従業員管理（社員管理）システムには、「人事管理システム」と「労務管理システム」があります。これらのシステムは、戦略人事・DX推進・働き方改革・サスティナビリティを実行していくためのツールとしても注目が高まっています。今回は、従業員管理におすすめのシステムと、選ぶ上でのポイントをわかりやすく解説します。
従業員管理（社員管理）とは？人事管理と労務管理の違い
従業員管理は社員管理ともいわれ、組織経営には欠かせない大切な業務の一つです。
古くから経営資源の基本は、「ヒト・モノ・カネ」といわれていますが、従業員管理は、その大切な経営資源である“ヒト”に関する管理を行うためのものです。その業務は多岐に渡りますが、大きくは「人事管理」と「労務管理」の2つに分けることができます。
人事管理とは
人事管理の業務には、次のようなものが挙げられます。
- ・採用（新卒・中途）
- ・人材育成
- ・人事評価
- ・人事配置
- ・モチベーション管理 など
近年、経営戦略の実現のため、経営資源としての人材確保や人材育成、マネージメントの手法である「戦略人事」の考え方が一般的となっています。また、人材育成においては、「VUCA（※）の時代」と呼ばれ、時代のニーズに対応できる柔軟な考え方が求められています。
※VUCA…Volatility（変動性）、Uncertainty（不確実性）、Complexity（複雑性）、Ambiguity（曖昧性）
VUCAの時代に戦略人事を実行していくためには、働き方の変化・多様性への柔軟な対応・組織間の情報共有・人事情報の有効活用をスピーディに行うことが求められます。
そして、これら高度なスキルが求められる人事管理業務を、サポート・効率化するツールとして注目されているのが人事管理システムです。
【人事管理システムの種類と機能】
- ・人事管理：基本情報・給与・経歴・資格・評価・スキル管理、人事異動手続きなど
- ・人事評価：進捗管理・多角的評価・データ分析など
労務管理とは
労務管理は、主に次の業務についての策定・管理です。
- ・業務内容
- ・就業規則
- ・勤怠管理
- ・給与管理
- ・労働環境改善（ハラスメント、長時間労働是正）
- ・社会保険
- ・福利厚生
- ・健康管理（ストレスチェック） など
従業員の健康・安全を害すことがないよう、企業は、近年、残業時間や休暇取得日数について、これまで以上の厳しい管理・徹底が求められています。
さらに、その一方で、リモートワーク・フレックス・時短など新しい働き方への対応も積極的に対応することが求められていますので、労務管理業務は複雑化しがちです。
このように高度化し続ける労務管理業務を、サポート・効率化するツールとして注目されているのが労務管理システムです。
【労務管理システムの種類と機能】
- ・給与管理：給与計算・給与支払・明細作成・手当補助など
- ・勤怠管理：出退勤の打刻・シフト作成・休暇申請・残業など
- ・労務管理：入退社時の書類・扶養家族・年末調整・マイナンバーなど
従業員管理（社員管理）の目的
そもそも、なぜ従業員管理を行う必要があり、会社にとってのメリットはあるのでしょうか？改めて従業員管理を行う目的を把握することで、自社がさらに強化すべき取り組みや、導入検討すべきシステムもより明確になるはずです。
組織目標の達成
従業員管理を行う大きな目的の一つは、組織目標をより効率的に達成するためです。
「カネ」という資源が有限であるように、「ヒト」という資源もまた有限です。組織目標の達成には、限りある資源をいかに最適に配分していくかがカギとなります。つまり、組織目標の達成には最適な人員配置が必要となり、日頃から従業員の特性や適性、スキルを管理しておく必要があるのです。
組織の規模が大きくなるほど従業員情報の管理・配置の決定判断は複雑となりますが、従業員管理システムを活用することによって大きな業務効率化を図ることができます。
従業員のパフォーマンス最大化
従業員が組織目標の達成に貢献してもらうためには、従業員の業務パフォーマンスを最大限に発揮してもらう必要があります。そのためには、従業員が日頃から成長意欲を持ち、安心して快適に働ける環境が必要です。
また、近年では、「従業員の企業への信頼」を意味する「従業員エンゲージメント」の向上が、企業の課題の一つとなっています。従業員が自社の企業理念・取り組みに共感し、自発的に組織に貢献したいと思うことによって従業員エンゲージメントが高まり、離職率低下や企業イメージの向上、ノウハウ蓄積、顧客満足度の向上にもつながると考えられています。
なお、従業員管理システムには、社会保険や福利厚生、資格制度といった基本的な人事労務管理業務に加え、従業員エンゲージメント向上をサポートする機能を有したものもリリースされています。
法的な管理義務
企業が組織目標を達成したり、企業理念を追求したりしていくためには、企業としての義務を果たす必要があります。その最も代表的なものが「36（さぶろく）協定」です。
企業が法定労働時間（1日8時間・週40時間）を越えて労働を命じる場合には、必ず労働基準監督署への届出が必要となります。また、法定時間外の労働時間にも上限があり、それを超えると企業は罰せられ、企業のイメージダウンにもつながります。
他にも、企業は「法定三帳簿」（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）と呼ばれる帳簿を整備することが義務付けられ、従業員管理の業務の一つとなっています。
近年では、企業のコンプライアンスへの関心がより高まっていますので、人事労務管理の業務を強化・サポートするためのツールとしても従業員管理システムへの注目が高まっています。
従業員管理（社員管理）システムの選び方
従業員管理の業務はとても幅広く、それをサポートするシステムもさまざまな種類がリリースされています。ここでは、自社の課題を解決するために最適な従業員管理システムを選択するための選び方のポイントを解説します。
導入目的を明確化にする
従業員管理システムには、さまざまな種類があります。また、一つの機能に特化したシンプルなシステムもあれば、従業員管理に必要な機能をすべて兼ね備えたシステムなど、タイプもさまざまです。
業務効率化やDX推進のために、より多くの機能を持ったシステムを購入してしまい、結局、導入のためにコストも手間も時間もかかった挙句、最終的にはサービスインできずに流れてしまうといったケースも決して珍しくありません。
このような事態を避けるためには、まずはシステムを導入することによって何を一番解決したいのかを事前に明確にしておく必要があります。その上で、従業員管理システムのおおよそのタイプについても把握しておくことで、より自社に合ったシステムを導入できる可能性が高まります。
なお、従業員管理システムの主なタイプには、次のものがあります。
- ・人事評価に特化したタイプ
- ・人材データの管理・分析・活用に特化したタイプ（タレントマネジメント型）
- ・勤怠管理に特化したタイプ
- ・給与計算に特化したタイプ
データ連携はスムーズか確認する
従業員管理システムの大きな魅力の一つは、他のサービスとの連携がスムーズに行える点です。
たとえば、勤怠管理に特化したシステムは、出退勤の打刻データを管理するためのものですが、そのデータをスムーズに他のシステム（給与支払い・労務管理などのサービス）へ連携することができれば、圧倒的な業務効率化を図ることができます。
そのため、システム単体の機能だけでなく、他のシステム・サービスとのデータ連携がスムーズかという点についても事前にチェックが必要です。
たとえば、従業員管理システムのベンダーの株式会社マネーフォワードのように、人事管理・勤怠管理・給与管理・年末調整・社会保険手続き・マイナンバー管理・経費精算など、人事労務に関わるあらゆるクラウドサービスを提供しており、システムの一元化を行うことによって、大幅な作業時間の削減・コストカットを実現している導入企業もあります。
もちろん、現在利用している複数のシステムを一本化することは大変な労力や現場への混乱をもたらす可能性もありますが、将来的なことを見据えた上でシステム導入を行う発想も必要です。
クラウド型かオンプレミス型か検討を行う
従業員管理システムには、一般的なインターネット環境さえあればアクセスすることができる「クラウド型」と、企業のインターネットサーバーに接続されている環境で利用できる「オンプレミス型」があります。
クラウド型は、ベンダー（製品を提供する会社）が用意しているサービスをそのまま利用するため、比較的コストは安価です。ただし、会社に合わせたカスタマイズが難しいという点や、一般的なインターネットサーバーを利用することからセキュリティ面での不安が残ります。
一方、オンプレミス型は、企業に合わせた仕様にカスタマイズ・開発が可能ですし、強いセキュリティ環境を構築することも可能です。ただし、比較的コストは高めで、カスタマイズや開発のための工期がかかる点がデメリットです。
なお、クラウド型でも、オンプレミス型のようにカスタマイズやセキュリティを強化するための対策ができるサービスもあります。
また、クラウド型のシステムには、期間限定で無料お試しができるものもあります。そのため、まずは機能や操作性、予算感を確認し、その上で、さらに機能性・操作性を追求したい場合には、オンプレミス型への切り替えを検討するという方法でも良いでしょう。
おすすめの従業員管理システム：人事管理
ここからは、特に多くの企業で導入されている従業員管理システムを紹介します。まずは、おすすめの人事管理システムについて、その特徴を解説していきましょう。
- ・HRBrain
- ・スマカン
- ・マネーフォワード クラウド人事管理
- ・TeamSpirit
- ・COMPANY
HRBrain
HRBrainは、株式会社HRBrainが提供するクラウド型の人事管理システムです。人材データベース機能は分析や活用を前提としており、管理項目のカスタマイズ・リスト作成のための対象者絞り込みを自由に行える点が大きな特徴です。
人材データベースの機能のみ利用できるデータベースプランと、人事評価・組織分析の機能などが利用できるタレントマネジメントプランが用意されています。
料金体系
- ・タレントマネジメントプラン：お問い合わせ
- ・データベースプラン：お問い合わせ
公式サイト
スマカン
スマカンは、スマカン株式会社が提供するクラウド型の人事管理システムです。豊富な機能と汎用性の高いタレントマネジメントシステムが特徴で、官公庁にも数多くの導入実績があります。
豊富な機能の中から利用する機能を選択することができるため、コストのコントロールを行いながら自社に最適なサービスへとカスタマイズすることが可能です。
たとえば、人事業務や人事評価の改善を目的としたプラン、人材のエンゲージメントや人材育成の改善を目的としたプラン、戦略的な人材活用を目的としたプランなど、目的に応じたパッケージプランを組むことができます。
また、基本的にはクラウド型の製品となりますが、オンプレミス型にも対応しており、導入企業にとって最適なシステム提供を行っています。
料金体系
- ・ベーシック：月額5万円～
- ・選べるパック：お問い合わせ
- ・オプション：お問い合わせ
公式サイト
カオナビ
株式会社カオナビが提供するカオナビは、クラウド型の人事管理システムです。その名のとおり、従業員の顔が並ぶ人材データベースや、組織ツリー・社員アンケート・評価ワークフロー・配置シミュレーションなど、豊富な機能が特徴のタレントマネジメントシステムです。
「基本的な人材情報の一元管理のために利用したい」「人事評価の効率的な運用を行いたい」といった企業の導入目的に応じたプラン選択や、オプションによってさらに充実した機能を利用することができます。
料金体系
- ・ストラテジープラン：お問い合わせ
- ・パフォーマンスプラン：お問い合わせ
- ・データベースプラン：お問い合わせ
公式サイト
TeamSpirit
株式会社チームスピリットが提供するTeamSpiritは、勤怠管理・工数管理・経費精算などのバックオフィス業務を一元化したクラウド型の人事管理システムです。勤怠管理は、スマホ・パソコン・ICカードなど複数の打刻方法に対応し、リモートワークでもオフィスワークでも一元的な打刻管理が可能です。
また、フレックス制・時短勤務・中抜け勤務など、さまざまな勤務体系の労働時間計算に対応しており、法改正時には、システムアップデートを自動的に行ってくれるので、36協定の順守・有給消化の管理も安心です。他にも、電子稟議・社内SNSなどの機能を利用することができます。
料金体系
- ・TeamSpiritプラン：従業員1人600円/月（初期費用：15万円）
- ・TeamSpirit HRプラン：従業員1人900円/月＋人事担当者1人/900円/月（初期費用：25万円）
- ・TeamSpirit Leaders：従業員1人600円/月＋リーダー1人6,000円/月（初期費用：20万円）
- ・TeamSpirit EX：お問い合わせ
公式サイト
COMPANY
COMPANYは、株式会社Works Human Intelligence社が提供するクラウド型の人事管理システムです。人事管理・分析・給与計算・勤怠管理・人材育成・雇用手続き・ID管理など、従業員管理に必要なあらゆる機能を“統合”させたシステムが、このCOMPANYのコンセプトであり、大きな特徴でもあります。
また、基本的にはクラウド型のシステムですが、企業のセキュリティ環境に合わせ、オンプレミス型での提供についても相談可能です。
料金体系
- ・お問い合わせ
公式サイト
おすすめの従業員管理システム：労務管理
最後に、おすすめの労務管理システムを紹介します。
SmartHR
株式会社SmartHRが提供するSmartHRは、雇用契約や入社手続き、退社手続きがペーパーレスでできるクラウド型の労務管理システムです。従業員が必要情報を電子入力するため、ハンコ・手書・書類回収などの手間を省略することができ、人事労務のコスト・負担削減を期待できます。
また、機能も充実しており、従業員データベース・人事評価・給与明細・年末調整・マイナンバー管理なども利用することができます。
料金体系
- ・お問い合わせ
公式サイト
ジョブカン労務HR
株式会社DONUTSが提供するジョブカン労務HRは、クラウド型の労務管理システムです。従業員情報をクラウドで一元管理し、社会保険・労働保険の手続きを帳票作成から提出までサポートするシステムです。
また、サポート体制も充実しており、30日間の無料お試し期間中も含め、無料で制限なく電話・メール・チャットでのサポートを受けることができます。
料金体系
- ・無料プラン：0円/月（従業員 5名まで）
- ・有料プラン：1人400円/月（従業員数 無制限）
公式サイト
freee人事労務
freee株式会社が提供するfreee人事労務は、クラウド型の労務管理システムです。勤怠管理・給与計算・法定帳簿書類・入退社手続き・マイナンバー管理・年末調整など機能が充実しているので、労務管理業務を一元化することができます。
また、freee人事労務は、システム連携できる他社サービスも豊富です。自社で既に利用している現行システムにデータ連携を行うことができれば、導入もスムーズです。
料金体系
- ・お問い合わせ
公式サイト
クラウドハウス労務
株式会社Techouseが提供するクラウドハウス労務は、クラウド型の労務管理システムです。入社手続き・ワークフロー・雇用契約書・Web給与明細・マイナンバー管理・年末調整など、幅広い労務管理業務をデジタル一元化することができます。
また、導入支援のサポートも充実しており、企業の要望に合わせたカスタマイズ・開発も可能です。
料金体系
- ・お問い合わせ
公式サイト
マネーフォワード クラウド社会保険
マネーフォワード クラウド社会保険は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の労務管理システムです。社会保険手続きに必要な書類を電子化し、書類作成・提出・管理にかかっていた労務担当者の手間を軽減することができます。
マネーフォワードシリーズは、このクラウド社会保険以外にも、勤怠管理・給与計算・経費精算・人事管理・会計ソフトなど多様なサービスがリリースされています。これらのシステムと連携することで、一元化による業務効率化・コスト削減が期待できます。
料金体系
- ・法人向け（50名以下）：2,980円/月～
- ・法人向け（51名以上）：お問い合わせ
公式サイト
まとめ
従業員管理システムは、最適な人員配置の実現と、従業員のパフォーマンスを最大限に発揮させることを支援するためのツールです。また、働き方改革のさらなる推進によって、人事労務管理業務はますます高度化・複雑化していくことが見込まれます。
従業員管理システムの導入は、大幅な業務効率化も期待できますので、今回紹介したチェックポイントも参考にしながら積極的に比較検討を行いましょう。
なお、当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」も、人事労務担当者の業務効率を改善する効果が期待できるシステムの一つです。
人事労務コボットは、入社手続き・雇用契約・誓約書・内定承諾書などの作成から締結までをオンラインで行うことができます。また、ユーザー側となる従業員はスマホで書類手続きを完結することができるので利便性も高く、管理者側の負担や手間を削減することが可能です。
業務効率化はもちろん、ペーパーレス化によるサスティナビリティへの貢献・従業員のエンゲージメント向上・DX推進の取り組みにもつながります。従業員管理システムの導入を検討している経営者・管理者の方は、ぜひ「人事労務コボット」の導入もご検討ください。