労務管理の一つです。それぞれ必要な書類や加入手続きの流れについて紹介します。
社会保険
社会保険が適用される事業所では、従業員を雇用した日から5日以内に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を年金事務所に提出し、加入の手続きを行う必要があります。5日以内と期限が短いため、優先的に手続きを済ませるようにすると安心です。
また、従業員に配偶者や子どもがいる場合は、「健康保険被扶養者（異動）届」も一緒に提出する必要があるので、忘れずに確認しておきましょう。
雇用保険
従業員を雇用するにあたっては、業種や規模を問わず「雇用保険」への加入が必要です。ただし、1週間の所定労働時間が20時間に満たない場合、または継続して31日以上雇用する見込みがない場合は適用外となることもあります。
雇用保険の加入手続きは、雇用した日の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出して行います。
源泉徴収票・住民税の手続き
従業員に「給与所得の扶養控除等（移動）申告書」を提出してもらい、それをもとに「源泉徴収簿」を作成します。その際、年の途中で就職し、かつ前職のある従業員の場合は、前の勤務先の「源泉徴収票」の添付が必要になります。
また、住民税に関する手続きも雇用時に必要となる労務管理の一つです。従業員に前職がある場合、「普通徴収」か「特別徴収」かによって必要な手続きが異なります。たとえば、現在「普通徴収」の従業員が「特別徴収」への切り替えを希望する場合、切り替えの手続きが発生します。
労務管理の基本的な仕事内容
続いて、労務管理の基本業務内容を紹介します。「労務管理とは具体的に何をすること？」と疑問に思っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
労働契約に関する手続き
従業員を雇用するにあたっては、「労働契約」を結ぶ必要があります。労働契約を締結することはもちろん、契約書に労働機関や労働時間、業務内容などに関する事項を明示したり従業員に説明したりすることも労務管理の仕事です。
就業規則の作成および整備
労務管理の基本業務には、就業規則の作成・整備も含まれます。就業規則とは、給与や労働時間などといった労働条件から、職場内のルールなどをまとめた規則のことです。10人以上の従業員を抱える企業では就業規則の作成・提出が義務づけられていることもあり、企業にとって不可欠な業務の一つだといえます。
また、就業規則は、労働に関わる法律の改訂や社内ルールの変更があればその都度見直し・整備が必要となります。一度作成すればそれで終了というわけではないことには注意が必要です。
参照元：やさしい労務管理の手引き（厚生労働省 労働基準局 監督課）
各種保険の手続き
従業員の「社会保険」や「雇用保険」の手続きも、労務管理の重要な業務の一つです。
従業員を新たに雇用する際には、保険の加入手続きと保険証などの受け渡しを行います。また、従業員の退職・休職、移動などが決まった際にも、各種保険の手続きが必要となります。
法律や規則、雇用条件などと照らし合わせながら、迅速に対応することが求められます。また、保険の加入・資格喪失の手続きに加えて、従業員の状況によっては育児休業給付金・介護休業給付金などの請求手続きが必要になることもあります。
勤怠管理
勤怠管理も労務管理の基本業務の一つです。
従業員一人ひとりの労働時間（始業時間・終業時間・休憩時間）や休暇取得状況などの適切な管理を行います。1日8時間・週40時間という「法定労働時間」をオーバーしていないかどうかなどをチェックし、時間外労働や休日出勤などがある場合は、別途手当を支給します。
労働基準法に準拠しているかどうかを適切に把握・管理することはもちろん、従業員の健康状態管理も重要な役割の一つです。労働時間などの数字を管理するのと併せて、ストレスチェックや健康診断などの実施・手配も行うのが理想的です。
給与計算
従業員の給与計算も労務管理の基本業務の一つです。
勤怠管理で把握したデータをもとに毎月の給与の計算を行います。給与は、支給額から保険料などの控除を引いて計算しますが、残業手当や控除額など、毎月変動がある項目が少なくないため注意が必要です。
また、給与額に間違いがあると従業員とのトラブルに発展したり信頼関係を失ったりしかねないため、ヒューマンエラーは許されません。給与計算では、非常に慎重な対応が求められます。
労務管理に必要なスキル
次に、労務管理を担う人材に必要とされているスキルについて紹介します。
労働法規の知識・ノウハウ
まず、労務管理を遂行するためには、労働法規に関する専門知識やノウハウが不可欠です。そもそも、労働法規とは労働に関するさまざまな法律を一括りにしたもののことで、「労働基準法」や「労働組合法」「労働関係調整法」などがこれに含まれます。
労働法規は、労働者を不利な契約内容や悪質な労働条件から守るために定められているものです。そのため、労働環境を整えることやコンプライアンス対策による労務リスクの低減を目的とする労務管理を行うにあたっては、労働法規をしっかりと正しく理解する必要があります。
コミュニケーション力
労務管理の第一目的が「従業員が働きやすい職場環境を整えること」であることからわかるように、労務管理では高いコミュニケーション能力が求められます。
労務管理というと、コミュニケーションはあまり重視されないバックオフィス業務というイメージがあるかもしれません。しかし、実際には事務仕事を遂行するだけでなく、労働者から労働トラブルに関する相談を受ける立場でもあります。
また、労働者からの質問に対して的確に回答したり、労働者に誠意を持って規則やルールを伝えたりすることも必要です。
労働者に対して高圧的な態度を取ってしまえば、労働環境を悪化させることにもつながりかねません。そのため、労務管理を遂行するにあたっては、高いコミュニケーション能力はもちろん、労働者に配慮してコミュニケーションを取る能力が必要です。
PCスキル
労務管理には、ExcelやWord、メールなどといった基本的なPCスキルが必須です。特別高いPCスキルや専門知識が求められることは基本的にはありませんが、データ入力においては、正確性とスピードが求められます。
また、労務管理では専用のツールやシステムを導入している会社が多いため、必要に応じてソフトの使い方を覚えることになるでしょう。
労務管理に関する資格
ここまで、労務管理の業務内容や求められるスキルについてお伝えしました。そこで次に、労務管理に役立つ資格を紹介します。
社会保険労務士（社労士）
社会保険労務士は、人事や労務管理を行うプロフェッショナル、および専門家であることを証明する国家資格です。雇用や社会保険、労働問題などの分野における数少ない国家資格であることもあり、高い需要があります。
他の資格と比較しても合格率が低く、取得難易度の高い資格ですが、スキルアップに大いに役立ちます。また、もし不合格であった場合も、学んだ内容を日々の労務管理業務に生かすことが可能です。
労務管理士
労務管理士は、一般社団法人日本人材育成協会および一般社団法人日本経営管理協会の2団体が試験を実施している民間資格です。労働基準法や労務管理に必要な知識を習得すること、そして良好な職場環境を構築できる人材を育成することを目的としています。
資格登録には、各団体指定の講座の受講と筆記試験への合格が必要です。上で紹介した「社会保険労務士」と混同されやすいですが、労務管理士は民間資格です。国家資格と比較して、難易度は比較的低くなっています。
キャリアコンサルタント
キャリアコンサルタントは、労働者の職業選択や職業能力の開発などに関する相談に応じて、助言や指導をできることを証明する国家資格です。平成28年4月に国家資格となった資格で、取得すると「キャリアコンサルタント」を名乗れるようになります。労務管理だけでなく、人事事務や人事アシスタント業務などを担うにあたって特に役立つ資格の一つです。
衛生管理者
衛生管理者は、「労働安全衛生法」によって定められている国家資格です。現場の衛生管理や労働者の健康管理などを行う「衛生管理業務従事者」として働くのに必要とされています。衛生管理者の資格は、総務や労務管理のスペシャリストとしてさらにスキルアップしたい方におすすめの資格です。
なお、常時50人以上の従業員が在籍する現場では、1人以上の衛生管理者を置くことが義務づけられています。しかし、現状では、衛生管理者の資格保有者が不足しています。このことからも、総務・労務管理におけるスキルアップや転職などで大いに役立つ資格だといえます。
労務管理を行う際の注意点
次に、労務管理を行うにあたって留意すべき注意点を紹介します。
- 労働法規を理解し法改正に注意する
- 情報セキュリティ管理を徹底する
- 業務改善にも積極的に取り組む
労働法規を理解し法改正に注意する
労務管理を遂行するには、労働法規をはじめとする法律に対する十分な理解が欠かせません。法律に関する知識を深めることはもちろん、上で紹介した社会保険労務士などの資格を取得するのも理想的です。
また、労働に関する法律は、テレワークの拡大やペーパーレス化など労働環境の変化に合わせて改正されます。法改正にいち早く対応するためには、常に情報収集を怠らないことが大切です。
なお、法改正があった際には、わかりやすく労働者に説明したり、迅速かつ臨機応変な対応をしたりすることも求められます。
情報セキュリティ管理を徹底する
労務管理においては、マイナンバーや給与情報などの個人情報や社内規程などの機密情報を数多く取り扱い、管理を行います。これらの機密情報を誤って漏洩させてしまえば、企業の社会的信用を損失するなど、企業に多大なダメージを与えてしまいます。
そのため、労務管理を遂行するにあたっては、情報セキュリティ管理を徹底し、情報漏洩を防ぐ必要があります。労務担当者一人ひとりがしっかりと情報保護意識を持つことはもちろん、情報セキュリティ管理に関する規則を作ったり、高度なセキュリティの労務管理システムを導入したりするなどして、情報セキュリティ管理を徹底するように心がけましょう。
業務改善にも積極的に取り組む
労務管理は、従業員が働きやすい環境を整えることを目的とする以上、改善意識をもって取り組むことも大切なポイントの一つです。というのも、働き方の多様化やライフスタイルの変化など、ビジネスの現場は常に大きく変化しているからです。
変化に臨機応変に対応し、従業員にとってより働きやすい環境を作り出すためにも、適切な管理を行うことに加えて、業務効率化や業務改善にも積極的に取り組んでいきましょう。
労務管理業務を改善する方法
労務管理業務を改善するための方法としては、主に次の3つのアプローチがあります。自社の課題に合ったソリューションを選び、導入を検討しましょう。
- 新たに人材を確保・育成する
- アウトソーシングする
- 労務管理ツールを導入する
新たに人材を確保・育成する
最もシンプルな解決策としては、労務管理業務に対応する人材を新たに確保することです。人手が増えればその分業務負担を分散できますし、他に人手が必要な部署が現れた場合、そちらに人材を回すこともできます。
ただ、新しい人材を迎えることは、それだけ人件費がかかります。近年は市場の人材不足が深刻化しており、人材獲得や育成にかかるコストは高騰しています。十分な予算を確保できない場合、やたらと人手を増やすのは避けたいところです。
アウトソーシングする
労務管理業務は、多くの企業にとってコア業務ではないため、思い切って外部に委託することも一つの手段です。近年は労務管理などのバックオフィス業務に特化したアウトソーシング企業も増えており、専門家に任せても良いでしょう。
ただ、外部に業務を委託すると、その企業に業務を依存することになるため、継続的にコストが発生し、さらなるコストカットは望めません。また、自社で業務のノウハウ蓄積が進まないため、自社対応に戻ることが難しくなってしまいます。
労務管理ツールを導入する
既存の業務を効率化するだけで良い場合は、労務管理ツールの導入がおすすめです。入力作業や申請作業などをペーパーレス化して、従来の負担を大幅に削減可能です。
労務管理ツール導入は新たに人手を増やす必要もなく、外部に業務を委託する必要もないため、負担削減とノウハウの蓄積の両立ができます。近年はツールが豊富に揃っており、自社の細かなニーズに応えられたり、ITに慣れていない人でも使いやすかったりと、導入のハードルは低くなっています。
労務管理ツール・システムを導入するメリット
前半でお伝えしたように、労務管理の業務内容は多岐にわたります。これほどの膨大な業務を担っていることから、すべて手作業で管理をしていればヒューマンエラーが付きものです。
しかし、労務管理は法律に関わる重要な業務が大半を占めるため、ヒューマンエラーは可能な限り排除しなければなりません。こういった労務管理の課題を解決するためには、労務管理ツール・システムの導入が効果的です。ここでは、労務管理ツール・システムの導入メリットを紹介します。
- 業務効率化
- コストの削減
- コンプライアンス対策の強化
業務効率化
労務管理ツール・システムを導入すると、多岐にわたる業務をパソコン上で完結できるようになり、業務の効率化を実現できます。
まず、各業務の手続き・管理に必要な書類がすべて電子化されることにより、郵送の手間が省けます。入退社前後や休暇中の従業員など、社外にいる人たちに書類をオンラインで送付できるようになるため、あらゆる手続きのスピードアップが可能です。また、書類をすべてデータベースで管理することにより、必要な書類を探す時間も大幅に削減できます。
さらには、書類をすべて電子化すれば、役所などへの書類提出もすべて「電子申請」で行えるようになります。これにより、書類の提出で外出したり、ミスを修正するために出直したりといったムダな時間を大幅に省けるでしょう。
コストの削減
労務管理ツール・システムの導入は、人的コストの削減にもつながります。
労務管理は、企業にとって不可欠な存在ではあるものの、会社の利益に直接貢献することはありません。そのため、労務管理にかかる人件費の削減は多くの企業が抱える課題の一つです。
そこで労務管理ツール・システムを導入すれば、書類作成や給与や勤怠の計算、手続きの申請などにかかる時間、つまりは「人件費」を大幅に削減できます。業務が多岐にわたり、多くの時間を要する業務であるからこそ、ツール・システム導入による電子化は多大なコスト削減につながると考えられます。
コンプライアンス対策の強化
労務管理の業務範囲には、労働基準法や労働安全衛生法をはじめとするあらゆる法律が深く関わっています。労務管理を行う企業側は、常にこれらの法律に準拠することを徹底しなければなりません。つまり、労働規則が改定されれば、直ちに就業規則の見直しなどを行う必要があるということです。
近年では、時間外労働の上限規則をはじめ、労働に関する法律が厳しくなっている傾向にあります。法律に準拠しているつもりでいても、規則に違反してしまえば罰則が伴います。
そこで、関連法律への対応している労務管理ツール・システムを活用すれば、コンプライアンス対策を強化することができます。さらに、クラウド型のツールであれば、法律の改定にも迅速に対応することが可能です。労働関連の法律が複雑化する中、コンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えるためにも、労務管理・ツールの導入はおすすめです。
活用したい労務管理ツール・システム
続いて、主な労務管理ツール・システムを紹介します。
人事労務コボット
「人事労務コボット」は、入社手続きと雇用契約の作業時間をおよそ85％削減できるサービスです。
通常、入社手続き完了までには、必要書類の準備やお問い合わせ対応など、平均して1〜2週間がかかります。しかし、人事労務コボットを導入すれば、たったの1〜3日ほどで入社手続きを完結させることができます。
契約書の締結から、従業員の個人情報取得・変更・管理や保証人による承認まで、あらゆる作業をスマホで完結させることにより、人事・労務担当者および従業員の負担を大幅に削減することが可能です。
公式サイト
SmartHR
「SmartHR」は株式会社SmartHRが提供する、3年連続シェアNo.1を誇るクラウド人事労務ソフトです。労務管理の業務効率化と生産性の向上を支えるための便利機能が充実しています。
本ソフトでは、入社手続きや雇用契約で必要な情報を、従業員にパソコンから直接入力してもらうことが可能です。これにより、従来と比較して労務管理の担当者の業務負担を大幅に減らすことができます。
40,000社以上の登録社数、そしてサービス利用継続率99％以上という実績を誇っており、労務管理ツールの利用が初めてという方でも安心して導入できるツールです。
料金プラン
- ¥0プラン（利用人数30名まで）：無料
- スモールプラン：要問合せ
- スタンダードプラン：要問合せ
- プロフェッショナルプラン：要問合せ
公式サイト
ジョブカン労務HR
「ジョブカン労務HR」は、株式会社 DONUTSが提供する、すべての労務業務を自動化・効率化するためのクラウド型労務管理システムです。従業員に関する情報を安全に管理できるほか、入退社や扶養などのあらゆる手続きを自動化することができます。
また、本システム内で作成した帳表はワンクリックで電子申請することが可能であるため、役所に足を運ぶ手間も省けます。「労務業務を自動化して業務効率化を図りたい！」「労務経験が浅い従業員でも使えるシステムを導入したい」という方におすすめです。ジョブカン労務HRは、30日間無料で試すことが可能です。
料金プラン
- サポート・初期費用：0円
- 無料プラン：0円
- 有料プラン（1ユーザーあたり）：月440円（税込）
公式サイト
freee人事労務
「freee人事労務」は、freee株式会社が提供する人事労務ソフトです。入退社管理や保険手続き、給与計算、勤怠管理などの労務業務を一元化し、ヒューマンエラーの防止と作業時間の削減を実現できます。
クラウド型である本ソフトは、すべての手続きをすべてオンラインで完結できることや、さまざまな法令改正などに迅速に対応できることを強みとしています。「業務効率化やコンプライアンス対策の強化を行いたい」という方におすすめのツールです。
料金プラン
- ミニマムプラン：月2,178円（税込）〜
- ベーシック：月4,378円（税込）〜
- プロフェッショナル：月8,888円（税込）〜
- エンタープライズ：要問合せ
公式サイト
まとめ
労務管理の目的と業務内容、労務管理に必要なスキル・資格などについて紹介しました。
労務管理はバックオフィス業務とはいえ、業務の遂行には専門的なノウハウや経験が必要なため、適した人材を新たに見つけることは難しいものです。かといって業務を外部に委託してしまうのも、自社ノウハウの蓄積を阻害してしまうため、積極的に頼れない問題があります。
そこで活用したいのが労務管理ツールです。すぐに導入ができるだけでなく、多くの企業で成果が出ています。業務の効率化はもちろん、コスト削減やSDGsへの貢献も期待できるなど、次世代の企業へとシフトすることができます。法改正への対応やセキュリティ対策もツール導入でまとめて実現できるため、自社で一から環境を構築するよりも、はるかに効率的です。
労務管理は、いかなる企業にとって欠かせないバックオフィス業務の一つです。これを機に、業務効率やコスト削減の実現を目指して労務管理のデジタル化を進めてみてはいかがでしょうか？