新型コロナウイルスの感染拡大やデジタル化の進展により、あらゆる業務において「デジタル化」が進んでいます。しかし、契約業務においては、押印や手書きの署名を必要とすることから、なかなかデジタル化ができていないという企業は少なくないでしょう。
そこでおすすめなのが、オンラインでの契約締結を可能にする「電子サイン」の導入です。今回は、電子サインの法的効力や導入メリット、導入の流れ・使い方などについて紹介していきます。
電子サインとは？
電子サインとは、手書きの署名に代わって契約に関する署名や記録を証明する電子プロセスのことです。具体的には、PDF化した文書にタッチペンやトラックパッドなどを使って署名し、データとして保管するという一連のプロセスのことを指します。
電子サインの法的効力について詳しくは後述しますが、本人確認や非改ざん性の証明をすることで、法的な真正性を確保することが可能です。
電子署名との違い
電子サインとよく似た署名タイプの一つに、「電子署名」があります。これら2つは同じ意味で使われることも多いですが、厳密には指し示す範囲や役割が異なります。
電子サインが「契約に関する署名や記録を証明するための電子プロセス全般」を指すのに対して、電子署名は「より強い法的効力を示す“電子証明書”を利用した署名」のことを指しています。
従来の契約に例えると、電子サインが印鑑手続き全般のような立ち位置であるのに対し、電子署名は「実印」のようなものです。つまり、電子署名は電子サインの一種であり、それぞれ役割や効力が異なると覚えておくとわかりやすいでしょう。
電子印鑑との違い
電子印鑑は、印影を画像化してパソコンに取り込み、背景を透過させPDFなどの書類に貼り付けられるようにしたものです。
電子印鑑は、オンライン上で押印を完結できるというメリットがありますが、複製や不正利用されやすいことから、法的効力はあまり強くありません。社内での回覧書類など、法的効力を必要としないシーンでの利用に向いています。
ただし、電子印鑑に「誰がいつ押印したのか」を示す識別情報を付与すれば、場合によっては契約書などの法的書類に使用できることもあります。
電子サインの法的効力は？
電子サインとは何かがわかったところで、電子サインに法的効力があるのかどうかが気になりますよね。手書きの署名や押印が不要なのはとても便利ですが、法的根拠がなければ現実的に利用シーンは限られてしまいます。
結論からお伝えすると、電子サインには法的効力があります。実際に、法務省のホームページでは「電子署名法」について以下のように述べられています。
電磁的記録（電子文書等）は、本人による一定の電子署名が行われているときは、真正に成立した物と推定する。
法務省：電子署名法の概要について
ここでいう「一定の電子署名」は、本人性を確認でき、なおかつ署名が改ざんされていないことを証明できる署名のことを指しています。
つまり、電子サインに法的効力を持たせるためには、メール認証を行ったりタイムスタンプ・電子署名などを取り入れたりするなどして、本人確認と非改ざん性を証明する必要があります。
電子サイン導入のメリット
続いて、電子サインを導入することで得られるメリットについて紹介します。電子サインの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
コストの削減
電子サイン導入のメリットの一つ目は、大幅なコスト削減を実現できることです。電子サインを導入すればPDFで契約書のやり取りが可能になるため、紙やインク、印紙税にかかるコストを削減できます。また、データで送付するため、郵送料金も一切かかりません。
さらに、電子サインを用いて作成した契約書や入社手続き書などの書類は、すべてクラウドのデータベースで管理することが可能です。保管スペースの確保が不要な上、必要な書類をすぐに見つけることができるため、これまで書類管理にかかっていたコストを大幅に削減することができます。
業務の効率化
二つ目のメリットは、業務にかかる時間を短縮し業務効率化を図れることです。
例えば、セールス・マーケティング部署で電子サインを導入した場合、「印刷→署名→郵送」といった一連の業務にかかる手間と工数を大幅に削減できます。また、人事・採用部署で電子サインを導入すれば、求人応募書類や入社手続き書類などの確認・署名業務をより素早くこなせるようになるでしょう。
このように、電子サインの導入はあらゆる部署において「署名」が必要な業務の効率化を実現することができます。特に、日頃から多くの契約書を交わす企業・部署であれば、電子サインの導入が多大なメリットをもたらすことは間違いないでしょう。
テレワークの促進
新型コロナウイルスの感染拡大により、在宅勤務をはじめとするテレワークが推奨されるようになりました。しかし、実際には、手書きの署名や押印を必要とする契約書類が多くあることから、テレワークの導入が思うように進んでいないという企業は少なくないでしょう。
しかし、電子サインを導入し、手書きサインを電子化すれば、オンラインで契約業務を完結できるようになります。手書きの署名や押印を必要とする契約書類のためだけに出社しなければならないという状況から脱したいのであれば、電子サインの導入がおすすめです。
電子サインの導入の流れ・使い方
続いて、一般的な電子サインサービス導入の流れと使い方について紹介します。
署名者ユーザーを設定する
電子サインサービス・ツールの利用を開始したら、まず文書に署名する権限を持つユーザーを設定します。複数の署名者とそのメールアドレスを登録することができることが一般的です。
また、サービスによっては、並列または順次などの署名フローを指定して複数の署名者を登録することも可能です。
電子証明書を申請する
次に、法的拘束力の強い「電子署名」を利用する際に発行が必要となる「電子証明書」の申請を行います。なお、電子証明書の発行時には、サービス指定の本人確認が必要です。電話認証や書類認証などで本人確認を行いましょう。
印影を登録する
続いて、電子印鑑に対応しているサービスを利用する場合、印影の登録を行います。サービスが指定する条件に沿った印影画像をアップロードし、登録しましょう。サービスによって他の登録事項が必要となることもありますが、基本的にこれで初期設定は完了です。
文書をアップロードする
ここからは、実際にPDF化された契約書に署名し締結するまでの使い方をお伝えしていきます。
まず、署名・締結を行いたい契約書の文書（PDF）をアップロードします。複数の書類を一括アップロードすることも可能です。
文書（署名依頼）を送信する
文書のアップロードが完了したら、パスワードによる保護や署名タイプなどのオプション設定を行います。ファイルだけを送信することはもちろん、サービスによっては追加でメッセージを追加して送信することも可能です。事前登録した署名者、または新たな署名者に文書を送信しましょう。
署名する
文書を送信すると、署名者に署名依頼のメール（契約書）が届きます。署名者はメールの本文に記載されたURLをクリックすることで、契約書などの文書にアクセスすることができます。署名者は、指定の方式で文書に電子署名を行います。
ほとんどのサービスでは、文書のダウンロードなどは不要となっており、URLをクリックしてブラウザ上でそのまま署名をすることが可能です。署名が完了したら、記入内容を確認し、送信しましょう。
署名が完了した時点で、いつどこで誰が電子サインしたのかというログが残り、後からいつでも確認することができるようになります。
おすすめの電子サインサービス
ここまで、電子サインの導入メリットや導入の流れ・使い方についてお伝えしました。そこで次に、実際におすすめする電子サインサービスを3つ紹介します。
クラウドサイン
「クラウドサイン」は、弁護士ドットコム株式会社が運営する国内最大級の電子契約サービスで、15万社以上の導入実績を誇ります。
クラウドサインでは、従来の契約作業をすべてクラウドに置き換え、紙や印鑑を使わずに契約業務を完結させることが可能です。日本の法律に特化した弁護士が監修を務め、総務省や法務省などによって電子署名法に準拠したサービスであることを認められています。
確かな実績と信頼を誇るクラウドサインは、「電子サインの導入に抵抗がある」「電子サインサービスを利用するのは初めて」という方でも安心して導入できるサービスです。
料金
・Standard：月額1,1000円（税込）
・Standard Plus：月額22,000円（税込）
・Business：要問合せ
公式サイト
クラウドサイン
電子印鑑GMOサイン
「電子印鑑GMOサイン」は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービスです。導入企業数は20万社以上と、No.1の導入企業数を誇っています。
電子印鑑GMOサインを活用すれば、業務委託契約や雇用契約をまとめて一括送信してオンライン上で締結することができます。また、GMOサインスマホアプリを活用すれば、締結の承認依頼の通知が届いてすぐにスマホ上で契約業務を完結させることも可能です。
電子印鑑GMOサインでは、無料でお試しできる「フリープラン」が用意されています。フリープランでは、実際に5文書まで電子契約を締結するまでの流れを体験できます。気になる方は、公式サイトから無料のフリープランに申し込んでみると良いでしょう。
料金
・お試しフリープラン：月額0円
・契約印＆実印プラン：月額9,680円（税込）
公式サイト
電子印鑑GMOサイン
Adobe Sign
「Adobe Sign」は、アドビ株式会社が提供する電子サインツールです。契約文書をアップロードして、署名者のメールアドレスを入力するだけで送信できたり、ブラウザ上で簡単に署名できたり、直感的で分かりやすい操作性が魅力の一つです。
日本国内の電子署名法はもちろん、世界各国のコンプライアンス要件に対応しているため、海外の取引先とも安心して利用することができます。海外の企業と契約を交わすことが多い企業や、他のAdobe製品と連携して使いたい方などにおすすめのツールです。
Adobe Signは、プランを問わず無料で14日間お試しすることが可能です。気になった方は、以下の公式サイトから詳細を確認してみてください。
料金
・小規模企業版（1ライセンス）：4,270円（税込）
・ビジネス/エンタープライズ版：要問合せ
公式サイト
Adobe Sign
まとめ
電子サインの法的効力や導入メリット、おすすめサービスなどについて紹介しました。電子サインサービスを導入することで、契約業務の効率化やコスト削減、テレワークの導入促進など、多大なメリットが期待できます。
デジタル化が進み、さらには新型コロナの感染予防対策が求められるいま、電子サインはぜひとも導入したいサービスの一つといえます。契約業務のデジタル化に取り組みたいという方は、ぜひこれを機会に電子サインを導入してみてはいかがでしょうか？