リモートワークの普及により、外出先でも出退勤の打刻ができるクラウド型のタイムカードが注目されています。クラウド型タイムカードには、無料で手軽に導入できるもの、低価格でも機能が充実したものなど、さまざまなタイプがリリースされています。
今回は、クラウド型のタイムカードを導入する上でのチェックポイントについて解説します。
クラウド型タイムカードとは
クラウド型のタイムカードとは、スマホやパソコンから出勤・退勤の打刻を行うシステムのことです。会社のインターネットサーバーにつながっていなくても、一般的なインターネット環境さえあればアクセスすることができるため、外出先や自宅からでも打刻が可能となります。
また、打刻データはリアルタイムで管理・集計が可能となりますので、労務管理やシフト作成、給与計算などの管理者業務を効率化することも期待されています。
さらに、クラウド型タイムカード機能を提供しているシステムサービスは、本来のタイムカード機能である“打刻“だけではなく、シフト管理や休暇管理など、勤怠管理に必要な一連の機能を有しています。このような、打刻管理・シフト管理・休暇管理などの勤怠管理業務を一元化したシステムを、「勤怠管理システム」と呼びます。
クラウド型タイムカードの導入が必要とされる理由は？
クラウド型タイムカードは、急速に普及したリモートワークに対応するシステムとして注目を集めています。しかし、クラウド型タイムカード機能を有する勤怠管理システムの多くは、ICカード式のタイムカードの打刻データも管理する機能を持っているため、オフィスに出社することも想定して利用することが可能です。
つまり、リモートワークの際はスマホやパソコンで打刻、オフィスで出社する際はICカードで打刻するといった包括的な打刻管理が可能となります。また、リアルタイムにデジタル化される打刻データは、労務管理の徹底・業務効率化にも活用することができます。
このような背景から、クラウド型タイムカードの導入は、働き方改革・DX・サスティナビリティの推進など、企業の課題を解決するツールとしても大きな注目が寄せられています
クラウド型ではないタイムカードとの違いは？
そもそも、タイムカードにはどのような種類があるでしょうか。クラウド型タイムカードの導入を検討する上で、さまざまなタイムカードの特徴とその違いについて把握しておきましょう。
紙カード式のタイムカード
“タイムカード”といえば、まずは紙カード式を連想する方が多いでしょう。縦長の紙のタイムカードをレコーダーに差し込んで打刻をするのが紙カード式のタイムカードです。
紙カード式は主流のタイプでしたが、アナログ方式による管理であるため、次のような数多くのデメリットがあります。
- ・打刻ミスや不正な代理打刻
- ・紙のタイムカード補充の手間
- ・その後の手作業による入力作業の手間
- ・計算ミスによる給与支払ミスのリスク増 など
ICカード式のタイムカード
ICカード式のタイムカードは、出退勤時にICカードを端末にタッチすることで打刻ができるタイプのタイムカードです。
打刻したデータは、クラウド型タイムカードと同様、すぐにシステムにデータ転送されます。そのため、勤務状況をリアルタイムで確認することができます。また、打刻データの管理や集計も自動で行うことが可能です。
オンプレミス型のタイムカード
オンプレミス型のタイムカードは、会社のインターネットサーバーに接続されている環境で利用できるタイムカードです。導入する企業の勤怠管理ルールに合わせたカスタマイズが可能ですし、強いセキュリティ環境を構築することも可能です。
一方、クラウド型タイムカードは、一般的なインターネット環境さえあればアクセスすることができます。インターネット環境さえあれば誰でもアクセスが可能であるため、オンプレミス型のタイムカードに比べるとセキュリティには多少の不安が残ることも事実です。
また、オンプレミス型とは異なり、基本的には、ベンダー（製品を提供する会社）が用意しているサービスをそのまま利用することになります。そのため、企業の勤怠ルールなどに合わせたカスタマイズを行うことができず、利用しづらいというケースもあります。
オンプレミス型のタイムカードには大きなメリットもありますが、導入には、システム開発のための期間・コストがかかることも覚悟する必要があります。
クラウド型タイムカードのメリット
では、クラウド型のタイムカードにはどういったメリットがあるでしょうか？ここでは、クラウド型タイムカードを活用する上で得られるメリットを紹介します。
無料で手軽に利用できる
クラウド型タイムカードの大きなメリットは、無料や低価格で手軽に導入できる点です。利用する従業員の数や、利用できる機能を制限することで、完全無料で利用できるサービスもあります。
また、無料でない場合も、利用する従業員1人あたり数百円といった低価格で利用できるものや、導入から1ヶ月や2ヶ月は無料といったお試し期間を提供しているサービスもあります。無料サービスや無料体験期間などをうまく利用しながら、自社にあったクラウド型タイムカードを検討しましょう。
オプション機能活用で勤怠管理のさらなる業務効率化が期待できる
クラウド型タイムカードを提供しているサービスは、本来のタイムカードの役割である「打刻」の機能だけでなく、「シフト管理」「各種申請（休暇・遅刻・早退など）」などの機能を兼ね備えているものがほとんどです。また、「経費計算機能」「交通費の自動計算機能」「社内SNS」など、独自の機能を有しているものもあります。
さらに、有料オプションで機能を拡充することができるもの、「給与計算」「請求書作成」「会計ソフト」など別サービスとスムーズなデータ連携に対応しているものもリリースされており、上手く活用することができれば、大きな業務効率化が可能となります。
不正打刻の防止や適正な勤怠把握ができる
クラウド型タイムカードは、出退勤状況や労働時間をリアルタイムで把握することができるため、管理者は適切な労務管理ができます。また、管理をされる側の従業員の意識づけにも有効です。
法定労働時間を超える可能性がある場合には、事前に人事担当者に通知をするアラート機能を兼ね備えたものや、労働に関する法改正の内容を自動でアップデートする機能を兼ね備えたものなどもあります。そのため、管理者業務を手助けしてくれるツールとしても大きな期待が寄せられています。
クラウド型タイムカードのデメリット
クラウド型のタイムカードを導入する場合、メリットのみならずデメリットもあります。ここでは、クラウド型タイムカードを導入する際のデメリットを紹介します。
オンラインでないと利用できない
クラウド型タイムカードは、インターネット環境さえあればアクセスできるため、自宅でも外出先でも大きな手間なく打刻することが可能です。
一方で、インターネット環境が無ければ打刻することができません。やむを得ず打刻できなかった場合に備え、管理者側は、事前の対応方法を検討・社内周知したり、手動による入力作業を行ったりする必要があります。
ただし、出社して打刻を行うICカード式や紙カード式のタイムカードにはまったくトラブルがないというわけではありません。ICカード式でも紙カード式でも、従業員が打刻するのを忘れたり、出勤と退勤を誤って打刻したりすることも日常茶飯事という組織もあります。
カスタマイズが難しい
クラウド型タイムカードは、ベンダーが用意したサービスをそのまま利用することになります。そのため、企業の勤怠ルールによっては、「使いにくい」もしくは「導入できない」というケースもあります。
そのため、クラウド型タイムカードを導入することによって、勤怠管理にどのような影響が出るか、十分にシミュレーションを行う必要があります。
新たな勤怠管理システムを導入した結果、これまでのシステムでできていたことができなくなり、その穴埋めをするために今まで以上のコストが発生してしまうのでは意味がありません。ベンダーの中には、その企業に合わせたコンサルティング・導入支援を行ってくれるところがあるため、上手く活用することが大切です。
業務効率化に直結するとは限らない
クラウド型タイムカードを導入すれば、すぐに業務効率化が図れる、DXが実現できるというわけではありません。
クラウド型タイムカードの導入を検討している企業の中には、すでに現行の勤怠管理システムで大きなトラブルなく運用ができているという企業も多くあるはずです。新たなシステム導入を行うことで、逆に業務の生産性を落としてしまう可能性もあるからです。
クラウド型タイムカードは無料や低価格で利用できるメリットはあるものの、導入には、費用面だけでなく、時間や労力といったコストもあることを意識することが大切です。
たとえば、クラウド型タイムカードは導入せず、「普段の業務で使用しているアプリケーションにログインした時刻を出社時刻とみなす」といった対応を取っている企業などもあります。また、現行の勤怠管理システムを提供しているベンダーが、リモートワークの管理を行うための対応・システムを持っている可能性もあるので、一度相談してみるのも一つの方法です。
クラウド型タイムカードの選び方のポイント
クラウド型タイムカードには、無料で手軽に導入できるもの、低価格でも機能が充実したものなど、さまざまなタイプがリリースされています。そのため、「無料でも本当に大丈夫？」「どのサービスでもあまり差がないのでは？」と思っている方もいることでしょう。ここからは、クラウド型タイムカードを選ぶ上での簡単なチェックポイントについて解説します。
オフィスに勤務する際の打刻管理もスムーズに行えるか
業界や業種、業態によっても異なりますが、いまだ企業の多くは、オフィスに出勤して働く従業員を抱えているのが現状です。また、リモートワークを行っている従業員も、オフィスに出勤する日もあり、むしろオフィスに出勤する日の割合の方が高いという人も一定数いるはずです。
そのため、オフィスに出勤する大半の従業員にとっては、クラウド型タイムカードの導入≒新たな勤怠管理システム導入が、大きなストレスとなってしまうことを認識しておく必要があります。つまり、クラウド型タイムカード選びは、オフィスに出社し打刻することも同時に想定した導入検討が大切なポイントです。
クラウド型タイムカードの機能を有する勤怠管理システムの多くは、オフィスに出勤する際も想定し、ICカード式タイムカードにも対応したサービスを提供しています。ただし、対応できるカードに少しずつ違いがあったり、対応できる打刻方式にも差があったりするため、導入前にしっかりと確認しておく必要があるのです。
出退勤の打刻管理以外の機能で使えるものはあるか
クラウド型タイムカードの機能を有する勤怠管理システムは、「シフト管理」「各種申請（休暇・遅刻・早退など）」の機能を兼ね備えたものがほとんどです。また、追加オプションによって、さらにその機能を拡充することができます。
つまり、新たな勤怠管理システムに、現行の勤怠管理で利用しているシステムと重複する部分があれば、システムを一本化することができます。この場合、これまで利用していたシステムを廃止することができるため、コスト削減につながります。
ただし、勤怠管理システムは、勤怠管理に関する業務をすべて一元化できるメリットもありますが、その分さまざまな既存業務をすべて新たなシステムに置き換える必要があり、そのための社内調整には大きな時間と労力がかかります。
クラウド型タイムカードの本来の目的が「リモートワークを行う従業員の打刻の課題をどう解決するか」である場合、導入を検討する中で本来の目的を見失わないようにする必要があります。
導入前後のサポート体制は万全か
クラウド型タイムカードの機能を有する勤怠管理システムは、どのサービスも同じというわけではありません。
「オンラインで打刻ができる」という点ではどれも共通していても、得られたデータを活用する際の互換性に違いがあったり、現行の勤怠管理システムではできていたことが、新たなシステム導入によりできなくなってしまうというマイナス面の課題に直面したりすることもあるでしょう。
現行の勤怠ルールを大きく変えずに、クラウド型タイムカードをスムーズに導入するためには、システムを提供するベンダー側のサポートが必須となります。そのため、導入時はもちろん、導入後もできるだけ手厚いサポートが期待できるサービスの方が安心です。
そのような意味では、「大手企業の導入実績があるか」「どれだけ多くの企業で導入されているか」という点も一つの判断要素となるでしょう。
主なクラウド型タイムカード10選
最後に、代表的なクラウド型タイムカードを10種類紹介します。「無料で使える」「低価格で使える」の2つに分けて解説します。
無料で使えるクラウド型タイムカード
プランにもよりますが、次の3つのサービスは完全無料で利用できるクラウド型のタイムカード機能を有しています。ただし、無料であっても、IC打刻を利用するのための端末代などがかかるケースもあるため注意が必要です。
- ・ハーモス勤怠
- ・スマレジ・タイムカード
- ・フリーウェイタイムレコーダー
ハーモス勤怠
ハーモス勤怠は、株式会社ビズリーチが提供するクラウド勤怠管理システムです。
打刻機能をはじめ、勤怠管理レポートやシフト管理機能、休暇管理機能も無料プランで利用することができます。打刻方法は、スマホ・パソコン・タブレットだけでなく、ICカードによる打刻やチャットツールのSlackを活用した打刻にも対応しています。
また、勤怠データは、給与計算システムや人事労務ソフトと連携することで、さらなる業務効率化を期待することができます。
料金体系
- ・無料プラン 0円/月（何名まででも0円）
- ・有料プラン 3,800円～/月
公式サイト
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは、株式会社スマレジが提供する「0円で始める」ことができるクラウド型の勤怠管理システムです。打刻管理やシフト管理、休暇管理、労務アラートなど、シンプルな勤怠機能のみであれば、従業員30名までの組織であれば無料で利用することが可能です。
PC・スマホによるＷeb打刻だけでなく、出退勤時は、iPad等の端末を活用し、画面をタッチすることによる打刻方法や、笑顔認証による打刻なども可能です。
料金体系
- ・スタンダード/月額0円（30名まで。31名以上は、＋1名につき110円）
- ・プレミアム/月額2,200円（10名まで。11名以上は、＋1名につき330円）
- ・プレミアムプラス/月額4,400円（10名まで。11名以上は、＋1名につき440円）
- ・エンタープライズ/月額6,600円（10名まで。11名以上は、＋1名につき660円）
公式サイト
フリーウェイタイムレコーダー
従業員が10名までであれば「永久無料」で利用できるフリーウェイタイムレコーダーは、株式会社フリーウェイジャパンが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。打刻以外の機能は、勤怠データの確認・集計作業と、とてもシンプルです。
打刻方法は、Ｗebによる打刻とIC打刻 の2種類です。IC打刻は、交通系のICカードだけでなく、一部の買い物系ICカードにも対応しています。
料金体系
- ・無料プラン 0円/月（10名まで）
- ・有料プラン 1,980（税抜き）/月 （人数無制限）
公式サイト
低価格で使えるクラウド型タイムカード
次の7種類のサービスは、低価格な金額で利用できるクラウド型タイムカードです。無料で利用できる期間を設けているサービスもあるため、上手く活用しましょう。
- ・ジョブカン勤怠管理
- ・タッチオンタイム
- ・KING OF TIME
- ・CLOUZA
- ・勤怠Reco
- ・マネーフォワード クラウド勤怠
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。打刻方法は、スマホやパソコンだけでなく、ICカード打刻・指静脈打刻・モバイルGPS打刻・LINE/Slack打刻など、バリエーション豊富な打刻に対応しています。
初期費用はかからず、30日間の無料体験期間もあり、導入前後のサポートも無料で行っています。
料金体系
- ・1人200～500円/月
公式サイト
タッチオンタイム
タッチオンタイムは、株式会社デジジャパンが提供する勤怠管理システムです。打刻だけでなく、シフト管理や休暇管理、ワークフロー（申請承認システム）など、オプションなしで多彩な機能を利用することができます。
打刻方法は、スマホを活用したモバイル打刻認証の他にも、パソコンや指静脈認証、ICカード認証、指ハイブリッド認証など、さまざまな打刻方法に対応しています。
また、独自のタイムレコーダーである「タッチオンタイムレコーダー」（生体認証・ICカード認証・パスワード認証の3つの機能を搭載）は、導入企業の多くで利用されています。
料金体系
- ・初期費用無料、1人300円～/月
公式サイト
KING OF TIME
KING OF TIMEは、株式会社doubLeが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。打刻方法は多彩で、スマホやパソコンはもちろん、ICカードや生体認証、チャットツール（LINE WORKS、WowTalk）など幅広く対応が可能です。
打刻以外にも、シフト管理や申請承認機、休暇管理、アラート機能など、勤怠管理に必要な機能が充実しています。また、部署や拠点、アルバイトや正社員などの雇用形態ごとに応じた権限などを割り当てるなど高度な勤怠管理が可能です。
なお、月額ランニングコスト＝打刻人数×300円/月（税別）となり、登録人数分が課金されないという点も特徴です。
料金プラン
- ・1人300円/月
公式サイト
kincone
kinconeは、株式会社ソウルウェアが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。基本的な勤怠管理機能以外にも、他社サービスとの連携が充実している点や、交通費の自動計算機能も利用できる点が大きな特徴です。
打刻方法は、スマホを活用したアプリ打刻（Slack、Chatwork、LINE WORKS）や、ICカード打刻にも対応しています。また、打刻忘れ・残業時間超過・承認待ちなどを知らせるアラート機能も充実しています。
料金プラン
- ・初期費用：無料、1人200円/月
公式サイト
CLOUZA
CLOUZAは、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。“アマノ”といえば、タイムレコーダーや勤怠管理の専門会社ですが、スマホ・PCによる打刻はもちろん、交通系ICカードやQRコードにも対応した打刻が可能です。
また、打刻管理以外にも、追加オプションを行うことで、年間の有給管理、申請承認ワークフロー、在宅勤務管理の機能を利用することもできます。
料金プラン
- ・初期費用：無料、基本料金：無料、1人200円/月
公式サイト
勤怠RECO
勤怠RECOは、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。初期費用ゼロ円、月額110円（1人あたり）という低コストが大きな特徴です。
打刻方法は、スマホ・パソコンによる打刻だけでなく、交通系ICカード打刻にも対応しています。
料金プラン
- ・初期費用：無料、1人110円/月
公式サイト
マネーフォワード クラウド勤怠
マネーフォワード クラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。
Money Forwardシリーズは、このクラウド勤怠以外にも、給与計算や経費精算、請求書作成、人事管理、会計ソフトなど多様なサービスがリリースされています。これらのシステムとの連携をスムーズに行うことができるため、勤怠管理以外のシステム導入も同時に検討している企業におすすめです。
打刻方法は、スマホ・パソコンによる打刻だけでなく、ICカード打刻にも対応しています。
料金プラン
【基本料金】
- ・スモールビジネス（小規模事業者向け）：2,980円/月（年額プラン）
- ・ビジネス（中小企業向け）：4,980円/月（年額プラン）
- ・従業員数51名以上の企業：要見積
【人数課金】
- ・1人300円/月
公式サイト
まとめ
クラウド型タイムカードは、リモートワークをしている従業員の打刻管理を行うための最適なツールです。ただし、クラウド型タイムカードを導入する際は、リモートワークだけでなく、オフィスに出勤する際のこともしっかりと想定しながら検討を行う必要があります。
また、クラウド型タイムカードの機能を有する勤怠管理システムは、少しずつ特徴が異なります。多くのサービスが無料や低価格のため、コスト面でのハードルは低いですが、社内の勤怠ルールに合わないシステムを導入することで、社内に混乱を招いてしまう可能性もあります。
今回紹介したチェックポイントを押さえて、よく比較検討を行ってから導入するようにしてください。
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